Suivre un seul projet est déjà difficile, alors imaginez en gérer deux, trois ou plus. C’est précisément ce que les gestionnaires de portefeuille, les chefs de programme et les bureaux de gestion de projet (PMO) doivent superviser au quotidien. Téléchargez notre modèle gratuit de suivi de projets pour Excel et vous disposerez d’un outil qui vous aidera à planifier et à surveiller l’ensemble de vos projets afin de mieux allouer les ressources là où elles sont nécessaires.

Pour télécharger gratuitement ce modèle de suivi de projets, cliquez sur l’image ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un modèle de suivi de projets multiples ?

Un modèle de suivi de projets multiples est un document qui permet de surveiller simultanément l’avancement de plusieurs projets. Toutes les informations pertinentes sont regroupées dans un seul document offrant une vue d’ensemble des performances de chaque projet.

Utilisez notre modèle gratuit de suivi de projets pour Excel afin d’obtenir une vision globale de tous les projets que vous gérez. Des tâches aux dépendances, des calendriers aux coûts, tout est enregistré et vous permet de prendre des décisions plus éclairées sur le partage des ressources et la détection rapide des problèmes.

L’un des grands avantages des modèles de projet est leur personnalisation. Vous pouvez les adapter pour créer le modèle de suivi de projets multiples qui correspond à vos besoins. Notre modèle téléchargeable gratuitement est conçu pour trois projets, mais vous pouvez simplement copier la feuille de calcul autant de fois que nécessaire pour gérer de trois à trois cents projets.

ue vous soyez responsable d’un programme, d’un portefeuille ou que vous travailliez dans un PMO, utiliser un modèle pour suivre plusieurs projets ne sera jamais aussi puissant qu’un logiciel de gestion de projet. Le logiciel n’a pas besoin d’être mis à jour manuellement et offre beaucoup plus de flexibilité.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui intègre des fonctionnalités de gestion de portefeuille, en faisant un outil idéal pour gérer plusieurs projets simultanément. Notre outil de feuille de route vous permet de visualiser tous vos projets sur un seul diagramme de Gantt. Le temps, les coûts et les ressources sont mis à jour en temps réel, et vous pouvez réaffecter les ressources en un clic pour les partager avec les projets qui en ont besoin. Filtrez la feuille de route en sélectionnant les colonnes pour suivre ce que vous souhaitez. Commencez gratuitement dès aujourd’hui avec ProjectManager.

Qui doit utiliser un modèle de suivi de projets multiples ?

Le modèle de suivi de projets multiples peut être utilisé par toute personne chargée de gérer plus d’un projet. Ces personnes sont généralement appelées chefs de programme ou gestionnaires de portefeuille, mais de nombreuses grandes organisations disposent également d’un bureau de gestion de projet (PMO) qui supervise tous les projets de l’entreprise. Eux aussi peuvent tirer parti de ce modèle gratuit.

La différence entre un chef de programme et un gestionnaire de portefeuille réside dans le fait que le premier gère un ensemble de projets liés ou similaires, tandis que le second gère un groupe de projets qui ne sont pas forcément liés mais qui relèvent de la même organisation. Un PMO est une entité interne ou externe qui définit et maintient les normes de gestion de projet au sein d’une organisation.

Quand utiliser un modèle de suivi de projets multiples ?

Vous voudrez utiliser notre modèle gratuit de suivi de projets multiples tout au long du cycle de vie des projets que vous gérez. Tant que les projets sont actifs, ils doivent être suivis. Les choses évoluent constamment et la seule manière de savoir comment allouer au mieux les ressources est de suivre l’ensemble de vos projets.

Toute personne gérant plusieurs projets a besoin de ce modèle de suivi pour obtenir des données permettant une planification plus efficace. Il offre une visibilité sur les interdépendances entre plusieurs projets, ce qui éclaire la prise de décision.

Le modèle de suivi de projets multiples s’adresse aux chefs de programme, gestionnaires de portefeuille et PMO, mais il peut également être utilisé pour informer les parties prenantes de votre organisation. C’est un document d’une page qui présente les indicateurs clés de performance (KPI) de tous les projets et offre une vue d’ensemble de leur avancement et de leurs performances actuelles.

Comment utiliser ce modèle de suivi de projets multiples

Une fois que vous avez téléchargé notre modèle gratuit de suivi de projets multiples, vous trouverez une feuille Excel contenant trois projets. Vous pouvez en ajouter d’autres en copiant un projet et en le collant plus bas. Vous pouvez également ajouter des colonnes si vous souhaitez partager d’autres aspects des projets.

Chaque projet commence par un espace pour indiquer le nom du projet. En dessous se trouvent les en-têtes de colonnes. Notre modèle est structuré avec une colonne listant toutes les tâches du projet, où vous pouvez les nommer et les décrire. À côté, une colonne permet d’indiquer les tâches dépendantes. Rappelez-vous qu’il existe quatre types de dépendances entre tâches : début à début, fin à fin, début à fin et fin à début. Il est recommandé de préciser le type de dépendance concerné.

Une colonne indique à qui la tâche a été attribuée au sein de l’équipe projet. Viennent ensuite les colonnes pour ajouter les dates de début et de fin prévues. Une autre colonne permet d’enregistrer la date de fin réelle, suivie des colonnes pour les coûts prévus et les coûts réels. Vous pouvez ainsi suivre à la fois votre calendrier et votre budget.

