Qu’est-ce qu’un programme en gestion de projet ?

Un programme est un ensemble de projets liés qui sont gérés de manière coordonnée afin d’être exécutés simultanément et de partager les ressources, les activités et les parties prenantes.

Qu’est-ce que la gestion de programme ?

La gestion de programme est une approche stratégique visant à exécuter et à contrôler plusieurs projets liés entre eux. L’objectif de la gestion de programme est de générer des bénéfices pour l’ensemble du programme en mutualisant les ressources, les coûts et les activités des projets.

Gérer plusieurs projets connexes en parallèle crée des opportunités de synergies qui seraient impossibles à atteindre si chaque projet était géré séparément. Cela exige une gestion plus complexe que celle d’un projet individuel, car la gestion de programme adopte une vision plus large.

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Lorsqu’ils entreprennent la gestion d’un programme, les responsables de programme s’appuient sur des outils logiciels performants leur permettant de planifier, de suivre et de rendre compte de la performance. Grâce à la suite en ligne d’outils de gestion de programme de ProjectManager, vous pouvez prendre les bonnes décisions pour vous et votre organisation.

Grâce à ces outils logiciels, les responsables de programme regroupent des projets similaires au sein d’un programme. Ils utilisent ensuite diverses techniques, connaissances et compétences pour les gérer ensemble et obtenir le meilleur retour sur investissement.

En plus d’un logiciel de gestion de programme, il est recommandé d’élaborer un plan de gestion de programme et une feuille de route de programme afin de mieux encadrer la gestion globale.

Programme vs projet

Nous avons établi qu’un programme est un ensemble de projets, mais il existe d’autres similitudes et différences clés entre un programme et un projet qu’il convient de connaître. En voici quelques-unes.

Différences entre un programme et un projet

• Les programmes sont exécutés pour atteindre des objectifs stratégiques à long terme, tandis que les projets visent des buts à plus court terme.
• Les programmes nécessitent une équipe de gestion plus importante, qui peut inclure un responsable de programme, un gestionnaire de portefeuille de projets ou un bureau de gestion de programmes.
• Il existe des certifications, cours et formations distincts pour la gestion de programme et la gestion de projet.

Similarités entre un programme et un projet

• Les programmes et les projets doivent être alignés sur le plan stratégique de l’organisation.
• Les deux impliquent une collaboration interfonctionnelle et la gestion des ressources organisationnelles.
• Un logiciel de gestion de portefeuille de projets peut être utilisé pour gérer à la fois des projets et des programmes.

Qu’est-ce qu’un plan de gestion de programme ?

Un plan de gestion de programme est un document qui décrit les aspects les plus importants d’un programme et définit les lignes directrices, les procédures et la documentation qui seront utilisées pour le gérer.

Il n’existe pas de modèle universel pour un plan de gestion de programme, car vous pouvez choisir le niveau de détail que vous souhaitez y inclure. Nous vous recommandons d’y intégrer les éléments de base suivants :

• Objectifs et buts du programme
• Calendrier du programme
• Budget du programme
• Plan de gestion des ressources
• Plan de gestion des changements
• Équipe de gestion du programme
• Plan de gestion des risques

Voyons maintenant ce qu’est une feuille de route de programme et comment elle aide à la gestion de programme et de portefeuille de projets.

Qu’est-ce qu’une feuille de route de programme ?

Une feuille de route de programme est un outil visuel qui montre le calendrier de plusieurs projets. Les feuilles de route de programme sont généralement créées à l’aide de diagrammes de Gantt, qui affichent les tâches de tous les projets, leur durée, leur pourcentage d’achèvement, les dépendances entre elles et les dates d’échéance.

En plus de suivre les chronologies des projets, une feuille de route de programme doit également permettre de suivre les coûts, les budgets, l’utilisation des ressources et d’autres aspects du programme.

Par exemple, ProjectManager propose plusieurs outils de gestion de programme tels que des diagrammes de Gantt, des tableaux de bord en temps réel, des feuilles de temps, des graphiques de charge de travail et bien plus encore, afin que vous puissiez créer une feuille de route complète pour planifier, programmer et suivre vos programmes.

