Les jalons de projet aident les équipes à se concentrer sur les grandes étapes de progression, ce qui facilite la planification et l’ordonnancement du projet pour les chefs de projet. De la même manière que les tâches découpent un projet complexe en éléments plus faciles à gérer, les jalons structurent les phases du projet pour aider à les planifier, les programmer et les exécuter.

Qu’est-ce qu’un jalon de projet ?

Un jalon de projet est un outil de planification utilisé pour marquer une étape importante dans un calendrier de projet. Les jalons peuvent indiquer le début ou la fin d’un projet, signaler l’achèvement d’une phase majeure ou toute autre étape clé, comme la production de livrables.

Les jalons permettent aux équipes de mieux coordonner leurs efforts en clarifiant les objectifs du projet et les étapes à suivre pour les atteindre.

L’importance des jalons en gestion de projet

Les jalons de projet permettent d’estimer plus précisément la durée d’un projet en identifiant les dates et événements clés. Ils sont donc essentiels pour une planification et un ordonnancement rigoureux. Grâce à leur polyvalence, les jalons figurent dans des documents comme le calendrier du projet, la charte de projet ou encore le plan de projet. Ils sont également utilisés dans des méthodes de planification comme la méthode du chemin critique (CPM) ou dans des outils comme les diagrammes de Gantt, qui servent à définir les grandes périodes du calendrier.

Avec les jalons, il est plus facile de calculer les marges de manœuvre en segmentant la chronologie du projet en intervalles ou plages horaires pour mieux contrôler l’avancement. Un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager permet de créer facilement un calendrier avec des jalons. Utilisez nos diagrammes de Gantt en ligne pour planifier rapidement les phases, sous-tâches, jalons et dépendances. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui.

Maintenant que nous avons défini ce que sont les jalons et pourquoi ils sont importants, voyons comment les planifier.

Qu’est-ce qu’un diagramme de jalons ?

Un diagramme de jalons est un outil visuel de planification qui divise un projet en grandes phases à l’aide de jalons. Grâce à sa simplicité, il est idéal pour les chefs de projet ou les commanditaires qui souhaitent partager un aperçu du calendrier sans entrer dans le détail des tâches.

Vous pouvez créer un diagramme de jalons avec un générateur de frises chronologiques ou même à la main, mais il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager. En effet, les diagrammes de Gantt sont l’outil idéal pour créer un plan basé sur les jalons. Téléchargez ce modèle de diagramme de Gantt gratuit pour Excel pour vous assurer que votre projet atteint tous les jalons nécessaires.

Qu’est-ce que la planification des jalons ?

Le terme planification des jalons désigne le processus consistant à marquer les jalons sur un calendrier de projet. Cette planification est principalement réalisée par les chefs de projet, qui identifient les points critiques du cycle de vie du projet et les marquent comme jalons afin que leur équipe sache quels livrables, activités ou phases sont essentiels.

En marquant ces points critiques avec des jalons, les chefs de projet et les membres de l’équipe peuvent suivre plus facilement les étapes importantes du cycle de vie du projet et mieux comprendre ce qui doit être fait, et quand. Ce processus de planification s’effectue généralement à l’aide de diagrammes de jalons, aussi appelés plannings de jalons. Ces diagrammes permettent aux chefs de projet et aux bureaux de gestion de projet (PMO) de créer un plan de jalons visuel qui présente ces jalons sur une chronologie.

Exemple de plan de jalons de projet

L’image ci-dessous montre un diagramme de Gantt utilisé pour planifier et ordonnancer un projet de construction. Sur la gauche figure une liste de tâches, qui peuvent être marquées comme jalons de projet. Sur la droite, les jalons sont indiqués par des symboles en forme de losange, comme « date de soumission de l’appel d’offres », qui fait référence à la date de remise de l’offre de construction, et « début de la conception », soit le moment où les architectes et ingénieurs commencent à travailler sur le projet après l’étude de faisabilité et la demande de permis.

Plus important encore, le diagramme de Gantt de ProjectManager va au-delà de la planification des jalons, car il affiche non seulement les jalons, mais aussi toutes les tâches intermédiaires pour un meilleur suivi du projet.

Comment décider ce qui constitue un jalon de projet

Comme nous l’avons vu, les jalons de gestion de projet permettent de mesurer l’avancement en découpant un projet en phases. Selon le Project Management Institute (PMI), on distingue généralement cinq phases : lancement, planification, exécution, surveillance et contrôle, puis clôture. Mais à quel moment ajoute-t-on un jalon ?

La réponse simple est : une fois que tout ce qui concerne une phase de projet est terminé. Par exemple, la rédaction de la charte de projet est souvent l’étape finale de la phase de lancement. C’est donc à ce moment-là que vous pouvez placer un jalon pour indiquer la transition vers la planification.

