Utilisez ce modèle gratuit de tableau kanban Excel pour visualiser le flux de travail de votre équipe et leur permettre de gérer leurs tâches et de collaborer. Les tableaux kanban sont l’outil privilégié des équipes agiles, mais ils peuvent aider toute personne utilisant n’importe quelle méthodologie de gestion de projet souhaitant plus de transparence dans son processus de travail.
Pour télécharger gratuitement ce modèle de tableau kanban pour Excel, cliquez sur l’image ci-dessous.
Qu’est-ce qu’un modèle de tableau kanban ?
Un tableau kanban est un outil agile qui visualise le flux de travail et qui est populaire auprès des développeurs DevOps, des fabricants, des professionnels de la construction et de toute personne exécutant un projet. Il apporte de la transparence en montrant où se trouve chaque tâche dans la production.
Il décompose un projet en étapes. Les plus basiques sont à faire, en cours et terminé. Elles apparaissent généralement sous forme de colonnes sur un tableau, qu’il soit physique ou numérique. Les tâches sont représentées par des cartes qui se déplacent de colonne en colonne au fur et à mesure de leur avancement.
Ces cartes kanban contiennent des informations essentielles : le nom et la description de la tâche, la personne assignée et la date d’échéance. On y trouve souvent aussi des étiquettes, la priorité et même le pourcentage d’avancement. Certaines cartes kanban peuvent inclure des commentaires ou des fichiers joints pour faciliter l’exécution.
Que comprend ce modèle de tableau kanban pour Excel ?
Si vous téléchargez le modèle gratuit de tableau kanban Excel, vous obtiendrez une version des colonnes et cartes kanban sur une feuille Excel. Ce n’est pas la manière idéale d’utiliser l’outil, mais c’est mieux que de ne pas avoir d’option. Bien sûr, si vous ouvrez le tableau kanban gratuit dans ProjectManager, vous disposerez d’un outil plus dynamique offrant beaucoup plus qu’un modèle statique.
Mais parlons d’abord du tableau kanban Excel. Le modèle est entièrement personnalisable. Vous pouvez diviser votre cycle de production comme vous le souhaitez. Nous l’avons divisé en cinq phases : backlog, à faire, en cours, en révision et terminé.
Un tableau kanban Excel a toutefois ses limites. Si vous ouvrez le tableau kanban dans ProjectManager, vous accédez à des flux de travail automatisés et à plusieurs vues de projet. Passez de la vue kanban à une liste de tâches, un calendrier, un diagramme de Gantt et une vue feuille—toutes alimentées par les mêmes données en temps réel. Notre kanban est aussi connecté à un tableau de bord en direct et à des rapports personnalisés pour vous aider à respecter les délais et le budget. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui et créez un flux de travail kanban puissant en quelques minutes.
Colonnes kanban
Excel n’est pas l’outil idéal pour créer et utiliser des tableaux kanban, mais notre modèle fait de son mieux malgré les limites d’Excel. Les colonnes kanban représentent les étapes de la production, du backlog à terminé. Elles vont de gauche à droite et reflètent le cycle de production.
Cartes kanban
Sous chaque colonne se trouvent les cartes kanban. Chaque carte est colorée selon le niveau de priorité. On y retrouve le nom de la tâche, une courte description, l’assigné et la date d’échéance. Vous pouvez bien sûr les personnaliser pour inclure les informations que vous souhaitez.
Les cartes peuvent être copiées et collées d’une colonne à l’autre. Cela signifie qu’une carte backlog peut être déplacée dans en cours lorsqu’elle passe en production. Puis elle progresse jusqu’à terminé et vous pouvez modifier la couleur de priorité selon le besoin.
Pourquoi utiliser ce modèle de tableau kanban pour Excel ?
Utiliser un modèle de tableau kanban pour Excel est un excellent moyen de comprendre le flux de travail et de visualiser le processus de bout en bout. Ce modèle apporte aussi des gains d’efficacité qui dépassent la simple collaboration des équipes sur un espace partagé.
Par exemple, notre modèle gratuit réduit les réunions de suivi. L’état du sprint est clair en consultant le tableau kanban, ses cartes et leurs données. Cela permet aux équipes d’avoir de meilleures conversations sur le travail visible par tous.
Bien sûr, les équipes agiles continuent d’organiser des scrums quotidiens et le backlog doit être affiné pour déterminer quelles cartes passent au sprint suivant. Le tableau kanban rend cela visible pour que chaque membre sache sur quoi se concentrer avant de passer à la tâche suivante.
Cela concerne tous types d’équipes mais c’est particulièrement utile pour les équipes distribuées qui travaillent sur différents sites. Un tableau kanban partagé leur permet de travailler de façon indépendante mais coordonnée.
Comment utiliser un modèle de tableau kanban
Après avoir téléchargé gratuitement le tableau kanban Excel, vous pouvez saisir vos tâches sur les cartes kanban et les placer sous la colonne appropriée. Au fur et à mesure qu’elles avancent, il suffit de copier-coller les cartes dans la colonne suivante.
Les modèles sont statiques et peuvent être chronophages, voire frustrants. C’est pourquoi nous proposons aussi un tableau kanban gratuit dans ProjectManager, un logiciel en ligne qui concrétise la promesse de kanban : un outil de gestion de projet efficace, flexible et collaboratif.
