Les chefs de projet connaissent l’importance de la documentation de projet. Les documents de projet doivent être précis et constamment mis à jour pour rester alignés avec l’avancement du projet. Créer et gérer la documentation de projet tout au long du cycle de vie du projet est essentiel à sa réussite, mais par où commencer ?
Ce guide définit ce qu’est la documentation de projet et pourquoi elle est importante, tout en présentant les 15 documents de projet les plus utilisés que vous devriez toujours créer pour planifier et exécuter vos projets.
Qu’est-ce que la documentation de projet ?
Le terme documentation de projet fait référence aux documents de gestion de projet qui sont créés tout au long du cycle de vie du projet. Ces documents, tels que le plan de projet, le calendrier de projet ou le budget de projet, définissent les activités, procédures et lignes directrices que l’équipe projet doit suivre.
La documentation de projet a plusieurs finalités, comme la planification du projet, la gestion des coûts ou la gestion des risques. De plus, certains documents doivent être créés à une phase spécifique du projet, car ils conditionnent l’étape suivante. Par exemple, le plan de management du projet doit être élaboré avant que la phase d’exécution du projet ne puisse commencer.
Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à organiser et à partager les informations essentielles à la réussite de votre projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet doté de fonctionnalités avancées de planification, de suivi et de reporting, avec un espace de stockage illimité et qui facilite le partage de la documentation avec votre équipe et vos parties prenantes. Toutes ses vues de projet partagent une source unique d’information afin de garder tout le monde aligné. Commencez gratuitement.
Voyons quels documents de projet doivent être créés à chaque phase de la gestion de projet.
Documentation de projet par phase
Les projets varient en taille et en complexité et certains nécessitent une documentation plus complète que d’autres. Voici un aperçu de quelques documents de projet qui sont généralement créés tout au long du cycle de vie du projet.
- Démarrage du projet : acte de constitution du projet, résumé de projet, dossier de justification, ordre du jour de la réunion de lancement
- Planification du projet : plan de management du projet, structure de découpage du projet, budget de projet, calendrier de projet, plan de gestion des changements, plan de gestion du périmètre, plan de gestion des risques
- Exécution du projet : rapport d’état du projet, plan d’exécution du projet, modèle de leçons apprises, feuilles de temps, demandes de changement, ordres de modification
- Surveillance et maîtrise du projet : rapport d’état du projet, modèle de leçons apprises, feuilles de temps
- Clôture du projet : modèle de rapport de clôture de projet, liste des réserves
Maintenant que vous avez une idée des documents de projet à produire à chaque phase du cycle de vie, examinons plus en détail certains documents essentiels de gestion de projet.
Les 15 principaux documents à inclure dans votre documentation de projet
Voici une brève description des documents de projet les plus importants, accompagnés d’un modèle de gestion de projet correspondant. N’oubliez pas de consulter notre bibliothèque de modèles gratuits de gestion de projet où vous trouverez des dizaines de modèles pour constituer votre documentation.
1. Plan de projet
Le plan de projet est le document de gestion de projet le plus complet, car il regroupe les documents produits pendant la phase de planification. Par exemple, votre plan de projet doit inclure votre budget et votre calendrier.
2. Charte de projet
La charte de projet est rédigée lors de la phase de démarrage et prépare le terrain pour le plan de projet. Les chefs de projet utilisent la charte de projet pour fournir une vue d’ensemble rapide aux parties prenantes, aux commanditaires et aux clients.
3. Dossier de justification
Tout comme l’acte de constitution du projet, le dossier de justification est élaboré lors de la phase de démarrage afin de convaincre les parties prenantes de la valeur du projet en expliquant les bénéfices potentiels qu’il peut apporter à l’organisation.
4. Calendrier de projet
À un niveau de base, le calendrier de projet définit la chronologie de l’exécution de toutes les tâches. Il peut aussi inclure plus de détails tels que les ressources nécessaires, les responsables, les marges (flottement ou slack) et le chemin critique. Le diagramme de Gantt de ProjectManager est l’outil idéal pour créer un calendrier détaillé.
ProjectManager propose quatre types de dépendances, le suivi de la ligne de base et la disponibilité des ressources en temps réel lors de l’affectation des travaux. Vous pouvez décomposer votre projet en sous-tâches et suivre les coûts de chaque phase pour garantir le respect du plan. Commencez gratuitement avec ProjectManager et créez un meilleur calendrier de projet.
5. Structure de découpage du projet
La structure de découpage du projet est un exemple fondamental de documentation. Elle décompose le périmètre du projet en éléments plus petits et plus faciles à gérer. Au sommet se trouve l’objectif global du projet, progressivement décliné en composants plus détaillés. Cet outil aide à organiser les projets complexes et à assurer leur bonne exécution.
6. Matrice RACI
RACI signifie responsable, approbateur, consulté et informé. Une matrice RACI aide à définir les rôles et responsabilités pour les différentes tâches et livrables d’un projet ou d’un processus. Elle vise à éliminer toute confusion sur « qui fait quoi » et à améliorer la communication. C’est un outil précieux pour les projets de toute taille, en particulier ceux qui impliquent plusieurs parties prenantes et des flux de travail complexes.
