Qu’est-ce que la gestion des tâches ?

Les projets sont composés de tâches, et savoir gérer vos tâches et les membres de votre équipe est la clé pour terminer vos projets à temps. Dans sa forme la plus simple, la gestion des tâches consiste à avoir une liste de choses à faire, mais vous vous rendrez vite compte qu’une simple liste ne suffit pas à gérer la charge de travail d’un projet.

La gestion des tâches est un processus dans lequel un chef de projet identifie, surveille et fait progresser le travail à réaliser au quotidien. Dans le cadre de la gestion de projet, la gestion des tâches permet d’organiser efficacement le flux de travail. Elle est axée sur les tâches, détaillée et fait partie de la planification globale d’un projet.

Les tâches existent sous toutes les formes et tailles, tout comme les logiciels de gestion des tâches. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui aide les équipes à gérer leurs tâches en temps réel. Attribuez et priorisez des tâches, configurez des tâches récurrentes et offrez aux équipes une plateforme collaborative pour partager des fichiers et des commentaires. Bien plus qu’une simple liste de choses à faire, notre outil permet également de suivre vos tâches en temps réel pour rester sur la bonne voie. Commencez gratuitement dès aujourd’hui.

Une tâche, tout comme un projet, a un cycle de vie. Elle commence lorsqu’elle est prête, puis elle est attribuée, commencée, terminée et vérifiée. Elle peut également être annulée, expirée, mise en pause ou échouée. Certaines tâches peuvent dépendre d’autres pour commencer ou se terminer. Le processus de suivi de ces tâches est appelé suivi des tâches et constitue un aspect important de la gestion de projet.

La gestion des tâches est une discipline complexe qui exige une grande attention aux détails, de la flexibilité et les bons outils de gestion de projet.

Pourquoi utiliser des outils de gestion des tâches ?

Vous ne pouvez pas être efficace si vous vous contentez de réagir à celui qui crie le plus fort au travail. Vous ne pouvez pas être efficace simplement en répondant au prochain e-mail dans votre boîte de réception.

Vous devez gérer vos tâches en groupe, car ce qui arrive en premier n’est pas forcément le plus important. Vous devez gérer votre temps pour consacrer le temps nécessaire aux tâches prioritaires.

Pour rester organisé, vous aurez besoin d’un outil de gestion des tâches pour vous aider à prioriser les tâches, suivre la progression et collaborer avec votre équipe. Notre modèle de suivi des tâches gratuit est un excellent point de départ pour surveiller les tâches de votre projet.

Les outils de gestion des tâches vous permettent de garder le contrôle sur l’ensemble de votre travail et aident votre équipe à respecter ses délais. Les avantages de la gestion des tâches sont les suivants :

• Vous pouvez voir tout ce sur quoi vous travaillez en un coup d’œil
• Vous savez quelles sont vos priorités
• Vous savez combien de temps vous avez pour accomplir ces tâches
• Vous pouvez regrouper des tâches similaires pour les traiter en même temps

Certains outils de gestion de projet offrent également des fonctionnalités de gestion des ressources, de suivi du temps et de collaboration d’équipe pour vous aider à gérer vos projets.

Surtout, vous pouvez maintenir une charge de travail équilibrée afin d’ajuster ou de déléguer des tâches et des délais, ce qui vous évite d’être surchargé.

Outils de gestion des tâches courants

Il existe de nombreux outils de gestion de projet pour gérer vos tâches. Nous présentons ci-dessous quelques-uns des plus courants.

Listes de tâches

Le plus simple consiste à prendre un carnet et un stylo et à noter votre liste de tâches. L’inconvénient de cette approche basique est qu’il est difficile de déplacer les tâches pour les regrouper et les prioriser. Aujourd’hui, la plupart des applications de gestion des tâches proposent une fonctionnalité de liste de tâches qui vous aide à mieux suivre, prioriser et attribuer les tâches.

Listes de tâches en ligne

La liste de tâches en ligne est un cran au-dessus de la liste classique. Comme elle est en ligne, elle est accessible de partout et peut être mise à jour et modifiée facilement.

La liste de tâches en ligne de ProjectManager vous permet de contrôler totalement vos tâches. Ajoutez des dates d’échéance, des niveaux de priorité, des pièces jointes, des notes et même des étiquettes pour un tri facile. De plus, vous pouvez configurer des tâches récurrentes pour ne pas avoir à les ajouter à chaque fois dans le projet. Si vous travaillez en équipe, vous pouvez attribuer des tâches à d’autres membres pour partager la charge de travail.

