Aidez votre équipe à suivre son temps de travail grâce à ce modèle de feuille de temps Excel. Il inclut des calculs pour le coût horaire, les congés et les heures supplémentaires. Les feuilles de temps peuvent être utilisées pour de nombreux besoins liés aux projets. N’attendez plus et commencez dès aujourd’hui en téléchargeant votre modèle de feuille de temps gratuit !
Qu’est-ce qu’un modèle de feuille de temps ?
Un modèle de feuille de temps est un formulaire de gestion du temps qui aide les employeurs à suivre les heures travaillées par leurs employés. Les feuilles de temps sont utilisées dans tous les secteurs et peuvent également servir à la gestion de projet. Les feuilles de temps mensuelles sont les plus populaires auprès des entreprises et des chefs de projet, mais vous pouvez aussi utiliser des feuilles de temps quotidiennes ou hebdomadaires selon vos préférences. Notre modèle de feuille de temps gratuit pour Excel est un moyen simple de mettre en place des feuilles de temps dans votre organisation, que vous ayez besoin d’un modèle mensuel, hebdomadaire ou quotidien.
Pour télécharger gratuitement ce modèle de feuille de temps, cliquez sur l’image ci-dessous.
Comment utiliser ce modèle de feuille de temps Excel gratuit
Une fois que vous avez téléchargé votre modèle de feuille de temps gratuit pour Excel, il est important de le remplir correctement. Pour cela, il suffit de suivre ces étapes.
1. Données du personnel
En haut du modèle de feuille de temps Excel, indiquez le nom de l’employé, le nom du service, le responsable hiérarchique et le taux horaire. Vous pouvez également ajouter les lignes de votre choix, par exemple une ligne pour le chef de projet si celui-ci doit approuver la feuille de temps et la valider.
2. Définir une période pour la feuille de temps
Vous pouvez utiliser ce fichier Excel comme modèle de feuille de temps hebdomadaire ou mensuelle en ajoutant simplement des dates dans les colonnes A et B selon vos besoins.
3. Collecter les heures
Il s’agit de la section de suivi du temps que le membre de l’équipe va utiliser. Dans les colonnes C, D, E et F, il peut indiquer l’heure de début et de fin de sa journée de travail, ainsi que les heures supplémentaires et la pause déjeuner.
4. Ajouter le total des heures travaillées
La dernière partie du modèle de feuille de temps gratuit pour Excel permet de totaliser les données saisies ci-dessus. C’est également là que le taux de rémunération est indiqué. La ligne du total de la paie correspond aux heures travaillées multipliées par le taux horaire. Dans la dernière colonne, la rémunération hebdomadaire est enregistrée. Un espace est également prévu pour les signatures de l’employé et du responsable.
Pourquoi utiliser un modèle de feuille de temps ?
Un modèle de feuille de temps aide les membres de l’équipe à enregistrer le temps passé sur une tâche spécifique et permet aux employeurs de suivre les tâches, le temps et les coûts. Examinons les avantages de l’utilisation d’un modèle de feuille de temps Excel à des fins de gestion du temps et de gestion des coûts.
Un outil de collaboration
Tout d’abord, les feuilles de temps permettent de tirer parti de la collaboration. Lorsque chacun suit son temps à l’aide de feuilles de temps, il devient plus facile d’identifier les parties du projet qui nécessitent davantage de ressources et celles qui en consomment trop. Elles offrent une vue d’ensemble des efforts de l’équipe et constituent un excellent outil pour ajuster le flux de travail en conséquence.
Donne plus d’autonomie à votre équipe
L’utilisation de feuilles de temps donne également aux membres de l’équipe l’autorité et l’autonomie nécessaires pour organiser leur travail comme ils l’entendent. Ils peuvent structurer leur journée de travail et gérer leurs tâches de la manière qu’ils jugent la plus efficace, tant que les délais sont respectés. Il leur suffit d’enregistrer l’effort fourni. Ainsi, l’équipe recrutée pour ses compétences et son expérience dispose de la liberté nécessaire pour faire son travail, avec peu ou pas de supervision managériale.
