Il y a une chose constante dans chaque projet : le changement. La gestion du changement permet aux projets de rester sur la bonne voie. Un registre des modifications est l’outil qui rend cela possible. Si vous cherchez un moyen de contrôler et de gérer les changements dans vos projets, téléchargez la plantilla gratuite de registre des modifications pour Excel de ProjectManager.

Pour télécharger gratuitement ce modèle de registre des changements, cliquez sur l’image ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un registre des modifications ?

Un registre des modifications est un document de projet qui enregistre et suit systématiquement les modifications apportées à un système, un document ou un processus. Il sert de registre historique détaillant le « quoi », le « quand », le « pourquoi » et le « qui » derrière chaque modification.

L’objectif d’un registre des modifications est de maintenir une piste d’audit claire qui aide les équipes à comprendre l’évolution d’un projet ou d’un système. Cet enregistrement est particulièrement utile dans des domaines comme le développement de logiciels, où des correctifs et des mises à jour fréquents sont effectués. Cependant, un modèle de registre des modifications peut être utile dans tout contexte où le changement doit être documenté.

Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de registre des modifications

Les projets sont soigneusement planifiés. Avant même de commencer, il y a eu beaucoup de recherches et d’analyses pour déterminer la bonne voie à suivre. Mais une fois confronté à la réalité, le plan change. Peu importe la qualité de votre analyse des risques, quelque chose d’inattendu se produira. Une panne d’équipement, un membre de l’équipe malade, la météo qui s’en mêle — cela peut être n’importe quoi.

Un registre des modifications, un registre de gestion du changement, un registre des ordres de changement ou un registre de contrôle des changements — peu importe son nom — est un document qui permet de capturer le changement lorsqu’il se produit et de le suivre tout au long du projet jusqu’à sa résolution.

Visibilité accrue

Lorsque vous utilisez un modèle de registre des modifications, vous sortez le changement de l’ombre, là où il peut causer le plus de dégâts, pour le mettre en lumière. Désormais, il est visible. Le changement est identifié et des membres de l’équipe sont assignés pour le résoudre, créant ainsi une responsabilité. L’équipe peut poursuivre le projet en toute confiance, sachant que le changement est pris en charge.

Le modèle de registre des modifications est un outil pour suivre l’effort nécessaire à la résolution du changement. Il offre au chef de projet un espace pour identifier la modification, assigner un membre de l’équipe pour la gérer et définir un délai pour sa résolution.

Ce changement est priorisé et suivi du début à la fin. Le modèle de registre des modifications est l’endroit où tout commentaire et toute note liés à la modification peuvent être enregistrés. C’est une fonctionnalité essentielle de tout projet. Comme déjà mentionné, le changement est une constante. C’est l’une des responsabilités du chef de projet et ignorer le registre des modifications, c’est diriger un projet sans gouvernail. Vous vous retrouverez échoué avant même de vous en rendre compte.

Le changement a un impact sur le temps et le coût d’un projet, qui sont des contraintes critiques à gérer intelligemment. Un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager donne aux équipes la maîtrise du changement afin que le projet reste sur la bonne voie. Les équipes peuvent ainsi gérer leur propre charge de travail et utiliser des tableaux kanban ou des listes pour collaborer sur les problèmes en temps réel. Les responsables obtiennent de la visibilité sur le processus et peuvent réaffecter des ressources pour maintenir les équipes à pleine capacité et terminer le travail plus rapidement. De plus, tous ces changements seront sauvegardés dans un emplacement central, où ils seront automatiquement intégrés à vos rapports de projet.

Qui doit utiliser un registre des modifications ?

Tous les rôles impliqués dans la gestion de projets, de systèmes ou de documents qui subissent des changements fréquents peuvent utiliser un registre des modifications. Par exemple, un développeur ou un ingénieur logiciel peut l’utiliser pour suivre les modifications de code, les versions logicielles ou les correctifs, afin de garantir l’existence d’un historique consultable par l’équipe et les parties prenantes.

Les chefs de projet, quant à eux, peuvent utiliser ce modèle de registre des modifications pour documenter les changements de portée, d’échéancier et de livrables. Il sert de trace de l’évolution du projet et facilite la communication avec les parties prenantes.

Que contient notre modèle de registre des modifications ?

Une fois que vous aurez téléchargé notre modèle gratuit de registre des modifications, vous verrez que notre feuille de calcul comporte un espace pour chaque aspect de votre gestion du changement. Vous pouvez les numéroter, car il y en aura probablement plusieurs, et suivre les changements qui surviennent au cours de votre projet.

Le modèle vous permet de noter la date de découverte du changement, son responsable ainsi que son état et sa priorité.

Chaque ligne est conçue pour collecter un changement, avec des colonnes indiquant sa progression de la découverte à la résolution. C’est utile car cela garantit qu’aucun ordre de changement survenant pendant le projet ne risque d’être oublié.

Comment utiliser notre modèle de registre des modifications

Lorsque vous ouvrez le modèle de registre des modifications, vous constaterez qu’il contient de nombreux en-têtes de colonnes avec des champs vides. Ces cellules sont prévues pour saisir les données correspondantes. Bien sûr, tout le modèle est modifiable, vous pouvez donc adapter les en-têtes à vos processus et à votre terminologie.

