Un modèle d’horaire de travail pour les employés est un élément essentiel de la gestion des ressources humaines et de la planification opérationnelle. Il vous aide à garder le contrôle de votre projet tout au long du calendrier afin d’assurer son bon achèvement. Utilisez le modèle d’horaire de travail de ProjectManager pour Excel afin de mieux gérer la charge de travail de votre équipe. Il inclut à la fois un modèle d’horaire de travail hebdomadaire et un modèle d’horaire de travail mensuel.

Pour télécharger ce modèle gratuit d’horaire de travail, cliquez sur l’image ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un horaire de travail ?

Un horaire de travail des employés est une liste des employés, de leur lieu de travail, de leurs heures de travail et de leurs responsabilités pendant une période donnée, comme une journée, une semaine ou un mois.

Pourquoi avez-vous besoin d’un modèle d’horaire de travail ?

Que vous gériez un projet ou une entreprise, un modèle d’horaire de travail des employés est un élément essentiel pour garantir que votre équipe reste productive et efficace. Les modèles d’horaire de travail vous aident à suivre l’utilisation des ressources, à simplifier votre processus de planification du travail et à respecter vos échéances.

Les modèles d’horaire de travail vous aident également à définir les priorités des tâches et à équilibrer la charge de travail de votre équipe en exposant clairement ce qui doit être fait sur un calendrier. Avec un horaire bien défini, votre équipe connaît clairement les jours où elle doit travailler et ceux où elle ne doit pas travailler. Cela est particulièrement important pour les employés à distance qui peuvent finir par s’épuiser.

Vous pouvez également ouvrir le modèle d’horaire de travail dans ProjectManager et gérer en temps réel la charge de travail et le planning de votre équipe. Planifiez les projets, suivez les coûts de main-d’œuvre et programmez le travail dans cinq vues différentes : diagramme de Gantt, tableau kanban, liste de tâches, feuille de calcul et calendrier. De plus, votre équipe peut enregistrer ses heures, soumettre des feuilles de temps, collaborer et suivre l’avancement avec des tableaux de bord en direct. Commencez gratuitement avec ProjectManager et créez un meilleur horaire de travail.

Voyons maintenant quelques exemples d’horaires de travail afin de déterminer lequel convient le mieux à votre entreprise ou à votre projet.

Exemples d’horaires de travail

Les entreprises sont libres de choisir le format d’horaire des employés qui répond le mieux à leurs besoins opérationnels et au type de travail qu’elles effectuent. Certaines réalisent un travail exigeant physiquement nécessitant des quarts plus longs, tandis que d’autres ont moins d’employés et des horaires plus flexibles. Voici quelques-uns des types d’horaires de travail les plus couramment utilisés.

Horaire de travail hebdomadaire

Les horaires de travail hebdomadaires sont la norme pour la plupart des organisations. Ils sont simples à utiliser pour les gestionnaires et les employés, car la majorité des personnes y sont habituées. Ils conviennent particulièrement aux entreprises ayant une charge de travail variable qui planifient les horaires en fonction des prévisions de la demande des clients. Ci-dessous se trouve une capture d’écran de notre modèle gratuit d’horaire de travail hebdomadaire.

Horaire de travail mensuel

Les horaires de travail mensuels conviennent bien aux projets à plus long terme, dans lesquels les membres de l’équipe ont des tâches et des livrables clairement définis, souvent interdépendants et mieux coordonnés sur un horaire mensuel. Ci-dessous se trouve une capture d’écran de notre modèle gratuit d’horaire de travail mensuel.

Horaire de travail quotidien

Les horaires de travail quotidiens sont utilisés lorsque les organisations doivent suivre la performance des employés au jour le jour, comme sur les chantiers de construction, où les travailleurs reçoivent des tâches quotidiennes qui sont étroitement suivies dans des rapports quotidiens par les propriétaires, les gestionnaires de chantier, les chefs de projet construction et les entrepreneurs.

Horaire de travail en quarts

Il existe aussi l’horaire de travail en quarts, lorsqu’une entreprise divise la journée en quarts de travail, généralement parce que l’activité est opérationnelle 24h/24 et 7j/7. Les équipes sont alors assignées à des périodes fixes, souvent de huit heures. Ces quarts peuvent être fixes ou varier d’un jour à l’autre ou d’une semaine à l’autre, ce que l’on appelle un horaire rotatif des employés.