Gestion de programme vs gestion de projet

Les programmes sont conçus à partir d’une vision stratégique de l’entreprise, tandis que les projets sont beaucoup plus spécifiques. Un plan de programme vise à atteindre les objectifs stratégiques et commerciaux d’une organisation. Les programmes ont des échéances flexibles et recherchent des bénéfices à long terme. En revanche, les projets ont des délais stricts et visent le contrôle de la qualité, le respect du calendrier et la rentabilité pour produire des livrables.

La principale différence entre la gestion de programme et la gestion de projet réside dans la portée : celle d’un programme est beaucoup plus large et adaptable, tandis qu’un projet est défini par ses livrables. Les programmes représentent un exercice continu, alors que les projets ont des dates de début et de fin définies, spécifiées dans le plan de projet.

La réalisation du plan stratégique et de la vision stratégique d’une organisation nécessite généralement des programmes à long terme composés de plusieurs projets individuels. La gouvernance de programme et le plan de gestion de programme définissent la manière dont ces projets seront exécutés. Les grandes organisations doivent souvent exécuter plusieurs programmes en parallèle, qui font partie de leur portefeuille de projets.

Gestion de programme vs gestion de portefeuille de projets

La gestion de programme n’est pas la même chose que la gestion de portefeuille de projets. Le Project Management Institute (PMI) définit un portefeuille de projets comme un « ensemble de projets, programmes, sous-portefeuilles et opérations gérés collectivement » dans son guide *Project Management Body of Knowledge (PMBOK)*. En termes simples, un portefeuille de projets représente le groupe plus large de projets et de programmes qu’une organisation exécute à un moment donné.

Qu’est-ce qu’un gestionnaire de programme ?

Le rôle de gestionnaire de programme exige généralement une personne titulaire d’une certification en gestion de programme.

Un gestionnaire de programme est responsable de la supervision du cycle de vie d’un programme en collaborant avec différentes équipes, chefs de projet, gestionnaires de portefeuille et parties prenantes.

Que fait un gestionnaire de programme ?

Un gestionnaire de programme est un professionnel certifié en gestion de programme (PgMP) spécialisé dans la gestion stratégique d’un ensemble de projets liés. Son objectif est de créer des synergies et d’atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels de l’organisation pour laquelle il travaille.

Les gestionnaires de programme participent au processus d’intégration des projets, travaillent sur plusieurs projets pour exploiter les interdépendances, dirigent les chefs de projet responsables des projets individuels du programme et facilitent la communication entre les équipes interfonctionnelles.

Responsabilités du gestionnaire de programme

Parmi d’autres tâches, les principales responsabilités d’un gestionnaire de programme comprennent la gestion des risques, le contrôle de la qualité, la gestion des changements, la communication avec les parties prenantes et la production de rapports.

Les gestionnaires de programme doivent également collaborer avec les directeurs de programme et les gestionnaires de portefeuille afin de garantir que le plan de programme est aligné sur le plan global de gestion du portefeuille de programmes de l’organisation.

Voici les responsabilités qu’un gestionnaire de programme assume généralement dans ses activités quotidiennes :

Lancement du programme

Avant qu’un programme puisse être géré, il doit être construit à travers un processus de collecte d’idées de projets, de sélection et de priorisation.

Pour ce faire, le gestionnaire de programme doit soigneusement évaluer les différentes propositions de projets afin de déterminer quelles idées potentielles peuvent être regroupées dans un même programme pour générer le maximum de bénéfices pour l’organisation.

Les gestionnaires de programme travaillent en collaboration avec les chefs de projet, les bureaux de gestion de projets et les gestionnaires de portefeuille afin d’établir des critères de sélection des projets leur permettant de prioriser l’exécution des projets selon des facteurs financiers, stratégiques et opérationnels.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de programme ?

Un logiciel de gestion de programme est l’un des atouts les plus précieux d’un bureau de gestion de programme (PMO). Il permet aux responsables de planifier, d’organiser et de gérer leurs ressources à travers plusieurs projets tout en mettant en place une gouvernance de programme appropriée.

Il est conçu pour contrôler la planification de plusieurs projets ainsi que leurs coûts, budgets, allocations de ressources et bien plus encore.

