Tout ce dont vous avez besoin pour exécuter votre projet est une ressource. Cela signifie des matériaux, des outils, des équipements et même votre équipe. Cela fait beaucoup à gérer. Pour organiser vos ressources et avoir ce qu’il vous faut au moment où il le faut, utilisez notre modèle gratuit de plan des ressources pour Excel. Il vous aidera à rassembler toutes les ressources de votre projet et à les cartographier dans une feuille de calcul afin d’éviter tout retard.
Pour télécharger ce modèle gratuit de plan d’affectation des ressources, cliquez sur l’image.
Qu’est-ce qu’un plan des ressources ?
Un plan des ressources consiste à identifier, lister et organiser les ressources dont vous aurez besoin pour mener à bien votre projet, ainsi qu’à déterminer la quantité nécessaire pour chaque ressource, leur coût et le moment où elles sont requises dans le projet.
Il existe deux grandes catégories de ressources : stockables et non stockables. Les ressources stockables sont disponibles tant qu’elles ne sont pas épuisées, tandis que les ressources non stockables sont celles qui doivent être réapprovisionnées périodiquement ou utilisées uniquement à des moments spécifiques.
Le plan des ressources doit être intégré à votre planning et à votre budget pour rester dans les clous et éviter les dépassements pendant la phase d’exécution du projet.
Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de plan des ressources
Notre modèle de plan des ressources est l’outil qui regroupe toutes vos ressources et les aligne avec votre planning et votre budget de projet. Il est facile à utiliser et vous permet de démarrer rapidement.
Utiliser un modèle vous donne une longueur d’avance. Créer un plan des ressources n’est pas une tâche unique. Cela fera partie du processus de planification de chaque projet que vous démarrez. Avoir un modèle signifie que vous n’avez pas à créer une nouvelle feuille Excel à chaque fois pour consigner vos ressources.
Le modèle de plan des ressources peut également être enregistré et réutilisé pour de futurs projets. Si vous lancez un projet similaire à celui que vous avez terminé il y a un an ou plus, vous pouvez consulter vos fichiers et utiliser l’ancien modèle de plan des ressources comme données historiques pour élaborer votre nouveau plan.
Utiliser un modèle de plan des ressources permet à tout le monde d’être informé, mais en passant à un logiciel de gestion de projet, vous pouvez non seulement mieux vous connecter avec l’équipe, mais aussi suivre ses progrès. ProjectManager compare automatiquement vos ressources prévues à vos ressources réelles sur notre diagramme de Gantt primé. Cela vous aide à rester dans les clous pendant l’exécution du projet. Besoin d’autres outils de gestion des ressources ? Utilisez notre diagramme de charge de travail pour vous assurer que votre équipe n’est pas surchargée. Vous pouvez même équilibrer leur travail pour les rendre plus productifs. Voyez par vous-même en essayant le logiciel gratuitement dès aujourd’hui.
Qui utilise un modèle de plan des ressources ?
Le chef de projet est généralement la personne chargée de créer un plan des ressources. C’est son rôle de gérer les ressources de manière efficace et efficiente. Dans les grandes organisations, cependant, il peut y avoir d’autres personnes, comme l’assistant chef de projet, qui élaborent le plan des ressources, bien qu’il doive presque toujours être supervisé et approuvé par le chef de projet.
Quiconque est responsable de l’utilisation d’un modèle de plan des ressources devra impliquer toutes les parties concernées par l’approvisionnement et la gestion des ressources dans la discussion. Ensuite, une fois le plan finalisé, il sera partagé avec l’équipe et les parties prenantes. La transparence est essentielle pour s’assurer que les ressources sont toujours disponibles pour répondre à la capacité. L’utilisation de notre modèle de plan des ressources facilite le partage et permet à tout le monde de rester aligné.
Quand utiliser un modèle de plan des ressources
Évidemment, vous devez utiliser un modèle de plan des ressources lorsque vous planifiez votre projet. Comme mentionné précédemment, le plan des ressources doit être aligné avec votre planning et votre budget. C’est le lien qui les relie et garantit que les équipes reçoivent les matériaux dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches au moment où elles en ont besoin.
Mais le modèle de plan des ressources ne se limite pas à la phase de planification du projet. C’est un document qui doit être consulté tout au long du cycle de vie du projet. Notre modèle de plan des ressources est essentiel pour les achats et pour respecter le calendrier. Toute personne dépendante des ressources, que ce soit l’équipe projet, les fournisseurs ou les prestataires, doit l’avoir à portée de main.
Les managers peuvent également utiliser le modèle de plan des ressources comme un moyen de suivre le projet et de s’assurer qu’il reste dans les délais. Toutes les dates sont indiquées sur le modèle et peuvent être comparées à celles prévues pour l’exécution des tâches par votre équipe. Le modèle vous offre un outil qui rassemble les dates importantes, peut être mis à jour et partagé.
