Dans ce guide, nous allons explorer en détail le processus de gestion de portefeuille de projets (PPM), y compris les définitions, outils et techniques utilisés dans cette discipline de la gestion de projet. Pour cela, la première étape consiste à définir ce qu’est un portefeuille de projets.

Qu’est-ce qu’un portefeuille de projets ?

Un portefeuille de projets est un ensemble de projets, de programmes et de processus gérés conjointement et optimisés pour atteindre les objectifs financiers et stratégiques d’une organisation. Un portefeuille peut être géré au niveau fonctionnel ou organisationnel.

Contrairement à un projet, qui possède un objectif final ou un livrable défini, un portefeuille représente un engagement de planification plus stratégique visant à optimiser en continu l’allocation, la priorisation et la planification des ressources à travers de nombreux projets.

Les outils de gestion de portefeuille de projets (outils PPM) sont souvent utilisés pour collecter et analyser ces données afin de garantir que le portefeuille de projets est aligné sur la planification stratégique globale et les objectifs de l’organisation. ProjectManager propose des outils puissants et intuitifs pour gérer les portefeuilles de projets. Suivez tous vos projets à l’aide d’un tableau de bord personnalisé, gérez votre portefeuille sur une feuille de route et allouez les ressources entre vos projets. Il est facile de faire tout cela et bien plus encore avec ProjectManager. Essayez-le gratuitement.

Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets (PPM) ?

La gestion de portefeuille de projets (PPM) est le processus de planification, de programmation et de suivi des portefeuilles de projets, un processus généralement réalisé par les gestionnaires de portefeuille de projets ou par un bureau de gestion de projet (PMO).

Pour y parvenir, les gestionnaires de portefeuille de projets et les PMO doivent recueillir les propositions de projets et établir des critères de sélection et de priorisation afin de les évaluer et de déterminer quels projets et programmes sont les plus bénéfiques pour l’organisation d’un point de vue financier, de gestion des risques et de planification stratégique. Sur cette base, ils construisent un portefeuille de projets comme celui illustré ci-dessus et allouent les ressources nécessaires à leur réalisation.

L’objectif principal de la PPM est de s’assurer que tous les résultats du portefeuille soutiennent les objectifs stratégiques et commerciaux de l’organisation. Le gestionnaire de portefeuille de projets ou le PMO y parvient grâce à l’analyse commerciale, à la révision des budgets et à la prévision tout en minimisant les risques et en gérant les attentes des parties prenantes.

Un portefeuille de projets peut être constitué d’un ensemble de projets indépendants ayant des objectifs distincts ou contenir également des programmes, c’est-à-dire des projets étroitement liés devant être exécutés pour atteindre un objectif commun, ou une combinaison des deux. Pour mieux comprendre ce qu’est un portefeuille de projets, examinons un exemple réel de portefeuille de projets.

Exemple de portefeuille de projets

L’une des meilleures façons d’imaginer un portefeuille de projets est d’utiliser un exemple concret. Imaginons qu’Acme Construction dispose d’une collection organisée de projets de construction qui seront gérés et exécutés sur une période donnée. Le portefeuille de projets offre une vue d’ensemble de haut niveau pour aider les parties prenantes à comprendre l’allocation des ressources, la gestion des risques et la stratégie globale.

L’image de l’exemple de portefeuille de projets ci-dessous montre divers projets connexes qui composent le programme de développement urbain, ainsi que d’autres projets individuels et indépendants qui font tous partie du portefeuille d’Acme Construction.

Aperçu des projets

Examinons trois projets de construction spécifiques figurant dans cet exemple de portefeuille de projets.

• Projet 1 : Westgate Heights est un complexe résidentiel multifamilial situé à Chicago, dans l’Illinois. Le budget est de 10 millions de dollars et le projet se déroulera de janvier 2025 à décembre 2026. Le statut du projet actuel est la phase 3, charpente structurelle.
• Projet 2 : Skyview Office Tower est un immeuble de bureaux à plusieurs étages à Chicago avec un budget de 30 millions de dollars. Le projet a commencé en mars 2023 et se poursuivra jusqu’en octobre 2026. Il est actuellement en phase 5, CVC et travaux électriques.
• Projet 3 : Riverway Industrial Park est situé à Park Ridge, dans l’Illinois, avec un budget de 25 millions de dollars. Il a débuté en février 2023 et se poursuivra jusqu’en mars 2025. Il est actuellement en phase 4, charpente structurelle et toiture.