Enfin, des colonnes affichent le pourcentage d’avancement de la tâche, son statut et des notes pour ajouter du contexte ou des informations qui n’ont pas été saisies dans les autres colonnes. Comme indiqué plus haut, cette section du projet est répétée deux fois plus bas, mais vous pouvez en ajouter autant que nécessaire pour gérer votre programme ou portefeuille.

Avantages de l’utilisation d’un modèle de suivi de projets multiples

Bien que les modèles ne soient pas une solution parfaite, ils offrent suffisamment d’avantages pour expliquer leur popularité dans la gestion de projet. L’utilisation d’un modèle de suivi de projets multiples dans Excel ne fait pas exception. Un modèle est utile en soi, car il offre de la cohérence et constitue un excellent outil de référence lorsque vous analysez des projets terminés pour mieux planifier les prochains.

En plus d’utiliser un modèle, disposer d’une vue d’ensemble claire de tous les projets de votre programme, portefeuille ou PMO est la première étape pour les gérer efficacement. Vous pouvez ainsi suivre la progression de manière efficace et structurée.

Les projets doivent respecter leurs échéances, et lorsqu’on en gère plusieurs, il est facile de perdre la vue d’ensemble. Un modèle de suivi de projets multiples permet de garder l’attention sur les détails importants de chaque projet afin qu’ils soient tous livrés avec succès. Il vous aide à prioriser le travail et à disposer d’une vue d’ensemble pour mieux allouer les ressources là où elles auront le plus d’impact. Sans suivi, vous gérez à l’aveugle ; avec le suivi, vous pouvez atteindre vos objectifs à temps et dans le respect du budget.

Inconvénients de l’utilisation d’un modèle de suivi de projets multiples

L’un des inconvénients d’un modèle de suivi de projets multiples est qu’il s’agit d’un modèle qui doit être mis à jour manuellement. Vous consulterez donc toujours des données obsolètes, ce qui ne vous aidera pas à réagir rapidement aux problèmes.

Cela impacte également la coordination entre les projets. Les chefs de programme ou gestionnaires de portefeuille cherchent à tirer le meilleur parti de leurs ressources sur plusieurs projets. Mais avec un modèle, ils passent plus de temps à saisir des données qu’à se concentrer sur la gestion d’équipe et les processus interprojets.

Ainsi, un modèle peut nuire à la gestion de la qualité et même entraîner un épuisement de l’équipe si les ressources ne sont pas correctement équilibrées entre les projets. Les modèles ont des avantages et des inconvénients, mais si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, ces problèmes disparaissent complètement.

Autres modèles gratuits pour faciliter le suivi de plusieurs projets

Modèle de suivi des tâches de projet

Suivre les tâches de chaque projet est un excellent moyen de surveiller la progression et d’identifier les besoins du projet. Notre modèle gratuit de suivi des tâches pour Excel répertorie toutes vos tâches, leurs dépendances, priorités, dates d’échéance, statuts et bien plus encore.

Modèle de tableau de bord de projet

Un tableau de bord vous offre une vue d’ensemble des différents indicateurs de vos projets. Notre modèle gratuit de tableau de bord pour Excel vous permet de regrouper les tâches, charges de travail, durées et coûts, puis de les présenter sous forme de graphiques et de diagrammes faciles à lire.

ProjectManager : un outil de suivi de projets multiples

Que vous gériez un ou plusieurs projets, vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projet pour suivre les coûts, les ressources et le temps. ProjectManager est un logiciel primé qui dépasse largement les modèles de suivi de projets. Nous proposons des fonctionnalités de gestion de portefeuille permettant de planifier, gérer et suivre des programmes ou des portefeuilles en temps réel. Nous avons déjà mentionné comment les feuilles de route offrent une vue d’ensemble de tous vos projets sur une seule page et montrent leurs interrelations, mais ce n’est que la partie émergée de l’iceberg.

Suivez les progrès et la performance avec des tableaux de bord de portefeuille en temps réel

Toute personne gérant plusieurs projets, comme les responsables d’événements ou ceux travaillant dans les services professionnels, comprend l’importance du suivi des indicateurs de projet pour maîtriser le temps et les ressources. Notre tableau de bord de portefeuille en temps réel affiche les métriques de progression, de coûts, de temps et plus encore sous forme de graphiques et de diagrammes faciles à lire. Le meilleur, c’est qu’il ne nécessite aucune configuration fastidieuse comme dans certains outils simplifiés. Notre tableau de bord est prêt à l’emploi dès que vous l’êtes.

Maintenez les équipes productives grâce aux fonctionnalités de gestion des ressources

Attribuer les bonnes ressources aux bons projets au bon moment est essentiel pour gérer plusieurs projets. Pour y parvenir, il faut d’abord connaître la disponibilité des membres de l’équipe. Nos fonctionnalités de planification des ressources vous permettent de planifier les congés, les absences et même les jours fériés à l’échelle mondiale pour les équipes distribuées. Vous pouvez ensuite passer au graphique de charge de travail, qui liste tous les membres de l’équipe et indique s’ils sont surchargés ou non. Le code couleur rend la lecture instantanée. Vous pouvez cliquer sur un membre pour obtenir plus de détails et le réaffecter directement depuis la page de charge de travail. Garder une charge équilibrée garantit des équipes plus heureuses et plus productives.

Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités offertes par notre logiciel. Il existe également une vue de portefeuille qui répertorie tous les projets en cours. Cliquez sur un projet pour l’ouvrir. Huit rapports personnalisables sont également disponibles, notamment sur l’état du portefeuille, afin d’analyser les données en temps réel et de les partager facilement avec les parties prenantes pour les tenir informées.