Les projets sont divisés en phases pour les rendre plus faciles à gérer. Elles sont toutes importantes, en particulier la phase de suivi de projet. Le suivi et le contrôle de projet permettent au chef de projet de s’assurer que le plan mis en œuvre avec l’équipe se déroule sans accroc.

Le contrôle de projet implique de nombreuses étapes pour surveiller rigoureusement le calendrier, les ressources et les coûts du projet. Il existe des outils de suivi, bien sûr, mais comme pour tout en gestion de projet, il y a un processus que nous allons expliquer.

Qu’est-ce que le suivi et le contrôle de projet ?

Avant de passer aux étapes pour suivre votre projet, plaçons le concept dans son contexte. Il existe cinq phases dans le processus de gestion de projet : l’initiation, la planification, l’exécution, le suivi et le contrôle, puis la clôture. Le suivi et le contrôle se déroulent en parallèle de la phase d’exécution dans le cycle de vie du projet.

Le suivi et le contrôle constituent une phase dédiée à la mesure de la performance du projet et à la vérification de sa conformité au plan établi. Les chefs de projet vont suivre de près l’avancement et les performances, analyser l’état du projet, identifier les problèmes potentiels et mettre en place des actions correctives si nécessaire pour respecter les délais et le budget.

Pourquoi le suivi et le contrôle sont-ils importants ?

Le suivi et le contrôle sont si importants en gestion de projet qu’ils font partie des cinq processus fondamentaux. Comme mentionné, le suivi accompagne l’exécution pour s’assurer que les tâches réalisées respectent le calendrier et le budget du projet.

Au-delà du respect des délais et de la maîtrise des dépenses, le suivi est également un excellent moyen de gérer les risques et d’éviter la dérive du périmètre. En suivant divers indicateurs, un chef de projet peut détecter les risques dès qu’ils apparaissent sous forme de problèmes. Une détection précoce permet une réponse plus rapide. Il en va de même pour la dérive du périmètre : lorsque des modifications sont apportées, des procédures de contrôle comme les demandes de changement permettent d’éviter un impact négatif sur le calendrier.

Négliger le suivi et le contrôle revient à laisser le sort décider de l’issue du projet. Peut-être que tout ira bien, peut-être pas. Mais ce n’est pas le rôle du chef de projet. Il ne s’agit pas seulement de planifier et d’assigner les tâches : il faut aussi veiller à ce que l’équipe exécute ses missions conformément au calendrier sans générer de coûts superflus.

Pour identifier les problèmes, vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projet capable de surveiller les progrès et la performance en temps réel. ProjectManager est un logiciel primé qui fournit les outils nécessaires pour suivre et contrôler les projets en direct. Les chefs de projet peuvent avoir une vue d’ensemble en accédant au tableau de bord en temps réel. Celui-ci collecte automatiquement les données du projet (temps, coûts, charge de travail, etc.) et les affiche sous forme de graphiques clairs. Contrairement à d’autres logiciels plus légers, aucune configuration chronophage n’est requise. Notre tableau de bord est prêt à l’emploi. Commencez dès aujourd’hui gratuitement avec ProjectManager.

L’importance du suivi et du contrôle dépasse le simple cadre du projet, car un projet mal surveillé peut affecter d’autres projets ou programmes dans le portefeuille de l’organisation. C’est pourquoi il est crucial que les chefs de projet travaillent en collaboration avec leur bureau de gestion de projet (PMO) pour garantir le respect du budget et des délais alloués.

Étapes pour assurer le suivi de projet

Une fois que le chef de projet a planifié les tâches et créé un plan approuvé par les sponsors, il est temps de passer à la phase d’exécution. Comme nous l’avons vu, le suivi se fait en parallèle de l’exécution afin de garantir que le projet respecte bien le calendrier et le budget. Voici les huit étapes à suivre pour un suivi efficace.

1. Créer une ligne de base du périmètre

Le périmètre du projet définit les attentes et exigences des parties prenantes. Il est utilisé tout au long du projet pour suivre l’avancement. Une ligne de base du périmètre permet de capturer ces attentes et exigences, et de mesurer l’effort prévu par rapport à l’effort réel afin de s’assurer que l’exécution est bien alignée avec le plan. La ligne de base peut être révisée, mais uniquement à travers un processus formel de gestion du changement pour éviter la dérive du périmètre.

2. Créer une ligne de base du calendrier

Une fois que le calendrier est validé par les principales parties prenantes, enregistrez-le comme ligne de base. Celle-ci permet ensuite de comparer l’avancement réel par rapport au planning prévu. Cela permet au chef de projet de suivre les écarts et de prendre des mesures correctives si besoin. C’est également un outil précieux pour la communication avec les parties prenantes, qui veulent savoir si le projet avance dans les temps. La ligne de base du calendrier est un autre outil de contrôle essentiel.

