Gérer efficacement des entreprises, des équipes et des projets implique de respecter les délais et les budgets, et les modèles de suivi Excel ainsi que les feuilles de calcul peuvent vous y aider. Bien qu’ils soient moins dynamiques qu’un logiciel de gestion de projet, les modèles gratuits de suivi des tâches, du temps et des coûts constituent un excellent point de départ pour le reporting de l’avancement.
Utiliser Excel pour suivre les tâches
Les responsables disposent d’un meilleur contrôle sur leurs projets et leurs opérations grâce aux modèles de suivi Excel. En raison de leur nature quantitative, les modèles de feuilles de calcul Microsoft Excel sont particulièrement adaptés pour suivre des indicateurs riches en données. Qu’il s’agisse d’un tableau de bord KPI pour obtenir une vue d’ensemble de l’avancement ou d’un modèle de ligne de temps pour organiser visuellement les tâches en un seul endroit, les modèles de suivi des tâches Excel permettent de livrer dans les délais et dans le respect du budget.
Meilleurs modèles et feuilles de calcul Excel gratuits de suivi
Nous avons rassemblé les 25 meilleurs modèles de feuilles de calcul Excel de ProjectManager pour le suivi, que vous pouvez télécharger et utiliser gratuitement. Vous recherchez plus que de simples modèles de suivi Excel ? Consultez notre page de modèles de gestion de projet, où nous proposons plus de 100 modèles gratuits pour Excel et Word.
1. Modèle de tableau de bord
Un tableau de bord permet de suivre le travail réalisé, notamment le temps passé sur les tâches, les dépenses engagées et l’avancement par rapport au plan. Le modèle gratuit de tableau de bord ProjectManager pour Excel offre une vue d’ensemble de vos performances. Ces informations sont essentielles pour savoir si vous dépassez votre budget ou si vous prenez du retard sur votre calendrier.
Le modèle gratuit de tableau de bord ProjectManager comprend plusieurs widgets qui surveillent les indicateurs clés de votre travail. Par exemple, un graphique des tâches codé par couleur indique si les tâches sont terminées, en cours, non commencées ou en retard. Un graphique de charge de travail permet également de gérer les équipes et de s’assurer que la charge est équilibrée.
Un autre graphique de tâches mesure la durée des tâches, ce qui aide à identifier celles qui sont réalisées dans les délais et celles qui prennent trop de temps. Enfin, un histogramme des coûts permet de garder le contrôle sur le budget.
Ce modèle de tableau de bord Excel permet de gérer votre travail, mais il s’agit d’un document statique qui doit être mis à jour manuellement. Un logiciel de gestion de projet automatise ce processus. ProjectManager est plus performant que les modèles de feuilles de calcul Excel, car il permet de collecter des données en temps réel, de les analyser et de les afficher automatiquement. Il inclut également de nombreuses fonctionnalités de planification et de collaboration, comme les diagrammes de Gantt, les listes de tâches, les rapports et bien plus encore. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.
Tous les logiciels de gestion de projet ne proposent pas les mêmes tableaux de bord. Le tableau de bord de projet de ProjectManager est doté des fonctionnalités adaptées pour suivre le temps, les tâches, les coûts et bien plus encore.
2. Feuille de calcul de suivi des tâches
Le modèle gratuit de suivi des tâches ProjectManager pour Excel permet d’organiser et de suivre votre travail. Il fonctionne comme une liste de tâches, dans laquelle il suffit d’ajouter le travail à réaliser et de le gérer. Disposer d’une liste de tâches constitue la première étape pour maîtriser votre activité.
Cette feuille de calcul de suivi des tâches capture les détails de votre plan de travail. Ajoutez le nom de la tâche et incluez les tâches dépendantes. Vous pouvez l’assigner à vous-même ou à un membre de votre équipe.
Ensuite, définissez la priorité et la date de fin prévue. Enfin, une colonne permet d’indiquer le statut, ce qui est essentiel pour le suivi du travail. Cette feuille de calcul Excel contient tout le nécessaire pour suivre vos tâches à un niveau de base.
3. Feuille de budget de projet pour le suivi des coûts
La gestion des coûts est aussi importante que le respect des délais. Le modèle gratuit de budget ProjectManager pour Excel vous aide à respecter votre budget en suivant l’ensemble des données financières sur une seule feuille de calcul.
Les tâches ont un coût, et le budget définit les dépenses liées aux ressources nécessaires pour les mener à bien. Tout d’abord, le modèle de feuille de calcul comporte une liste numérotée correspondant à votre structure de découpage du projet (SDP). Viennent ensuite les coûts de main-d’œuvre, incluant les heures prévues par rapport aux heures réelles ainsi que le coût horaire. Les matériaux sont détaillés par unité et par coût unitaire.