Aperçu du programme

Dans le cadre du programme de réaménagement urbain, l’objectif est de revitaliser une zone auparavant sous-développée près du centre-ville en améliorant les infrastructures telles que les propriétés résidentielles et commerciales. L’objectif est de stimuler l’activité économique et de créer un environnement urbain dynamique.

• Projet 1 : Railyard Plaza Mixed-Use Development est un espace résidentiel et commercial situé au centre-ville. Il dispose d’un budget de 50 millions de dollars et devrait être achevé en décembre 2026. Il est actuellement en phase de conception.
• Projet 2 : Downtown Transportation Hub sera une infrastructure de transport au centre-ville. Il dispose d’un budget de 25 millions de dollars et sera achevé d’ici janvier 2026. Il est actuellement en cours d’obtention des autorisations nécessaires.
• Projet 3 : Bluemill Public Park est un projet d’aménagement d’un espace public en face du Railyard Plaza. Il sera terminé en juin 2025 avec un budget de 8 millions de dollars. Il est actuellement en phase d’autorisation.

Résumé du portefeuille de projets

• Objectifs stratégiques : améliorer le développement résidentiel et commercial dans les zones à forte demande, diversifier les infrastructures avec des projets d’équipements éducatifs et d’espaces publics, 50 % du portefeuille dédié aux pratiques durables.
• Budget : 148 millions de dollars
• Ressources : quatre chefs de projet, douze superviseurs de chantier, plus de 300 ouvriers du bâtiment.
• Performance du portefeuille : 85 % des projets sont dans les délais, 10 % des projets sont retardés, 5 % des projets présentent un risque de dépassement de budget.

Principaux avantages de la gestion de portefeuille de projets

Les avantages de la gestion de portefeuille sont nombreux. En voici quelques-uns.

Meilleure optimisation des ressources

L’optimisation des ressources améliore directement la gestion de portefeuille de projets, car elle aide à déterminer la meilleure façon d’allouer les ressources. Ainsi, les organisations peuvent s’assurer que les bonnes ressources sont attribuées aux bons projets afin d’accroître la productivité et de réduire le gaspillage.

Les décideurs peuvent également mieux prioriser les projets et se concentrer sur ceux qui s’alignent le mieux sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Enfin, l’optimisation des ressources permet d’améliorer le suivi des indicateurs de performance des projets, car il devient plus simple pour les organisations de mesurer l’efficacité de l’utilisation des ressources entre les différents projets.

Aide les organisations à atteindre leurs objectifs à long terme

La PPM est également bénéfique car elle aide les entreprises à atteindre leurs objectifs à long terme de plusieurs façons. Lorsque les gestionnaires de portefeuille peuvent hiérarchiser les initiatives qui soutiennent le mieux les objectifs convenus, les entreprises peuvent mieux allouer les ressources à ce qui compte le plus.

Cela favorise également une meilleure gestion des risques au sein des programmes ; les organisations peuvent évaluer et équilibrer les risques entre les portefeuilles pour prendre des décisions plus éclairées. En conséquence, les initiatives à long terme reçoivent le soutien nécessaire en termes de ressources et d’attention, tout en réduisant le gaspillage et en évitant les conflits de ressources.

Exécution plus rapide des initiatives stratégiques

Un autre avantage de la gestion de portefeuille est qu’elle permet d’accélérer la réalisation des initiatives stratégiques. Par exemple, les gestionnaires de portefeuille peuvent favoriser la collaboration entre différentes équipes et départements afin d’améliorer la communication.

Cela accélère la prise de décision ainsi que l’exécution. Les portefeuilles bien gérés permettent également d’être flexibles et adaptables face aux changements de circonstances ; il devient facile de réallouer et de reprogrammer les ressources et d’ajuster les priorités pour maintenir la dynamique vers la réalisation des initiatives stratégiques.

Diversification des risques

Enfin, la gestion de portefeuille de projets contribue à la diversification des risques grâce à l’évaluation et à la sélection de projets dans différents marchés et secteurs.

Cela signifie qu’une organisation ne dépend pas excessivement d’une seule initiative ou d’un seul domaine. La PPM impose également la nécessité d’un suivi continu des projets afin d’identifier les risques le plus tôt possible. Une approche proactive permet d’apporter des ajustements en temps opportun et d’atténuer les risques avant qu’ils ne deviennent un problème majeur susceptible de compromettre le projet ou le programme.

Que fait un gestionnaire de portefeuille de projets ?