Chaque logiciel de gestion de programme est légèrement différent : certains offrent des fonctionnalités plus complètes, tandis que d’autres se concentrent sur des aspects spécifiques visant à identifier et exploiter les synergies entre les projets du programme.

Au minimum, vous aurez besoin d’un outil capable de gérer les tâches, d’une plateforme de communication pour maintenir la cohésion entre les équipes et d’un système permettant de surveiller et de suivre la progression. Microsoft Project est l’un des logiciels de gestion de projet les plus utilisés, mais il présente des inconvénients majeurs qui font de ProjectManager un meilleur choix pour la gestion de programme.

Avantages d’un logiciel de gestion de programme en ligne

Disposer d’un logiciel de gestion de programme en ligne capable de coordonner la gestion des nombreux projets d’un programme est essentiel. Voici comment il peut vous aider :

• Faciliter le processus de planification de projet
• Regrouper les projets au sein de structures de gouvernance de programme
• Optimiser l’utilisation des ressources dans tout le programme
• Rassembler les informations du programme dans des rapports accessibles en un clic
• Fournir des données en temps réel pour prendre de meilleures décisions
• Afficher des indicateurs actualisés sur un tableau de bord de gestion de programme
• Visualiser et équilibrer la charge de travail de votre équipe sur une seule page

Gérer les programmes avec ProjectManager

Un logiciel de gestion de programme est un outil qui permet d’améliorer collectivement l’efficacité de tous vos projets. Il aide les gestionnaires de programme à planifier, gérer, suivre et rendre compte de la progression et de la performance de leurs programmes, tout en assurant une transparence totale du processus.

ProjectManager est un outil de gestion de projet primé qui aide à organiser les projets et les programmes grâce à des fonctionnalités infonuagiques permettant de prendre des décisions fondées sur les données. Voici comment il fonctionne.

1. Créez votre programme

Un programme est composé de plusieurs projets. La première étape de toute gestion de programme consiste à rassembler tous les projets liés qui fonctionnent ensemble dans un cadre commun.

Importez les projets de votre programme dans notre logiciel à partir de listes de tâches, ou utilisez l’un de nos modèles sectoriels pour créer un projet à partir de zéro.

2. Définissez une vue d’ensemble

Tous les programmes ne se ressemblent pas. Vous avez besoin d’un outil qui s’adapte à votre méthode de travail, et non l’inverse.

Personnalisez votre programme pour afficher uniquement les données nécessaires à votre processus décisionnel. Les barres d’état de chaque projet indiquent la progression, les coûts, le budget et plus encore. Les photos de profil ou avatars des responsables et des équipes permettent d’identifier rapidement les personnes assignées à chaque projet.

3. Regroupez et filtrez les projets

Les programmes sont des ensembles de projets similaires qui créent des synergies afin d’accroître la valeur globale de chaque projet. Cela ne signifie pas pour autant qu’un programme soit unique. En réalité, les organisations doivent souvent gérer plusieurs programmes au sein de leur portefeuille de projets.

Ajoutez des projets à des dossiers pour créer des groupes de programmes. Nommez et filtrez ces groupes, puis surveillez leur performance grâce à nos tableaux de bord de programme qui collectent des données en temps réel.

4. Configurez les notifications

Rester informé de la progression et des changements est essentiel pour atteindre les objectifs du programme. Recevoir rapidement les notifications garantit qu’aucune information ne se perde et permet au gestionnaire de programme de rester informé et maître de la situation.

Recevez des mises à jour par alertes e-mail et notifications intégrées à l’application. Gérez vos alertes e-mail pour être informé des commentaires, mises à jour et autres changements. L’icône de cloche dans notre outil centralise toutes vos notifications en un seul endroit.

5. Équilibrez les ressources

Adapter vos ressources à la capacité de votre programme est un excellent moyen d’en maximiser la performance. Cela inclut vos membres d’équipe !

Gérez les ressources de vos programmes depuis notre page Vue d’ensemble de la charge de travail, codée par couleur. Visualisez en un coup d’œil les membres de votre équipe surchargés et rééquilibrez leur charge directement depuis la page afin d’améliorer la productivité.

