Avant de pouvoir atteindre vos objectifs de projet, vous devez planifier la manière d’y parvenir. Un plan de travail crée une voie claire que les équipes de projet peuvent suivre pour réaliser les objectifs fixés. Sur cette voie se trouvent les ressources, les contraintes et d’autres éléments de gestion du travail qui doivent être décrits dans votre plan de travail.
Qu’est-ce qu’un plan de travail ?
Comme son nom l’indique, un plan de travail est un plan d’action qui aide les équipes de projet à atteindre leurs objectifs. Les plans de travail prennent en compte les principaux éléments de planification de projet tels que les tâches, les jalons, les livrables, les ressources, les exigences budgétaires et une chronologie pour relier l’ensemble.
Le plan de travail ne doit pas être rédigé et lancé par une seule personne ; il doit être soumis aux membres du conseil et aux parties prenantes pour approbation. Une fois approuvé, vous pouvez poursuivre la construction du reste de votre plan.
Pourquoi avez-vous besoin d’un plan de travail ?
Comme mentionné précédemment, votre plan de travail agit comme une feuille de route pour l’ensemble de l’exécution du projet. Non seulement il vous aide, vous et votre équipe, à rester organisés, mais il garantit aussi l’adhésion des principales parties prenantes, des départements concernés et des responsables de la gestion des risques et de la responsabilité.
De plus, il aide à gérer les attentes aussi bien au niveau des parties prenantes qu’à celui des responsables et des membres de l’équipe — tout projet bien lancé a plus de chances de se terminer avec succès.
Les plans de travail guident les équipes de projet de manière similaire aux plans de projet. Cependant, il existe une différence majeure entre ces deux documents de gestion de projet essentiels.
Plan de travail vs plan de projet
Les plans de travail ne sont pas aussi complets que les plans de projet, qui ont une portée plus large et incluent davantage de composantes. La principale différence réside dans le fait que les plans de projet sont élaborés à un niveau plus stratégique et couvrent tous les aspects de la gestion de projet. Les plans de travail, eux, se concentrent sur l’aide à la réalisation d’objectifs plus spécifiques.
Si vous créez votre plan de travail dans un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager, il est facile de continuer à le faire évoluer et à l’améliorer au fil du temps. Vous pouvez utiliser des outils de planification puissants tels que les diagrammes de Gantt, les tableaux kanban, les tableaux de bord de projet et bien plus encore. Commencez dès aujourd’hui gratuitement.
Comment créer un plan de travail en 7 étapes
Bien que les plans de travail puissent prendre de nombreuses formes, voici quelques étapes simples à suivre pour en créer un.
1. Définir les buts et objectifs
Avant tout, il est important de consigner les buts et objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à votre plan de travail. Ils décrivent la finalité de votre plan. Utilisez des objectifs SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis. Cela vous aidera à bien démarrer votre plan.
Vos buts peuvent ressembler à la raison d’être de votre projet, mais ils sont plus précis, car ils sont orientés vers le long terme — par exemple, votre équipe a appris à mieux gérer le processus de lancement d’un correctif ou à répondre plus efficacement aux retours des clients ou du marché.
De même, vos objectifs de projet doivent être mesurables. Par exemple, l’objectif après le lancement peut être d’augmenter de xx % le nombre d’abonnés mensuels actifs, ou d’atteindre un certain montant de revenus générés.
2. Définir la portée de votre plan de travail
Une fois vos objectifs de plan de travail identifiés, utilisez une structure de répartition du travail (WBS) pour déterminer toutes les tâches à exécuter afin de les atteindre — c’est votre portée de projet. En décomposant la portée, vous pouvez commencer à constituer une équipe, estimer les coûts, élaborer un budget et établir un calendrier de projet.
3. Estimer les ressources nécessaires
Lorsque vous décomposez la portée de votre projet à l’aide d’une WBS, vous pouvez mieux estimer les ressources nécessaires à chaque tâche de votre plan de travail. Assurez-vous d’inclure différents types de ressources : humaines, matérielles, machines, sous-traitants ou tout autre élément requis pour l’exécution du projet.
4. Attribuer les rôles et responsabilités
Assemblez maintenant une équipe de projet et définissez clairement les rôles et responsabilités de chaque membre. Communiquez avec eux pour vous assurer qu’ils comprennent leurs missions et savent comment collaborer efficacement.
5. Estimer les coûts et établir un budget
Une fois que vous avez une idée claire des ressources nécessaires à votre plan de travail, il est temps d’en estimer les coûts et de créer un budget. Pour cela, définissez une unité de mesure pour la main-d’œuvre, les matériaux et les autres ressources, puis attribuez-leur une valeur monétaire.
