Un budget de projet contient les détails financiers de votre projet, y compris les estimations de tous les coûts du projet et les fonds nécessaires pour mener à bien le projet, des ressources aux matériaux.

Surveillez les dépenses de votre projet avec ce modèle de budget Excel. Il inclut même un code couleur pour vous indiquer lorsque vous êtes dans le rouge ! Le budget est le nerf vital de votre projet, vous devez donc le surveiller avec précision pour éviter les dépassements de coûts. C’est là que ce modèle de budget de projet est utile.

Pour télécharger ce modèle gratuit de budget de projet, cliquez sur l’image.

Ou, mieux encore, créez votre budget de projet dans ProjectManager. Définissez un budget dès la création du projet, estimez les coûts planifiés et saisissez les coûts réels au fur et à mesure de l’avancement du projet. Vous pouvez même intégrer les taux de main-d’œuvre de votre équipe afin de surveiller les coûts liés aux ressources pendant l’exécution. Utilisez le diagramme de Gantt, la vue en feuille et les tableaux de bord pour comparer les coûts réels aux coûts planifiés afin de vous assurer de respecter le budget. Commencez avec ProjectManager en quelques minutes et commencez à suivre dynamiquement votre budget.

Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de budget de projet

Un projet est composé de tâches qui mènent à l’achèvement d’un projet ou d’un service. Ce processus n’est pas gratuit. Il nécessite des ressources, comme l’embauche d’une équipe projet, la possible sous-traitance de fournisseurs, peut-être des pièces détachées et toute une série d’autres dépenses qui doivent être prises en compte et payées.

C’est là qu’intervient la gestion budgétaire, pendant la phase de planification du projet. Il est impératif d’estimer le plus précisément possible les coûts de ces éléments pour établir une base de coûts réaliste, obtenir les fonds alloués et ne pas dépasser le budget, ce qui pourrait compromettre l’ensemble du projet.

Cela signifie que vos estimations de coûts doivent être précises, ou aussi précises que possible. Cette feuille de calcul du budget de projet peut vous aider à y parvenir.

Il y a beaucoup d’incertitudes dans la gestion d’un projet, ce qui rend difficile l’élaboration du plan budgétaire, mais avec un modèle de budget Excel gratuit, vous disposez d’une base solide pour construire un modèle financier fiable, capable de répondre aux besoins du projet.

Certains coûts de projet sont plus faciles à recenser, comme :

• Coûts de main-d’œuvre
• Honoraires des consultants
• Matières premières
• Licences logicielles
• Frais de déplacement

D’autres coûts de projet peuvent varier ou se reporter d’un projet à l’autre, comme :

• Frais de téléphone
• Bureaux
• Équipement de bureau
• Administration générale
• Assurance de l’entreprise

Une fois que vous avez téléchargé et rempli votre modèle de budget de projet, tous les champs nécessaires sont disponibles pour vous permettre de démarrer ce processus clé de planification de projet. Mais sans outil de suivi des dépenses pour collecter toutes ces données, vous partez avec un désavantage. Le processus budgétaire peut sembler imprécis, et ce n’est certainement pas une science exacte, mais avec un logiciel de budgétisation de projet adapté, vous pouvez mieux cerner les contraintes financières de votre projet. En le faisant, vous augmentez les chances de réussite du projet.

Outre les modèles de budget, deux outils de gestion de projet peuvent vous aider à gérer les budgets : les diagrammes de Gantt et les tableaux de bord. ProjectManager propose une fonction de diagramme de Gantt primée qui vous permet d’attribuer des coûts directement aux tâches. Vous pouvez également attribuer des coûts de main-d’œuvre aux membres de l’équipe, et ces coûts potentiels sont automatiquement calculés lorsque vous leur assignez des tâches et des heures de travail. De plus, au fur et à mesure de l’avancement du projet, nos tableaux de bord en temps réel peuvent suivre les coûts du projet et les comparer aux coûts planifiés initiaux, afin d’éviter tout dépassement budgétaire.

Quand utiliser un modèle de budget de projet

L’argent fait avancer le projet, il est donc probable que les coûts soient abordés dès la phase d’initiation. Cependant, traditionnellement, la gestion budgétaire commence à être traitée pendant la phase de planification d’un projet. Vous ne pouvez pas établir votre budget sans savoir d’abord ce qu’il va financer. C’est pourquoi les budgets sont conçus dès le début de la planification et de l’organisation du calendrier du projet. Pour élaborer un calendrier précis, vous devez définir le travail à réaliser et sa durée.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser une structure de découpage du travail (WBS) afin d’identifier toutes les tâches du projet. Ces tâches dépendent des fonds nécessaires pour obtenir les ressources qui permettront de les exécuter. Notre modèle de budget gratuit est en réalité un mécanisme de contrôle des coûts permettant de comparer le coût prévu pour réaliser le projet avec le montant autorisé. Par conséquent, cette feuille de calcul budgétaire permet aux chefs de projet d’établir leur budget en tenant compte des contraintes de coût et de temps du projet.