6. Suivez le programme

Les programmes sont conçus pour permettre à plusieurs projets de collaborer efficacement et d’accroître leur performance globale. Vous devez donc pouvoir visualiser la manière dont tous les projets de votre programme interagissent.

Utilisez la fonction Feuille de route pour afficher tous les projets de votre programme sur une seule chronologie. Consultez les dates de début et de fin de chaque projet afin d’éviter les goulots d’étranglement et explorez même le niveau des tâches individuelles.

7. Faites des rapports aux parties prenantes

La transparence est essentielle dans les relations avec les parties prenantes. Si elles se sentent exclues, elles risquent d’interférer avec la gestion du programme. ProjectManager vous aide à exécuter efficacement votre plan de communication.

Tenez vos parties prenantes informées grâce à des rapports accessibles en un clic. Vous pouvez filtrer les données pour n’afficher que les informations pertinentes concernant l’état d’avancement, les écarts et plus encore, puis les partager au format PDF ou les imprimer.

Quelle est la différence entre un gestionnaire de programme et un chef de projet ?

Même s’ils relèvent tous deux de la gestion de projet, ces rôles ne sont pas interchangeables. Comme mentionné précédemment, un programme et un projet sont deux entités totalement différentes, ce qui explique pourquoi les responsabilités d’un gestionnaire de programme diffèrent de celles d’un chef de projet.

Une certification en gestion de programme distingue les gestionnaires de programme des chefs de projet, coordinateurs de projet et professionnels de la gestion de portefeuille de projets. Par exemple, le Project Management Institute (PMI) délivre la certification Program Management Professional (PgMP), exclusive aux gestionnaires de programme.

Gestionnaire de programme vs. chef de projet : responsabilités clés

Les qualités d’un bon gestionnaire de programme incluent une approche plus diplomatique et stratégique que celle d’un chef de projet. En effet, il doit gérer les parties prenantes, les chefs de projet et les membres d’équipe ayant des objectifs variés. Pour atteindre les objectifs du programme, il doit collaborer avec de nombreuses équipes interfonctionnelles et aligner tous les projets sur le plan du programme.

À l’inverse, un chef de projet doit être méticuleux, analytique et axé sur l’efficacité afin de maintenir son projet sur la bonne voie. Il n’est pas nécessairement attendu de lui qu’il soit diplomate ni qu’il communique avec autant d’intervenants qu’un gestionnaire de programme.

De plus, les gestionnaires de programme ont une vision d’ensemble et doivent comprendre la réflexion stratégique derrière l’élaboration d’un plan de programme. Autrement dit, ils doivent être capables d’aligner leurs programmes sur la vision stratégique et les plans stratégiques de leur organisation. Pour ce faire, ils commencent par créer le plan du programme et établir la gouvernance du programme.

Une fois la planification terminée, ils supervisent l’exécution, contrôlent le programme et collaborent avec les chefs de projet et les parties prenantes. À l’inverse, les chefs de projet ne se concentrent pas sur les grands objectifs organisationnels : leur mission principale est de planifier, d’organiser et d’exécuter les projets dont ils ont la charge.

Les défis uniques auxquels les gestionnaires de programme sont confrontés comprennent :

• Créer un plan de programme et un modèle de gouvernance pour gérer plusieurs projets simultanément
• Maintenir l’alignement de tous les chefs de projet et des projets sur les grands objectifs commerciaux
• Gérer les attentes des parties prenantes et garantir l’adhésion de tous les membres du projet
• Vérifier la disponibilité des budgets et des ressources à différents stades du programme

Tandis que les chefs de projet font face à des défis spécifiques tels que :

• Gérer les éléments détaillés d’un projet unique
• Suivre, quantifier et rendre compte des fluctuations de l’état du projet
• Allouer les ressources, le budget, les dépendances, le temps et les tâches tout en respectant le périmètre du projet
• Planifier, budgétiser, surveiller et rendre compte de la progression du projet

Il existe également des gestionnaires de portefeuille, qui se distinguent à la fois des chefs de projet et des gestionnaires de programme. Leur rôle consiste à choisir, prioriser et s’assurer que tous les projets et programmes sont cohérents avec les objectifs de l’entreprise. Ils se concentrent aussi sur l’optimisation de la valeur obtenue pour chaque investissement en utilisant des recherches approfondies afin d’identifier le moment et le contexte idéaux pour le déploiement d’un projet.

