Qu’est-ce que le suivi de l’avancement du projet ?

Le suivi de l’avancement du projet est une méthode de gestion de projet utilisée pour mesurer et contrôler la progression des tâches tout au long du cycle de vie d’un projet. En suivant l’avancement du projet, vous pouvez comparer les progrès réels aux prévisions et identifier les problèmes susceptibles d’empêcher le respect du calendrier et du budget.

Le suivi de l’avancement du projet aide les chefs de projet et les parties prenantes à savoir quelles tâches ont été réalisées, quelles ressources ont été mobilisées pour les exécuter, et leur permet d’effectuer une analyse de la valeur acquise en mesurant les écarts du projet et en suivant les jalons.

L’utilisation d’outils de suivi de l’avancement du projet et de techniques de gestion de projet est essentielle pour un contrôle efficace. Par exemple, un diagramme de Gantt permet aux responsables de suivre la progression du projet en offrant une vue d’ensemble des tâches, de la charge de travail et des jalons à tout moment du cycle de vie du projet. D’autres types de rapports, comme les rapports d’état, peuvent fournir des informations supplémentaires sur les livrables, les risques et la performance. Ces données peuvent ensuite être partagées avec l’équipe du projet et les parties prenantes afin de les tenir informées.

Qu’est-ce qu’un outil de suivi de l’avancement du projet ?

Un outil de suivi de l’avancement du projet permet aux gestionnaires de mesurer la progression de leur équipe pendant l’exécution des tâches et l’utilisation des ressources. C’est un outil essentiel pour maintenir les projets dans les délais et le budget.

Les modèles de suivi de l’avancement du projet peuvent servir de source unique de données sur la progression du projet et d’autres aspects du contrôle de projet. L’équipe du projet peut y saisir les détails sur l’avancement, qui peuvent ensuite être partagés avec le chef de projet et les parties prenantes pour montrer l’état du projet à un instant donné.

Cependant, l’option la plus performante consiste à utiliser un logiciel de gestion de projet pour suivre l’avancement du projet. Les outils en ligne sont mis à jour en temps réel, et ces données sont partagées dans tout le logiciel. Cela permet de générer des rapports avec des données en direct afin de faciliter la prise de décision. ProjectManager simplifie le suivi de l’avancement du projet du début à la fin. Inscrivez-vous dès aujourd’hui pour un essai gratuit !

Comment suivre l’avancement d’un projet

Le suivi de l’avancement du projet peut sembler une tâche ardue, mais en définissant clairement le processus de révision de projet et en planifiant à l’avance, vous pouvez vous donner toutes les chances de réussite. Voici quelques actions à mettre en place pour rester sur la bonne voie :

• Créer des livrables et des jalons
• Définir des objectifs réalistes, clairs et mesurables
• Utiliser un logiciel de suivi de l’avancement du projet pour suivre le temps, les coûts et les tâches
• Organiser régulièrement des réunions avec l’équipe et les parties prenantes
• Fixer des délais précis
• Favoriser la transparence

Ces recommandations sont structurelles et devraient être mises en place pour chaque projet. Elles peuvent être utilisées avec un logiciel de suivi de l’avancement du projet ou un modèle de suivi des tâches de projet pour fournir aux chefs de projet les informations nécessaires afin de maintenir leur équipe dans le respect du calendrier et du budget prévus.

De plus, lors du suivi de l’avancement du projet, il est important de garder à l’esprit la triple contrainte (temps, coût et portée). La clé pour gérer ces variables interdépendantes est une estimation et un contrôle appropriés. Vous devez d’abord estimer les coûts pour créer un budget de projet, le temps nécessaire à l’exécution des tâches pour établir une chronologie, ainsi que la portée du projet pour planifier votre calendrier global. Ensuite, il faut les contrôler pendant la phase d’exécution à l’aide d’un outil de suivi qui vous permet de suivre le temps, les coûts et les tâches.

Connexe : Modèle de tableau de bord de gestion de projet

Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi de l’avancement du projet ?

Un logiciel de suivi de l’avancement du projet est la meilleure façon de garder le contrôle sur vos projets, car il permet de surveiller toutes les tâches associées et de respecter le calendrier. La plupart des logiciels de suivi de l’avancement du projet ne se limitent pas aux tâches ; ils permettent également de suivre le budget et la gestion des ressources.

Un outil de suivi de l’avancement du projet est utile même avant la phase d’exécution. Pendant la planification du projet, il aide à gérer les ressources nécessaires à la réalisation des tâches. Une fois dans la phase de suivi et de contrôle, le logiciel prend toute son importance : il permet de vérifier si l’avancement réel correspond aux prévisions.

L’utilisation d’un tableau de bord de gestion de projet est essentielle pour piloter n’importe quel projet. Il fournit un outil de contrôle de la triple contrainte du temps, du coût et de la portée. Les responsables savent quand les tâches sont terminées et s’assurent qu’elles ne dépassent pas les coûts et ressources alloués.