Les gestionnaires de portefeuille de projets supervisent la gestion du portefeuille, ce qui inclut l’approbation ou le rejet d’idées de projets et de programmes. Ils sont responsables du retour sur investissement et de l’atteinte des objectifs et buts de leur organisation. Le gestionnaire de portefeuille de projets peut être chargé de gérer un ou plusieurs portefeuilles.

Le travail s’effectue à l’aide de divers outils de gestion de portefeuille, d’algorithmes financiers et de modèles permettant au gestionnaire de portefeuille de projets d’aligner les projets sur les objectifs stratégiques de l’organisation. Il s’appuie également sur un ensemble de critères et de normes d’évaluation qui l’aident tout au long du processus de gestion de portefeuille.

Les gestionnaires de portefeuille de projets travaillent souvent en collaboration avec le PMO, qui définit également les processus et les normes du portefeuille. Le gestionnaire de portefeuille et le PMO peuvent aussi orienter le choix des méthodologies de gestion de projet utilisées, qu’il s’agisse de la méthode traditionnelle en cascade ou d’un cadre agile pour la gestion des projets.

Gestion de portefeuille de projets vs gestion de projet

Dans la hiérarchie de la gestion d’entreprise, la gestion de portefeuille de projets constitue le lien entre la gestion de projet, que nous définirons brièvement ci-dessous, et la gestion organisationnelle, qui traite de la vision, de la mission et de la planification stratégique globales de l’organisation.

Pour comprendre la différence entre la gestion de portefeuille de projets et la gestion de projet, il faut d’abord définir chacune d’elles et examiner les domaines où elles divergent.

La gestion de projet est, tout simplement, la gestion d’un projet. Un projet est une initiative temporaire qui aboutit à un produit ou un service. Il a un début et une fin. Les objectifs du projet sont définis et les tâches sont décomposées dans un calendrier. Les coûts et budgets sont établis, les ressources sont affectées et les parties prenantes sont informées.

La gestion de portefeuille de projets, en revanche, est une approche de plus haut niveau qui orchestre, hiérarchise et analyse la valeur potentielle de nombreux projets et programmes dans un portefeuille afin de les gérer simultanément et d’optimiser la gestion des ressources. L’objectif du processus de gestion de portefeuille est de gérer et de tirer parti du cycle de vie des investissements, de renforcer la maturité en gestion de projet d’une organisation et d’exécuter les initiatives, programmes, projets et résultats pour atteindre au mieux les objectifs globaux de l’organisation.

Ainsi, la gestion de projet est un sous-ensemble de la gestion de portefeuille de projets. Elle conduit à l’objectif ultime, qui est de répondre aux objectifs stratégiques de l’organisation.

Le processus de gestion de portefeuille de projets

Il existe neuf étapes de base dans la gestion de portefeuille de projets, mais le processus peut varier d’une organisation à une autre.

1. Assurer l’alignement stratégique

Avant de commencer à penser à la gestion de portefeuille, il est essentiel de comprendre les objectifs commerciaux et les buts stratégiques de votre organisation. L’idée est que votre portefeuille de projets soit aligné sur la planification stratégique de l’entreprise. Ainsi, la première étape du processus de gestion de portefeuille de projets consiste à s’assurer que les projets et programmes susceptibles d’être inclus dans le portefeuille sont en accord avec les objectifs commerciaux définis dans le plan stratégique de l’organisation par la direction et le conseil d’administration, sinon ils ne seront pas approuvés.

En tant que gestionnaire de portefeuille de projets, vous devrez parvenir à un accord sur les objectifs stratégiques du portefeuille avec les parties prenantes, puis, plus tard dans le processus, établir des critères d’évaluation pour la sélection et la priorisation des projets.

2. Établir un processus d’intégration des projets

Une fois que vous avez défini les objectifs stratégiques de votre portefeuille, il est temps de commencer à le construire. Pour ce faire, vous devez commencer à rassembler les projets à l’aide d’un processus appelé intégration des projets, qui définit la manière dont les propositions de projets sont soumises, examinées et évaluées. Il peut s’agir de projets en cours ou d’idées de projets suffisamment similaires pour être gérés simultanément sous forme de programmes. Rassemblez les données de gestion de projet et préparez les critères d’évaluation pour choisir les meilleurs.

3. Définir des critères de sélection et de priorisation des projets

Une fois qu’un nombre suffisant d’idées de projets et de programmes ont été recueillies, le gestionnaire de portefeuille de projets ou le bureau de gestion de portefeuille doit établir des critères permettant de sélectionner ceux qui apportent le plus de bénéfices à l’organisation.