Les chefs de projet, les gestionnaires de programme et les gestionnaires de portefeuille travaillent généralement ensemble au sein d’un bureau de gestion de programme.

Bureau de gestion de programme

Le bureau de gestion de programme fonctionne comme tout autre service de l’entreprise — comptabilité, production, marketing ou ventes — mais sa mission unique est de gérer les projets, programmes et portefeuilles.

L’objectif principal d’un bureau de gestion de programme est d’utiliser de manière optimale les ressources organisationnelles de l’entreprise en veillant à ce que les programmes soient exécutés dans les délais et le budget impartis, tout en priorisant les projets et programmes qui contribuent le plus à la réalisation des objectifs de planification stratégique.

Les bureaux de gestion de programme peuvent varier en taille selon l’organisation, allant de quelques membres à plusieurs dizaines de chefs de projet et de gestionnaires de programme.

Comment devenir gestionnaire de programme

La gestion de programme est une discipline complexe qui demande des années de pratique, une formation formelle, des certifications et de l’expérience sur le terrain. Si vous souhaitez devenir gestionnaire de programme, il est donc essentiel de planifier votre parcours à long terme.

Il existe plusieurs chemins possibles pour accéder à ce poste. Nous présentons ci-dessous le parcours professionnel le plus courant, les certifications, cours et programmes de formation permettant de mieux comprendre le chemin à suivre.

Parcours professionnel du gestionnaire de programme

La première étape pour devenir gestionnaire de programme consiste à obtenir un diplôme de premier cycle en gestion des affaires, puis à bâtir une carrière en gestion de projet, car ce poste requiert généralement au minimum trois à cinq ans d’expérience en gestion de projet.

Une fois cette expérience acquise, il est recommandé d’obtenir une certification en gestion de programme, qui vous permettra de postuler à des postes de gestionnaire de programme. Ensuite, il est judicieux de choisir un secteur d’activité précis pour vous spécialiser et acquérir les compétences et certifications pertinentes afin de faire progresser votre carrière plus rapidement.

En gagnant en expérience, en atteignant vos objectifs professionnels et en développant vos compétences, votre parcours peut évoluer vers des postes de direction ou de haute responsabilité en gestion de programme.

Cours, certifications et formations en gestion de programme

La certification la plus reconnue en gestion de programme est la Program Management Professional (PgMP) délivrée par le Project Management Institute (PMI), devenue la norme dans ce domaine.

Pour pouvoir prétendre à cette certification, il faut être titulaire d’un diplôme d’études secondaires, avoir accumulé 6 000 heures d’expérience en gestion de projet et 10 500 heures de formation en gestion de programme. En revanche, les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de quatre ans n’ont besoin que d’un peu d’expérience en gestion de programme et de 6 000 heures d’expérience en gestion de projet.

Obtenir une certification en gestion de programme délivrée par le PMI démontre votre sérieux dans le domaine et prouve que vous possédez non seulement l’expérience nécessaire pour vous démarquer, mais aussi la formation en gestion de programme requise pour assurer le succès des projets à l’échelle de l’entreprise.

En plus de cette certification en gestion de programme, il existe d’autres certifications, cours et programmes de formation, tels que ces trois exemples :

• Portfolio Management Professional (PfMP) du Project Management Institute
• MSP® : Managing Successful Programmes d’Axelos
• Master Project Management de l’American Association of Project Management

Comment ProjectManager facilite la gestion de programme

ProjectManager offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer des projets, des programmes, des parties prenantes et des membres d’équipe. Notre outil infonuagique donne accès à des diagrammes de Gantt permettant de créer des dépendances entre les tâches de différents projets au sein d’un même programme.

Vous pouvez également générer des rapports automatisés pour suivre l’état du portefeuille, l’état des projets, la charge de travail et bien plus encore. Nos fonctionnalités de gestion de la charge de travail vous permettent même de suivre l’utilisation optimale de votre équipe à travers les différents projets du programme.