3. Estimer les coûts et définir un budget

Plus vos estimations de coûts sont précises, plus votre budget le sera aussi. Une fois que vous avez soumis un budget et qu’il est validé, la dernière chose à faire est de demander des fonds supplémentaires. Il existe plusieurs techniques pour estimer les coûts avec précision. Ensuite, surveillez les dépenses tout au long du projet et utilisez des systèmes de gestion des changements pour suivre les coûts et réagir à tout écart. Vous pouvez également créer une ligne de base du budget afin de comparer les coûts réels aux coûts planifiés.

4. Utiliser un registre des risques

L’un des éléments les plus importants à surveiller pendant un projet est le risque. Lors de la planification, vous pouvez créer un registre des risques qui recense ceux que vous anticipez. Vous y indiquez leur impact potentiel, les responsables, et les priorités. Ce registre vous permet de rester attentif aux problèmes susceptibles d’affecter le projet, en bien ou en mal. Dès qu’un problème est détecté, vous pouvez réagir rapidement et efficacement.

Documenter les risques dans un registre permet à l’organisation d’être mieux préparée pour les projets et programmes futurs dans son portefeuille.

5. Utiliser un registre des changements

Le suivi de projet consiste à détecter les changements. Pour les gérer, vous avez besoin d’un registre des changements. C’est un document qui liste chronologiquement tous les changements apportés au projet. Cela permet au chef de projet de suivre et de communiquer l’ensemble des modifications. Ce document est aussi un outil de communication utile pour tenir informées les parties prenantes, leur montrer que les changements ont été identifiés et bien gérés.

6. Mettre en place des procédures de contrôle qualité

On parle souvent de livrer un projet à temps et dans les limites du budget, mais il ne faut pas négliger la qualité. Si le produit ou service ne répond pas aux attentes en matière de qualité, c’est un échec. Les procédures de contrôle qualité permettent de s’assurer que le produit ou service est testé et respecte les normes définies lors de la planification. Elles contribuent aussi à réduire les erreurs. Il est donc essentiel d’établir des procédures de contrôle qualité dans tout bon processus de suivi.

7. Utiliser des outils de suivi de projet

Les outils de suivi sont indispensables. Les logiciels de gestion de projet disposent de nombreuses fonctionnalités qui offrent aux chefs de projet une vue sur les coûts, les ressources ou le temps. Des tableaux de bord permettent d’avoir une vue d’ensemble sur l’avancement et la performance, des rapports détaillés fournissent plus d’informations, et des fonctionnalités de gestion des ressources permettent de suivre la performance de l’équipe.

Comme indiqué plus haut, il est important de ne pas surveiller les projets individuellement, mais de les considérer dans leur ensemble : programmes et portefeuilles. C’est pourquoi il faut choisir un logiciel disposant de fonctionnalités de gestion de portefeuille et basé sur le cloud, pour accéder à des données en temps réel.

8. Créer des rapports de projet

Nous avons évoqué les rapports, mais ils méritent plus de détails. Les rapports de projet donnent un aperçu de l’état actuel du projet. Les rapports d’avancement capturent les données sur une période donnée, tandis que les rapports de portefeuille couvrent plusieurs projets. Il existe aussi des rapports sur les écarts, la charge de travail, etc. Tous les rapports sont essentiels pour suivre le projet et doivent être partagés avec les parties prenantes.

ProjectManager est un logiciel robuste pour le suivi de projet

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne avec tous les outils nécessaires pour suivre et contrôler vos projets. Il fournit des données en temps réel, pour voir le projet tel qu’il est, et non tel qu’il était. Notre plateforme collaborative permet à chacun de rester connecté, que ce soit au bureau, sur le terrain ou à distance. Cela facilite la communication et permet de résoudre rapidement les problèmes pour garder le projet sur les rails.

Rapports personnalisables

Les tableaux de bord sont parfaits pour une vue d’ensemble, mais pour explorer les données en profondeur, utilisez nos rapports personnalisables. En quelques clics, vous pouvez générer des rapports sur l’état d’un projet ou d’un portefeuille, la charge de travail, les écarts, etc. Tous les rapports peuvent être filtrés pour n’afficher que les informations souhaitées. En plus de suivre leurs projets, les chefs de projet peuvent partager ces rapports sous différents formats ou les imprimer pour les présentations.

Suivre vos ressources

Le suivi des ressources – équipe, matériaux ou équipements – est une partie importante du suivi de projet. Nos outils de gestion des ressources incluent un diagramme de charge de travail codé par couleur, permettant d’identifier les surcharges. Vous pouvez réaffecter les tâches directement depuis ce diagramme pour équilibrer la charge de travail.

La productivité de l’équipe permet de respecter le calendrier. Vous pouvez aussi utiliser notre outil sécurisé de feuille de temps pour bien plus que la paie : suivez les heures enregistrées et assurez-vous qu’elles correspondent au plan.

ProjectManager propose plusieurs vues de planification adaptées aux préférences de chacun : diagramme de Gantt, tableau kanban, liste de tâches ou calendrier. Toutes les données sont synchronisées en temps réel, permettant à toute l’équipe de collaborer efficacement. Nous proposons également des fonctionnalités de gestion des risques pour identifier et suivre les risques projet afin d’éviter les retards.

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