Pour déterminer cela, plusieurs outils et techniques de gestion de portefeuille peuvent être utilisés, tels qu’une matrice de portefeuille de projets, un modèle de notation de projets ou une analyse coûts-bénéfices. Ces critères d’évaluation mesurent la valeur que chaque projet apporte au portefeuille.

Divers aspects peuvent être intégrés dans les critères de notation pour la sélection des projets, tels que la période de retour sur investissement, la valeur actuelle nette ou le niveau de risque.

4. Valider la faisabilité du portefeuille de projets

Maintenant que vous avez choisi les projets les plus adaptés à votre portefeuille, il est temps de réaliser une étude de faisabilité tenant compte de tous les risques financiers, de la planification de la capacité et des contraintes de gestion des ressources.

Cette étape garantit que votre processus d’intégration des projets hiérarchise les meilleurs projets tout en tenant compte de ce qui est réalisable compte tenu des ressources disponibles dans votre organisation.

5. Définir les lignes directrices de gouvernance du portefeuille

La gouvernance du portefeuille est un cadre structuré au sein de la PPM qui contrôle la manière dont une organisation sélectionne, priorise et gère son portefeuille afin de garantir que tous les projets s’alignent sur les initiatives stratégiques. La gouvernance du portefeuille définit les rôles, responsabilités, processus et politiques qui guident la prise de décision dans un portefeuille.

Les principaux éléments de la gouvernance du portefeuille comprennent :

• Alignement stratégique
• Gestion des risques
• Allocation des ressources
• Suivi des performances
• Conformité et responsabilité

Une fois les lignes directrices de gouvernance du portefeuille établies, il devient plus facile de prendre des décisions, de maintenir le contrôle sur les investissements et de mieux soutenir l’adaptation aux besoins changeants.

6. Allocation et planification des ressources

Dans la PPM, l’allocation des ressources et la planification consistent à répartir les ressources disponibles, y compris le budget, le personnel et la technologie, entre les projets et les programmes de la manière la plus efficace possible. Ce processus permet de garantir que les ressources sont utilisées de manière optimale pour respecter les délais et les exigences des projets sans les surcharger.

L’objectif de l’allocation et de la planification des ressources est d’éviter les retards et de trouver un équilibre entre la demande et la disponibilité afin de maximiser la productivité. Pour ce faire, il est conseillé d’utiliser des outils de planification permettant de visualiser les calendriers des projets et de suivre leur avancement.

7. Exécuter et gérer votre portefeuille de projets

Vous devez maintenant coordonner l’exécution des projets et des programmes de votre portefeuille simultanément en travaillant avec les chefs de projet et de programme.

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8. Optimisation du portefeuille de projets

Il s’agit du processus consistant à équilibrer stratégiquement les projets au sein d’un portefeuille afin de maximiser la valeur organisationnelle et de réduire les risques. L’optimisation du portefeuille de projets implique l’évaluation des projets en cours, l’analyse des projets potentiels et leur alignement avec les ressources disponibles et les objectifs commerciaux actuels. Plusieurs techniques d’optimisation peuvent être utilisées, notamment la priorisation, les modèles de notation et l’analyse de scénarios. Ces approches permettent d’identifier les projets qui seront les plus précieux pour l’organisation.

9. Réalisation des bénéfices de la PPM

La réalisation des bénéfices dans la PPM consiste à s’assurer que les objectifs stratégiques soutenant les investissements de projet sont atteints et mesurables. Cela inclut l’identification et le suivi des bénéfices tels que la croissance des revenus, les améliorations opérationnelles ou les économies de coûts tout au long du cycle de vie du projet.

La mise en place d’indicateurs clairs de performance de projet et la réalisation d’évaluations régulières des bénéfices permettent à la PPM de fournir des informations sur le succès des projets afin d’éclairer les futures décisions d’investissement. Cela renforce également la responsabilité organisationnelle, car les entreprises peuvent comparer les résultats réels aux bénéfices prévus.

Qui participe au processus de gestion de portefeuille de projets ?

Voici une hiérarchie des membres de l’équipe impliqués dans la gestion et l’exécution d’un portefeuille de projets.