Que contient notre modèle de plan des ressources
Utilisez notre modèle gratuit de plan des ressources pour organiser et planifier vos ressources sur le mois. Chaque onglet correspond à un mois et le modèle peut être personnalisé pour s’adapter à votre calendrier de production. Les week-ends sont bloqués, mais vous pouvez modifier cela si vous travaillez en équipes alternées.
Informations sur le projet
Ajoutez votre logo pour personnaliser notre modèle avec le nom de votre entreprise en haut. Il y a également un emplacement pour indiquer le nom du projet, le chef de projet, le client et la date, ce qui est utile lorsque vous révisez le planning pour vous assurer que vous utilisez la version la plus récente.
Ressources
Sous les informations sur le projet se trouvent des colonnes pour les ressources, où votre équipe est listée. Sous le nom de chaque membre de l’équipe dans la colonne figure la liste de ses tâches assignées. La colonne suivante identifie l’équipe à laquelle il appartient.
Personnalisation
Notre modèle prévoit la conception d’un site web, donc les équipes incluent marketing, ventes, design et développement. Bien sûr, vous pouvez modifier ces catégories et ajouter autant de membres que nécessaire.
Coûts
La colonne suivante à droite est dédiée à l’effort total, c’est-à-dire la durée de la tâche ou ses heures prévues. Au fur et à mesure que vous ajoutez ce temps à chaque tâche, la ligne du haut les additionne automatiquement. La colonne suivante indique le taux horaire du membre de l’équipe et enfin une colonne pour le coût total, également additionné automatiquement.
Calendrier
À droite se trouve votre calendrier. Là encore, il ne couvre qu’un mois. Vous pouvez ajouter des mois via l’onglet ou le transformer en planning hebdomadaire voire quotidien si vous préférez. En ajoutant les heures prévues pour chaque jour, elles s’additionneront automatiquement dans la colonne de l’effort total. Si vous assignez plus de huit heures à une personne dans la journée, la cellule du jour devient rouge pour indiquer une surcharge.
Comment ProjectManager vous aide à planifier vos ressources
Un modèle de plan des ressources est un excellent outil, mais il a ses limites. Si vous souhaitez voir vos ressources en temps réel, les réaffecter en un clic et garder tout le monde sur la même longueur d’onde sans avoir à refaire votre modèle à chaque changement, alors vous devriez utiliser ProjectManager. Notre logiciel basé sur le cloud met automatiquement à jour et suit vos ressources, et vous aide à respecter votre planning et votre budget.
Rassemblez toutes vos ressources en un seul endroit, organisez-les et reliez-les à chaque tâche de votre plan de projet dans notre diagramme de Gantt en ligne. Plus qu’un simple recueil des ressources, le Gantt offre des fonctionnalités permettant d’attribuer des coûts à ces ressources. Ensuite, définissez votre référence de base, qui enregistre votre plan des ressources. Ainsi, lorsque vous exécutez le projet, vous disposez d’un point de comparaison. Obtenez des données en direct sur les coûts réels et l’avancement afin de pouvoir réaffecter les ressources pour rester dans les clous.
Votre ressource la plus précieuse est votre équipe. Si elle a trop de travail, le moral baisse et la production aussi. Pour garder votre équipe motivée et productive, utilisez notre fonctionnalité de charge de travail. Consultez un graphique codé en couleur qui montre combien de tâches sont attribuées à chaque membre de votre équipe. Si quelqu’un est surchargé, vous pouvez réaffecter son travail directement depuis la page de charge de travail.
Lorsque vous réaffectez votre équipe, vous devez connaître sa disponibilité. Elle peut être en congé payé ou il peut s’agir d’un jour férié. Plutôt que de sortir le calendrier et de vérifier les dates, nous simplifions les choses. Lors de l’intégration de votre équipe, définissez sa disponibilité, ainsi que son taux horaire et d’autres détails de profil. Ces données apparaissent lorsque vous attribuez ou réattribuez du travail, ce qui vous fait gagner du temps et vous évite des maux de tête.
La surveillance et le suivi sont essentiels pour éviter des retards coûteux dans votre projet. Notre logiciel capture des données en temps réel pour vous aider à prendre des décisions plus éclairées. Notre tableau de bord en direct regroupe tous les indicateurs du projet et calcule les écarts, le temps, le coût et plus encore.
Pour mieux contrôler vos ressources et les affecter de façon à équilibrer la charge de travail de l’équipe, vous avez besoin de la puissance d’un outil de gestion de projet. ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui fournit des données en temps réel pour vous aider à mieux surveiller et suivre vos ressources tout au long du cycle de vie du projet. Vous pouvez planifier avec des diagrammes de Gantt en ligne, avoir de la transparence sur la production avec des tableaux kanban et tenir les parties prenantes informées grâce à des tableaux de bord en direct et des rapports dynamiques. Si vous voulez simplifier vos processus et travailler plus efficacement, vous allez adorer ProjectManager. Pourquoi ne pas l’essayer gratuitement dès aujourd’hui ?