Qu’est-ce qu’un calendrier de projet ?

Un calendrier de projet est un échéancier qui organise les tâches, les ressources et les dates d’échéance dans une séquence optimale afin que le projet soit terminé dans les délais. Le calendrier est élaboré pendant la phase de planification et comprend les éléments suivants :

• Un échéancier avec les dates de début, de fin et les jalons
• Les travaux nécessaires à la réalisation des livrables
• Les coûts, ressources et dépendances liés à chaque tâche
• Les membres de l’équipe responsables de chaque tâche

Les calendriers de projet sont créés et suivis à l’aide d’un logiciel d’ordonnancement de projet, qui offre des fonctionnalités essentielles permettant aux chefs de projet de suivre l’avancement des tâches, des ressources et des coûts en temps réel. Ils peuvent également affecter le travail, relier les tâches dépendantes, consulter des tableaux de bord, allouer les ressources, et bien plus.

ProjectManager, par exemple, propose des diagrammes de Gantt en ligne pour planifier les tâches et les ressources, ainsi que des fonctionnalités de gestion d’équipe et des outils de reporting pour offrir une plateforme complète de gestion de projet.

Que contient un calendrier de projet ?

Les calendriers sont élaborés pendant la phase de planification du projet et sont essentiels à la création du plan de projet, où sont définis le plan d’ordonnancement, la ligne de base du calendrier, les livrables et les exigences. Le calendrier est conçu pour guider l’équipe projet tout au long de la phase d’exécution.

Ensuite, pendant l’exécution, la ligne de base du calendrier est comparée à l’avancement réel du projet. Les éléments suivants sont inclus dans l’élaboration du calendrier :

1. Livrables
2. Tâches
3. Dates de début et de fin des tâches
4. Dépendances entre les tâches
5. Calendrier du projet
6. Lots de travaux
7. Durée des tâches et échéancier global
8. Budgets
9. Disponibilité des ressources
10. Analyse des risques liés à l’ordonnancement

Étapes pour créer un calendrier de projet

Lors de la création d’un calendrier, vous pouvez utiliser un modèle de calendrier de projet, qui fournit des exemples et une feuille de calcul gratuite. Mais un modèle a ses limites. Un calendrier de projet n’est pas un simple échéancier universel qui convient à tous les projets.

Il existe différentes techniques d’ordonnancement de projet et des outils de planification à utiliser dans le processus d’ordonnancement. De plus, chaque projet dispose de ressources, de délais, de périmètres et de variables uniques qui doivent être pris en compte dans le plan de gestion du calendrier.

Utiliser un logiciel de gestion de projet permet d’intégrer le calendrier aux autres outils : diagrammes de Gantt, tableaux de bord et rapports pour suivre les progrès, mais aussi tableaux kanban pour gérer les flux de travail. Quelle que soit l’approche choisie, voici les étapes pour créer un calendrier de projet :

1. Élaborer le plan d’ordonnancement du projet
2. Définir qui a l’autorité sur le calendrier
3. Identifier les dates de début et de fin des activités et tâches
4. Déterminer les dépendances entre les tâches
5. Séquencer les activités et tâches de manière chronologique pour créer un calendrier de projet
6. Estimer les ressources nécessaires et leur disponibilité
7. Déterminer la durée des activités et tâches
8. Élaborer le calendrier de projet
9. Suivre et contrôler le calendrier tout au long du cycle de vie du projet

Quelles sont les techniques d’ordonnancement de projet ?

Estimer la durée des tâches de projet avec la plus grande précision possible est essentiel pour établir un calendrier réaliste. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser différentes techniques d’ordonnancement de projet.

Les chefs de projet peuvent interroger leur équipe et les parties prenantes pour connaître leur avis sur la durée probable de certaines tâches, et consulter des données historiques issues de projets similaires.

De plus, ils peuvent recourir à des techniques d’ordonnancement pour affiner leurs estimations de temps et réduire les risques liés au calendrier. La méthode du chemin critique (CPM) est une équation qui détermine la durée maximale possible du projet. La méthode PERT (Program Evaluation and Review Technique) visualise également le déroulement des tâches pour améliorer les estimations, tout en affichant les dépendances.