6. Créer un calendrier de projet
Différents outils et techniques peuvent être utilisés pour créer un calendrier de projet pour votre plan de travail. La plupart des chefs de projet utilisent des diagrammes de Gantt, des calendriers de projet ou des tableaux kanban pour planifier et suivre l’avancement.
7. Lister les risques, contraintes et hypothèses
Rappelez-vous que votre plan de travail est le plan d’action qui guidera votre projet. Plus il contient de détails sur les contraintes et les risques potentiels, mieux votre équipe pourra exécuter ses tâches, produire les livrables et atteindre les objectifs fixés.
Certains membres de l’équipe pourraient être absents, des tâches imprévues pourraient apparaître ou des pannes d’outils pourraient nécessiter des dépenses supplémentaires. Quelles que soient vos contraintes de projet, prenez en compte tout ce qui pourrait représenter un risque susceptible de devenir une contrainte majeure et d’affecter la livraison des livrables ou même la réalisation des objectifs du projet.
Modèle de plan de travail gratuit
Notre modèle de plan de travail peut vous aider à documenter les étapes expliquées ci-dessus. Assurez-vous de le surveiller et de le mettre à jour régulièrement à mesure que des changements interviennent dans votre processus de planification. Si vous préférez des outils de planification plus dynamiques, vous pouvez utiliser des diagrammes de Gantt.
Un modèle de plan de travail peut vous aider à organiser vos idées, mais pour créer et exécuter efficacement votre plan d’action, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion de projet dynamique qui vous accompagnera tout au long des phases de planification, d’exécution et de suivi.
Exemple de plan de travail
Voici un exemple simple pour mieux illustrer le fonctionnement d’un plan de travail. Imaginons que vous êtes un chef d’entreprise souhaitant augmenter la production de 25 % en acquérant de nouvelles machines et en recrutant davantage d’employés. Même si ce projet ne génère pas de livrables tangibles, vous aurez tout de même besoin d’un plan de travail.
Buts et objectifs
Il est important de définir un objectif principal, puis des objectifs secondaires plus précis qui permettront d’atteindre ce but.
Objectif principal du plan de travail
Augmenter la production de 25 %.
Objectifs du plan de travail
- Améliorer la capacité de production de l’entreprise en acquérant de nouvelles machines
- Combler les lacunes de compétences au sein de l’équipe de planification de la production
- Assurer une maintenance régulière des équipements
Portée du plan de travail
Listez maintenant les activités à accomplir pour atteindre vos objectifs. Voici une décomposition simple :
- Inspecter la ligne de production
- Effectuer la maintenance préventive
- Optimiser la disposition de l’usine
- Acquérir de nouvelles machines
- Évaluer l’équipe actuelle
- Recruter du nouveau personnel
Ressources / rôles et responsabilités
Dans ce cas, vous aurez besoin d’un responsable de production, d’un responsable RH et d’une équipe de maintenance. Ils sont chargés d’exécuter les tâches mentionnées ci-dessus.
Budget du plan de travail
Votre budget doit couvrir à la fois les coûts de main-d’œuvre et le coût du nouvel équipement. Les coûts de main-d’œuvre comprennent les salaires du responsable de production, du responsable RH et de l’équipe de maintenance. Assurez-vous d’estimer avec précision les coûts de votre projet avant d’établir un budget.
Calendrier du plan de travail
Définissez un calendrier pour l’analyse de la ligne de production, l’acquisition des nouvelles machines, la maintenance préventive et le recrutement.
Risques, hypothèses et contraintes
Réfléchissez aux risques, hypothèses ou contraintes susceptibles d’affecter votre plan. Le meilleur point de départ est la triple contrainte : temps, budget et ressources.
ProjectManager peut vous aider à établir votre plan de travail
Organiser tous les détails d’un plan de travail n’est pas une tâche facile — de la gestion de l’équipe à la coordination avec les parties prenantes. Cela nécessite un équilibre entre la compréhension de la chronologie du projet, les tâches qui composent la portée, les risques potentiels, la gestion du budget et l’allocation des ressources. Tout cela, tout en gardant à l’esprit les besoins finaux des clients et les objectifs du projet.
Avec ProjectManager, nos diagrammes de Gantt en ligne vous permettent de planifier toute la chronologie du projet, d’attribuer des tâches, de créer des dépendances et de suivre l’avancement. De plus, nos fonctionnalités de collaboration d’équipe permettent aux membres et aux responsables de commenter les tâches, de joindre des fichiers et d’échanger, où qu’ils se trouvent.
ProjectManager dispose également d’outils de gestion des ressources permettant d’équilibrer la charge de travail au sein de votre équipe. Cela garantit une utilisation optimale du temps, des outils et des ressources, quelles que soient les circonstances.
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