Tableaux kanban en ligne

Si les listes de tâches ne vous suffisent pas, essayez les tableaux kanban pour gérer vos tâches. Les tableaux kanban sont un outil de gestion de projet populaire qui offre un moyen visuel de gérer les tâches. Les tâches sont créées sous forme de cartes kanban, puis placées dans les colonnes appropriées.

Les colonnes des tableaux kanban sont généralement intitulées « à faire, en cours, terminé », mais avec ProjectManager, vous pouvez personnaliser vos colonnes comme vous le souhaitez. De plus, tout comme avec la fonctionnalité de liste de tâches, vous pouvez ajouter des fichiers, des commentaires, des niveaux de priorité et bien plus encore à vos tâches. L’interface conviviale vous permet de suivre rapidement l’avancement des tâches et de repérer d’éventuels goulots d’étranglement ou retards.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des tâches ?

Le logiciel de gestion des tâches simplifie le processus de gestion des tâches. Il donne aux chefs de projet un meilleur contrôle sur les tâches du projet et aux équipes les moyens de mieux collaborer pour les réaliser.

Un logiciel de gestion des tâches complet, comme ProjectManager, vous permet d’utiliser tous les outils de gestion des tâches les plus courants dans un seul logiciel. La gestion des tâches ne consiste pas seulement à créer une liste de choses à faire et à barrer les tâches une fois terminées. Il s’agit de contrôler votre travail, de prioriser les tâches, de collaborer avec les membres de l’équipe et de suivre la progression.

Avantages d’un logiciel de gestion des tâches

Un logiciel de gestion des tâches performant peut offrir à vos équipes un moyen de travailler plus efficacement. Un outil de gestion des tâches intégré à d’autres fonctionnalités de gestion de projet est encore mieux et peut vous aider à mieux gérer les tâches et les projets.

Voici quelques avantages clés à rechercher lorsque vous choisissez le meilleur logiciel de gestion des tâches pour organiser votre travail.

• Suivre le temps passé sur le travail
• Collaborer avec les équipes
• Organiser, prioriser et attribuer des tâches
• Surveiller la progression en temps réel
• Mettre à jour le statut des tâches en ligne
• Joindre des notes, fichiers, liens et ajouter des commentaires aux tâches
• Partager des tâches avec l’équipe
• Créer des listes de choses à faire personnelles dans les tâches

Comment gérer les tâches dans ProjectManager

ProjectManager vous offre tous les outils de gestion des tâches dont vous avez besoin pour collecter, attribuer et suivre les tâches à chaque étape de leur cycle de vie.

Voici une liste étape par étape pour gérer vos tâches dans ProjectManager. Inscrivez-vous pour un essai gratuit et suivez le guide pour prendre le contrôle des tâches de votre projet.

1. Importer une liste de tâches ou en créer une nouvelle

Les tâches sont les petits travaux qui mènent au livrable final. Vous décomposez le projet en ces tâches plus faciles à gérer, ce qu’on appelle une liste de tâches.

Dans ProjectManager, vous pouvez facilement importer votre liste de tâches depuis une feuille de calcul ou même depuis un autre logiciel de gestion de projet, une fois exportée. Ou vous pouvez ouvrir un nouveau projet et créer votre liste directement dans le logiciel.

ProjectManager vous permet de visualiser votre liste de tâches à l’aide de plusieurs vues projet, comme des diagrammes de Gantt, des tableaux kanban, des calendriers de projet ou la vue liste de tâches.

2. Prioriser les tâches

Les tâches peuvent sembler écrasantes si vous ne déterminez pas d’abord ce qui doit être fait, ce qui est important et ce qui peut être ignoré en cas de manque de temps. C’est ce qu’on appelle la priorisation.

ProjectManager dispose d’un menu déroulant qui permet d’indiquer la priorité. Il existe des priorités prédéfinies avec des symboles et des codes couleurs. Vous pouvez ensuite filtrer votre liste de tâches pour savoir sur quoi travailler en priorité.

3. Ajouter des descriptions de tâches

Les tâches doivent être accompagnées de consignes. Les équipes ne doivent pas être surveillées de trop près, mais il existe généralement une documentation qui clarifie les attentes. Cela libère à la fois le manager et le membre de l’équipe.

Notre logiciel de gestion de projet offre un stockage illimité, ce qui permet aux managers et aux membres de l’équipe de joindre tous les documents et images nécessaires à la tâche. Les membres peuvent même gérer leurs propres tâches en y ajoutant des listes de choses à faire ou des commentaires.

4. Attribuer le travail

Aucune tâche ne se réalise si personne n’y est affecté. L’attribution du travail déclenche l’exécution de la tâche. Aucun niveau de direction ou d’organisation ne peut compenser un manque de responsabilité.