Avec ProjectManager, vous pouvez intégrer votre équipe et définir sa disponibilité pour faciliter l’assignation des tâches. Des flux de travail personnalisés et automatisés avec validations garantissent que seules les personnes autorisées déplacent les tâches. Des paramètres de sécurité protègent également vos travaux confidentiels. Nous y reviendrons plus en détail dans un instant.
Quand utiliser ce modèle de tableau kanban
Les tableaux kanban sont très populaires auprès des équipes lean et agiles, mais aussi dans la fabrication où l’on limite le travail en cours (WIP). Ils montrent les tâches à faire, en cours et terminées. Ils sont donc utiles pour les équipes recevant beaucoup de travail avec des priorités et tailles variées.
Un modèle Excel de tableau kanban aide aussi à identifier les goulots d’étranglement qui retardent les plannings et augmentent les coûts. Les kanban favorisent la communication et le partage d’informations entre équipes et services. Ils offrent aussi une transparence qui permet aux managers de repérer les obstacles potentiels et de réallouer les ressources pour les éviter.
Qui doit utiliser ce modèle de tableau kanban pour Excel ?
Comme indiqué plus haut, un modèle Excel de tableau kanban est apprécié des équipes lean et agiles. Mais il est rare qu’elles utilisent un modèle statique alors qu’elles peuvent bénéficier d’une plus grande flexibilité avec un logiciel tel que ProjectManager.
Les tableaux kanban ne sont cependant pas exclusifs aux équipes lean et agiles. On les retrouve dans de nombreux secteurs où ils aident les équipes qui suivent un processus répétitif à améliorer leur flux de travail grâce à plus de transparence.
Parmi les grandes marques qui les utilisent, citons Nike, Jaguar, Pixar et Spotify. Ils sont aussi employés dans le secteur médical, où les hôpitaux gèrent les problèmes d’approvisionnement et les fabricants d’appareils médicaux organisent leurs entrepôts. Même des détaillants de mode comme Zara s’en servent pour la fabrication et le suivi des stocks.
Autres modèles Excel gratuits de gestion de projet
Les tableaux kanban ne sont qu’un type d’outil de gestion de projet. ProjectManager propose des modèles gratuits pour Excel et Word afin d’offrir plus d’options. Il existe aussi des modèles téléchargeables pour chaque phase du projet. Voici quelques-uns des plus populaires.
Modèle de diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est l’un des outils les plus utilisés, notamment pour les méthodologies en cascade dans la construction et d’autres domaines. Ce modèle gratuit pour Excel organise vos tâches et les affiche sur une chronologie visuelle pour voir toute la durée du projet en un coup d’œil.
Modèle de plan de projet
Impossible d’utiliser un outil de gestion de projet sans avoir d’abord défini le plan. Notre modèle gratuit pour Word facilite la définition de la portée, des jalons, des phases, des tâches et des besoins en ressources. Vous pouvez ensuite planifier et budgétiser le projet.
Modèle de budget de projet
Le budget fait partie du plan de projet global, mais nécessite plus de détails. Notre modèle gratuit pour Excel vous aide à mieux estimer les coûts et à éviter de devoir demander des fonds supplémentaires. Vous pouvez y saisir la main-d’œuvre, les matériaux et bien plus encore.
Gérer les flux de travail kanban dans ProjectManager
Comme indiqué plus tôt, les modèles sont utiles mais ont leurs limites. Bien sûr, si vous avez ouvert le tableau kanban dans ProjectManager, vous connaissez déjà la différence. C’est le jour et la nuit. Notre logiciel vous permet de travailler partout, à tout moment, avec des données en temps réel.
Nous proposons des outils de gestion des ressources, des risques et des tâches ainsi que plusieurs vues de projet : tableaux kanban, diagrammes de Gantt, listes de tâches, vues feuille et calendrier. De plus, vous pouvez automatiser vos flux de travail et ajouter des validations pour rationaliser vos processus.
Créer des flux de travail et automatisations personnalisés
Gérez vos tableaux kanban avec des règles qui définissent le chemin des tâches. Vous pouvez aussi préciser quels utilisateurs ont l’autorité de déplacer une tâche entre les étapes grâce aux validations, pour garantir la qualité des livrables. Il est simple d’automatiser avec des déclencheurs qui modifient le statut, la priorité et bien plus, libérant ainsi l’équipe des tâches répétitives pour se concentrer sur l’essentiel.
Suivre les progrès et la performance
Avec un modèle statique, il faut saisir les données manuellement et on ne peut jamais être certain de travailler sur la version la plus récente. Notre tableau kanban et toutes les autres vues de projet fournissent des données en temps réel partagées dans tout le logiciel, y compris dans un tableau de bord en direct qui offre une vue d’ensemble sur le temps, les coûts et bien plus. Les informations sont affichées sous forme de graphiques faciles à lire, sans configuration longue comme avec les outils basiques.
Maintenant que vous en savez plus sur les tableaux kanban, pourquoi ne pas en ouvrir un dans ProjectManager, notre logiciel primé de gestion de projet qui vous aide à planifier, gérer et suivre vos travaux en temps réel. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.