Qu’est-ce que la planification des ressources ?

La planification des ressources est le processus qui consiste à prévoir les ressources nécessaires pour mener à bien un projet. Cela inclut les estimations de coûts, la définition de la manière dont les ressources seront acquises et l’élaboration d’un calendrier pour les affecter. Une ressource de projet est une catégorie large qui englobe les équipements, les outils, les fournitures, les matériaux, le temps et les personnes.

Un plan de ressources adéquat permet de cartographier avec précision les quantités exactes de ressources stockables nécessaires (comme la trésorerie) et de ressources non stockables (comme les machines ou la main-d’œuvre). Les décisions prises lors de la planification des ressources ont une influence majeure sur l’ordonnancement et la budgétisation des projets.

À lire aussi : modèles gratuits de gestion de projet pour Excel

Étant donné l’importance d’aligner les ressources sur le budget et le calendrier du projet, il est préférable d’utiliser un logiciel de planification de projet afin d’organiser l’ensemble dans un seul outil. ProjectManager facilite la gestion des ressources, des budgets et des calendriers de projet au sein d’une plateforme en ligne unique.

Qu’est-ce qu’un plan de ressources ?

Un plan de ressources ou plan de gestion des ressources regroupe toutes les informations pertinentes liées au processus d’acquisition, d’affectation et de suivi des ressources du projet. À un niveau de base, il doit inclure une liste détaillée de toutes les ressources du projet, en précisant les quantités, les critères d’acceptation et les modalités de paiement.

Mais plus important encore, un plan de ressources doit intégrer un calendrier des ressources afin de planifier l’utilisation des ressources et leurs coûts estimés. Il s’agit des deux éléments les plus importants de tout plan de ressources, car ces informations sont ensuite utilisées pour établir le calendrier et le budget du projet.

Les plans de gestion des ressources étaient traditionnellement des documents de projet statiques, mais aujourd’hui la plupart des chefs de projet et des organisations utilisent des logiciels de gestion de projet comme ProjectManager pour gérer leurs ressources.

Exemple de plan de ressources sur un diagramme de Gantt

Les plans de ressources sont particulièrement importants dans les secteurs qui impliquent une utilisation intensive des ressources de projet, telles que la main-d’œuvre, les équipements ou les machines, comme la construction ou la fabrication.

Nous avons utilisé le diagramme de Gantt de ProjectManager pour créer un exemple de plan de ressources pour un projet de construction. Voici comment cela fonctionne.

Données estimées de planification des ressources

Le diagramme de Gantt de ProjectManager permet de planifier les tâches, d’affecter les ressources, d’équilibrer la charge de travail de l’équipe et de suivre les coûts du projet. Pour ce faire, commencez par saisir les dates d’échéance prévues, la durée, les coûts et les dépendances des tâches du projet.

Ces variables influencent directement la manière dont les ressources du projet sont affectées, car le calendrier du projet et le calendrier des ressources partagent la même ligne temporelle. La seule différence est que le premier se concentre sur les tâches, tandis que le second se concentre sur les ressources.

Habituellement, le calendrier du projet et le calendrier des ressources sont deux documents distincts inclus dans différentes sections d’un plan de projet, mais vous pouvez utiliser le diagramme de Gantt de ProjectManager pour les suivre à l’aide d’un seul outil.

• Dates d’échéance prévues : Listez les dates de début et de fin prévues pour toutes les tâches du projet afin de déterminer précisément quand les ressources sont nécessaires.
• Heures prévues : Estimez la durée des tâches du projet en heures afin de mesurer les coûts de main-d’œuvre du projet en fonction du taux horaire de vos employés.
• Coût prévisionnel des ressources : Saisissez le coût estimé des tâches du projet, calculé en additionnant les coûts des ressources du projet.
• Références de base du projet : Définissez une référence de base de la portée ou du calendrier du projet, ce qui vous aidera à déterminer si le projet est sur la bonne voie et à ajuster la livraison, le stockage et le transport des ressources en conséquence.
• Dépendances des tâches : Identifiez les dépendances des tâches et les contraintes liées aux ressources afin d’établir un calendrier des ressources précis.
• Niveau de priorité des tâches : Attribuez un niveau de priorité à chaque tâche du projet afin de savoir quelles ressources affecter en premier.