Un espace est également prévu pour d’autres postes budgétaires, tels que les déplacements, l’équipement, les coûts fixes et divers. Enfin, des colonnes permettent de saisir le coût budgété et le coût réel pour chaque poste, ainsi qu’un solde indiquant si celui-ci est au-dessus ou en dessous du budget.
4. Modèle de chronologie de projet pour le suivi des tâches
Le modèle gratuit de ligne de temps ProjectManager pour Excel est idéal pour planifier votre projet du début à la fin dans Excel. Il permet de visualiser l’ensemble des tâches et de rester dans les délais. Vous pouvez même y ajouter des jalons !
Pour commencer avec ce modèle gratuit de ligne de temps, vous devez d’abord lister vos tâches et leur attribuer un nom. Chaque tâche doit comporter une date de début, une date de fin ainsi que la durée estimée pour son exécution.
Toutes ces données sont saisies sur la partie gauche du modèle, qui correspond à une feuille de calcul de suivi classique. Sur la droite apparaît la ligne de temps, qui représente les tâches sous forme de barres horizontales. Il devient ainsi facile de visualiser la durée nécessaire à l’exécution de chaque tâche.
Les modèles de feuilles de calcul Excel conviennent bien aux débutants, mais si vous souhaitez aller plus loin dans la planification, optez pour un logiciel en ligne permettant de créer des lignes de temps en quelques minutes. ProjectManager propose des lignes de temps de projet en ligne qui se mettent à jour instantanément à mesure que l’équipe collabore sur les tâches. Suivez les coûts, la charge de travail, l’avancement prévu par rapport à l’avancement réel et bien plus encore. Commencez gratuitement.
5. Feuille de calcul de plan d’action
La gestion du travail implique de définir clairement les étapes à suivre pour atteindre vos objectifs. Utilisez la feuille de calcul gratuite de plan d’action ProjectManager pour Excel afin de suivre les tâches et de détailler la stratégie que vous mettrez en œuvre pour livrer le travail dans les délais et le respect du budget.
Ce modèle de plan d’action est structuré en trois sections. La première concerne les actions à mener : elle permet d’indiquer les priorités et de lister les tâches, les phases et les affectations. Un espace est également prévu pour renseigner le statut des tâches et suivre leur avancement.
La deuxième section de ce modèle de feuille de calcul Excel correspond à une ligne de temps, avec les dates de début et d’échéance, ainsi que les heures planifiées. Enfin, la troisième section est dédiée aux ressources : elle précise, par exemple, quel service est responsable de chaque tâche, quels matériaux sont nécessaires et quels sont les coûts associés aux ressources.
6. Feuille de calcul de rapport d’état
Savoir où vous en êtes à un moment donné du cycle de vie du projet permet de maîtriser le temps et les coûts. Notre modèle gratuit de rapport d’état est un excellent outil pour suivre l’avancement et respecter le calendrier.
Ce modèle gratuit de rapport d’état est structuré en cinq sections : les informations du projet, le résumé de l’état du projet, la santé du projet, la vue d’ensemble de la gestion des risques et une conclusion incluant des recommandations pour la suite.
Le rapport d’état est un pilier du suivi du travail. Il est utilisé aussi bien en gestion de projet qu’en gestion du travail, car il offre aux responsables une vision claire de l’avancement prévu par rapport à l’avancement réel. Il constitue également un outil puissant lors des présentations aux parties prenantes.
7. Feuille de calcul de suivi des risques
Quel que soit le niveau de planification de votre travail, des inconnues peuvent affecter son avancement. Utilisez le registre des risques gratuit ProjectManager pour Excel afin d’anticiper et de gérer les risques liés à votre travail.
Ce registre des risques gratuit pour Excel comprend des colonnes permettant d’identifier chaque risque afin d’en faciliter le suivi. Une colonne permet de décrire le risque et d’expliquer son impact sur le travail si celui-ci passe du statut de risque à celui de problème.
Pour chaque risque identifié dans le modèle, vous pouvez ajouter une réponse au risque, c’est-à-dire l’action à mettre en œuvre si le risque se matérialise. Il est également possible d’indiquer le niveau de risque. Enfin, dans un contexte de travail en équipe, le risque peut être attribué à un membre de l’équipe, qui sera responsable de son identification et de sa résolution.
