Si vous ne savez pas ce que vous avez en stock, vous risquez de manquer de matériaux essentiels. Cela entraîne des retards de production qui peuvent avoir un impact significatif sur votre rentabilité. Pour mieux suivre ce qui se trouve dans l’entrepôt, vous avez besoin de notre modèle d’inventaire gratuit pour Excel. Téléchargez-le gratuitement et gardez le contrôle de votre stock.

Qu’est-ce qu’un modèle d’inventaire ?

Un modèle d’inventaire est un document permettant d’enregistrer le niveau des stocks et de suivre leur rotation. Il est conçu pour fournir aux responsables toutes les informations relatives à l’inventaire sur une seule feuille.

Le modèle d’inventaire présente la liste de tous les articles utilisés par une organisation dans le cadre de ses activités quotidiennes. Il permet de visualiser rapidement les volumes, les prix et d’autres données clés. Il comprend généralement un espace pour indiquer quand réapprovisionner les stocks et le délai nécessaire pour recevoir les matériaux.

Il existe de nombreuses méthodes pour gérer les stocks, mais un modèle d’inventaire applique toujours les mêmes calculs. Cela garantit la cohérence des données et permet de rationaliser les processus de travail.

Pour télécharger gratuitement ce modèle d’inventaire, cliquez sur l’image ci-dessous

Pourquoi utiliser un modèle d’inventaire ?

Comme indiqué, l’utilisation d’un modèle d’inventaire est utile d’un point de vue procédural. Elle permet de maintenir une documentation cohérente et d’offrir un espace unique pour lister et suivre l’ensemble de votre inventaire. La dernière chose à faire est de réinventer la roue. Un modèle vous évite les tâches répétitives en amont. Mais tous les modèles offrent cela. Qu’est-ce qui rend celui-ci différent ?

Surveiller les niveaux de stock

L’un des principaux avantages d’un modèle d’inventaire est qu’il vous montre précisément ce que vous avez en stock. Cela est utile aussi bien pour les fabricants que pour les détaillants. La plupart des professionnels ont besoin d’outils ou de matériaux pour accomplir leur travail. Si les ressources nécessaires ne sont pas disponibles, le travail s’arrête net. Cela signifie non seulement une absence de revenus, mais aussi des pertes financières.

Gérer le processus de réapprovisionnement

Il ne suffit pas d’avoir les matériaux nécessaires en stock ; il faut également en assurer le suivi. Réfléchissez-y : si vous attendez que les étagères soient vides, les nouveaux matériaux n’apparaîtront pas instantanément. Le processus de demande, d’achat et de livraison des stocks peut prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Pendant ce temps, la productivité est à l’arrêt. Le modèle d’inventaire vous indique les quantités disponibles, le moment opportun pour réapprovisionner et le délai nécessaire pour que les articles soient à nouveau en stock.

Suivre la rotation des stocks

L’utilisation d’un modèle d’inventaire permet également de mieux comprendre la rotation des stocks, c’est-à-dire le nombre de fois où les stocks sont vendus et remplacés sur une période donnée. On parle de taux de rotation des stocks, un indicateur qui révèle l’efficacité opérationnelle d’une organisation. Cela permet de maîtriser les coûts d’inventaire et d’éviter qu’ils ne s’envolent.

Le modèle d’inventaire est aussi utile aux détaillants pour identifier ce qui se vend — ou non. Ils peuvent ainsi ajuster leurs commandes et éviter de remplir l’entrepôt avec des articles invendus. Disposer de stocks supérieurs aux besoins entraîne des coûts, que vous soyez détaillant ou fabricant. Le modèle d’inventaire aide à réduire les coûts de possession et s’avère également utile pour l’enregistrement fiscal des revenus lors des déclarations de fin d’exercice.

Les modèles sont utiles pour suivre les stocks et les coûts, mais ce sont des documents statiques qui doivent être mis à jour manuellement. Un logiciel de gestion de projet offre une visibilité en temps réel sur les coûts, les stocks, l’avancement des tâches, la charge de travail des équipes et bien plus encore. Utilisez la suite d’outils de ProjectManager pour garder le contrôle de votre inventaire et de votre équipe. Essayez notre vue Feuille pour suivre les achats, les coûts, les stocks et plus encore. Commencez gratuitement dès aujourd’hui.

Quand utiliser une feuille de calcul d’inventaire

Presque tous les types d’organisations qui gèrent des niveaux de stock peuvent utiliser une feuille de calcul d’inventaire de différentes manières. Selon l’usage qui en est fait, elle peut être consultée à divers moments du projet, à mesure que les besoins de suivi des stocks évoluent. Utilisez-la pour :

• suivre les quantités de stock en temps réel
• automatiser ou suivre les processus de réapprovisionnement
• vérifier l’inventaire physique par rapport aux données enregistrées
• surveiller les coûts liés aux stocks
• fournir une vue d’ensemble des stocks sur plusieurs sites

Types courants d’inventaire

Comme vous pouvez le constater, il n’existe pas qu’un seul type d’inventaire. On distingue notamment les matières premières, les composants, les travaux en cours (WIP), les produits finis, la maintenance, la réparation et les opérations, les emballages et matériaux d’emballage, les stocks de sécurité et d’anticipation, les stocks de découplage, les stocks de cycle, les stocks de services, les stocks en transit, les stocks théoriques, les stocks excédentaires, etc. Adoptons toutefois une approche plus globale et examinons les types d’inventaire par secteur d’activité.