Données réelles de planification des ressources

Vous devez maintenant comparer les estimations de votre plan de ressources aux résultats réels du projet. En saisissant ces données dans le diagramme de Gantt de ProjectManager, vous pouvez ajuster votre calendrier des ressources au fur et à mesure de l’avancement du projet.

• Coûts réels : Comparez les coûts réels des tâches aux estimations de coûts afin de suivre le budget du projet.
• Heures réelles : Suivez le nombre réel d’heures nécessaires pour chaque tâche du projet, ces informations étant ensuite utilisées pour mesurer les coûts de main-d’œuvre.
• Avancement et heures restantes : Surveillez le pourcentage d’avancement des tâches et le nombre d’heures restantes à accomplir.
• Affectation des ressources en temps réel : Suivez la disponibilité des ressources en temps réel lorsque vous assignez des tâches aux membres de l’équipe.
• Chemin critique : Identifiez les tâches du chemin critique du projet et priorisez l’affectation des ressources pour mener à bien ces activités.

Modèle gratuit de diagramme de Gantt pour la planification des ressources

Besoin d’aide pour élaborer un plan de ressources ? Essayez le modèle gratuit de diagramme de Gantt pour la planification des ressources de ProjectManager et entraînez-vous à planifier les tâches, estimer leurs coûts, les affecter à votre équipe et bien plus encore.

Sur la gauche se trouve la grille de données qui affiche les informations de planification du projet et de planification des ressources. À droite, un diagramme de Gantt visuel permet de consulter la ligne de temps du projet en un seul endroit, de lier les tâches dépendantes et d’ajuster le calendrier du projet. Mettez vos connaissances du diagramme de Gantt à l’épreuve et créez-en un dès aujourd’hui. Commencez gratuitement.

Quels sont les composants d’un plan de ressources ?

Les plans de gestion des ressources varient d’un projet à l’autre, car chaque organisation choisit généralement un niveau de détail différent. Toutefois, à un niveau de base, un plan de ressources doit inclure les composants clés suivants :

• Toutes les ressources nécessaires pour mener à bien le projet : Cela comprend les personnes, les machines et même les espaces de bureau requis. Accordez suffisamment de temps à cette liste : plus elle est complète, plus votre calendrier sera précis.
• Les échéances prévues pour l’effort planifié de chaque ressource : En indiquant la durée nécessaire pour chaque ressource, vous obtenez une vision plus claire du ratio impact-effort et de son intégration dans le calendrier global.
• Le nombre de chaque ressource nécessaire par jour/semaine/mois : Il est important de ventiler les besoins en ressources du projet sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle afin de mieux comprendre ce dont vous aurez besoin et à quel moment. Vous pouvez utiliser un histogramme des ressources pour vous aider dans ce processus.
• La quantité d’heures de ressources requises par jour/semaine/mois : Vous avez identifié les ressources nécessaires, mais combien d’heures allez-vous allouer à chacune d’elles dans le temps ?
• Hypothèses et contraintes : Une hypothèse correspond à ce que vous pensez être vrai, tandis que les contraintes sont le calendrier, le coût et la portée des projets. Il est donc essentiel de les identifier et d’évaluer leur impact potentiel sur votre plan.
• Contraintes liées aux ressources : En plus des contraintes traditionnelles de la gestion de projet qui influencent la gestion des ressources, il existe des contraintes spécifiques aux ressources dont vous devez tenir compte.

Pensez de manière stratégique. Supposez-vous qu’une équipe sera disponible dans trois mois ? Savez-vous avec certitude qu’elle ne sera pas affectée par un autre responsable à un projet distinct ? Avez-vous pris en compte les jours fériés et les changements de planning ?