Les chefs de projet utilisent également des techniques de compression du calendrier telles que le crashing et le fast tracking, qui permettent de raccourcir la durée du projet sans modifier son périmètre. La simulation, les heuristiques de nivellement des ressources, la création d’une liste de tâches, l’utilisation d’un calendrier projet ou encore d’un diagramme de Gantt sont autant d’outils utiles pour l’estimation, la collecte et le suivi des tâches.

Une structure de découpage du projet permet de visualiser toutes les tâches et livrables nécessaires pour atteindre le livrable final. Il s’agit d’un diagramme en réseau qui place l’objectif principal en haut, avec des « branches » représentant toutes les étapes à suivre. Cet outil garantit qu’aucun élément ne soit oublié lors de la création du calendrier. Un calendrier en retour (workback schedule) est une autre technique qui aide à décomposer le périmètre du projet et à identifier toutes les tâches, activités, livrables et jalons.

Quelle que soit la méthode d’ordonnancement utilisée, il est essentiel de disposer d’un outil capable de les intégrer. Les diagrammes de Gantt de ProjectManager permettent de créer des calendriers, d’appliquer une WBS et de calculer automatiquement le chemin critique. Vous souhaitez filtrer les informations ? Affichez uniquement ce que vous voulez voir : tâches incomplètes, en retard, assignées à certains membres de l’équipe, ou tout autre critère.

Comment créer un calendrier de projet : guide détaillé

L’ordonnancement de projet intervient pendant la phase de planification du cycle de vie du projet. Lorsque vous commencez à établir un calendrier, posez-vous d’abord quatre questions fondamentales :

1. Que faut-il faire ?
2. Quand cela doit-il être fait ?
3. Qui va le faire ?
4. Où cela sera-t-il fait ?

Les réponses à ces questions vous aideront à construire le calendrier, car elles serviront à fixer les dates de début et de fin, relier les activités, définir la durée, créer des jalons et gérer les ressources.

Voici les étapes à suivre pour créer votre propre calendrier de projet !

1. Définir le périmètre du projet

La déclaration du périmètre est créée au début de la planification. Il s’agit d’un document qui contient les objectifs, les livrables, les fonctionnalités, le budget, etc. Toutes les tâches nécessaires à la réussite du projet y sont répertoriées (en tenant compte des exigences des parties prenantes).

Soyez précis lors de l’élaboration de votre liste de tâches, n’omettez rien. L’utilisation d’une structure de découpage du projet (WBS) vous permettra d’organiser ces activités selon leur ordre d’exécution. Comprendre les dépendances entre les tâches et leur séquence est fondamental pour bien gérer le calendrier.

2. Établir la séquence des tâches

Les tâches sont les petites unités de travail qui mènent au livrable final. Il est essentiel de planifier leur séquence avant de commencer l’exécution. Très souvent, une tâche dépend d’une autre pour commencer ou se terminer. Vous ne voulez pas vous retrouver bloqué en cours d’exécution à cause d’un objectif non atteint.

3. Regrouper les tâches

Une fois les tâches listées et ordonnées, vous pouvez les regrouper par priorité. Il est important de savoir lesquelles sont critiques pour le calendrier de mise en œuvre du projet et doivent être réalisées en premier, et lesquelles sont secondaires. Un matrice de priorisation peut vous aider à classer vos tâches.

Ensuite, structurez vos tâches avec des jalons associés aux cinq phases du projet : l’initiation, la planification, l’exécution, le suivi et la clôture. Organiser vos tâches autour de jalons facilite le suivi de l’avancement et renforce la motivation et la productivité de l’équipe grâce à une visibilité sur les réalisations.

4. Lier les dépendances entre les tâches

Certaines tâches peuvent être effectuées simultanément, mais d’autres dépendent d’une tâche précédente pour commencer ou se terminer. Ces dépendances doivent être représentées dans votre calendrier afin d’en tenir compte, sinon vous risquez de créer des goulets d’étranglement et de bloquer votre équipe.

5. Identifier le chemin critique

Le chemin critique est une méthode d’ordonnancement permettant d’identifier les tâches essentielles à la réussite du projet. Cela vous aide à prendre des décisions éclairées sur les tâches qui peuvent être ignorées en cas de contraintes de temps ou de budget. Cette méthode est souvent utilisée pour l’analyse des risques liés au calendrier. Un logiciel capable d’identifier automatiquement le chemin critique facilite grandement cette étape.