Un budget de projet est défini en estimant les coûts de toutes les tâches individuelles qui composent le projet, y compris les ressources nécessaires à leur exécution. Vous aurez besoin de ces estimations de coûts pour remplir votre modèle de budget de projet Excel. Vous pouvez utiliser notre modèle d’estimation pour établir vos estimations et les partager avec les parties prenantes.

Qui devrait utiliser ce modèle de budget de projet gratuit ?

Le chef de projet est responsable de tous les aspects du projet, y compris de remplir et de maintenir à jour ce modèle de budget de projet gratuit. Il travaillera sur les activités de budgétisation, mais pas seul. Afin d’obtenir des estimations de coûts plus précises, le chef de projet sollicitera les membres de l’équipe impliqués dans l’exécution du projet.

Une fois le budget du projet finalisé, l’équipe pourra se concentrer sur les tâches qui lui ont été attribuées. La gestion budgétaire restera sous la responsabilité du chef de projet, mais selon la taille de l’organisation, le suivi quotidien pourra être confié à un administrateur, tel qu’un coordinateur de projet ou un assistant chef de projet.

Cependant, le budget du projet est également partagé avec les parties prenantes. Celles-ci doivent rester informées et formulent souvent des demandes de modification tout au long du projet, ce qui a un impact direct sur le budget. Par conséquent, lors des présentations aux parties prenantes, les questions budgétaires font généralement partie de l’ordre du jour, ne serait-ce que pour vérifier que le projet ne dépasse pas le budget.

Comment utiliser le modèle de budget de projet de ProjectManager pour Excel

Votre modèle Excel gratuit est une feuille vierge, et vous devez maintenant le transformer en un outil utile. En remplissant autant d’informations que possible dans ce modèle de budget de projet, vous commencez à maîtriser l’aspect financier de votre projet. Commençons.

Main-d’œuvre et matériaux

C’est le cœur du projet, et probablement l’aspect le plus coûteux à inclure dans votre modèle de budget de projet Excel. Pour commencer, vous devez utiliser une structure de découpage du travail afin de ventiler ces éléments en lignes associées à des tâches spécifiques. Cela peut sembler un détail inutile, mais ce ne l’est pas. Chaque euro doit être justifié si vous voulez maîtriser les coûts. Plus vos estimations de dépenses seront précises, plus votre projet aura de chances de respecter le budget.

Maintenant que vous avez décomposé votre projet en petites tâches à l’aide de la structure de découpage du travail ou colonne WBS, il est temps d’attribuer un coût de main-d’œuvre et de matériaux à chacune d’elles. C’est l’argent que vous allez dépenser pour constituer l’équipe responsable de chaque tâche, le temps nécessaire à son exécution et les matériaux requis. C’est beaucoup de travail, mais en le faisant avant le lancement du projet, vous vous épargnerez bien des maux de tête et des dépassements de budget.

Budget prévu vs budget réel

La dernière partie de votre modèle de budget de projet Excel gratuit correspond aux colonnes que vous suivrez de plus près pendant le suivi du projet. C’est ici que la feuille de calcul compare le budget prévu au budget réel, c’est-à-dire l’argent réellement dépensé pour chaque tâche. Une colonne affiche votre estimation budgétaire, la suivante indique le montant effectivement dépensé pour accomplir le travail, suivie d’une troisième colonne qui indique le solde. C’est ici que vous verrez si vous avez dépassé ou respecté votre budget.

Comment utiliser un modèle de budget de projet Excel dans ProjectManager

Si vous êtes prêt à passer d’un modèle de budget Excel statique à un logiciel de gestion de projet complet, ne cherchez pas plus loin que ProjectManager. Il est facile de transférer vos données de la feuille Excel vers le logiciel. Il vous suffit de créer un nouveau projet et d’ouvrir la vue projet en diagramme de Gantt.

Une fois votre projet lancé, vous pouvez transférer les informations de votre modèle de budget de projet rempli vers le diagramme de Gantt manuellement. Les mêmes règles s’appliquent : saisissez simplement les noms des tâches, les responsables, les heures prévues, les coûts du projet, etc.

Maintenant que votre projet est rempli dans ProjectManager, vous pouvez commencer à suivre les coûts au fur et à mesure de l’avancement du projet. En effet, le budget est mis à jour lorsque les membres de l’équipe terminent leurs tâches et mettent à jour leur statut, ce qui vous fournit les informations les plus récentes. Ensuite, vous pouvez consulter le budget du projet, voire de plusieurs projets, grâce à la vue tableau de bord. Considérez-la comme une vue d’ensemble instantanée, mais elle permet également d’approfondir les détails lorsque vous en avez besoin.