Identifier l’ensemble de vos hypothèses est un élément essentiel pour planifier les ressources de manière avisée.

Termes clés d’un plan de ressources

Pour mieux comprendre comment gérer les ressources dans les projets, il est utile de commencer par définir les principaux termes souvent associés à la gestion des ressources.

N’oubliez pas que les ressources ne se limitent pas à votre équipe : elles incluent également les équipements, les actifs et les espaces de bureau. En réalité, il s’agit de tout ce qui représente un coût nécessaire à la réalisation du projet.

• Plan de ressources : Une liste détaillée des ressources et des méthodes utilisées pour les gérer tout au long du projet. Plus elle est détaillée, mieux c’est.
• Structure de découpage des ressources (SDR) : Une structure de découpage des ressources est un outil de planification des ressources qui permet de décomposer le projet en tâches individuelles afin d’affecter des ressources à chacune d’elles.
• Matrice d’affectation des responsabilités : Une matrice d’affectation des responsabilités définit les ressources selon différents niveaux de responsabilité pour l’exécution des tâches du projet ou pour le projet dans son ensemble. Elle permet de clarifier les rôles et responsabilités de l’ensemble du projet.
• Surcharge des ressources : La surcharge correspond à une situation dans laquelle une personne ou une ressource, telle qu’une machine, se voit attribuer trop de travail, dépassant sa capacité totale. Cela signifie que les tâches ne seront pas terminées dans les délais, sauf si des ressources supplémentaires sont acquises.
• Histogramme des ressources : Il fournit une représentation visuelle des ressources pour toutes les parties prenantes du projet. Il s’agit d’un moyen simple et rapide de visualiser l’affectation des ressources et d’identifier celles qui sont en surcharge ou sous-utilisées.
• Dépendance aux ressources : Ce concept renvoie à l’idée qu’une organisation doit éviter de concentrer l’ensemble de ses activités critiques sur une seule équipe. Une dépendance excessive à une équipe unique pour réaliser des travaux essentiels, en particulier lorsqu’il s’agit d’une équipe externe, peut entraîner des blocages de charge de travail et des pénuries de ressources.
• Lissage des ressources : Le lissage des ressources consiste à gérer la disponibilité des ressources au sein d’un projet ou entre plusieurs projets. Il peut être réalisé en prolongeant la durée prévue de certaines tâches, en ajustant les dates de début et de fin, selon la disponibilité réelle des ressources.

Quelles sont les étapes du processus de planification des ressources ?

Le processus de planification des ressources comporte quatre grandes étapes à suivre afin de préserver votre rentabilité et de pouvoir disposer des ressources nécessaires au moment voulu. On parle également du cycle de vie de la gestion des ressources.

Avant le démarrage du projet, commencez par déterminer les ressources nécessaires à son exécution. Cela inclut le budget associé à ces ressources afin de garantir la rentabilité du projet, ainsi que l’obtention de l’approbation des parties prenantes. Pour lancer ce processus, les besoins en ressources du projet doivent d’abord être définis. Ensuite, vous pouvez réfléchir aux types de rôles requis et au nombre de personnes nécessaires.

1. Identifier les ressources

Après avoir évalué la situation et défini les objectifs du projet, vous devez choisir la stratégie appropriée et estimer les ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs. La prévision des ressources doit être réalisée de la manière la plus efficace et la plus rentable possible. Ces ressources comprennent la main-d’œuvre, les matériaux, les équipements, les installations et d’autres éléments tels que l’administration, les sous-traitants, etc.

2. Acquérir les ressources

Vous devez commencer à constituer votre équipe en fonction des compétences et de l’expérience requises par le projet. Les équipements doivent être sourcés et les prestataires sécurisés. Cette étape de la planification des ressources comprend notamment la définition des rôles de l’équipe, les besoins en approvisionnement, les contrats, les budgets, les indicateurs de performance ainsi que les politiques et procédures d’optimisation des ressources.