Plusieurs secteurs nécessitent un modèle d’inventaire pour répertorier, suivre et commander les stocks nécessaires à leurs activités. Jusqu’ici, nous avons abordé l’inventaire de manière générale. Il peut donc être utile de devenir plus précis et de présenter quelques exemples concrets de types d’inventaire courants. Les sections suivantes illustrent l’utilisation des stocks dans différents types d’entreprises.

Inventaire de fabrication

Dans le secteur manufacturier, les entreprises disposent de stocks de matières premières ou de composants nécessaires à l’assemblage des produits. Les fabricants doivent suivre leur inventaire afin d’éviter toute rupture de stock, qui entraînerait l’arrêt de la chaîne de production. C’est pourquoi ils répartissent souvent leurs stocks entre matières premières, travaux en cours et produits finis, chacun nécessitant un espace de stockage distinct et générant des coûts différents.

Inventaire des équipements

Un autre type d’inventaire concerne les équipements, qui répertorie tout ce qui s’y rapporte : date d’achat, dimensions, numéro de série, etc. Cela aide les organisations à répondre aux exigences des services internes et à assurer l’exécution des commandes. Par exemple, une entreprise de construction qui gère un grand parc de matériel trouvera un inventaire des équipements particulièrement utile.

Champs du modèle d’inventaire

• Nom de l’article et numéro d’identification : la plupart des organisations utilisent des unités de gestion des stocks (SKU) ou d’autres types de codes pour retrouver les articles d’inventaire dans des bases de données informatisées.
• Emplacement : les entreprises disposent généralement de plusieurs entrepôts pour stocker leurs fournitures, il est donc important de préciser où se trouve chaque article.
• Fabricant / fournisseur : il est essentiel de suivre les fournisseurs de matières premières, de pièces ou de composants afin de savoir qui contacter lorsque les niveaux de stock sont faibles.
• Coût unitaire : le coût des articles d’inventaire peut varier dans le temps, même lorsqu’ils sont achetés auprès du même fournisseur ; il est donc important d’indiquer le coût unitaire moyen des stocks disponibles.
• Quantité en stock : connaître la quantité d’articles disponibles est nécessaire pour calculer la valeur totale de l’inventaire.
• Valeur de l’inventaire : valeur totale de l’inventaire en fonction du coût unitaire et de la quantité en stock.
• Niveau de réapprovisionnement : niveau minimal de stock qui déclenche le processus de réapprovisionnement afin d’éviter toute rupture de matières premières ou de produits.
• Délai de réapprovisionnement : temps nécessaire pour qu’un article soit livré après la passation d’une commande auprès du fabricant ou du fournisseur.
• Quantité de réapprovisionnement : quantité standard généralement commandée lorsque le niveau de réapprovisionnement est atteint et qu’il est temps d’acheter davantage.

Comment ProjectManager aide à la gestion des stocks

Comme vous pouvez le constater, notre modèle d’inventaire gratuit pour Excel offre de nombreuses fonctionnalités, mais il ne fait pas tout. Il s’agit d’un document statique qui nécessite une saisie manuelle, ce qui demande du temps et des efforts. Il existe une solution plus efficace. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui suit vos stocks en temps réel afin de vous aider à rester approvisionné et à éviter les goulots d’étranglement.

Gérer l’inventaire avec des diagrammes de Gantt en ligne

Les diagrammes de Gantt sont réputés pour la planification, l’ordonnancement et l’affectation du travail, mais les nôtres constituent également un excellent outil pour gérer les ressources, y compris les équipes et les stocks. Lorsque vous affectez des ressources dans le Gantt, vous pouvez suivre leurs coûts et leur avancement. Toutes les données sont mises à jour en temps réel, ce qui vous permet de travailler avec des informations actuelles et fiables. Cela fonctionne aussi bien pour un projet unique que pour un portefeuille, afin de toujours savoir quels stocks sont disponibles et quand un réapprovisionnement sera nécessaire.

Obtenir une vue d’ensemble grâce à des tableaux de bord en temps réel

Une vision globale du projet est toujours utile pour orienter les décisions liées à la gestion des stocks. Nos tableaux de bord en temps réel collectent et calculent automatiquement les données, puis affichent les résultats sous forme de graphiques et de diagrammes clairs. Vous disposez de six indicateurs clés, allant du temps, des coûts et de la charge de travail aux tâches, à l’avancement et à la santé globale du projet. Aucune configuration n’est requise : il suffit d’ouvrir le tableau de bord pour obtenir une vue d’ensemble et prendre des décisions éclairées concernant l’inventaire.

Un autre avantage des logiciels en ligne est qu’ils favorisent une meilleure collaboration. Les responsables des stocks peuvent rester en contact étroit avec leur équipe et les autres parties prenantes, commenter les tâches et partager des fichiers. Les notifications par e-mail et les alertes intégrées à l’application garantissent que vous êtes toujours informé.

ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projet qui vous aide à planifier, ordonnancer et suivre les ressources. Il connecte les équipes, les services et même les fournisseurs externes afin de favoriser une meilleure collaboration. Utilisez notre outil pour gagner en efficacité et améliorer la productivité. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.