Utilisez ce modèle de rapport d’état du projet pour simplifier vos rapports d’avancement, améliorer la communication avec les parties prenantes clés et présenter vos mises à jour de projet avec plus d’impact. Un rapport d’état peut faire bien plus que cela, et avec ce modèle Excel gratuit, vous pouvez commencer à tirer pleinement parti de son potentiel.

Pour télécharger ce modèle gratuit de rapport d’état du projet, cliquez sur l’image.

Ou, si vous souhaitez aller plus loin, créez un rapport d’état du projet avec ProjectManager. En quelques clics, notre logiciel peut générer un rapport indiquant l’avancement, les coûts, l’utilisation des ressources, les tâches en retard et bien plus encore. Et ProjectManager ne se limite pas aux fonctions de rapport. Votre équipe peut travailler dans cinq vues différentes : diagramme de Gantt, tableau kanban, liste de tâches, feuille de calcul et calendrier. À chaque mise à jour des tâches par l’équipe, les rapports sont automatiquement mis à jour. Commencez avec ProjectManager gratuitement et créez un rapport d’état précis en quelques minutes.

Qu’est-ce qu’un rapport d’état du projet ?

Un rapport d’état du projet est un document de gestion de projet qui décrit l’état actuel du projet en termes de santé et de progression. Il s’agit d’un outil de reporting de projet permettant de transmettre les informations nécessaires aux parties prenantes du projet, telles que les clients, les sponsors ou les membres de l’équipe.

Pourquoi utiliser un modèle de rapport d’état du projet ?

Un modèle de rapport d’état du projet permet de suivre les projets et d’améliorer la cohérence et la clarté des rapports pour les chefs de projet, les membres de l’équipe et les parties prenantes. Que vous produisiez un rapport quotidien ou hebdomadaire, vous pouvez l’utiliser pour documenter l’avancement, le statut budgétaire, les risques et les problèmes. Il facilite la communication avec les parties prenantes et permet de fournir des mises à jour en temps utile.

En rationalisant le processus de reporting, les modèles de rapport d’état du projet favorisent une meilleure prise de décision, renforcent la responsabilité et améliorent le suivi des performances. Par exemple, si vous lancez un projet de développement logiciel, le modèle de rapport d’état peut aider les parties prenantes à comparer l’avancement dans le temps, communiquer les réalisations et mettre à jour le progrès.

Qui devrait utiliser un modèle de rapport d’état du projet ?

Différents acteurs clés d’un projet devraient utiliser le modèle de rapport d’état, chacun à des fins différentes. Les chefs de projet s’en serviront pour compiler et présenter des mises à jour régulières sur l’avancement, le budget, les jalons, les risques et les problèmes.

Les membres de l’équipe projet utiliseront le modèle pour rendre compte de leurs tâches ainsi que des éventuels obstacles rencontrés. Les parties prenantes, y compris les sponsors du projet ou les clients, peuvent utiliser le modèle pour rester organisées et informées de l’état du projet. Il permet de savoir si le projet atteint ses objectifs et respecte les délais.

Contenu de notre modèle de rapport d’état du projet pour Excel

Il existe de nombreux modèles de rapport d’état de projet en ligne, et leur contenu peut varier. Cependant, votre rapport d’état du projet devrait couvrir les éléments clés suivants.

1. Informations sur le projet

Vous inclurez ici des informations générales sur votre projet.

• Détails du projet : nom du projet, date du rapport, chef de projet, sponsors et parties prenantes
• Période de reporting : précisez s’il s’agit d’un rapport mensuel ou hebdomadaire

2. Résumé de l’état du projet

Dans cette section, vous informerez les parties prenantes du projet et les membres de l’équipe de l’avancement du projet.

• Réalisations clés : un espace pour mettre en avant les jalons atteints, les livrables finalisés et les actions réalisées
• Travail accompli : actions qui ont été menées à bien
• Travail planifié : tâches prévues dans le périmètre du projet
• Jalons du projet : un jalon peut correspondre à la finalisation d’un lot de travail, d’un livrable ou d’une phase du projet
• Livrables du projet : les livrables sont le résultat des tâches incluses dans le périmètre du projet, et sont nécessaires à l’exécution du plan projet
• Actions : indiquez les tâches à accomplir pour produire les livrables et achever le projet dans cette section du modèle de rapport d’état

3. Santé du projet

Vous expliquerez ici aux parties prenantes et aux membres de l’équipe l’état actuel du projet et sa comparaison avec le plan initial. Pour cela, vous devrez aborder l’état du budget, du calendrier, de la qualité et du périmètre du projet.