Un logiciel de suivi de l’avancement du projet est supérieur aux modèles de suivi réalisés avec des tableurs tels qu’Excel ou Google Sheets pour de nombreuses raisons, mais la principale est que ces logiciels offrent aux chefs de projet un accès aux données en temps réel.

Suivi et rapports de l’avancement du projet dans ProjectManager

ProjectManager est un outil de gestion de projet primé qui vous aide à surveiller et à suivre l’avancement de vos projets. Sa suite de fonctionnalités intégrées assiste aussi bien les gestionnaires que les équipes, ce qui en fait bien plus qu’un simple outil de suivi. ProjectManager aide les équipes à collaborer et à travailler plus efficacement, tout en offrant aux gestionnaires la transparence nécessaire pour s’assurer que tout reste dans les délais et le budget. Le suivi du temps, le suivi des tâches, la gestion des ressources, la gestion d’équipe et de nombreuses autres fonctionnalités clés sont réunis dans un logiciel de gestion de projet en ligne complet et performant.

Collaborez avec plusieurs vues de projet

L’utilisation d’outils de gestion de projet favorisant la collaboration pendant le suivi de l’avancement du projet facilite l’évaluation de la progression du projet. ProjectManager propose des diagrammes de Gantt visuels et basés sur la chronologie, des tableaux kanban à glisser-déposer et des listes de tâches interactives pour permettre aux équipes de collaborer de la manière la plus adaptée à leur mode de travail. Ces trois vues permettent aux équipes de collaborer et d’exécuter les tâches plus efficacement.

Diagrammes de Gantt

Grâce au diagramme de Gantt, les membres de l’équipe peuvent obtenir une vue d’ensemble de la progression du projet. Les chefs de projet peuvent suivre l’avancement en observant la barre de durée reliant la date de début à la date de fin de chaque tâche. Plus la barre est remplie, plus la tâche est proche de son achèvement. Les Gantt disposent également d’une fonction de jalons permettant de diviser le projet en étapes plus petites, ce qui aide à suivre la progression globale. Ces fonctionnalités interactives rendent les diagrammes de Gantt de ProjectManager bien plus efficaces que les simples modèles de diagramme de Gantt pour le suivi de l’avancement du projet.

Listes de tâches

Idéale pour le suivi des tâches et la collaboration d’équipe, la vue en liste de tâches permet à chaque membre du projet de filtrer les tâches afin d’afficher uniquement celles dont il est responsable. Les listes de tâches indiquent la personne assignée, la priorité, la date d’échéance, la progression et plus encore. Un niveau de détail supplémentaire est également disponible, comme les heures enregistrées, et les tâches peuvent être triées ou filtrées pour retrouver rapidement celle recherchée.

Tableau Kanban

La troisième vue à découvrir est le tableau Kanban entièrement personnalisable. Les tableaux Kanban permettent aux équipes d’organiser leur carnet de produit (backlog), tandis que les responsables bénéficient d’une visibilité complète sur le processus pour pouvoir réaffecter les ressources au besoin et éviter les goulots d’étranglement. Cet outil de suivi des tâches est largement utilisé par les entreprises en raison de sa simplicité et de son efficacité pour le suivi de l’avancement du projet.

Toutes les modifications effectuées dans les trois vues standard de ProjectManager se répercutent automatiquement sur les autres. Cela rend le processus de suivi de l’avancement du projet aussi fluide que possible pour toute l’équipe.

Visualisez la progression avec un tableau de bord en temps réel

Un tableau de bord agit comme un rapport d’état instantané, car il surveille et calcule en permanence divers indicateurs clés de performance du projet, qu’il affiche ensuite sous forme de graphiques et de diagrammes faciles à lire. Cette vue d’ensemble donne aux chefs de projet une vision claire de la progression globale du projet et du suivi de son avancement.

Consultez notre tableau de bord et obtenez des données en temps réel sur la santé de votre projet, notamment : la progression des tâches individuelles, l’avancement global du projet, le temps prévu par rapport au temps réel, le coût planifié par rapport au coût réel et la charge de travail des membres de l’équipe.

Générez des rapports de gestion des tâches

Les fonctionnalités de reporting vont encore plus loin dans la collecte d’informations précieuses sur la performance et la progression du projet. Elles aident les gestionnaires à prendre des décisions de gestion des tâches fondées sur les données et à améliorer le suivi de l’avancement du projet.

Créez un rapport de tâches dans notre outil de suivi et analysez les performances de chaque membre de l’équipe pour suivre leur progression. Consultez toutes les tâches incluses dans le projet sélectionné.

Vous pouvez également utiliser ces données de projet pour évaluer le projet une fois terminé et identifier les axes d’amélioration.