• Membre du conseil d’administration : Les membres du conseil sont responsables de la gouvernance d’une organisation et assument la responsabilité juridique de celle-ci. Leurs compétences et leur expérience guident l’organisation vers la réalisation de sa vision.
• Gestionnaire de portefeuille de projets : Cette personne gère la planification, le développement et la mise en œuvre du portefeuille, en appliquant les meilleures pratiques pour s’assurer que le portefeuille fonctionne comme prévu et en corrigeant ce qui empêche sa performance.
• Gestionnaire de programme : Les programmes diffèrent des portefeuilles en ce que tous les projets qu’ils regroupent sont liés. Le rôle du gestionnaire de programme est donc similaire à celui du gestionnaire de portefeuille, en coordonnant les projets du programme pour atteindre leur objectif commun.
• Commanditaire de projet : Ce poste est généralement occupé par un cadre ou un dirigeant chargé d’être responsable du projet. Il constitue le lien entre le projet, l’entreprise et les décideurs stratégiques de l’organisation.
• Propriétaire du projet : Cette personne travaille généralement avec le commanditaire et est responsable de la mise en œuvre du projet. Elle provient souvent de l’unité commerciale qui recevra le livrable final du projet.
• Chef de projet : Il est responsable de la planification, de la programmation, du suivi et du reporting d’un projet. Il assemble et dirige l’équipe chargée d’exécuter le plan, établit le budget et gère les ressources.
• Coordinateur de projet : Travaillant sous la direction du chef de projet, il prend en charge les tâches administratives pour libérer ce dernier des responsabilités de gestion plus importantes.
• Membre de l’équipe : Engagé pour ses compétences et son expérience liées au projet, il se voit attribuer des tâches et veille à leur exécution. Il rencontre régulièrement le coordinateur ou le chef de projet pour faire le point sur l’avancement.

Outils, méthodes et techniques de gestion de portefeuille de projets

Pour gérer les portefeuilles de projets, les gestionnaires de portefeuille et les bureaux de gestion de portefeuille utilisent des outils PPM spécialisés tels que ceux proposés par ProjectManager. Découvrons-les plus en détail.

Tableau de bord du portefeuille de projets

Les tableaux de bord de portefeuille de projets offrent une représentation en temps réel des performances globales du portefeuille. Cette visualisation présente des indicateurs clés tels que l’état d’avancement des projets, le budget, le niveau de risque et l’allocation des ressources.

Ainsi, les gestionnaires peuvent mieux suivre l’avancement de plusieurs projets en un seul endroit afin de s’assurer qu’ils s’alignent sur les objectifs organisationnels de l’entreprise. Les tableaux de bord sont généralement personnalisables et permettent de suivre les indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer rapidement les tendances et les goulots d’étranglement.

Matrice de portefeuille de projets

Une matrice de portefeuille de projets aide à classer et à prioriser les projets d’un portefeuille selon différents critères tels que le risque, le rendement, la complexité et l’alignement stratégique. Cet outil stratégique utilise souvent des modèles de matrice comme la matrice Risque-Rendement ou la matrice Croissance-Part de marché. Il permet aux décideurs de visualiser les projets à plus forte valeur ajoutée et ceux présentant un risque plus élevé.

Feuille de route du portefeuille de projets

Une feuille de route du portefeuille de projets est une chronologie de haut niveau servant de guide visuel pour présenter les principales étapes, phases et livrables de l’ensemble des projets du portefeuille.

Cela permet aux parties prenantes de mieux comprendre la trajectoire, les dépendances et les dates d’achèvement prévues des différents projets. La cartographie de la chronologie du projet aide les organisations à mieux planifier l’allocation des ressources, à suivre les progrès et à identifier les éventuels conflits entre projets.

Analyse coûts-bénéfices

Une analyse coûts-bénéfices consiste à évaluer les coûts et les bénéfices prévus associés à chaque projet d’un portefeuille.

Le résultat de cette analyse aide à déterminer si les avantages financiers et opérationnels d’un projet justifient ses coûts. Elle compare les rendements estimés, tels que l’augmentation de la productivité ou des revenus, aux dépenses prévues, permettant ainsi aux organisations de mieux prioriser les projets offrant le meilleur retour sur investissement.

Modèle de notation de projets

Dans la PPM, un modèle de notation de projets est un outil quantitatif qui aide à évaluer et à prioriser les projets d’un portefeuille selon des critères définis. Les projets sont notés à partir de facteurs tels que l’alignement stratégique, le risque, le retour sur investissement potentiel et les besoins en ressources. Chaque projet reçoit un score cumulatif reflétant dans quelle mesure il pourrait contribuer aux objectifs organisationnels. Les décideurs peuvent ainsi comparer les projets de manière objective.