3. Gérer les ressources

À ce stade, il est nécessaire de définir clairement les rôles et responsabilités de l’équipe et de déterminer qui fait quoi. Les rôles des sous-traitants doivent également être précisés. Si des outils ou équipements sont loués pour le projet, vous devez vous assurer qu’ils sont restitués dans un état conforme aux exigences contractuelles. Les installations doivent également être entretenues.

Des problèmes surviendront inévitablement et, lorsqu’ils se présentent, vous devez les identifier, les définir, les examiner et les analyser, les résoudre, puis en effectuer la revue.

4. Contrôler les ressources

Le contrôle des ressources diffère légèrement de leur gestion : il consiste à surveiller les ressources pendant l’exécution afin de s’assurer qu’elles produisent les résultats attendus. Cela se résume essentiellement à ce que l’on appelle le taux d’utilisation des ressources, qui mesure l’efficacité avec laquelle les ressources sont utilisées.

Si le taux d’utilisation est trop faible, des actions doivent être engagées, comme la réalisation d’une analyse coûts-avantages. Vous devez évaluer en permanence les résultats afin de vous assurer que le projet reste sur la bonne voie.

Modèle de planification des ressources pour Excel

Ce modèle gratuit de planification des ressources pour Excel permet de répertorier les ressources du projet, d’estimer leurs coûts et de les planifier sur un calendrier.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des ressources ?

Un logiciel de gestion des ressources est un outil qui facilite la planification et l’ordonnancement des projets. Il permet de gérer les équipes, les outils, les équipements, les matériaux et bien plus encore, tous essentiels à la réussite d’un projet.

Toutes les ressources ont des coûts associés et sont souvent utilisées sur une période limitée. Ces dépenses et ces échéances doivent être gérées en cohérence avec le calendrier du projet. Un logiciel de gestion des ressources permet de planifier en tenant compte de ces contraintes, puis d’affecter les ressources et de suivre qui travaille sur quoi et à quel moment.

Un outil de gestion des ressources vous aide à suivre les coûts et le temps liés aux ressources afin de garantir qu’elles sont utilisées comme prévu et que le budget du projet est respecté.

Logiciels de gestion des ressources sur poste de travail ou en ligne

Les logiciels de gestion des ressources sur poste de travail et en ligne partagent de nombreuses fonctionnalités, ce qui peut rendre le choix de la solution la plus adaptée à votre projet plus complexe. Les deux offrent aux responsables une vue d’ensemble des ressources du projet, facilitant l’identification rapide des besoins et l’allocation adéquate des ressources.

Il est également possible de générer des rapports avec des applications de bureau comme en ligne. Par exemple, les rapports d’état du projet sont essentiels pour s’assurer que les dépenses restent maîtrisées. Ils constituent aussi un moyen de communication pour informer les parties prenantes et les tenir au courant de l’avancement.

Avantages des logiciels de gestion des ressources sur poste de travail

Le principal avantage des logiciels installés sur poste de travail est qu’ils ne dépendent pas de la qualité de la connexion internet. Si la connexion est interrompue ou si le serveur est en maintenance, un outil en ligne peut devenir totalement indisponible.

Avantages des logiciels de gestion des ressources en ligne

Les solutions en ligne offrent des avantages que les logiciels sur poste de travail ne peuvent égaler. La différence majeure réside dans le fait qu’un outil de gestion des ressources en ligne fournit des données en temps réel, ce qui est essentiel pour gérer efficacement les ressources et assurer le bon déroulement du projet.

En outre, les logiciels de gestion des ressources en ligne sont accessibles partout et à tout moment, à condition de disposer d’une connexion internet. Cela permet aux équipes réparties dans le monde entier d’accéder à l’outil et de collaborer. Cela signifie également que toute la documentation du projet est centralisée et disponible au moment et à l’endroit où vous en avez besoin.