7. Registre des risques
Ce document permet d’enregistrer tous les risques potentiels du projet et inclut une brève description de leur impact et de leur probabilité. Un registre des risques est un document essentiel, car il fournit des informations clés pour le plan de gestion des risques qui regroupe l’ensemble des documents, stratégies et lignes directrices en matière de gestion des risques.
8. Énoncé de la portée du projet
L’énoncé de la portée du projet définit les activités qui seront réalisées pour mener à bien le projet. Il est utilisé par les chefs de projet pour informer les parties prenantes de ce qui sera inclus et de ce qui sera exclu, afin que les attentes soient claires dès le départ. Il fait partie du plan de gestion de la portée, un document complet qui décrit les procédures et lignes directrices liées à la portée du projet.
9. Budget de projet
Le budget de projet est un document de gestion de projet essentiel. Pour le créer, vous devez estimer les coûts du projet, y compris la main-d’œuvre, les matériaux, l’équipement et tout ce qui est nécessaire à son exécution.
10. Plan de communication du projet
Un plan de communication définit toutes les règles de communication entre les membres de l’équipe et les parties prenantes du projet. Il précise les canaux de communication, la fréquence des échanges, ainsi que les rôles et responsabilités afin de fluidifier la communication tout au long du cycle de vie du projet.
11. Rapport d’état du projet
Les rapports d’état du projet sont indispensables, car ils permettent de vérifier la santé du projet à tout moment et de partager les données avec les parties prenantes pour les tenir informées. Ils sont concis et incluent uniquement les informations les plus pertinentes.
12. Proposition de projet
Une proposition de projet est un document de gestion de projet qui fournit une vue d’ensemble rapide des principaux aspects du projet. Son objectif principal est de convaincre les parties prenantes potentielles de la valeur du projet lors de la phase de démarrage. Il s’agit d’un document persuasif qui met en avant les bénéfices, objectifs et exigences essentiels.
13. Registre des problèmes
Un registre des problèmes est un exemple de documentation de projet qui aide à gérer les problèmes ou obstacles rencontrés. C’est une liste ou un tableau utilisé pour documenter, suivre et résoudre les problèmes pouvant affecter l’échéancier, le budget, le périmètre ou la qualité. Il permet d’attribuer les responsabilités pour leur résolution et de créer un historique utile pour référence future.
14. Ordre de changement
Un ordre de changement est un document normalisé qui propose, évalue et approuve officiellement les modifications apportées au plan initial du projet. Il permet de gérer de façon contrôlée les ajustements de portée, de budget, d’échéancier ou d’autres aspects du projet, afin de limiter les impacts négatifs des changements non maîtrisés.
15. Charte d’équipe
Une charte d’équipe est un document qui décrit les rôles, responsabilités, livrables et ressources de l’équipe projet. Elle aide les chefs de projet à comprendre la charge de travail et les objectifs de chaque membre pour une meilleure planification des ressources.
Qu’est-ce qui vaut la peine d’être documenté dans un projet
Quelle que soit la structure de votre organisation, la capacité à enregistrer et documenter tous les aspects d’un projet est essentielle pour réussir en tant que chef de projet. De nombreux rapports, graphiques, diagrammes, documents, demandes de changement et mises à jour d’état doivent être maintenus tout au long du cycle de vie, et la documentation permet de relier toutes ces pièces disparates pour mener le projet à son terme avec succès.
Cependant, votre temps est limité, et la patience de la plupart des organisations l’est aussi face aux tâches administratives fastidieuses. Comment maintenir l’efficacité tout en documentant correctement le projet ? Considérez les points suivants pour déterminer ce qui mérite d’être documenté :
- Tout ce qui concerne le client – Imaginez qu’un client remette soudainement en question une décision prise plusieurs mois auparavant. Le client affirme avoir choisi une direction, mais votre entreprise en a suivi une autre pendant l’exécution. Une documentation claire des réunions clients, incluant les notes avec dates, heures et participants, aide à résoudre ce type de malentendu.
- Exigences légales – Pour certains projets, les équipes juridiques doivent examiner la documentation. Dans le cas de projets publics, il peut y avoir des procédures de contrôle et de révision qui analysent un projet après son achèvement. Identifiez les exigences documentaires de votre équipe juridique avant le lancement du projet. Essayer de rattraper le retard dans ce contexte est risqué.
- Le juste niveau de processus – Bien que vous ne vouliez pas passer plus de temps à documenter qu’à exécuter, il est important de définir un cadre autour du plan et des objectifs du projet. Laissez votre structure organisationnelle guider le degré de processus à documenter. Par exemple, tenter d’opérer sans processus sur un projet nécessitant une documentation légale mènera à des problèmes. En cas de doute, la meilleure approche est de documenter.