Cela dit, le moment exact où définir vos jalons peut varier selon votre projet, votre organisation et d’autres facteurs. Il est toujours recommandé de consulter des experts en gestion de projet. Un petit accompagnement en amont peut vous éviter bien des problèmes par la suite.

Les jalons correspondent davantage à une période qu’à l’achèvement d’une tâche ou d’un livrable spécifique. Alors, peut-on avoir des jalons qui ne sont pas liés à une phase de projet ? La réponse est oui. Vous pouvez définir tout type de jalon en gestion de projet. Traditionnellement, ils marquent la fin d’une phase, mais vous pouvez aussi les utiliser pour indiquer une tâche importante, un événement clé, un livrable, etc.

Exemples de jalons de projet

Quoi de mieux que quelques exemples pour comprendre comment utiliser les jalons en gestion de projet ? Voici des exemples courants de jalons pour chaque phase du cycle de vie d’un projet.

Jalons de lancement du projet

• Constituer une équipe projet : Vous avez besoin d’une équipe projet chargée d’exécuter les tâches qui mèneront à la livraison du projet. Trouvez des membres ayant les compétences et l’expérience requises.
• Réunion de lancement du projet : Il s’agit de la première réunion avec l’ensemble de l’équipe projet ainsi que le client ou les parties prenantes. C’est l’occasion de fixer les objectifs et de définir la finalité du projet pour garantir une compréhension commune.
• Approbation de la charte de projet : La charte est un résumé du projet : objectifs, portée, parties prenantes. Le commanditaire approuve officiellement le projet en signant cette charte.
• Obtenir le financement, les équipements ou les ressources : Un projet sans financement n’est qu’une idée. Un jalon essentiel est l’obtention des fonds nécessaires à l’exécution des tâches.

Jalons de planification du projet

• Définir la portée du projet : La portée inclut tout ce qui sera réalisé dans le cadre du projet : objectifs, livrables, tâches, etc.
• Estimer les coûts du projet : Pour établir un budget, vous devez estimer les coûts. Cela passe par l’analyse des données historiques et l’évaluation des coûts de chaque ressource ainsi que leur durée d’utilisation.
• Créer un budget de projet : Une fois les coûts estimés, vous pouvez élaborer un budget précis couvrant toutes les dépenses du début à la fin.
• Créer un calendrier de projet : Le projet a une date de début et de fin. Entre ces deux dates, vous devez représenter chaque phase et ses tâches sur une chronologie.
• Finaliser le plan de projet : Le plan de projet est un document décrivant son exécution ainsi que le suivi et le contrôle. Le compléter est un jalon important.
• Faire approuver le plan de projet : Le commanditaire ou le client examine le plan, le calendrier, etc., et donne son approbation. L’exécution du projet peut alors commencer.

Jalons d’exécution du projet

• Début de la phase d’exécution : C’est à ce moment que commence réellement le travail de réalisation des objectifs. Les équipes sont mobilisées et les tâches exécutées.
• Production des principaux livrables : Il n’y a pas qu’un seul livrable final. Plusieurs livrables sont produits tout au long du projet.
• Achèvement des tâches critiques : Ce sont les tâches qui doivent absolument être réalisées pour que le projet aboutisse. On les identifie à l’aide du chemin critique.
• Atteinte des objectifs du projet : Le but du projet est d’atteindre ses objectifs. Leur validation peut être considérée comme un jalon.

Jalons de clôture du projet

• Établir une liste de réserves : Dans les projets de construction, une liste de réserves recense les dernières tâches à accomplir avant de pouvoir déclarer le projet terminé.
• Obtenir l’approbation des parties prenantes pour clôturer le projet : Le projet n’est terminé que lorsque le commanditaire ou le client donne son accord. Tous les documents peuvent alors être signés, archivés, et l’équipe dissoute.

Pourquoi utiliser des jalons de projet ?

Une bonne planification de projet implique de pouvoir surveiller et suivre l’avancement du calendrier en temps réel. Les graphiques de jalons permettent de visualiser la progression du projet. En notant les jalons atteints, vous pouvez estimer la distance restante avant l’achèvement du projet.

Cela est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des parties prenantes. Celles-ci ne souhaitent pas un rapport détaillé et technique sur l’avancement. Elles préfèrent un aperçu global qui montre si le projet avance comme prévu. Un graphique de jalons est idéal pour ce type de compte-rendu, car il met en évidence les principales étapes franchies à ce stade du projet.

Lors de la présentation d’un calendrier de jalons aux parties prenantes, vous pouvez leur montrer ceux réalisés ce mois-ci, ceux prévus pour le mois prochain, et indiquer s’ils ont été atteints dans les délais ou s’il y a eu des retards. Cela simplifie le processus de reporting, notamment dans le cadre de la gestion de programmes ou de la gestion de portefeuille de projets.