6. Affecter les ressources

La gestion des ressources est étroitement liée à l’ordonnancement de projet. Chaque tâche de votre calendrier doit être associée aux ressources nécessaires et à leur coût. Aucune tâche ne se réalise toute seule, et sans attribuer les bonnes ressources à chaque tâche, vous risquez de dépasser largement votre budget. En associant les ressources aux tâches, vous pouvez mieux planifier le temps de votre équipe et équilibrer leur charge de travail.

Comment gérer votre calendrier de projet pendant l’exécution

Une fois votre calendrier finalisé, la dernière chose à faire est de le saisir manuellement dans un document statique comme Google Sheets ou Microsoft Excel. Un générateur de calendrier peut automatiser une grande partie de ce processus.

Il existe des outils d’ordonnancement de projet conçus pour des besoins simples, mais lorsque vous pilotez un projet — grand ou petit — vous avez besoin d’un outil capable de s’adapter à la variété des problèmes d’ordonnancement à suivre. Regardez la vidéo ci-dessous pour découvrir comment un logiciel d’ordonnancement peut vous aider à mener votre projet à bien, ou poursuivez votre lecture avec notre guide complet.

Quels sont les outils d’ordonnancement de projet ?

Les outils d’ordonnancement de projet sont utilisés pour aider les chefs de projet à organiser et exécuter les tâches et les ressources de leur projet dans les limites du budget défini. Les logiciels disponibles vont des solutions rudimentaires aux plateformes sophistiquées, offrant une large gamme de fonctionnalités facilitant l’ordonnancement du projet.

Un logiciel dédié à l’ordonnancement peut également aider dans des tâches plus larges comme la planification et l’estimation de la durée des tâches. En plus de l’ordonnancement, ces logiciels peuvent inclure des outils de gestion des coûts, du budget, de l’allocation des ressources, de la collaboration, de la communication et du reporting.

Avantages des outils d’ordonnancement en ligne

L’utilisation d’un logiciel d’ordonnancement en ligne permet aux chefs de projet de prendre des décisions basées sur des données pour gérer le temps et les ressources. Lorsqu’ils identifient un goulet d’étranglement ou un blocage empêchant les membres de l’équipe d’avancer, ils peuvent rapidement réaffecter les ressources pour maintenir le projet sur la bonne voie.

Les responsables et les équipes peuvent mieux collaborer grâce à un logiciel d’ordonnancement en ligne, tout en gérant les ressources et les budgets pour assurer le bon déroulement du projet. Voici d’autres avantages à utiliser ce type de logiciel :

• Créer des plans détaillés pour vos projets
• Visualiser tout votre travail dans des listes de tâches et des calendriers de projet
• Envoyer des mises à jour d’état aux parties prenantes
• Créer des listes de tâches pour vous-même et vos équipes
• Gérer les dates de début et de fin de vos tâches
• Gérer la charge de travail et réaffecter les tâches
• Surveiller les performances en temps réel
• Modifier facilement grâce au glisser-déposer

Quels sont les outils d’ordonnancement de projet ?

Les outils d’ordonnancement de projet sont utilisés pour aider les chefs de projet à organiser et exécuter les tâches et les ressources de leur projet dans les limites du budget défini. Les logiciels disponibles vont des solutions rudimentaires aux plateformes sophistiquées, offrant une large gamme de fonctionnalités facilitant l’ordonnancement du projet.

Un logiciel dédié à l’ordonnancement peut également aider dans des tâches plus larges comme la planification et l’estimation de la durée des tâches. En plus de l’ordonnancement, ces logiciels peuvent inclure des outils de gestion des coûts, du budget, de l’allocation des ressources, de la collaboration, de la communication et du reporting.

Avantages des outils d’ordonnancement en ligne

L’utilisation d’un logiciel d’ordonnancement en ligne permet aux chefs de projet de prendre des décisions basées sur des données pour gérer le temps et les ressources. Lorsqu’ils identifient un goulet d’étranglement ou un blocage empêchant les membres de l’équipe d’avancer, ils peuvent rapidement réaffecter les ressources pour maintenir le projet sur la bonne voie.