Vue d’ensemble du budget du projet

Indiquez le budget du projet dépensé et le pourcentage total de dépenses. Il n’est pas nécessaire de fournir un relevé détaillé poste par poste, mais c’est l’endroit idéal pour noter la dépense globale et situer le projet par rapport au budget : en retard, en avance ou conforme. Une bonne pratique consiste à considérer ce modèle de statut comme le plan d’une histoire engageante que vous racontez sur la santé du projet. Quel que soit votre public, vous voulez capter son attention.

Vue d’ensemble du calendrier du projet

Dans la section sur le calendrier du modèle de rapport d’état, listez les actions spécifiques ainsi que le statut RAG de chacune. Cette section permet de fournir un résumé clair du calendrier du projet tout en décomposant le plan en phases et tâches.

Par exemple, vous préciserez un calendrier clair des activités du projet pour tenir les parties prenantes informées, les jalons majeurs, les tâches et livrables, ainsi que les dates de début et de fin. C’est également l’endroit idéal pour indiquer les dépendances entre les tâches, le chemin critique du projet, les ressources et les responsabilités. La vue d’ensemble du calendrier aide les chefs de projet à contrôler et ajuster le planning si nécessaire.

Vue d’ensemble du périmètre du projet

C’est ici que vous pouvez lister les objectifs, livrables, limites et exigences du projet. L’objectif de la section sur le périmètre du projet est de fournir des informations permettant aux parties prenantes de mieux comprendre les objectifs, livrables et contraintes du projet. Par exemple, dans un projet de développement de site web, les objectifs peuvent inclure la création d’un nouveau site pour améliorer les ventes. Les livrables incluraient un site e-commerce pleinement fonctionnel avec un catalogue de produits.

Les limites définissent ce qui est inclus ou non dans le projet, afin d’éviter le glissement de périmètre, comme un budget de 50 000 $ et un calendrier de six mois. Plus le périmètre du projet est clair et détaillé, meilleurs seront les résultats.

Vue d’ensemble du contrôle qualité

Aucun projet ne peut réussir sans contrôle qualité, et la section dédiée au contrôle qualité dans le modèle de rapport d’état permet de s’assurer que les normes sont respectées. Elle résume l’ensemble des processus et pratiques mis en place pour que le projet respecte les standards et exigences convenus.

Les éléments à inclure dans cette section sont les normes d’assurance qualité, un plan de contrôle qualité, des indicateurs de qualité et KPI, les notes d’inspection et de test, la résolution des problèmes, ainsi que les rôles et responsabilités. Dans un projet de construction, par exemple, cette section permet de garantir le respect des codes du bâtiment locaux et des normes de l’industrie.

Activités d’engagement des parties prenantes

Toutes les personnes impliquées dans le projet doivent être informées de son avancement. La section sur les activités d’engagement des parties prenantes permet d’identifier les parties prenantes concernées et leur impact sur le projet. Vous pourrez élaborer une stratégie de communication indiquant comment partager l’information avec elles, à quelle fréquence et quel type d’information transmettre. Pensez à préciser si des réunions seront nécessaires et comment les problèmes seront résolus. Le modèle de rapport d’état du projet facilite une approche proactive de la gestion des parties prenantes pour répondre à leurs attentes.

4. Journal de gestion des risques

Les risques sont un autre facteur clé pour la réussite d’un projet. La section consacrée à la gestion des risques offre un espace pour lister les risques ou problèmes pouvant compromettre la réussite du projet. Classez les risques selon leur niveau : élevé, moyen ou faible, et indiquez qui est responsable du risque et chargé d’agir si nécessaire.

5. Journal de gestion des changements

Le changement est inévitable dans tout projet. Le journal des changements est l’endroit idéal dans le modèle de rapport d’état pour documenter, suivre et gérer les changements tout au long du projet. Il permet d’enregistrer, d’évaluer et de mettre en œuvre les changements de manière organisée. Ajoutez la description de la demande de modification dans le modèle, ainsi que ses exigences, son coût estimé, sa durée estimée et sa date d’approbation.

6. Conclusions / recommandations

Incluez ici toute remarque ou recommandation liée à la gestion des risques, à la gestion des ressources ou à la planification du projet.

Avantages du rapport d’état du projet

Vous savez déjà qu’un rapport d’état est une tâche indispensable dans la gestion de projet. Si ce n’est pas encore le cas, vos parties prenantes ou les membres de l’équipe vous le feront vite comprendre. Ils ont besoin d’informations, et le rapport d’état du projet est le meilleur moyen de fournir une mise à jour.