Les 5 processus de gestion de projet pour la PPM

La gestion de portefeuille de projets nécessite un équilibre entre les ressources, le temps, les compétences, les budgets, l’atténuation des risques et l’exécution des projets du portefeuille de manière efficace et économique sans compromettre la qualité. Les gestionnaires y parviennent grâce à l’utilisation de cinq processus clés de gestion de projet.

1. Gestion du changement : identifier et prioriser les demandes de changement. Celles-ci peuvent concerner des fonctionnalités, la stratégie commerciale, des exigences réglementaires, etc., en fonction de la stratégie de l’entreprise, de la planification des capacités, de la demande et des contraintes financières et opérationnelles.
2. Gestion des risques : identifier les risques dans les projets qui composent le portefeuille et élaborer un plan de gestion des risques afin de réduire l’incertitude au sein du portefeuille de projets.
3. Gestion financière : gérer les ressources financières liées aux projets du portefeuille et démontrer les résultats financiers du portefeuille par rapport aux objectifs commerciaux et stratégiques de l’organisation.
4. Gestion du pipeline : s’assurer que les propositions de projets figurent dans le pipeline et utiliser les critères d’évaluation pour déterminer si elles méritent d’être exécutées.
5. Gestion des ressources : utiliser efficacement et de manière optimale les ressources limitées de l’organisation, qu’il s’agisse de matériel, d’équipement, de personnel ou de ressources financières.

Logiciel de gestion de portefeuille de projets

Un logiciel de gestion de portefeuille de projets est un outil conçu pour centraliser la gestion et la maintenance d’un portefeuille de gestion de projets. Avec la quantité croissante de données associées à un seul projet, et encore plus à un portefeuille, l’utilisation d’un logiciel de gestion de portefeuille est devenue indispensable pour les chefs de projet.

Les gestionnaires de portefeuille et les bureaux de gestion de projet (PMO) utilisent ces logiciels pour recueillir des données, analyser les informations et utiliser les résultats afin de mieux gérer le portefeuille et d’atteindre les objectifs de leur organisation.

Les logiciels PPM typiques sont également utilisés pour l’optimisation du portefeuille afin d’atteindre plus efficacement les objectifs financiers de l’organisation. Les gestionnaires ou les PMO utilisent les logiciels de gestion de portefeuille pour identifier les processus, méthodes et technologies complémentaires qui permettront à chaque projet de réussir et au portefeuille de prospérer. Microsoft Project est l’un des logiciels de gestion de projet les plus utilisés, mais il présente des inconvénients majeurs qui font de ProjectManager un meilleur choix pour la gestion de projet, de programme et de portefeuille.

Logiciel de gestion de portefeuille de projets de bureau vs en ligne

Gérer un portefeuille, c’est comme faire tourner plusieurs assiettes en même temps. Pour suivre le rythme, il faut un logiciel de gestion de portefeuille de projets robuste. La question est : lequel choisir ?

En termes de fonctionnalités, les applications de bureau et les applications en ligne sont aujourd’hui à peu près équivalentes. Tout dépend du produit, bien sûr ; mais dans la plupart des cas, les deux proposent des outils PPM similaires. Les principales différences résident dans le prix, la sécurité et la vitesse. Par exemple, un logiciel de gestion de portefeuille sur poste de travail a tendance à coûter plus cher et à nécessiter une licence pour chaque membre de l’équipe, ce qui peut vite s’accumuler.

Avantages des logiciels PPM de bureau

La sécurité sur un poste de travail, même connecté à un intranet d’entreprise, est généralement supérieure à celle de nombreux services en ligne. Les performances d’un logiciel basé sur le cloud dépendent de votre connexion Internet, et en cas de panne, vous êtes bloqué. Ce problème ne se pose pas avec les applications de bureau.

Avantages des logiciels PPM en ligne

Les applications en ligne dominent désormais le secteur de la gestion de projet, et pour de bonnes raisons : elles excellent en matière de connectivité, de collaboration et de données en temps réel. Tant que votre équipe dispose d’une connexion Internet, elle peut utiliser l’outil, où qu’elle se trouve. Cela crée une plateforme sur laquelle même les équipes distribuées peuvent collaborer n’importe où et à tout moment. À mesure que les équipes mettent à jour leur statut, vous obtenez des données en direct, plus précises et plus récentes, pour prendre des décisions plus efficaces.