Les responsables et les équipes peuvent mieux collaborer grâce à un logiciel d’ordonnancement en ligne, tout en gérant les ressources et les budgets pour assurer le bon déroulement du projet. Voici d’autres avantages à utiliser ce type de logiciel :

• Créer des plans détaillés pour vos projets
• Visualiser tout votre travail dans des listes de tâches et des calendriers de projet
• Envoyer des mises à jour d’état aux parties prenantes
• Créer des listes de tâches pour vous-même et vos équipes
• Gérer les dates de début et de fin de vos tâches
• Gérer la charge de travail et réaffecter les tâches
• Surveiller les performances en temps réel
• Modifier facilement grâce au glisser-déposer

Créer un calendrier de projet avec ProjectManager

Un logiciel d’ordonnancement de projet organise vos tâches sur une chronologie, prend en compte les ressources dont vous disposez pour réaliser le projet et gère tous ces éléments pour maintenir le projet sur la bonne voie.

ProjectManager est un logiciel d’ordonnancement primé qui intègre les plans, les chronologies, les budgets, la communication et bien plus encore pour vous offrir un meilleur contrôle de votre calendrier de projet. Inscrivez-vous à un essai gratuit de 30 jours et suivez les étapes ci-dessous pour construire un calendrier de projet idéal.

Lancer votre projet

Configurez le projet avant de commencer l’ordonnancement. Lors de cette phase initiale, vous définissez le plan de calendrier, le budget, le planning des ressources et la chronologie générale dans laquelle vous devez livrer le résultat final.

Ajoutez le budget pour créer une ligne de base à comparer aux dépenses réelles lors de l’exécution du projet.

Définir les tâches

L’ordonnancement de projet consiste à gérer vos tâches. Comme nous l’avons vu précédemment, les tâches sont les petits travaux qui mènent au livrable final. Définir ces tâches est la première étape d’une bonne gestion de projet.

Importez une liste de tâches depuis n’importe quel tableur ou utilisez nos modèles intégrés pour commencer. Ajoutez des durées et des dates d’échéance pour positionner ces tâches sur la chronologie dans le diagramme de Gantt.

Bloquer le calendrier

ProjectManager vous permet de gérer le calendrier de votre projet en temps réel. Notez les dates pendant lesquelles votre équipe peut ou ne peut pas travailler. Il s’agit des jours fériés, des congés payés et d’autres dates similaires qui doivent être définies avant de créer votre calendrier.

Indiquez les jours fériés dans le logiciel, à la fois globaux et locaux, afin de connaître la disponibilité de votre équipe. C’est particulièrement utile pour la gestion des équipes à distance. Définir vos jours ouvrés habituels est la meilleure première étape si vous ne disposez pas encore d’informations précises.

Définir les dépendances entre les tâches

Éviter les goulets d’étranglement et respecter les délais sont les principales raisons pour lesquelles vous planifiez minutieusement votre projet. Il est essentiel de lier les tâches dépendantes pour garantir un déroulement fluide du travail.

Connectez les tâches dépendantes dans votre projet en faisant glisser une tâche sur une autre dans le diagramme de Gantt. Une ligne apparaîtra, et vous pourrez alors définir le type de dépendance entre ces deux tâches.

Assigner l’équipe

Les équipes sont votre ressource la plus précieuse. Ce sont elles qui accomplissent le travail menant à la réussite du projet. Pour une efficacité optimale, il faut assigner le bon membre à la bonne tâche.

Attribuez les tâches aux membres de l’équipe depuis n’importe quelle vue du projet. Pour plus de clarté, vous pouvez ajouter des descriptions détaillées, des niveaux de priorité et les coûts associés aux tâches afin d’aider votre équipe à les suivre et à les terminer.

Suivre l’avancement

Une fois le calendrier défini et le projet en phase d’exécution, les chefs de projet doivent rester informés de ce qui se passe sans gêner leur équipe. Suivre les indicateurs de projet permet de détecter et de résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.

Obtenez une vue d’ensemble du projet avec notre tableau de bord en temps réel. Nous collectons des données sur le temps, les coûts, la charge de travail, etc., que nous calculons automatiquement et affichons sous forme de graphiques et de tableaux colorés, faciles à lire.