Suivez les grandes étapes avec des jalons

Les projets sont souvent vastes, et les jalons permettent de les diviser en parties plus gérables. Ils peuvent servir à marquer des échéances, des dates importantes ou la fin d’une phase et le début de la suivante. Ces jalons jouent un rôle essentiel dans le suivi de l’avancement du projet.

Ajoutez des jalons sur notre diagramme de Gantt d’un simple clic. Ils sont représentés par un symbole en forme de losange. Vous pouvez ainsi suivre les échéances critiques et le passage d’une étape à l’autre, tout en observant comment le projet progresse par rapport aux jalons définis lors de la phase de planification. Cette approche rend le suivi de l’avancement du projet beaucoup plus précis et visuel.

Comment le suivi de l’avancement du projet contribue à un plan de rapport de projet réussi

De nombreux types de rapports sont créés pendant la phase d’exécution afin de suivre l’avancement d’un projet. Les rapports d’état du projet servent non seulement d’outil de communication essentiel pendant l’exécution, mais aussi de documents de référence précieux pour la planification de futurs projets. Cela permet d’estimer la portée des projets à venir avec plus de précision et moins d’incertitude.

Les rapports d’état du projet ont plusieurs objectifs clés, notamment :

• Rendre la communication fluide au sein de l’organisation
• Simplifier le processus de communication
• Tenir les parties prenantes informées de l’avancement du projet
• Transmettre les bonnes informations, aux bonnes personnes, au bon moment
• Renforcer le soutien organisationnel pour toutes les personnes impliquées

Le suivi, la surveillance et le reporting de l’avancement du projet sont des processus hautement collaboratifs. Sans suivi ni contrôle précis, les rapports manquent de fiabilité. Les équipes doivent donc collaborer étroitement lors de la création des rapports afin d’assurer une communication claire. Cette collaboration est facilitée par des outils de gestion de projet adaptés. Un logiciel de suivi de l’avancement du projet aide à gérer des domaines essentiels tels que la gestion des tâches, le suivi du temps et la gestion des ressources, tout en garantissant que les informations transmises reflètent fidèlement la réalité du projet.

Les six éléments d’un rapport de projet

À mesure que la phase d’exécution progresse, il est essentiel de rendre compte de l’avancement afin d’éviter les dérives de calendrier. Les rapports de projet complets comprennent six éléments principaux. Ces éléments contribuent directement à un suivi de l’avancement du projet précis et structuré.

Informations sur le projet

Commencez par les bases. Quel est le nom du projet ? Qui le gère ? Quelles sont les ressources disponibles ? Un suivi efficace de l’avancement du projet nécessite des informations détaillées. Il est risqué de supposer que les parties prenantes connaissent le projet aussi bien que vous. Fournissez donc toutes les informations pertinentes, même si cela semble excessif. Cela garantit le bon déroulement du projet et crée une base de référence utile pour les projets futurs.

Informations sur l’état

Les dates de rapport sont les informations les plus importantes concernant l’état du projet et doivent toujours être clairement visibles. De plus, les données distinguant les rapports d’état des autres documents destinés aux parties prenantes doivent être bien mises en avant.

ProjectManager est un système d’information de gestion de projet (PMIS) performant qui vous aide à organiser tous vos documents, feuilles de temps, rapports et bien plus encore. Cet outil centralise toutes les données nécessaires pour un suivi de l’avancement du projet complet et cohérent.

Revue des jalons

Les jalons sont des points de repère essentiels dans un projet. Ils jouent un rôle clé dans le suivi du temps et du progrès, car ils servent de référence pour le travail restant et les délais nécessaires à son achèvement. Effectuer une revue des jalons permet aux parties prenantes de comparer l’avancement réel à ce qui avait été estimé dans la proposition de projet. Cette étape est indispensable à un suivi de l’avancement du projet efficace.

Résumé du projet

Le résumé du projet inclut la date d’achèvement prévue, ainsi que les ressources et les coûts engagés. L’inclusion des problèmes ayant causé des retards est un élément important du résumé. Il doit y avoir une explication claire de la manière dont ces problèmes peuvent affecter le budget et la chronologie, ainsi que des mesures prises pour remettre le projet sur la bonne voie. Ce résumé constitue une synthèse précieuse du suivi de l’avancement du projet.

Problèmes et risques

Cette section est simple et directe. Utilisez un suivi des risques pour documenter ceux que vous avez rencontrés. Indiquez comment ils sont résolus, puis décrivez comment ces résolutions améliorent l’exécution du projet. Les processus d’évaluation et de gestion des risques doivent être mis en œuvre tout au long du cycle de vie du projet afin d’assurer un suivi de l’avancement du projet sans interruption.

