Budget de projet : bases de la budgétisation de projet

Si vous ne disposez pas des fonds nécessaires, vous ne pourrez pas mener à bien votre projet. C’est pourquoi le budget de projet est si important : c’est le moteur du projet. Suivez ces étapes pour sécuriser les fonds nécessaires à chaque phase du projet. Mais commençons par définir ce qu’est un budget de projet.

Qu’est-ce qu’un budget de projet ?

Un budget de projet correspond au total des coûts prévus pour réaliser un projet sur une période donnée. Il permet d’estimer les dépenses pour chaque phase du projet. L’établissement du budget est une étape essentielle de la planification.

Le budget inclut notamment les coûts de main-d’œuvre, d’approvisionnement en matériaux et d’exploitation. Ce n’est pas un document figé : il est révisé tout au long du projet, idéalement à l’aide d’un logiciel de gestion budgétaire.

Pourquoi avez-vous besoin d’un budget de projet ?

La réponse évidente est que les projets coûtent de l’argent, mais la réalité est plus complexe. Le budget est le moteur du financement du projet. Il permet de communiquer aux parties prenantes combien de fonds sont nécessaires et à quel moment. Il est indispensable dans tous les secteurs, que ce soit la construction, le marketing ou l’industrie.

Mais le budget ne sert pas seulement à acquérir ce dont vous avez besoin. Oui, il permet de rémunérer les équipes, d’acheter ou de louer du matériel, mais ce n’est qu’une partie de son utilité. L’autre aspect fondamental est que le budget permet de contrôler les coûts. Il fait partie intégrante du plan de projet et sert de référence pour évaluer la performance en comparant les coûts réels aux coûts planifiés.

Qui participe à l’établissement et à la gestion du budget de projet ?

Plusieurs parties prenantes clés sont généralement impliquées dans la définition et la gestion du budget. D’abord, le sponsor du projet (comme un cadre supérieur ou un responsable) obtient et approuve les fonds initiaux. Il définit les attentes et les limites budgétaires. Le sponsor a également le pouvoir d’approuver des révisions majeures ou d’allouer des fonds de réserve.

Ensuite, le chef de projet élabore un budget détaillé. Il établit un plan budgétaire, décompose le périmètre du projet et estime les coûts des tâches, ressources et livrables. Il gère le budget tout au long du projet et fournit des rapports financiers réguliers au sponsor et aux autres parties prenantes. L’équipe projet peut aussi participer, en particulier les membres ayant une expertise spécifique, pour aider à estimer les coûts liés à leurs tâches et ressources.

Qu’est-ce que la budgétisation de projet ?

La budgétisation de projet consiste à estimer le coût total du projet, du début à la fin. Le processus de budgétisation comprend :

Planification budgétaire : Estimation des coûts et création du budget à partir d’une évaluation du projet
Suivi budgétaire : Suivi des dépenses pendant l’exécution du projet
Gestion budgétaire : Mise en place de directives et de procédures de contrôle pour éviter les dépassements

Méthodes de budgétisation de projet

Il existe quatre approches : la méthode analogique, paramétrique, top-down et bottom-up. La méthode analogique repose sur les données historiques pour estimer les coûts du projet actuel. Elle s’appuie sur des projets similaires passés pour estimer les coûts et la durée. C’est une méthode populaire quand peu de données sont disponibles.

La méthode paramétrique est une approche statistique qui combine données historiques et données chiffrées pour produire une estimation plus précise du temps, des coûts et des ressources nécessaires. La méthode top-down consiste à fixer un coût ou une durée, puis à consulter des experts pour construire le budget autour de ce chiffre. Enfin, la méthode bottom-up part du niveau de détail le plus bas, en estimant les coûts à partir de chaque lot de travaux.

Qu’est-ce que la gestion du budget de projet ?

La gestion du budget de projet est le processus par lequel les finances liées au projet sont administrées et supervisées. Cela va au-delà de l’estimation du coût de réalisation du projet : il s’agit aussi de suivre ces coûts et bien plus encore. Parmi les aspects de la gestion budgétaire, on retrouve la manière dont vous allez estimer les coûts et les répartir sur l’ensemble du cycle de vie du projet. Vous devrez aussi définir les indicateurs et la méthode de suivi des coûts pour respecter le budget.

Le reporting budgétaire fait également partie de la gestion du budget : vous devez déterminer comment vous allez rendre compte du budget et à quelle fréquence. Si vous constatez un dépassement, vous devrez mettre en place un plan pour reprendre le contrôle. Il faut aussi définir un processus d’analyse basé sur les données historiques.