Gérer les ressources

Connaître vos ressources et maintenir un bon équilibre de charge permet d’avoir une équipe plus productive et plus satisfaite.

Utilisez notre page de charge de travail pour voir combien de tâches sont attribuées à chaque membre de l’équipe. Le graphique coloré permet d’identifier rapidement les surcharges, et vous pouvez réaffecter les tâches sans quitter la page.

Ajuster le plan

Les calendriers sont des documents vivants. Comme des forces internes et externes influencent un projet, vous avez besoin d’un moyen rapide et simple pour vous adapter. Être flexible vous aide à éviter les dérives.

Faites glisser les tâches sur de nouvelles dates de début ou de fin dans notre diagramme de Gantt en ligne pour modifier facilement votre calendrier. Tous les changements sont immédiatement reflétés dans l’ensemble du logiciel.

Tenir les parties prenantes informées

Les parties prenantes sont les personnes qui ont un intérêt dans le projet. Elles doivent savoir ce qui se passe, et les tenir informées de l’avancement est l’une de vos principales responsabilités.

Générez des rapports sur les écarts de projet, les tâches et bien plus encore en un seul clic. Vous pouvez facilement filtrer les résultats lorsque vous présentez le rapport afin de répondre à leurs questions.

Bonnes pratiques pour le processus d’ordonnancement de projet

Maintenir votre projet sur la bonne voie et dans les limites du budget nécessite un bon calendrier. Cela signifie créer un calendrier à la fois fiable et adapté aux exigences du projet. Pour garantir un calendrier optimal, suivez ces bonnes pratiques.

Collecter soigneusement les tâches du projet

La dernière chose que vous voulez, c’est oublier une tâche essentielle après avoir créé votre calendrier. S’assurer que chaque tâche est bien incluse et correctement positionnée pour terminer le projet à temps est déjà assez difficile, sans devoir ajouter des tâches oubliées. Un organigramme des tâches (WBS) est un excellent outil pour capturer chaque étape vers le livrable final.

Être réaliste

Lors de l’élaboration de votre calendrier, il est important de fixer des durées raisonnables pour les tâches. Elles doivent être mesurables, bien sûr ; courtes si possible, mais avec une marge d’ajustement en cas de besoin. Pour cela, vous devez examiner attentivement vos ressources et la capacité de votre équipe à effectuer le travail. Plus vous faites cela en amont, moins vous aurez de problèmes une fois le projet lancé. N’oubliez pas que vous pouvez utiliser des techniques comme la méthode du chemin critique (CPM) ou les diagrammes PERT pour estimer les durées avec plus de précision.

Prévoir du flottement dans votre calendrier

Le flottement est le temps pendant lequel une tâche peut être retardée sans affecter le livrable final. Il est bon d’avoir un peu de flottement dans votre calendrier pour absorber les changements, mais pas trop ! Trop de flottement indique souvent que quelque chose ne va pas dans votre planification.

Évaluer en permanence le chemin critique

Le chemin critique vous permet de voir quelles tâches sont essentielles pour atteindre le livrable final, et lesquelles peuvent être mises de côté si le temps ou le coût devient un problème. Mais ce chemin peut évoluer pendant l’exécution du projet, donc il faut le vérifier régulièrement.

Surveiller la portée du projet

Les choses changent dans un projet. C’est inévitable. Ne pas s’adapter à ces changements est, en revanche, irresponsable. Suivre l’évolution de la portée du projet, ajuster les tâches et le calendrier pour maintenir le projet sur la bonne voie, c’est le cœur de la gestion d’un calendrier. Prenez note de l’impact des changements de portée sur le calendrier du projet, et vérifiez s’ils empêchent d’atteindre le livrable final.

Calendrier de projet vs plan de projet

Pour conclure, clarifions deux concepts liés : bien qu’ils soient associés, un calendrier de projet et un plan de projet sont deux choses distinctes. Le plan de projet est le cadre global qui explique comment le projet sera mené. Le calendrier de projet se concentre sur les détails de la mise en œuvre.

Le plan de projet est un document qui explique comment le projet sera géré. Il est établi en premier, et le calendrier est souvent développé dans son cadre. Il est impossible de créer un calendrier sans avoir d’abord défini les grandes lignes du projet dans le plan. Une fois le plan validé, le calendrier peut être établi avec les dates précises, durées, affectations, ressources, etc.