Une vue d’ensemble de vos coûts
Les feuilles de temps offrent une vision globale ainsi qu’un historique des projets passés, ce qui permet de prendre de meilleures décisions pour les projets en cours et à venir. Au-delà d’une meilleure estimation, elles peuvent avoir un impact sur le bilan en aidant les chefs de projet à rester conscients du niveau organisationnel et de la manière dont votre entreprise comptabilise le temps consacré au développement de nouveaux actifs.
Un logiciel de gestion de projet peut automatiser vos feuilles de temps, vous faisant gagner du temps et de l’argent. ProjectManager va encore plus loin avec le suivi du temps en temps réel et une sécurité avancée des données. Les équipes peuvent copier les tâches de la semaine précédente : la fonction de remplissage automatique enregistre toutes les tâches attribuées au membre de l’équipe dans sa feuille de temps. Les contrôles d’administration permettent de définir les congés, les arrêts maladie et plus encore. Un approbateur peut être désigné et, une fois la feuille de temps exportée, celle-ci est verrouillée et sécurisée. Les feuilles de temps peuvent ensuite être archivées pour servir de données historiques lors de la planification d’un projet. C’est une gestion de projet et du temps efficace. Commencez gratuitement avec ProjectManager.
Inconvénients d’un modèle de feuille de temps Excel
Les feuilles de temps Excel sont idéales pour les débutants et les petites organisations. Toutefois, si vous gérez des équipes plus importantes, elles ne constituent pas l’outil le plus adapté. Voici leurs principaux inconvénients.
La mise à jour est chronophage
Les modèles Excel nécessitent un travail manuel, en particulier si vous utilisez un modèle de feuille de temps mensuel. Le fait de les remplir, de les enregistrer sur un ordinateur ou en ligne, puis de les partager prend un temps précieux à votre équipe. Cela peut entraîner des oublis de mise à jour, générant des données incohérentes et des problèmes de suivi du temps, de gestion des ressources ou de paie.
Peut être difficile à partager entre les équipes
Lorsque vous utilisez un modèle de feuille de temps Excel, vous devez enregistrer de nombreuses copies de vos feuilles de temps, ce qui peut créer de la confusion au sein de l’équipe. Ce problème s’amplifie à mesure que l’équipe s’agrandit et peut ralentir considérablement le processus de création et d’approbation des feuilles de temps.
Ne prend pas en charge la collaboration d’équipe
Bien que notre modèle de feuille de temps gratuit pour Excel soit un excellent point de départ, il s’agit d’un document statique qui ne prend pas en charge la collaboration en temps réel ni les fonctionnalités de communication d’équipe, à l’exception des commentaires.
ProjectManager, en revanche, permet de créer des feuilles de temps en ligne et d’utiliser divers outils de planification, d’ordonnancement et de suivi de projet pour collaborer avec votre équipe en temps réel.
Qui devrait utiliser ce modèle de feuille de temps Excel gratuit ?
De nombreux utilisateurs peuvent tirer profit de ce modèle de feuille de temps gratuit pour Excel, notamment les employeurs, les chefs de projet et les responsables d’équipe. En pratique, toute personne ayant besoin de suivre les calendriers de projet et les coûts de main-d’œuvre peut utiliser ce modèle.
Toutefois, si vous avez besoin de fonctionnalités avancées, il est préférable d’utiliser des feuilles de temps en ligne. L’outil de feuilles de temps de ProjectManager vous permet de créer, d’approuver et d’ajuster facilement des feuilles de temps de manière sécurisée dans le cloud. Les équipes peuvent copier les tâches de la semaine précédente grâce à la fonction de remplissage automatique, qui enregistre toutes les tâches attribuées au collaborateur dans sa feuille de temps.
Les contrôles d’administration permettent de définir les congés, les arrêts maladie et plus encore. Un approbateur peut être configuré et, une fois la feuille de temps exportée, celle-ci est verrouillée et sécurisée. Les feuilles de temps peuvent ensuite être archivées pour servir de données historiques lors de la planification d’un projet. C’est une gestion du projet et du temps efficace.