Un rapport d’état est un excellent outil pour indiquer où en est le projet en termes de santé, de risques et d’avancement. Il est aussi essentiel d’avoir un mécanisme pour répondre rapidement aux parties prenantes ou aux sponsors qui attendent des mises à jour régulières. Le calendrier de vos rapports peut être aussi léger qu’un rapport mensuel ou aussi intense qu’un rapport quotidien, mais dans la plupart des cas, vous produirez des rapports hebdomadaires.

Quelle que soit la fréquence, un modèle de rapport d’état rend le reporting plus simple et rapide. Si vous travaillez sur la gestion d’un portefeuille de projets, un rapport d’état est également essentiel. Il vous donne accès à tous les projets et permet de générer des rapports sur la santé et la performance de chacun. Cela peut se faire via une vue d’ensemble ou, si vous souhaitez des données plus précises, vous pouvez approfondir autant que nécessaire.

Notre modèle gratuit de rapport d’état pour Excel vous permet de vous concentrer sur les informations essentielles, de clarifier les données, de garder une trace des événements et même de prendre du recul sur le plan de projet global. Mais si vous utilisez des outils collaboratifs de gestion de projet en ligne, ces rapports sont encore plus faciles à créer et à partager.

L’un des grands avantages d’avoir un modèle de rapport d’état est qu’il permet d’automatiser une grande partie du travail répétitif lié au reporting. Encore mieux, si vous utilisez un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager, vous disposez d’outils de reporting qui automatisent une grande partie du processus. Cela vous libère, vous et votre équipe, pour vous concentrer sur des tâches plus importantes. Notre logiciel permet aux chefs de projet de créer un rapport d’état en un clic. Vous pouvez également profiter de nos tableaux de bord primés. Ce sont comme des rapports d’état instantanés qui vous offrent toujours une vue en temps réel de l’avancement du projet. Commencez gratuitement dès aujourd’hui.

Bonnes pratiques pour le modèle de rapport d’état

L’importance d’un rapport d’état ne peut être sous-estimée. Ce sont des messages en provenance directe du projet qui tiennent les parties prenantes informées de sa progression. Ils aident les chefs de projet à savoir exactement où ils en sont par rapport au plan projet et si l’avancement réel est aligné avec le calendrier. Un reporting efficace est donc essentiel à la réussite de tout projet.

Connaître votre public cible

La première bonne pratique consiste à s’assurer que le rapport d’état est bien ciblé. Cela signifie qu’il faut connaître son audience, composée ici des parties prenantes et des membres de l’équipe. Lorsque vous rédigez quoi que ce soit, vous devez savoir à qui vous vous adressez. C’est la meilleure façon d’avoir de l’impact. Ainsi, que notre modèle de rapport s’adresse à une partie prenante, un client ou un cadre de la direction, veillez à utiliser un langage compréhensible et à vous concentrer sur les informations qu’ils souhaitent recevoir.

Format efficace

Le format de votre rapport d’état est également important. Le contenu doit être ciblé et concis, mais structuré pour inclure un aperçu des jalons, risques, problèmes, coûts, etc. Quel que soit le format choisi, il doit rester cohérent. Cela facilite la lecture pour les parties prenantes, car elles se familiarisent avec la structure et savent où chercher l’information.

Bien que vous deviez rester bref, n’omettez pas les éléments essentiels du rapport, comme les réussites clés et les réalisations atteintes lors de la dernière période. Cela permet non seulement de mettre en valeur ce qui a été accompli, mais aussi d’aider les parties prenantes à évaluer les progrès sur le long terme.

Cela peut sembler mineur, mais la présentation visuelle d’un modèle de rapport d’état peut grandement contribuer à capter l’attention des parties prenantes. C’est là qu’un modèle de mise à jour ou un outil de gestion de projet peut vous aider à créer un rapport qui attire l’attention de votre équipe projet et des parties prenantes.

Quand un rapport d’état doit-il être livré ?

L’état de votre projet évolue constamment. Les équipes travaillent sur des tâches, progressent, atteignent des jalons et livrent des résultats. On pourrait donc théoriquement générer une mise à jour toutes les heures. Bien sûr, un tel rythme de reporting serait absurde. Les rapports d’état sont des outils de communication, et les surcharger d’informations nuirait au message et à son efficacité.

La question se pose alors : à quelle fréquence devez-vous envoyer vos rapports d’état ? Les parties prenantes ont besoin de savoir ce qui se passe tout au long du calendrier du projet. En cas de problème — comme un retard ou un dépassement de budget — il est préférable d’en discuter directement avec les parties prenantes avant de l’inclure dans le rapport d’état. Ne les prenez jamais par surprise avec de mauvaises nouvelles sans avertissement préalable.