Métriques du projet

Appuyez vos constats avec des chiffres et des données concrètes. Les détails du plan de projet doivent avoir défini ces indicateurs à l’avance. Montrez comment les données démontrent la réussite du projet à ce jour ou mettent en évidence les besoins d’amélioration immédiats. Déterminer les métriques permettant de mesurer l’avancement du projet est essentiel pour suivre les tâches, le temps, les coûts et gérer les équipes. Ces données sont la base d’un suivi de l’avancement du projet transparent et mesurable.

Bonnes pratiques pour les rapports de projet

En gardant ces éléments à l’esprit, voici quelques bonnes pratiques à suivre pour garantir un suivi de l’avancement du projet efficace et des rapports de projet cohérents :

• La communication est la clé : Les rapports d’état sont un élément essentiel de votre plan de communication. Cependant, ces rapports n’ont pas besoin de tout couvrir ni de convenir à tout le monde. L’objectif principal doit être de transmettre les bonnes informations, aux bonnes personnes, au bon moment. Les rapports hebdomadaires sont les plus courants pour suivre la progression du projet et alimenter le suivi de l’avancement du projet.
• Restez cohérent : La cohérence est essentielle. Trouvez un format et une méthode de diffusion qui conviennent à vos parties prenantes, et tenez-vous-y. Elles apprécieront la prévisibilité des informations reçues, ce qui facilitera un suivi de l’avancement du projet continu.
• Fixez des cibles et mesurez les résultats : L’établissement de métriques est une partie importante du suivi et du reporting de projet. Ces indicateurs doivent servir à mesurer la progression du projet par rapport à ses objectifs tout au long de son cycle de vie. C’est un pilier central d’un suivi de l’avancement du projet basé sur des données objectives.
• Restez simple : Gardez les rapports simples pour en assurer l’efficacité. N’y intégrez pas de détails sans rapport avec le sujet traité. Un suivi de l’avancement du projet clair repose sur la concision et la pertinence.
• Toujours vérifier les informations : Il est risqué de supposer que les données sont correctes sans les avoir vérifiées avec rigueur. La fiabilité est essentielle pour un suivi de l’avancement du projet crédible.
• Établissez des normes : La simplification des rapports est facilitée par la création de normes définissant la structure et la présentation de l’information. Créer des modèles de rapports est donc une excellente première étape pour uniformiser le suivi de l’avancement du projet.

Tout au long du projet, il est important d’évaluer les rapports afin d’éviter l’élargissement de la portée. À mesure que les équipes travaillent et que des silos d’activités se forment, il est crucial de maintenir l’alignement de tous les membres. Cela garantit que le suivi de l’avancement du projet reste précis et aligné avec les objectifs stratégiques.

Surveillance de l’élargissement de la portée

Définir la portée du projet et en assurer le suivi de l’avancement doit être une priorité pour tout chef de projet. Voici cinq façons d’éviter l’élargissement de la portée et de maintenir un suivi de l’avancement du projet fiable :

1. Documenter toutes les exigences du projet : Nous avons déjà abordé ce point en détail ci-dessus. La documentation claire des besoins facilite le suivi de l’avancement du projet à chaque étape.
2. Établir des processus de contrôle des changements : Si une dérive de la portée se produit, il est essentiel de disposer de processus de gestion des changements pour remettre le projet sur les rails. Ces processus doivent s’intégrer au suivi de l’avancement du projet afin d’ajuster les priorités et les ressources.
3. Créer un calendrier de projet clair : Un calendrier détaillé définit les objectifs du projet et les tâches nécessaires pour les atteindre. Ce calendrier doit être comparé au document des exigences du plan de projet afin de s’assurer que tout progresse comme prévu. Sinon, il sert de base pour ajuster ou modifier le plan, garantissant ainsi la cohérence du suivi de l’avancement du projet.
4. Vérifier la portée avec les parties prenantes : Il est utile, au cours du cycle de vie du projet, de revoir la portée avec toutes les parties prenantes. Passer ensemble en revue le calendrier et s’assurer que toutes les tâches attendues sont planifiées est également une bonne pratique pour renforcer la transparence du suivi de l’avancement du projet.
5. Impliquer l’équipe de projet : Assurez-vous que votre équipe est satisfaite du déroulement du projet. Lorsque le processus de contrôle des changements se met en place, informez-la de ses impacts. Des réunions hebdomadaires individuelles ou en équipe pour examiner les tâches et la progression générale sont un excellent moyen de maintenir l’engagement et de garantir un suivi de l’avancement du projet efficace.

La création de rapports de projet peut être exigeante, mais elle devient plus efficace avec les bons outils. ProjectManager propose des fonctionnalités qui rendent la collaboration et l’élaboration de rapports de projet plus simples et plus intuitives. Ces fonctionnalités facilitent aussi le suivi de l’avancement du projet en temps réel. Découvrez ces outils en action avec un essai gratuit de 30 jours.