Les outils de gestion des tâches de ProjectManager facilitent l’attribution des tâches. Une fois que vous avez invité l’équipe dans le projet, elle apparaît dans le menu déroulant de la tâche. Sélectionnez simplement un ou plusieurs membres et ils recevront une alerte par e-mail.

5. Passer à la vue kanban

Tous les membres de l’équipe ne travaillent pas de la même façon. Les managers et parties prenantes préfèrent souvent la vue chronologique d’un diagramme de Gantt. Les membres de l’équipe, quant à eux, apprécient une vue qui les aide à suivre les tâches et à organiser leur travail. Les tableaux kanban sont un excellent outil de gestion des tâches pour visualiser les cycles de production et automatiser les flux de travail.

ProjectManager propose une vue tableau kanban entièrement personnalisable. Les membres peuvent organiser leurs tâches dans des colonnes, telles que à faire, en cours et terminé. Ils n’ont ensuite qu’à glisser-déposer leur carte de tâche dans la colonne appropriée. Cela les aide à rester concentrés sur les priorités tout en offrant de la transparence sur le travail de chacun.

6. Configurer des filtres

Dans les grands projets, les tâches nécessitent plus d’identifiants que les seuls niveaux de priorité, sinon elles risquent de passer entre les mailles du filet. De plus, les chefs de projet souhaitent que leur équipe mette à jour leurs statuts avec des notes et des niveaux d’avancement.

Avec les fonctionnalités de suivi des tâches de ProjectManager, les membres de l’équipe peuvent indiquer leur statut sur une barre de progression en notant le travail effectué. Les managers peuvent filtrer par progression pour voir ce qui a été commencé. Vous pouvez aussi définir des balises personnalisées pour une meilleure catégorisation.

7. Rester productif grâce aux fonctionnalités de collaboration et aux alertes e-mail

La collaboration d’équipe rend les projets plus productifs. Faire en sorte que les membres de l’équipe travaillent mieux ensemble conduit à plus d’efficacité et à des livrables de qualité. Fournir aux équipes des outils collaboratifs est essentiel à une bonne gestion des tâches.

Les outils de gestion des tâches de ProjectManager facilitent la collaboration au niveau des tâches en offrant aux équipes une plateforme pour communiquer. Lorsqu’un commentaire est ajouté à la tâche, un e-mail notifie l’autre personne. Si elle n’est pas affectée à la tâche, vous pouvez tout de même l’impliquer dans la conversation en la mentionnant dans la liste de tâches, le tableau kanban, le diagramme de Gantt ou le calendrier. Contrairement aux échanges dispersés par e-mail, toutes les discussions restent attachées à votre tâche et sont faciles à retrouver dans ProjectManager.

8. Suivre avec le tableau de bord

Gérer les tâches signifie suivre leur avancement. Si vos tâches ne progressent pas comme prévu, votre projet est en difficulté. Un tableau de bord de suivi des tâches collecte des indicateurs pour donner une vue d’ensemble du projet.

ProjectManager dispose d’un tableau de bord en temps réel, donc les données collectées sont aussi récentes que la dernière mise à jour de statut. Toutes ces informations sont ensuite compilées et affichées sous forme de graphiques et de diagrammes faciles à partager avec les parties prenantes.

9. Obtenir des rapports détaillés

Les tableaux de bord sont utiles pour une vue d’ensemble, mais gérer les tâches implique parfois de rentrer dans les détails.

ProjectManager propose des fonctionnalités de rapports faciles à utiliser, qui peuvent être filtrés pour ne montrer que les données souhaitées. Obtenez des rapports sur les tâches, avec les dates d’échéance, les résumés des jalons et bien plus. Il existe aussi des rapports de gestion de projet sur la variance, la charge de travail, la disponibilité et d’autres aspects.

ProjectManager offre une flexibilité bien supérieure aux listes papier et aux applications de gestion de tâches, et ne se limite pas à garantir que tout le monde a accès à la « liste maîtresse » des tâches. Vous pouvez :

• Utiliser des tableaux kanban, des diagrammes de Gantt, des listes de tâches et des calendriers de projet
• Transformer les listes de tâches en projets
• Exporter et importer des listes depuis Excel ou MSP
• Définir des vues kanban personnalisées
• Filtrer les listes par jour/semaine/mois
• Explorer les détails d’une tâche à partir de la liste de tâches
• Gérer facilement des dizaines (voire des centaines) de tâches provenant de plusieurs projets en quelques clics

Si vous avez besoin d’un logiciel de gestion des tâches qui vous permette de gérer les tâches de multiples façons et de les regrouper en projets complets avec gestion des ressources, suivi des tâches et outils de reporting, inscrivez-vous pour un essai gratuit de ProjectManager.