Comment rendre compte de l’atteinte d’un jalon de projet

Comment savoir si vous avez vraiment atteint les objectifs fixés pour une phase du projet ? Sans connaître les objectifs et indicateurs de performance que vous souhaitiez atteindre à ce stade, le jalon n’a pas de réelle valeur.

Le reporting projet permet de répondre à cette question. Générez un rapport d’avancement pour évaluer la santé globale du projet. Avez-vous terminé vos tâches à temps et respecté le budget ? Par exemple, peut-être que la portée du projet a changé, provoquant un retard. Ce n’est pas un jalon à célébrer.

Mais ce n’est pas non plus une raison de s’alarmer. Les changements font partie intégrante des projets. Le problème survient lorsqu’ils ne sont pas traités. En générant un rapport d’état, vous identifiez les changements et leur impact, ce qui vous permet de corriger le tir. Une fois le prochain jalon atteint, produisez de nouveaux rapports pour suivre l’avancement et rester sur la bonne voie.

Planifier des jalons de projet peut aussi être amusant !

Même si les jalons servent principalement à la planification, ils sont également utiles pour célébrer les réussites du projet. Lorsqu’un jalon est atteint, cela signifie que l’équipe a bien travaillé, par exemple en terminant une phase ou en livrant un élément important. Pourquoi ne pas en profiter pour la féliciter ?

Célébrez les succès de la manière qui vous convient, à vous et à votre équipe. Cela peut être un simple mot de remerciement ou une poignée de main. Vous pouvez aussi organiser un déjeuner ou offrir une prime. Quelle que soit la méthode choisie, reconnaître les efforts de votre équipe favorise la fidélisation, l’engagement et l’adhésion au projet. Vous créez aussi une dynamique de confiance, essentielle à la réussite. En utilisant un logiciel de gestion de projet doté d’outils de collaboration, vous vous assurez que tous sont informés de ces initiatives.

Comment gérer les jalons de projet avec le diagramme de Gantt de ProjectManager

Grâce à ses diagrammes de Gantt interactifs et primés, ProjectManager vous permet de tirer pleinement parti des jalons. Cet outil de planification simplifie la création et la modification d’un diagramme de Gantt. Lors de la planification, il vous suffit d’ajouter les tâches avec leur durée et date d’échéance. Le diagramme de Gantt générera automatiquement la chronologie.

1. Lister vos tâches de projet

Utilisez une structure de découpage du travail pour identifier vos livrables et les tâches associées. Ensuite, ajoutez toutes ces tâches sur la gauche du diagramme de Gantt, en les organisant par phase. Une fois les dates de début et de fin renseignées, la chronologie à droite se mettra automatiquement à jour.

2. Identifier les jalons de projet

Vous devez maintenant identifier les jalons du projet. Ils peuvent servir à marquer les différentes phases, mais comme expliqué précédemment, vous pouvez aussi utiliser des livrables clés comme jalons. Choisissez ceux qui vous aideront à suivre l’avancement du projet. Pensez aussi à utiliser les jalons comme opportunités de motiver l’équipe. Vous pouvez les ajouter au diagramme de Gantt à l’aide de l’icône en forme de losange.

3. Créer un calendrier des jalons

Avec ProjectManager, vous pouvez facilement attribuer des tâches aux membres de votre équipe et suivre leur progression vers les jalons du projet. Notre diagramme de Gantt fournit également une plateforme de collaboration à votre équipe. Utilisez-la pour partager des mises à jour, des fichiers et des commentaires au niveau des tâches. Vous pouvez même activer des alertes automatiques pour garantir le respect des jalons.

4. Lier les jalons du projet

Les jalons peuvent être liés entre eux, comme les tâches. Cela signifie qu’une phase ne peut pas commencer tant que la précédente n’est pas terminée. Cela évite de bloquer les membres de l’équipe ou de leur faire perdre du temps en attendant les étapes préalables nécessaires.

5. Suivre votre plan de jalons

Une fois votre calendrier de projet finalisé, ajoutez une référence de base (baseline). Cela permet de capturer le planning initial et de suivre sa progression en temps réel en comparant les efforts planifiés aux efforts réels. Pour obtenir une vue d’ensemble, vous pouvez passer au tableau de bord en temps réel, qui suit automatiquement les coûts, le temps, les tâches, la charge de travail et plus encore à l’aide de graphiques clairs. Aucune configuration requise, tout est prêt à l’emploi.

Le reporting sur les jalons est également simplifié grâce à l’affichage en temps réel. À partir du tableau de bord, vous pouvez générer des graphiques lisibles et visuels à partager selon vos besoins. Gérer les jalons n’a jamais été aussi simple.

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Les jalons ne sont qu’un des nombreux outils disponibles avec ProjectManager. Notre logiciel en ligne de gestion de projet offre des diagrammes de Gantt avec jalons, des données en temps réel et une plateforme collaborative pour rendre votre équipe plus efficace et productive. Découvrez comment il peut vous aider à gérer vos projets en essayant notre essai gratuit de 30 jours.