Comment créer une feuille de temps en ligne dans ProjectManager
Bien que ce modèle de feuille de temps soit un outil utile pour suivre les heures, il ne constitue qu’un point de départ. La multiplication des copies d’un modèle de feuille de temps Excel peut entraîner de la confusion et des retards. La meilleure solution pour suivre les heures consiste à utiliser un outil de suivi du temps dédié comme ProjectManager.
Vous pourrez utiliser nos fonctionnalités intégrées de feuilles de temps pour suivre bien plus que les heures travaillées par un membre de l’équipe. En filtrant les colonnes, les personnes et les projets, vous pouvez personnaliser des rapports afin d’obtenir une vision actualisée de l’état de votre projet. Ces rapports peuvent ensuite être partagés avec les membres de l’équipe ou les parties prenantes sous forme de document statique par e-mail ou PDF, de feuille Excel ou de fichier CSV.
Avec les feuilles de temps dans ProjectManager, elles permettent de gagner du temps : vous ne remplissez plus simplement des documents, mais vous rationalisez votre projet et le rendez plus efficace grâce à des outils en ligne qui produisent des feuilles de temps toujours à jour. Le tableau de bord de ProjectManager se met automatiquement à jour à partir des données des feuilles de temps, offrant une vision en temps réel de l’état du projet. Cela évite de solliciter constamment les membres de l’équipe pour produire des rapports ou de devoir les générer vous-même.
Quels autres modèles gratuits de gestion de projet peuvent aider avec les feuilles de temps ?
Un modèle de feuille de temps est utile pour gérer votre équipe et suivre sa progression. Toutefois, il ne s’agit que de l’un des nombreux modèles gratuits de gestion de projet disponibles sur notre site. Parcourez cette sélection complémentaire et vous trouverez des outils pour vous accompagner tout au long du projet, de l’initiation à la clôture. Les modèles suivants peuvent être utilisés conjointement avec votre modèle de feuille de temps afin de mieux gérer le temps de votre équipe.
Modèle de planning de travail
Avant d’enregistrer les heures de votre équipe, vous devez savoir quand ses membres sont disponibles. Pour leur attribuer des tâches, vous pouvez utiliser notre modèle gratuit de planning de travail. Il vous permet de lister tous les membres de l’équipe ainsi que les différentes tâches que vous souhaitez leur confier. En ajoutant également les jours de disponibilité de chacun, vous pouvez commencer à créer un planning garantissant que l’ensemble de l’équipe dispose d’une charge de travail suffisante.
Modèle de suivi des tâches
Vous disposez peut-être d’un outil pour collecter les heures consacrées à une tâche, mais sans suivre l’exécution de cette tâche, vous n’avez qu’une vision partielle. Le modèle gratuit de suivi des tâches permet de centraliser toutes les tâches du projet et d’indiquer si elles sont prêtes à être attribuées, déjà assignées, terminées ou non abouties, ainsi que d’autres éléments clés. Il s’agit de la première étape pour suivre l’avancement de votre équipe.
Modèle de tableau de bord
Pour obtenir une vue d’ensemble de l’avancement de votre projet, utilisez notre modèle gratuit de tableau de bord. Cet outil transforme les données du projet en graphiques et en diagrammes. Par exemple, un widget de tâches affiche l’ensemble des tâches, leur pourcentage d’avancement, celles en cours, celles qui n’ont pas encore commencé et celles en retard. Il mesure également la charge de travail et les coûts. Toutefois, si vous souhaitez un tableau de bord qui collecte et calcule automatiquement ces données en temps réel, vous devrez utiliser les fonctionnalités de tableau de bord de ProjectManager.
Les feuilles de temps et le suivi du temps sont des éléments essentiels de la gestion de projet, mais ils ne représentent qu’une partie d’un ensemble plus large. ProjectManager est une suite logicielle primée, conçue pour couvrir tous les aspects de la gestion de projet, de la planification et du suivi jusqu’au reporting. La version récemment repensée intègre encore plus de fonctionnalités pour rendre la gestion de tout type de projet, petit ou grand, plus simple et plus productive.
Des entreprises de toutes tailles, petites, moyennes et grandes, ont adopté ProjectManager avec succès. Vous pouvez consulter leurs témoignages sur notre site. Découvrez-le par vous-même en essayant gratuitement ProjectManager.