Cela ne répond toutefois pas à la question de la fréquence. La régularité de vos rapports d’état dépend de l’activité du projet. Si vous gérez un projet à faible activité, avec peu d’actions à signaler, un rapport bimensuel suffira. En produire plus fréquemment serait inutile. En revanche, plus votre projet est actif, plus il est recommandé de livrer un rapport d’état hebdomadaire pour capturer les actions en cours, les problèmes, les risques, les jalons et les livrables.

N’oubliez pas que le rapport d’état est un outil conçu pour fournir une mise à jour aux parties prenantes et utilisateurs. Il doit être concis, précis et opportun afin de refléter l’état de santé et l’avancement du projet à un moment donné. Il doit permettre de faire le point sur la situation actuelle et ce qui arrive, afin de garder tout le monde aligné. Si vous les inondez d’informations, les données essentielles du rapport risquent de se perdre dans le flux.

Comment utiliser le modèle de rapport d’état de ProjectManager

Il y a une différence entre savoir qu’un rapport est nécessaire et savoir comment utiliser un modèle Excel de rapport d’état de projet. Heureusement, le processus est assez intuitif. Vous le prendrez en main rapidement. Voici comment créer un rapport d’état à l’aide du modèle de gestion de projet téléchargé.

1. Saisir les informations générales du projet

Ajoutez les éléments clés du projet dans la section des informations. Vous indiquerez le sponsor et la date. Qui est le chef de projet ? Vous aurez également un espace pour ajouter les progrès et les réalisations. Pensez à cela comme à un résumé exécutif, surtout si vous présentez ces informations aux parties prenantes ou aux sponsors. C’est une excellente occasion de leur dire ce dont vous avez besoin et à quel moment.

2. Créer un rapport d’avancement

Dans la section consacrée au rapport d’avancement du modèle de rapport d’état, listez les actions, la date, le statut RAG, le responsable et les commentaires supplémentaires. RAG signifie rouge, ambre et vert, et c’est un système simple pour indiquer visuellement l’état général de différents aspects du projet. Rouge signifie qu’il y a des problèmes importants nécessitant une attention immédiate, ambre indique qu’un risque existe mais est maîtrisé, et vert montre que tout est conforme au plan.

Signalez toute action nécessitant une attention immédiate. C’est un moyen de ne rien oublier et de transmettre les informations aux personnes concernées. Ces actions doivent toujours être attribuées à un membre de l’équipe projet.

Listez et exécutez les livrables dans le modèle de rapport d’état ; ils sont issus des tâches définies dans le périmètre du projet. Il existe un espace pour ajouter une description des livrables afin de fournir un contexte. Utilisez les livrables pour exécuter le plan de projet.

Notez les jalons. C’est ici que le travail de fond se concrétise. Un jalon est plus important qu’une tâche mais reste plus petit que le projet. Il correspond à l’achèvement d’une phase ou d’un lot de travail. C’est un bon moyen de signaler l’avancement du projet et de vérifier s’il est dans les temps. Cela permet aussi de montrer aux dirigeants que tout est sur la bonne voie. Vous pouvez utiliser un code couleur rouge et vert selon que le jalon est en retard ou non. Vous pourrez également indiquer le responsable et ajouter des commentaires.

3. Évaluer la santé du projet

L’un des moyens les plus simples d’évaluer la santé du projet est de considérer la triple contrainte : temps, coût et périmètre, que vous pouvez détailler dans le modèle de rapport d’état. Il comporte un espace pour comparer les coûts estimés aux coûts réels, en plus du budget global dépensé. Utilisez le système de statut RAG pour donner un aperçu des coûts, du calendrier et du contrôle qualité, et ajoutez des notes pour fournir davantage de contexte.

4. Lister les principaux risques, problèmes et changements

Indiquez les principaux risques et problèmes qui pourraient affecter la santé de votre projet. Le modèle prévoit un espace pour cinq d’entre eux. Même si la plupart des projets en comptent davantage, c’est ici que vous devez noter les cinq plus importants. Donnez la priorité, sinon vous serez submergé. Vous devez disposer d’un plan de gestion des risques et d’un plan de réponse aux risques pour anticiper tout impact potentiel.

C’est également un bon moyen de tenir les parties prenantes informées. Elles peuvent voir les risques et problèmes réels, tels que vous les avez identifiés. Mais il est essentiel d’y associer les mesures de gestion des risques que vous prévoyez pour les éviter ou y faire face. N’utilisez pas cette section pour annoncer des mauvaises nouvelles. Les surprises sont à éviter. Une discussion en face à face est préférable pour évoquer pour la première fois un risque ou un problème avec une partie prenante.

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