8. Feuille de calcul de suivi des changements
Téléchargez la feuille de calcul gratuite de suivi des changements ProjectManager pour Microsoft Excel afin de gérer les changements lorsqu’ils ont un impact sur la gestion du travail. Elle vous aide à maîtriser les changements pour éviter les heures supplémentaires excessives ou les coûts additionnels.
La feuille de calcul Excel de journal des changements est l’un des modèles Microsoft Excel les plus importants que nous proposons. Il s’agit d’un modèle de feuille de calcul qui enregistre les changements au moment où ils surviennent. Vous pouvez numéroter les changements pour en faciliter le suivi et indiquer la date à laquelle le changement est apparu, ainsi que la personne qui l’a identifié ou demandé.
Vous pouvez ensuite prioriser le changement, puis vous-même ou un membre de l’équipe en prendre la responsabilité jusqu’à sa mise en œuvre complète. La feuille de calcul Excel suit le changement depuis son identification jusqu’à sa résolution et garantit qu’aucune demande de changement ne passe inaperçue.
9. Feuille de calcul de suivi du temps
Il n’existe pas de meilleur modèle pour suivre le temps consacré aux tâches que la feuille de calcul gratuite de suivi du temps ProjectManager. Cette feuille de temps est idéale pour vous ou pour les membres de votre équipe afin d’enregistrer le temps passé sur le travail.
Ce modèle de feuille de calcul Excel de feuille de temps comprend des champs pour le nom de l’employé, son service, son responsable et son taux horaire. Le modèle permet d’enregistrer les heures travaillées, notamment l’heure de début et l’heure de fin de la journée de travail. Un espace est également prévu pour indiquer les heures supplémentaires et la pause déjeuner.
Le total hebdomadaire est ensuite calculé et multiplié par le taux horaire afin d’afficher le montant total dû à l’employé. Enfin, une ligne est prévue pour la signature de l’employé et celle du responsable, après vérification des informations.
10. Feuille de calcul de suivi de projets multiples
Lorsque vous gérez un portefeuille ou un programme, vous devez suivre l’ensemble de vos projets en un seul endroit afin de prendre des décisions éclairées sur l’allocation des ressources. Notre modèle gratuit de suivi de projets multiples pour Excel vous offre une vue d’ensemble de haut niveau de tous les projets dont vous êtes responsable.
Une fois le modèle Excel gratuit téléchargé, vous verrez qu’il est structuré avec trois projets empilés les uns sous les autres. Vous pouvez copier-coller les sections afin d’ajouter autant de projets que nécessaire. Il est également possible d’ajouter des colonnes si vous souhaitez suivre des éléments non prévus dans le modèle initial.
Chaque feuille de calcul de projet permet de lister toutes les tâches du projet, avec leur nom et leur description, ainsi que leurs dépendances éventuelles. Un espace est prévu pour indiquer la personne responsable de chaque tâche. Chaque tâche comprend une date de début, une date de fin planifiée et un coût planifié, ainsi qu’une date de fin réelle et un coût réel, afin de faciliter le suivi du projet.
11. Feuille de calcul de suivi des problèmes
Les problèmes sont des événements qui surviennent lors de l’exécution d’un projet. Ils doivent être identifiés et résolus rapidement afin de maintenir le projet dans les délais et le respect du budget. Grâce à notre modèle gratuit de suivi des problèmes pour Excel, vous disposez des outils nécessaires pour suivre l’avancement de leur résolution.
Ce modèle gratuit est idéal pour consigner les risques, qui deviennent des problèmes s’ils se matérialisent dans le projet. Lorsqu’un problème survient, il est déjà décrit dans le modèle, ainsi que son impact potentiel. Vous pouvez ensuite définir son niveau de priorité, de faible à critique, afin d’identifier ceux qui nécessitent une attention immédiate.
Un espace permet également d’indiquer la date à laquelle le problème a été identifié pour la première fois et celle de sa clôture, ainsi que le membre de l’équipe responsable de sa résolution. Enfin, le modèle précise le service en charge du problème et inclut une colonne pour indiquer son statut lors du suivi.
12. Modèle de suivi d’inventaire
Si vous êtes fabricant ou si votre entreprise gère des stocks nécessaires à son activité, ce modèle gratuit d’inventaire pour Excel est indispensable. Utilisez-le pour éviter les retards de production en suivant précisément ce que vous stockez.
Ce modèle gratuit permet d’enregistrer le niveau de vos stocks et de suivre leur rotation. Chaque ligne est d’abord numérotée afin de faciliter la recherche des articles. L’article est ensuite listé et décrit, avec le prix unitaire et la quantité disponible en stock.