Comment créer un plan de ressources dans ProjectManager

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé, conçu pour identifier, organiser et suivre les ressources à l’aide de diagrammes de Gantt en ligne robustes, de tableaux de bord en temps réel et de rapports en un clic.

Commencez un essai gratuit de 30 jours de ProjectManager et suivez ces étapes simples pour créer un plan de ressources qui vous permettra de planifier les ressources, d’estimer les coûts et de suivre le budget du projet.

1. Lister toutes les tâches

Créez un projet en cliquant sur « New », puis sélectionnez « Project ». Une fenêtre s’ouvrira alors. Nommez le projet et choisissez si vous souhaitez importer un fichier ou démarrer un nouveau projet à partir de zéro.

Ensuite, intégrez les membres de l’équipe en les invitant au projet. Ajoutez leur nom, leur adresse e-mail et leur rôle dans le projet. Ils recevront un e-mail contenant un lien. Une fois celui-ci suivi, ils seront intégrés et prêts à commencer le suivi de leur travail.

Veillez à ajouter le taux horaire de rémunération des membres de l’équipe lors de leur invitation au projet. ProjectManager utilisera cette information pour calculer automatiquement les coûts de main-d’œuvre des tâches à mesure que les membres de l’équipe enregistrent leurs heures.

2. Sélectionner la vue diagramme de Gantt et lister toutes les tâches du projet

Comme indiqué précédemment, vous pouvez créer un calendrier des ressources à l’aide du diagramme de Gantt de ProjectManager. Commencez par lister les tâches du projet et leurs détails, tels que le nom, les dates d’échéance, la durée estimée et les coûts, à l’aide de la grille située sur la partie gauche. Vous pouvez ensuite les affecter aux membres de l’équipe et suivre leur disponibilité.

Ajoutez des dates de début et de fin estimées afin d’alimenter la ligne de temps du projet sur la partie droite du diagramme de Gantt. Ensuite, une fois toutes les tâches du projet listées et leurs coûts estimés, vous pouvez définir un budget de projet, qui servira à alimenter les tableaux de bord de suivi budgétaire. Vous pouvez également regrouper toutes vos tâches dans la liste des tâches, le tableau kanban ou la vue calendrier du projet dans le logiciel.

3. Équilibrer la charge de travail de l’équipe et enregistrer les coûts de main-d’œuvre

Une fois le projet lancé, il est essentiel d’équilibrer la charge de travail de l’équipe à l’aide de la page de gestion de la charge de travail. Celle-ci présente un graphique codé par couleur indiquant si les membres de l’équipe ont trop ou pas assez de tâches. Si nécessaire, vous pouvez réaffecter les tâches depuis cette page.

Le suivi des heures enregistrées permet de s’assurer que l’équipe respecte le plan, le calendrier et le budget du projet. Utilisez les feuilles de temps pour suivre les heures de travail et les coûts correspondants. Les mises à jour de temps se reflètent automatiquement dans l’ensemble du logiciel.

4. Comparer les estimations de coûts aux coûts réels

Le calcul du coût des ressources permet de gérer le budget, tandis que le suivi de ces coûts permet de le maîtriser. L’un des principaux avantages de l’utilisation du diagramme de Gantt de ProjectManager pour gérer un plan de ressources est la possibilité de comparer les estimations de coûts aux coûts réels du projet afin de suivre le budget. Vous pouvez également visualiser ces informations à l’aide de tableaux de bord en temps réel.

5. Rendre compte aux parties prenantes

Les parties prenantes sont les personnes investies dans le projet. Elles souhaitent rester informées de l’avancement et des performances. Générez des rapports sur la charge de travail en un seul clic, filtrez les données à afficher, puis imprimez-les facilement ou enregistrez-les au format PDF afin de les partager avec les parties prenantes.