La gestion de programme est une pratique stratégique et complexe impliquant une ou plusieurs personnes supervisant plusieurs projets à la fois. Sans les bons outils pour gérer l’ensemble des projets et portefeuilles simultanément, des tâches importantes peuvent passer inaperçues. Commencez un essai gratuit de 30 jours de ProjectManager dès aujourd’hui et découvrez nos outils primés de gestion de programme conçus pour simplifier votre travail.

Termes clés de la gestion de programme

De nombreux termes utilisés en gestion de programme sont similaires à ceux de la gestion de projet. Il est toutefois utile de passer en revue les plus importants pour mieux comprendre la distinction entre ces deux disciplines.

• Programme : En gestion de projet, un programme est un ensemble de plusieurs projets exécutés simultanément afin d’obtenir des avantages et d’atteindre des objectifs qui ne pourraient pas être réalisés s’ils étaient gérés séparément.
• Gestion de programme : Application des compétences, techniques et outils de gestion de programme pour planifier, exécuter et contrôler des programmes. Aussi appelée « programme management ».
• Bureau de gestion de programme : Similaire à un bureau de gestion de projet, il aide les membres de l’organisation à participer à l’exécution des programmes.
• Jalon : Marque le début ou la fin d’une phase d’un projet individuel, généralement autour de livrables liés. Sert à suivre la progression.
• Partie prenante : Toute personne ayant un intérêt dans le projet ou le programme.
• Référence (baseline) : Sert à mesurer la performance en capturant le calendrier, le coût et la portée d’un plan de projet, afin de comparer la progression réelle aux prévisions.
• Triple contrainte : Les trois paramètres qui influencent tout projet ou programme sont le temps, la portée et le coût, qui doivent être équilibrés pour maintenir la progression. La qualité est souvent considérée comme le quatrième facteur de cet équilibre.
• Gouvernance de programme : Englobe l’ensemble des actions permettant de surveiller et contrôler le succès d’un programme à chaque étape de son cycle de vie, telles que les réunions, les rapports, la gestion des risques et la gestion des changements.
• Plan de programme : Ensemble de documents servant de guide pour l’exécution et le suivi du programme. Aussi appelé « plan de gestion de programme ».
• Cadre de gestion de programme : Englobe tous les composants, acteurs, processus, outils et méthodologies nécessaires à la gestion d’un programme.
• Portefeuille de programmes : Groupe de programmes et d’activités connexes pouvant être exécutés collectivement pour atteindre les objectifs stratégiques et commerciaux. La gestion du portefeuille de programmes désigne les actions visant à assurer leur réussite.
• Cycle de vie du programme : Composé de cinq étapes : formation, organisation, déploiement, évaluation et dissolution.
• Phase de formation : Processus itératif qui définit les avantages attendus du programme en analysant les attentes des parties prenantes.
• Phase d’organisation : Élaboration du dossier de justification du programme, du plan de gestion, de la gouvernance et des procédures opérationnelles.
• Phase de déploiement : Livraison progressive des capacités issues des projets du programme.
• Phase d’évaluation : Analyse des bénéfices du programme et vérification qu’ils répondent aux attentes, effectuée à plusieurs reprises tout au long du cycle de vie.
• Phase de dissolution : Accord entre les parties prenantes sur la clôture du programme.
• Feuille de route : Chronologie sous forme de diagramme de Gantt regroupant tous les projets d’un programme jusqu’au niveau des tâches.
• Gestion des risques : Méthode d’identification et de réduction des problèmes potentiels pouvant affecter un programme.
• Plan d’affaires : Décrit les objectifs d’un projet ou d’un programme et les stratégies pour les atteindre.
• Structure de répartition du travail du programme : Définit les activités et résultats nécessaires à la réalisation du programme. Diffère de la structure de répartition du travail de projet car elle adopte une perspective plus large, à l’échelle du programme.
• Gestion du changement : Processus formalisé permettant de gérer les changements internes ou externes en identifiant, planifiant et suivant les actions à entreprendre.