Un logiciel de gestion de projet facilite grandement la budgétisation et la gestion du budget. Avec ProjectManager, il suffit d’ouvrir les paramètres de votre diagramme de Gantt et de définir une ligne de base budgétaire. Cela vous permet d’enregistrer les efforts prévus et de les comparer aux efforts réels grâce à des tableaux de bord en temps réel. Vous pouvez réinitialiser la ligne de base autant de fois que nécessaire pour mesurer les écarts à tout moment. Commencez dès aujourd’hui gratuitement.

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Comment créer un budget de projet

Comme mentionné précédemment, un budget comprend de nombreux éléments : coûts directs et indirects, coûts fixes et variables, main-d’œuvre et matériaux, déplacements, équipements et locaux, licences et tout autre facteur ayant un impact sur les dépenses.

Pour répondre aux besoins financiers du projet, le budget doit être élaboré de manière exhaustive, sans oublier aucun élément nécessitant des financements. Voici les sept étapes essentielles pour créer et gérer votre budget de projet :

1. Utiliser des données historiques

Votre projet n’est probablement pas le premier à viser un objectif similaire. Se baser sur des projets passés et leur budget est un excellent point de départ pour construire le vôtre.

2. S’appuyer sur les leçons apprises

En plus des données historiques, vous pouvez tirer des enseignements de leurs réussites et de leurs erreurs. Cela permet d’affiner vos estimations. Vous pouvez également comprendre comment ils ont réagi aux changements et maintenu leur budget sous contrôle. Voici un modèle de leçons apprises si vous souhaitez commencer à documenter ces observations dans votre organisation.

3. Faire appel à vos experts

Une autre ressource précieuse pour construire un budget de projet est de solliciter les personnes expérimentées et compétentes : mentors, chefs de projet ou experts du domaine. Consulter ceux qui ont déjà établi des estimations de type ordre de grandeur et des budgets peut vous aider à rester sur la bonne voie et éviter les erreurs courantes.

4. Vérifier l’exactitude

Une fois le budget établi, le travail ne s’arrête pas là. Vous devez le revoir et vous assurer que les chiffres sont exacts. Vous pouvez utiliser notre modèle de proposition budgétaire pour cette étape. Il est aussi recommandé de faire valider le budget par des experts ou d’autres membres de l’équipe projet.

5. Définir et redéfinir la ligne de base budgétaire

Votre budget constitue la ligne de base qui servira à mesurer l’avancement du projet une fois qu’il a démarré. C’est l’outil qui permet de suivre les écarts budgétaires. Mais, comme mentionné, vous devrez redéfinir cette ligne de base dès que des changements sont approuvés par le comité de contrôle des changements.

6. Mettre à jour en temps réel

À propos des changements : plus vous les détectez tôt, mieux c’est. Si votre logiciel de planification de projet n’est pas basé sur le cloud et ne se met pas à jour dès que votre équipe modifie son statut, vous perdez un temps précieux — et donc de l’argent.

7. Rester sur la bonne voie

L’avantage d’un logiciel de gestion de projet qui suit les données en temps réel, comme ProjectManager, c’est qu’il vous donne les informations nécessaires pour remettre rapidement le projet sur les rails. Les imprévus sont fréquents, mais ce sont les projets qui retrouvent rapidement leur trajectoire initiale qui réussissent.

Si vous gérez les dépenses de votre projet avec ces bases solides, vous poserez les fondations d’un projet réussi.

Exemple de budget de projet

Pour illustrer la création d’un budget, imaginons que vous développez une application. La première étape consiste à estimer les coûts liés à la main-d’œuvre et aux matériaux. Vous aurez besoin de développeurs, designers, rédacteurs de contenu, une équipe technique, etc. Il est utile de lister toutes les tâches et d’y affecter des membres de l’équipe — un principe fondamental d’une bonne gestion des tâches. Ainsi, chaque dépense est prise en compte.

Une fois les tâches décomposées et l’équipe définie, vous devrez identifier les matériaux nécessaires. Faut-il des ordinateurs portables, autres appareils ou équipements ? Cela doit figurer dans le budget.

Ajoutez maintenant les autres lignes budgétaires. Il peut y avoir des frais de déplacement, la location d’un local pour accueillir l’équipe, etc. Il y a aussi des éléments fixes, valables pour tout projet, dont le coût est constant pendant toute la durée du projet. Prévoyez également une colonne pour les dépenses diverses qui ne rentrent dans aucune autre catégorie.

Votre budget doit comporter une colonne « prévu » et une colonne « réel ». Lors du développement de l’application, vous devrez probablement ajuster certaines choses, ce qui impactera le budget. Ces colonnes permettent de suivre les dépenses et de s’assurer que vous restez dans les limites fixées.

Comment gérer un budget de projet

Pour gérer un budget de projet, adoptez un processus continu de planification, suivi, contrôle et ajustement des finances. Lors de la phase de planification, définissez le périmètre du projet et comprenez les livrables, les tâches et les exigences.