- Changements du projet – Les rapports de projet réguliers sont essentiels, en particulier lorsque les objectifs évoluent. Idéalement, vous disposerez d’un outil de gestion de projet en ligne en temps réel, afin que les changements de ressources et de tâches soient immédiatement planifiés et que les problèmes soient enregistrés dès leur apparition. Toutefois, les impacts majeurs sur le plan de projet doivent être ajoutés à la documentation de manière contrôlée, avec gestion des versions.
Bonnes pratiques pour la documentation de projet
Quelles sont les meilleures stratégies pour garder votre documentation efficace, efficiente et à jour ? Pour aligner votre documentation sur les bonnes pratiques, vous devriez :
- Prendre le temps – Utilisez votre calendrier ! Beaucoup pensent qu’il ne sert qu’à planifier des réunions. Ce n’est pas le cas. Utilisez-le pour bloquer des plages de 2 à 3 heures afin de rédiger un document essentiel sans interruption. Au lieu de prendre des appels ou de discuter avec un collègue, concentrez-vous sur la rédaction. Avec du temps ciblé, vous progresserez rapidement. De la même façon, programmez des créneaux de 10 à 15 minutes par semaine pour relire et mettre à jour la documentation.
- Avoir le bon niveau de détail – Rédiger une documentation pour des ingénieurs est différent d’un document destiné aux dirigeants. Les ingénieurs ont besoin de détails techniques, tandis que les dirigeants veulent seulement l’essentiel, des points clés et les prochaines étapes. C’est à vous de déterminer le bon niveau de détail pour le bon public.
- Utiliser un stockage intelligent – Votre documentation doit être facile à localiser. Elle est inutile si elle est introuvable. Cela inclut une infrastructure permettant l’accès en ligne, ainsi qu’une structure et une hiérarchie de dossiers claires et intuitives.
- Partager avec les autres – La plupart des gens n’aiment pas créer de la documentation, mais apprécient lorsqu’elle leur est présentée de manière claire. Vous serez agréablement surpris de constater qu’ils la lisent réellement ! Utilisez votre logiciel de gestion de projet en ligne pour stocker vos documents dans un environnement collaboratif et sécurisé.
- Contrôle de version et mise à jour – Garder la documentation à jour est un vrai défi. Il est facile de créer une première version, mais fastidieux de la réviser. La clé réside dans l’infrastructure de gestion documentaire. Le contrôle automatique des versions facilite ce processus et garantit que les utilisateurs consultent toujours la dernière version.
Comment ProjectManager aide à la documentation de projet
ProjectManager est un logiciel de travail et de gestion de projet qui connecte les équipes hybrides et favorise la collaboration. Tous les documents de projet peuvent y être stockés et chaque personne qui a besoin d’y accéder en disposera. Vous pouvez créer des plans de projet et bien plus encore, ce qui fait de ProjectManager le seul logiciel dont vous avez besoin pour garantir la réussite de vos projets.
Créez des plans de projet sur des diagrammes de Gantt interactifs
L’un des documents de projet les plus importants est le plan de projet. Vous pouvez le créer et le partager grâce à notre diagramme de Gantt, qui organise toutes vos tâches, relie les dépendances et trace les jalons pour vous aider à respecter votre calendrier. Il identifie même le chemin critique. Nos diagrammes de Gantt en ligne fournissent des données en temps réel et sont faciles à partager afin que chacun travaille toujours à partir des informations les plus récentes.
Suivez votre projet avec des tableaux de bord en temps réel
Votre documentation de projet ne fait que poser les bases de l’exécution. Pour respecter ces plans, vous devez disposer d’un moyen de suivre l’avancement et la performance en temps réel. Notre tableau de bord en direct collecte, calcule et fournit automatiquement des indicateurs pour le temps, la charge de travail et bien plus encore. Contrairement à d’autres outils, aucune configuration n’est nécessaire : vous voyez ce qui se passe au fur et à mesure du déroulement du projet.
Approfondissez les données avec des rapports en un clic
Lorsqu’une vue d’ensemble ne suffit pas, vous pouvez générer des rapports de projet en un clic. Obtenez plus d’informations sur vos coûts, votre progression et bien plus encore. Tous les rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données que vous souhaitez. Vous pouvez les joindre à des e-mails destinés aux parties prenantes ou les imprimer pour vos présentations.
ProjectManager est un outil flexible qui vous permet de mettre à jour votre documentation au fur et à mesure que le projet évolue. Tout le monde est informé grâce aux notifications par e-mail ou aux alertes intégrées, ce qui évite toute confusion sur les attentes. Utilisez un outil qui gère votre plan de projet, vos ressources, vos coûts et votre équipe, tout en stockant l’ensemble de la documentation nécessaire pour mener votre projet à bien.
Certes, la documentation peut sembler fastidieuse, mais elle est indispensable. Heureusement, il existe des outils pour la rendre plus simple, plus efficace et plus rapide. La suite logicielle en ligne de ProjectManager est un excellent outil collaboratif pour créer et stocker votre documentation, la rendre facilement accessible et la partager avec votre équipe. Commencez gratuitement.