Horaire de travail flexible

Un horaire de travail flexible permet à un membre de l’équipe de modifier ses heures d’arrivée et de départ, voire de choisir les jours du calendrier où il souhaite travailler, tant que ses tâches sont accomplies dans le délai prévu.

Horaires de travail à temps partiel et à temps plein

Enfin, il existe des horaires de travail à temps partiel et à temps plein. Le temps plein correspond à 40 heures par semaine, bien qu’il ne s’agisse pas d’une définition juridique. Le temps partiel correspond généralement à toute durée inférieure à 40 heures par semaine. Encore une fois, ces définitions varient selon les organisations. En règle générale, les employés à temps plein bénéficient d’avantages sociaux mais ne sont pas éligibles aux heures supplémentaires lorsqu’ils dépassent 40 heures par semaine.

Comment utiliser le modèle Excel d’horaire de travail de ProjectManager ?

Voici quelques étapes à suivre pour utiliser nos modèles Excel d’horaire de travail, que vous utilisiez la version hebdomadaire ou mensuelle.

1. Saisir les informations de base de l’horaire de travail

La première étape consiste à définir les informations essentielles, telles que le superviseur des employés, le département auquel ils appartiennent et la période couverte par l’horaire de travail.

2. Assigner des tâches aux membres de l’équipe

Il y a ensuite trois colonnes dans lesquelles vous pouvez attribuer des tâches aux membres de votre équipe et préciser à quel projet ils travaillent actuellement. Cela vous permet de visualiser en un coup d’œil ce sur quoi chaque employé travaille grâce au modèle d’horaire de travail.

3. Estimer les heures de travail des membres de l’équipe

Une fois les tâches et leurs responsables répertoriés, vous pouvez attribuer des heures de travail à vos employés. Notre modèle d’horaire de travail calculera automatiquement le total des heures au fur et à mesure que vous remplissez l’horaire.

Avantages de l’utilisation d’un modèle d’horaire de travail

Le modèle d’horaire hebdomadaire peut collecter des données sur les membres de votre équipe et leur planning. Il dispose d’un espace pour créer une ligne par employé avec son nom, ses tâches et le projet sur lequel il travaille. Il y a même un espace pour répertorier ses tâches et les jours où il est prévu qu’il travaille. Mais, par conception, le modèle d’horaire des employés sous Excel est un document statique. Si vous souhaitez le mettre à jour, cela doit être fait manuellement, ce qui consomme beaucoup de temps précieux.

En revanche, un logiciel de gestion de projet doté d’un outil de planification d’horaires hebdomadaires et d’une vue calendrier accélérera le processus de création d’un horaire de travail hebdomadaire.

Inconvénients de l’utilisation d’un modèle d’horaire de travail

Comme mentionné ci-dessus, le modèle est un document Microsoft Excel indépendant. Oui, c’est une feuille de calcul que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur et modifier selon la disponibilité des employés, mais faites attention à ne pas multiplier les versions du modèle d’horaire ou vous risquez de planifier à partir de données inexactes.

Considérez votre modèle Excel d’horaire de travail gratuit comme la première étape de votre plan pour gérer votre charge de travail. C’est une bonne manière d’organiser votre équipe et de rassembler les jours et heures de travail. Vous avez maintenant toutes les informations de planification en un seul endroit.

Comme le modèle Excel d’horaire de travail est isolé sur un ordinateur, les membres de l’équipe ne peuvent pas collaborer et mettre à jour leur statut, et ces données ne sont pas collectées en temps réel. Avec un outil en ligne comme ProjectManager, il existe un seul horaire de travail hebdomadaire ou mensuel qui est toujours mis à jour en temps réel, ce qui permet aux gestionnaires de connaître la disponibilité de leur équipe. Créez un meilleur planning des ressources dès aujourd’hui avec un essai gratuit de ProjectManager.

Comment créer un horaire de travail avec ProjectManager ?

Une fois que vous avez téléchargé votre modèle Excel d’horaire de travail, suivez ces étapes simples pour commencer à en tirer profit.

• Ouvrez votre modèle Excel d’horaire de travail gratuit
• Ouvrez l’onglet Horaire de travail des employés
• Cliquez sur la cellule sous la colonne intitulée Employé
• Listez tous vos employés par leur nom sur une ligne différente
• À côté de leur nom, indiquez les tâches et le projet de l’employé
• Indiquez les jours où chaque employé est programmé pour travailler

C’est aussi simple que cela. Le modèle d’horaire des employés est présenté sous forme de calendrier mensuel, mais vous pouvez l’adapter en version hebdomadaire ou quotidienne selon vos besoins.