Obtenir des rapports sur les ressources pour suivre la productivité

Lorsque vous surveillez vos ressources en temps réel et que la réussite du projet est en jeu, vous devez prendre des décisions rapidement. Utilisez la fonctionnalité de reporting de votre outil de gestion de projet pour générer des rapports sur l’affectation des ressources ainsi que sur l’avancement des tâches par individu. Il est essentiel de suivre régulièrement les ressources à l’aide d’analyses approfondies des données afin de mesurer des indicateurs clés de performance de la productivité, tels que la production et l’effort réel.

N’oubliez pas que la gestion des ressources est étroitement liée à la planification et à la gestion de votre calendrier de gestion de projet. Il s’agit de disciplines différentes mais complémentaires, et plus votre approche de la gestion des ressources est globale, plus vous serez en mesure d’agir en temps voulu pour maintenir le projet sur la voie du succès, dans les délais et le budget impartis.

Il est donc essentiel de disposer des bons outils de gestion des ressources pour rester informé de l’état des ressources pendant l’exécution du projet, qu’il s’agisse de collecter des données dans une feuille de calcul Excel ou d’utiliser un outil de gestion de projet en ligne plus robuste. L’utilisation d’un diagramme de Gantt en ligne offre une vue visuelle des tâches du projet, de leur durée et des dépendances qui les relient, ce qui permet d’identifier les goulets d’étranglement et de réaffecter facilement les ressources afin de remettre le projet sur les rails. Essayez ProjectManager dès aujourd’hui pour profiter des meilleurs outils de gestion des ressources du marché.

FAQ sur la planification des ressources

Nous avons rassemblé les questions les plus fréquemment posées par les internautes au sujet de la planification des ressources afin de vous aider à mieux comprendre ce processus clé de la gestion de projet.

Pourquoi la planification des ressources est-elle importante ?

Les entreprises, les organisations à but non lucratif et même les organismes gouvernementaux ont besoin de ressources pour fonctionner. Il existe donc d’innombrables applications de la planification des ressources dans des secteurs tels que la gestion de projet, la fabrication, la construction et bien d’autres.

La planification des ressources est essentielle car elle permet d’éviter qu’une entreprise ou un projet ne soit paralysé par un manque de ressources et aide à maîtriser les coûts afin d’en maximiser la rentabilité. Elle permet également de mieux comprendre les besoins en ressources de l’organisation, les coûts qui seront engagés et les plafonds de dépenses à suivre tout au long du projet.

Qu’est-ce que la planification de la capacité des ressources ?

La planification de la capacité des ressources est le processus qui consiste à mesurer la capacité en ressources d’une organisation, c’est-à-dire la quantité maximale de travail pouvant être réalisée avec les ressources actuellement disponibles.

En gestion de projet, la capacité en ressources est ensuite comparée aux besoins en ressources d’une proposition de projet afin de déterminer s’il est possible de la réaliser dans les délais, dans le respect du budget et des normes de qualité des livrables du projet.

La planification de la capacité des ressources aide également les entreprises manufacturières à déterminer si elles peuvent produire le volume nécessaire pour répondre à la demande client prévue sur une période donnée.

Qu’est-ce que la planification des ressources en fabrication ?

Le terme planification des ressources en fabrication désigne un système informatisé permettant aux entreprises manufacturières de gérer des ressources telles que la main-d’œuvre, les machines, les équipements et d’autres ressources tangibles.

Parmi les principales fonctions d’un système de planification des ressources en fabrication figurent l’élaboration d’un calendrier de production, la gestion des stocks de production, le suivi de la capacité de production et le contrôle des procédures de qualité, entre autres.

Qu’est-ce que la planification des ressources de l’entreprise ?

La planification des ressources de l’entreprise, ou ERP, est un logiciel qui aide les organisations à gérer les principaux aspects de leurs opérations, notamment la production, la comptabilité, la gestion de la relation client, la gestion des ressources humaines, le traitement des paiements et bien plus encore.