Comment utiliser un logiciel de gestion de portefeuille de projets

Gérer des projets est déjà difficile, mais gérer un portefeuille de projets l’est encore davantage. Cela demande une complexité accrue et nécessite un logiciel de gestion de portefeuille robuste. Dans cette section, nous prendrons ProjectManager comme exemple pour expliquer comment utiliser un logiciel de gestion de portefeuille de projets.

Si vous souhaitez suivre les étapes, inscrivez-vous à un essai gratuit de 30 jours de ProjectManager. Une fois notre logiciel PPM configuré, suivez les étapes ci-dessous.

1. Définir les objectifs et les buts

Avoir des objectifs et des buts pour votre portefeuille de projets est essentiel, car cela donne aux gestionnaires de portefeuille une cible à atteindre lorsqu’ils cherchent à augmenter le retour sur investissement et à limiter les risques.

Commencez par rédiger les objectifs et les buts de chaque projet de votre portefeuille. Il y aura probablement plusieurs documents de gestion de projet détaillés décrivant ces projets. Joignez-les à notre logiciel de gestion de portefeuille, qui offre un espace de stockage de fichiers illimité.

2. Regrouper les projets connexes

Regrouper les projets d’un portefeuille et générer des rapports collectifs plutôt qu’individuels permet aux gestionnaires de portefeuille d’obtenir les données nécessaires pour prendre de meilleures décisions concernant les coûts, les ressources et d’autres facteurs clés.

Conservez tous les projets de votre portefeuille ensemble dans notre section de vue d’ensemble. Comparez l’état, le budget et bien plus encore pour l’ensemble de votre portefeuille, le tout en un seul endroit. Vous pouvez ensuite utiliser l’allocation des ressources pour renforcer un projet qui pourrait être en sous-performance.

3. Créer des jalons

Les jalons marquent la fin d’une phase importante et le début d’une autre. Ils peuvent être facilement ajoutés au diagramme de Gantt, où ils sont représentés par un symbole en forme de losange.

Définissez des jalons et divisez vos projets en parties plus gérables. Cela renforce le moral de l’équipe en lui donnant une série de réussites au fur et à mesure de l’avancement des tâches. Les gestionnaires peuvent utiliser les jalons comme moyen de mesurer les progrès.

4. Définir les dépendances

Toutes les tâches ne sont pas identiques. Certaines ne peuvent pas commencer avant qu’une autre ne soit terminée, ou doivent démarrer ou se terminer en même temps. Il est essentiel d’identifier les dépendances entre vos tâches pour maintenir la santé du portefeuille.

Reliez les tâches dépendantes en les faisant glisser les unes vers les autres afin d’éviter les blocages entre les équipes. Cela empêche ces tâches dépendantes d’être oubliées pendant l’exécution du projet. Une fois les dépendances définies, vous pouvez filtrer par chemin critique.

5. Afficher la feuille de route

Lorsqu’on gère un portefeuille, il est important de garder une vision d’ensemble. Sans cela, on peut facilement se perdre dans les détails et prendre du retard.

Restez concentré sur les objectifs grâce à l’outil de feuille de route, qui place tous les projets de votre portefeuille sur un seul diagramme de Gantt. Visualisez chaque projet sur une chronologie et identifiez rapidement les éventuels conflits pour les résoudre avant qu’ils n’affectent les objectifs de votre organisation.

6. Équilibrer les ressources

La charge de travail représente les tâches attribuées à votre équipe. Si un membre est surchargé, sa productivité diminuera et le moral de l’équipe en pâtira.

Visualisez l’effort planifié pour chaque membre de l’équipe travaillant sur votre portefeuille à l’aide d’un graphique codé par couleur qui montre qui a trop d’heures assignées et qui en a trop peu. Vous pouvez ensuite réaffecter leurs heures directement depuis la même page, améliorant ainsi l’efficacité globale.

7. Suivre la progression du portefeuille

Un tableau de bord est un outil qui représente graphiquement divers indicateurs de projet, vous permettant de visualiser les performances de vos projets. Il offre une vue d’ensemble qui peut vous alerter des problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques.

Utilisez notre tableau de bord en ligne pour suivre la progression de votre portefeuille en temps réel. Des mini-tableaux de bord apparaissent pour chaque projet, affichant des indicateurs clés tels que l’avancement, le budget et les coûts. Vous pouvez également personnaliser le tableau de bord pour afficher uniquement certains projets et créer des rapports basés sur ces filtres.

8. Analyser et présenter des rapports

Les rapports d’état permettent de mesurer l’état actuel de vos projets. Ils communiquent des données importantes aux parties prenantes et les tiennent informées tout en maximisant les performances du portefeuille.