Vous pouvez ainsi calculer la valeur du stock, correspondant au prix unitaire multiplié par la quantité en stock. Ce modèle de feuille de calcul Excel effectue ce calcul automatiquement. Une colonne permet également d’indiquer si un réapprovisionnement est nécessaire, le seuil de réapprovisionnement, le délai de réassort et la quantité à commander.
13. Modèle de planning de travail
Besoin d’aide pour gérer vos ressources humaines ou la planification des opérations ? Découvrez notre modèle gratuit de planning de travail pour Excel. Ce modèle gratuit répertorie tous vos employés ainsi que leurs horaires de travail et leurs responsabilités sur une journée, une semaine ou un mois.
Utilisez le modèle de planning de travail pour maintenir la productivité de vos employés et faciliter le suivi de l’utilisation des ressources et de la planification. Il permet également de prioriser les tâches et d’équilibrer la charge de travail de l’équipe, ce qui se traduit par une productivité accrue et des employés plus satisfaits.
Notre modèle gratuit de feuille de calcul propose un planning de travail hebdomadaire et mensuel. Les deux affichent les employés, leurs tâches, le projet sur lequel ils travaillent ainsi que leurs heures, soit jour par jour, soit sur l’ensemble du mois. Cela répond aux besoins de la plupart des organisations, y compris pour des projets de longue durée.
14. Modèle de rapport d’état du projet
Les rapports de projet sont essentiels pour plusieurs raisons. D’une part, ils permettent de suivre l’avancement et la performance, et d’autre part, ils constituent un excellent moyen de tenir les parties prenantes informées. Notre modèle gratuit de rapport d’état du projet pour Word présente une vue d’ensemble des activités et des tâches réalisées sur une période donnée.
Le modèle gratuit de rapport d’état du projet est structuré en plusieurs sections. Il comprend un résumé qui offre une vue d’ensemble rapide du contenu à suivre, avec des données clés telles que la portée du projet, le calendrier, les coûts et les risques pour la période couverte par le rapport.
Une autre section de ce modèle de feuille de calcul Excel présente les tâches exécutées durant la période concernée. Un espace est prévu pour indiquer le statut des tâches non terminées, ainsi qu’une section dédiée aux problèmes, au budget et à d’autres éléments clés. C’est un excellent moyen de capturer une image fidèle de l’état du projet à un instant donné.
Utiliser ProjectManager pour suivre le temps, les coûts et les tâches mieux qu’avec Excel
Les modèles et feuilles de calcul Excel pour le suivi sont utiles, mais comme indiqué, leurs capacités restent limitées. ProjectManager est un logiciel de gestion du travail en ligne qui connecte tous les utilisateurs, quel que soit leur lieu de travail, leur horaire, leur service ou leur niveau de compétence. Il fonctionne en temps réel afin de garantir une collaboration continue basée sur les données les plus récentes.
Remplir automatiquement les feuilles de temps
Prenons l’exemple des feuilles de temps. Au lieu de demander aux employés de les remplir manuellement, les feuilles de temps de ProjectManager renseignent automatiquement les tâches et mettent à jour le temps passé. Cela simplifie la gestion de la paie tout en offrant une visibilité précise sur le temps consacré aux tâches, afin de vérifier si les objectifs sont atteints. Une fois soumises, les feuilles de temps sont verrouillées et sécurisées.
Travailler selon votre méthode
Les multiples vues de projet permettent à chaque membre de l’équipe de travailler comme il le souhaite. Les responsables peuvent planifier à l’avance avec des diagrammes de Gantt qui affichent toutes les tâches sur une ligne de temps. La barre de durée reliant les dates de début et de fin montre automatiquement l’avancement en fonction de la partie complétée. Les équipes peuvent utiliser des listes de tâches, des tableaux kanban ou des calendriers selon leurs préférences, tous mis à jour en continu pour refléter l’avancement. Aucun autre outil n’offre autant de flexibilité pour planifier et suivre le travail.
Générer des rapports en un clic en quelques secondes
Le suivi du temps, des coûts et d’autres indicateurs devient simple grâce aux rapports en un clic de ProjectManager. Générez des rapports d’état, des rapports sur les tâches, les feuilles de temps, les dépenses et bien plus encore. Ces rapports transforment des données complexes en informations claires et faciles à lire pour suivre l’avancement. Ils peuvent également être filtrés afin d’afficher uniquement les données souhaitées, puis partagés pour tenir les parties prenantes informées.
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé destiné aux équipes. Notre outil en temps réel permet de suivre le temps, les coûts et bien plus encore afin de respecter les délais et de maîtriser le budget. Rejoignez les plus de 35 000 utilisateurs qui s’appuient sur notre solution pour suivre les tâches, les coûts et le temps. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.