Une structure de découpage du travail permet de diviser le projet en tâches plus petites et plus faciles à estimer. Chaque activité du projet doit inclure une estimation des coûts : main-d’œuvre, matériaux, déplacements, équipements, sous-traitance ou logiciels.

Nous avons déjà mentionné l’importance des documents pour le suivi. Veillez à utiliser des feuilles de temps, des factures de fournisseurs et sous-traitants, des reçus pour les matériaux et des rapports de dépenses.

L’analyse des performances budgétaires consiste à comparer les coûts prévus et réels, et à calculer les écarts entre les deux. Cela permet d’identifier des tendances et de voir si certains types de dépenses sont systématiquement sous-estimés ou surestimés.

Contrôle du budget de projet

Pour contrôler un budget, mettez en place des procédures de gestion des changements, autrement dit un processus formel pour gérer les modifications du périmètre, du calendrier ou du budget. Le contrôle peut aussi inclure des revues budgétaires régulières, la négociation de meilleurs tarifs fournisseurs et la gestion des imprévus.

Les projets complexes peuvent bénéficier de la méthode de la valeur acquise (EVM), qui permet de suivre la performance par rapport au calendrier et au budget de référence. Enfin, si un dépassement est anticipé, élaborez un plan pour ajuster le budget. Cela peut inclure des réductions de coûts, des ajustements de périmètre (sous réserve d’approbation) ou l’obtention de fonds supplémentaires.

Budget de projet vs. estimation de projet

Nous avons beaucoup parlé d’estimations, mais en quoi diffèrent-elles du budget ? Une estimation correspond à ce que vous pensez que le projet coûtera. C’est la première étape dans l’élaboration du budget, et elle doit être aussi précise que possible. Une fois les recherches effectuées, les données historiques étudiées, et toutes les ressources identifiées, vous soumettez cette estimation pour approbation. Mais ce n’est encore qu’une indication, alors que le budget est une valeur fixe.

Budget de projet vs. proposition budgétaire

Encore une fois, le budget de projet regroupe toutes les dépenses nécessaires à la réalisation du projet. Il précise comment les fonds seront répartis. Une proposition budgétaire, quant à elle, est une estimation finale des coûts nécessaires pour achever le projet. Elle est similaire à l’estimation initiale, sauf qu’elle est destinée aux parties prenantes. Ce sont elles qui décideront si cette estimation est acceptable et donneront ou non leur approbation.

Conseils pour la budgétisation de projet

Un budget de projet est absolument essentiel : sans fonds pour exécuter un projet, il est voué à l’échec. Nous avons expliqué ce qu’est un budget, comment le créer et donné plusieurs exemples. Mais lorsque vous êtes en pleine exécution, vous avez besoin de conseils pratiques. Voici quelques astuces utiles :

Documentez votre processus lors de l’élaboration du budget. Les documents sont essentiels pour suivre le projet et analyser les résultats.
Créez des plans de secours. Prévoyez un plan B. Il y aura toujours des coûts imprévus, des retards ou d’autres problèmes qui affecteront le budget.
La budgétisation est un effort collectif. Demandez conseil à votre équipe, car ce sont eux qui ont l’expérience du terrain. Consultez également des experts capables de vous guider. Toute personne ou organisation ayant des connaissances utiles mérite d’être sollicitée.
Connaissez vos ressources et leurs coûts associés. Cela inclut l’entretien du matériel, et n’oubliez pas que votre équipe est aussi une ressource. Connaissez leur disponibilité, les heures supplémentaires possibles et les frais généraux.
Lors de l’estimation des coûts, ne négligez pas la durée des tâches. Ces durées sont également des estimations, et elles peuvent avoir un fort impact sur le budget.
Le budget est un excellent outil de suivi des performances. Il peut même servir d’outil de communication entre différentes équipes ou départements.

ProjectManager aide à respecter le budget

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne. Cela signifie que nous fournissons des données instantanément sur un tableau de bord en temps réel, ce qui vous permet de suivre votre projet à travers six indicateurs clés. Dès que les coûts réels s’écartent du budget prévu, vous êtes averti plus rapidement et pouvez réagir plus efficacement.

Suivez vos coûts prévus et réels en direct avec le tableau de bord de ProjectManager.

Vous pouvez également planifier votre budget dans notre logiciel, ajouter des dépenses, et utiliser notre fonction de gestion des ressources pour assigner les ressources, les équipes et les taux horaires — qui sont automatiquement ajoutés au projet. Ajoutez des dépenses au niveau des tâches avec notre diagramme de Gantt, et générez aussi des rapports détaillés à ce même niveau.

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