Utilisez l’outil de création de rapports intégré pour explorer en profondeur les données de vos projets, visualiser la progression et mesurer la performance. Un rapport d’état du portefeuille est idéal pour les présentations aux parties prenantes. En cas de questions, le rapport peut être filtré pour afficher uniquement les informations qui les intéressent.

9. Collaborer avec les parties prenantes

La collaboration consiste à travailler ensemble pour accroître la productivité. Cela peut se faire au niveau des tâches pour les équipes ou au niveau exécutif. Idéalement, cette pratique doit être adoptée dans tous les départements de l’organisation.

Les gestionnaires de portefeuille de projets disposent des outils nécessaires pour rester en contact avec chaque chef de projet responsable d’un projet du portefeuille. Communiquez facilement avec n’importe qui en le mentionnant dans un commentaire. Il recevra une notification par e-mail. Les alertes peuvent être personnalisées afin d’éviter d’encombrer votre boîte de réception.

Outils de logiciel de gestion de portefeuille de projets ProjectManager

Avec le passage des logiciels du poste de travail vers le cloud, la gestion de portefeuille de projets est devenue plus efficace et performante. Voici quelques-unes des fonctionnalités qui aident les gestionnaires de portefeuille :

• Diagrammes de Gantt en ligne
• Tableaux de bord PPM en temps réel
• Feuilles de route de portefeuille de projets
• Calendriers partagés de projets, programmes et portefeuilles
• Outils de suivi du temps et feuilles de temps
• Groupes de projets
• Rapports PPM dynamiques
• Stockage de fichiers illimité dans le cloud
• Tableaux Kanban et listes de tâches
• Graphiques de gestion de la charge de travail
• Fonctionnalités d’allocation, de planification et de suivi des ressources
• Outils de suivi des coûts et de budgétisation PPM
• Outils d’analyse des risques
• Collaboration avec des équipes à distance
• Gestion des ressources

Quelles industries et organisations bénéficient de la PPM ?

Toute industrie qui gère plusieurs projets en même temps bénéficie de la discipline de la gestion de portefeuille de projets. Cela représente un grand nombre d’industries et d’organisations.

Parmi celles qui tirent parti des avantages de la gestion de portefeuille de projets figurent :

• Technologies de l’information (TI)
• Logiciels informatiques
• Hôpitaux et soins de santé
• Construction, automobile
• Organisations à but non lucratif
• Services financiers et bancaires
• Recrutement de services et de personnel
• Assurance
• Télécommunications
• Administration publique
• et bien plus encore !

Termes clés de la gestion de portefeuille de projets (PPM)

Voici un mini-glossaire des termes liés à la gestion de portefeuille utilisés dans ce guide.

• Gestion de portefeuille : contrôle d’un portefeuille de projets afin de s’assurer qu’ils s’alignent sur les objectifs et buts stratégiques globaux de l’organisation.
• Gestion de programme : gestion d’un portefeuille de projets dans le même esprit que la gestion de portefeuille, à la différence que les projets sont similaires ou liés entre eux.
• Gestion de projet : planification, exécution, suivi et reporting d’un projet du début à la fin, incluant la maîtrise de la portée, des coûts et du calendrier.
• Bureau de gestion de projet (PMO) : groupe au sein d’une organisation chargé de maintenir les normes de gestion de projet, et souvent de superviser la gestion de portefeuille et de programme.
• Gestion du contrôle des changements : processus permettant d’identifier et de répondre efficacement aux changements dans un projet ou un portefeuille.
• Rapport de portefeuille : création de graphiques, tableaux et autres documents de reporting pour communiquer l’avancement et les indicateurs du portefeuille.
• Gestion des risques : identification et résolution des risques avant et après qu’ils se produisent.
• Gestion des ressources : processus d’allocation des ressources tout au long du cycle de vie du portefeuille.
• Gestion du pipeline : prise de décisions pour estimer et sélectionner les projets à financer en accord avec la stratégie de l’organisation.
• Gestion financière : compréhension des risques propres à chaque projet et utilisation de ces connaissances pour prendre des décisions à l’échelle du portefeuille.

Tous ces facteurs et bien d’autres démontrent que la gestion de portefeuille de projets est une méthodologie capable de servir toute organisation disposant d’un portefeuille de projets.

Et avec ProjectManager, vous disposez du meilleur outil PPM du marché pour tirer pleinement parti de tous ces avantages commerciaux.