Le calendrier de projet est constitué des tâches spécifiques et de leurs dates d’échéance. Il s’agit d’un calendrier qui indique quand chaque tâche commence et se termine. Ce calendrier repose souvent sur des estimations basées sur des données historiques, l’expérience, etc. Le calendrier est flexible et évolue au cours du projet. Le plan, lui, reste inchangé. Il définit les objectifs, la portée, les ressources nécessaires, les coûts, etc. Ce n’est qu’une fois ces éléments établis qu’on peut travailler sur le calendrier.

Une autre différence est que le plan de projet n’exige pas nécessairement l’utilisation d’outils de gestion de projet. Le plan est généralement un ensemble de documents qu’on peut rédiger dans un traitement de texte. En revanche, les calendriers sont souvent créés dans des logiciels de gestion de projet, avec des fonctionnalités comme les diagrammes de Gantt.

Termes clés de l’ordonnancement de projet

• Ordonnancement de projet : L’ordonnancement de projet est un processus de gestion de projet qui consiste à créer et gérer un calendrier pour organiser les tâches, livrables et jalons sur une chronologie. Le calendrier définit la durée, les dates de début et de fin des activités, et est utilisé par les chefs de projet pour la gestion des ressources, des tâches et des équipes.
• Plan de calendrier : Le plan de calendrier, ou plan de gestion du calendrier, est une composante du plan de projet qui définit comment le calendrier sera élaboré, suivi et contrôlé. Il établit également la méthodologie et les outils utilisés pour créer le calendrier. Sa complexité varie selon le projet.
• Ligne de base du calendrier : La ligne de base du calendrier est la version approuvée du calendrier, intégrée dans le plan de calendrier. Une fois la phase d’exécution lancée, les dates réelles des tâches sont comparées à cette ligne de base pour mesurer les performances et maintenir le projet sur la bonne voie.
• Indice de performance du calendrier : L’indice de performance du calendrier (Schedule Performance Index) fait partie de la gestion de la valeur acquise et mesure si vous êtes dans les temps ou en retard.
• Écart de calendrier : L’écart de calendrier (Schedule Variance) permet de mesurer l’état d’avancement d’un projet en comparant les progrès réels à ceux prévus.
• Calendrier des ressources : Intègre la disponibilité des ressources et la planification de leur capacité dans le développement du calendrier. Il s’agit de planifier les tâches en tenant compte des ressources disponibles et des contraintes associées.
• Calendrier de projet : Définit les jours et heures ouvrables disponibles pour l’exécution des tâches. Il permet aux chefs de projet de prendre des décisions en matière de calendrier en fonction du temps réellement disponible.
• Compression de calendrier : Technique qui consiste à raccourcir la durée du calendrier sans modifier la portée du projet, en accélérant l’exécution des tâches critiques, par exemple en ajoutant des ressources (équipe, matériel).
• Matrice de priorisation : Outil de gestion du temps permettant de hiérarchiser les tâches en évaluant leur impact et l’effort nécessaire. Semblable à la matrice d’Eisenhower, elle est adaptée à la gestion de projet.
• Calendrier en marche arrière : Le calendrier en marche arrière (workback schedule) est une technique qui consiste à analyser le projet à partir de sa date de fin, en décomposant ses étapes, tâches, livrables et jalons à rebours pour mieux structurer le travail.

Contenu connexe en gestion de projet

Il y a beaucoup à apprendre pour maîtriser la discipline de la gestion de projet. C’est pourquoi nous avons créé des dizaines de blogs, modèles, livres numériques et autres ressources couvrant les concepts les plus importants de la gestion de projet. En voici quelques-uns.

• Lancement de projet : comment démarrer un projet
• Qu’est-ce qu’une étude de faisabilité ? Comment en réaliser une pour votre projet
• Comment rédiger une proposition de projet
• Analyse coûts-avantages : guide rapide

Découvrez pourquoi des dizaines de milliers d’équipes projets, dans des organisations aussi diverses que la NASA ou la Bank of America, utilisent notre outil pour respecter leurs calendriers. Essayez gratuitement notre logiciel pendant 30 jours et testez vous-même ces outils puissants.