ProjectManager vous aide à gérer les horaires de travail

Gérer un horaire de travail des employés avec un outil de gestion de projet en ligne comme ProjectManager facilite énormément la gestion de la charge de travail de votre équipe au lieu de passer d’un document à un autre ou d’une application à une autre, ce qui a un impact positif sur la productivité du projet.

Lorsque vous saisissez manuellement les données de votre modèle gratuit d’horaire de travail Excel dans ProjectManager, vous avez désormais une visibilité sur les affectations de tous les membres de votre équipe sur un ou plusieurs projets. En un coup d’œil, vous pouvez voir quelles tâches sont dans les délais, lesquelles respectent le planning et lesquelles sont en retard. Voici comment vous pouvez utiliser ProjectManager pour planifier les horaires de travail.

Vues multiples pour la planification des horaires

Le diagramme de Gantt de ProjectManager est idéal pour créer des horaires de travail. Cependant, ce n’est pas la seule vue disponible pour la planification. Vous pouvez également utiliser des tableaux kanban, des calendriers de projet, des tableaux de bord et d’autres fonctionnalités de planification pour structurer votre horaire de travail.

Suivre les coûts de main-d’œuvre avec les feuilles de temps

Le diagramme de Gantt de ProjectManager est idéal pour créer des horaires de travail. Cependant, ce n’est pas la seule vue disponible pour la planification. Vous pouvez également utiliser des tableaux kanban, des calendriers de projet, des tableaux de bord et d’autres fonctionnalités de planification pour structurer votre horaire de travail.

Surveillez la charge de travail de votre équipe en temps réel avec des graphiques de charge

Maintenir une charge de travail équilibrée au sein de l’équipe est l’une des tâches les plus importantes lors de la création d’un horaire de travail. Avec le graphique de charge de travail de ProjectManager, vous pouvez vérifier qui travaille sur quoi, la charge de travail planifiée par rapport à la charge réelle, qui est disponible pour du travail supplémentaire et qui est surchargé.

Autres modèles Excel gratuits pour compléter votre horaire de travail

Notre modèle gratuit d’horaire de travail fait partie des nombreux modèles Excel pouvant trouver leur place dans votre calendrier de projet. Il fait également partie des nombreux modèles de gestion de projet gratuits que nous proposons sur notre site. Voici trois modèles de planification supplémentaires, utiles pour chaque phase de votre projet.

Modèle gratuit de diagramme de Gantt Excel

Nous n’avons pas l’intention de dévaloriser notre modèle Excel d’horaire de travail, mais si vous faites l’effort d’en créer un pour votre calendrier de projet, pourquoi ne pas passer à notre modèle gratuit de diagramme de Gantt pour Excel ? Au lieu de simplement capturer des dates, vous pouvez créer un véritable horaire de travail pour les employés. Le modèle de diagramme de Gantt liste les tâches et leur durée sur une chronologie de projet, afin que vous puissiez visualiser l’ensemble du projet d’un coup. Puis divisez-le en phases en personnalisant les couleurs et en marquant le début ou la fin de ces phases avec la fonctionnalité de jalons.

Modèle gratuit de suivi des tâches Excel

Les horaires de travail changent pour de nombreuses raisons, souvent liées aux tâches. Celles-ci peuvent être bloquées, ralentir ou être déséquilibrées en termes de ressources. Pour maintenir votre équipe dans les délais, vous devez surveiller les tâches. Utilisez le modèle gratuit de suivi des tâches Excel pour suivre la progression afin de détecter les problèmes et les résoudre avant qu’ils ne deviennent critiques. Bien sûr, avec ProjectManager, vous bénéficiez de fonctionnalités de gestion des tâches et de planification qui surpassent largement ce que les modèles d’horaires de travail peuvent faire.

ProjectManager est un logiciel en ligne qui offre des diagrammes de Gantt, des calendriers de projet et d’autres outils de planification pour vous aider à gérer vos équipes plus efficacement. Comme il s’agit d’un outil PM en ligne, aucune installation de serveur n’est nécessaire. Le logiciel est accessible partout et à tout moment. Encore mieux, vous obtenez la vue la plus précise de votre horaire de travail en temps réel grâce à ses rapports dynamiques. Vous pouvez ensuite visualiser tous les aspects du projet sur une seule page grâce à son tableau de bord, une représentation graphique des indicateurs du projet, facile à partager pour un reporting simplifié. Cliquez ici pour commencer un essai gratuit de 30 jours !