Voici une brève explication des différentes sections de notre modèle.

• Nom du projet : Indiquez le projet en cours, car plusieurs projets peuvent se dérouler simultanément dans un programme.
• Nom du chef de projet : Mentionnez la personne responsable du projet, ajoutez ses coordonnées si nécessaire.
• Nom du responsable de programme : Si le projet fait partie d’un programme plus large, indiquez le nom et les coordonnées de la personne en charge.
• N° de modification : Liste numérique des changements recueillis dans cette feuille pour en faciliter le suivi.
• Type de demande de changement : Identifiez la nature du changement, par exemple lié à un produit ou à un autre aspect du projet.
• Date d’identification : Date à laquelle le changement a été constaté.
• Description : Brève description du changement.
• Statut : Indiquez l’état actuel du changement : ouvert (identifié mais non traité), en cours (actions en cours), ou clos (résolu). Cette colonne peut aussi indiquer si le changement est en retard ou combiné. Menu déroulant.
• Priorité : Importance du traitement du changement : critique, haute, moyenne ou faible. Menu déroulant.
• Assigné à : Personne chargée de résoudre la demande de changement.
• Résolution attendue : Date prévue de résolution.
• Action : Étapes nécessaires pour traiter la demande de changement.
• Impact : Effets du changement sur le projet (échéancier, portée, ressources, etc.).
• Date de début des travaux : Date à laquelle la résolution a commencé.
• Escalade requise : Faut-il mobiliser d’autres ressources pour traiter la demande ?
• Date de résolution : Date de clôture de la demande de changement.
• Validation : Signature du responsable attestant la résolution du changement.
• Commentaires : Notes complémentaires non couvertes ailleurs.

Exemples d’utilisation d’un modèle de registre des modifications

Les professionnels de presque tous les secteurs peuvent bénéficier de ce modèle de registre des modifications.

• Registre des modifications en construction : Essentiel pour documenter et gérer des changements tels que les ordres de changement, les modifications de conception, les substitutions de matériaux, les conditions de chantier, les changements de portée, etc.
• Registre des modifications en projet informatique : Utile pour des cas variés allant de la gestion des incidents aux demandes de changement. Par exemple, si une règle de pare-feu est modifiée ou un logiciel de sécurité mis à jour, le registre permet d’en assurer le suivi.
• Registre des modifications en développement logiciel : Inclut toute modification apportée au logiciel, comme l’ajout de fonctionnalités, les déploiements, les correctifs de sécurité ou les mises à jour du système. Il fournit un historique garantissant la responsabilité et la transparence.
• Registre des modifications en fabrication : Permet de documenter les changements liés à la conception des produits, aux processus de production et aux procédures de contrôle qualité. C’est un moyen simple d’assurer la cohérence et la traçabilité des produits.
• Registre des modifications en gestion de projet : Les chefs de projet l’utilisent pour suivre avec précision les changements de portée, d’échéancier, de budget ou de livrables. Par exemple, en cas de modification d’échéance due à des imprévus, le chef de projet peut l’indiquer dans le modèle.

Comment importer le registre des modifications dans ProjectManager

Notre modèle gratuit de registre des modifications à télécharger est un excellent outil, mais ce n’est qu’une première étape vers une gestion du changement plus dynamique. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui fait passer votre registre des ordres de changement à un niveau supérieur.

Lorsque vous ouvrez un nouveau projet dans ProjectManager, allez simplement dans la vue Gantt. En haut à droite, vous verrez un bouton d’importation. Cliquez dessus et importez le modèle de registre des modifications comme vous le feriez pour une liste de tâches.

Toutes les données saisies dans le modèle de registre de contrôle des changements sont alors intégrées dans le diagramme de Gantt, qui affiche une chronologie visuelle indiquant les tâches sur toute la durée du projet. Mieux encore, la feuille de calcul devient dynamique. Cela signifie que vous pouvez assigner chaque ordre de changement à un membre de l’équipe, qui sera alors notifié.

Non seulement ils seront notifiés, mais comme ProjectManager est basé sur le cloud, lorsque l’équipe met à jour le statut d’un ordre de changement, vous êtes informé. Des alertes automatiques peuvent également être ajoutées pour prévenir un membre de l’équipe à l’approche d’une échéance ou vous informer d’un retard dans le traitement de l’ordre de changement.

Il est également possible de dialoguer, afin que les membres de l’équipe puissent communiquer entre eux ou avec le chef d’équipe en cas de questions. Lorsqu’un ordre de changement est traité ou assigné, il y aura probablement de nombreux documents et pièces jointes, qui peuvent être associés directement à l’ordre de changement dans ProjectManager.

Un modèle de registre des modifications est la première étape de la gestion du changement. L’étape suivante consiste à utiliser un logiciel de gestion de projet robuste comme ProjectManager, basé sur le cloud. Nos fonctionnalités rendent la gestion du changement plus efficace en assignant des tâches aux membres de l’équipe et en permettant de suivre leur progression en temps réel. Vous voulez l’essayer pour votre prochain projet ? Cliquez ici pour profiter d’un essai gratuit de 30 jours et commencer.