Les réunions de projet ont souvent mauvaise réputation. En réalité, lorsqu’elles sont bien menées, elles ne sont pas une perte de temps. Notre modèle de compte rendu de réunion gratuit pour Word vous aide à capturer l’ordre du jour et les actions à mener afin de structurer vos réunions et d’en faire l’outil de projet productif qu’elles sont censées être.
Qu’est-ce que des comptes rendus de réunion ?
Les comptes rendus de réunion sont un enregistrement des notes pertinentes issues de la réunion. Il ne s’agit pas d’une transcription complète de tout ce qui a été dit, mais d’un résumé permettant de réduire la réunion à ses éléments essentiels.
Cela signifie que vous capturez les points clés évoqués. Cela suit généralement l’ordre du jour préparé au préalable, qui définit les sujets à aborder. Au fur et à mesure des discussions, une personne désignée note les éléments essentiels qui surgissent pendant la réunion.
Ces notes essentielles peuvent inclure les questions importantes abordées, les propositions soumises au vote ainsi que les actions à entreprendre qui découlent de la réunion. L’ordre du jour permet de garder la réunion concentrée sur ses objectifs, tandis que les comptes rendus constituent un enregistrement précis des points importants évoqués durant la séance.
Une fois les actions définies pendant la réunion, il est judicieux de les intégrer dans un logiciel collaboratif où toute l’équipe peut travailler ensemble à l’exécution des tâches. ProjectManager propose une vue sous forme de liste intuitive qui facilite la collaboration. De plus, un tableau de bord en temps réel permet de suivre l’avancement et de garder tout le monde aligné. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd’hui.
Pourquoi utiliser un modèle de compte rendu de réunion ?
Tout comme un ordre du jour suit un format, un modèle de compte rendu de réunion présente lui aussi une structure. Utiliser un modèle permet de disposer des informations nécessaires dans un format clair et facile à utiliser. Le modèle inclut des sections conçues pour que la personne chargée de la prise de notes puisse consigner les informations essentielles.
L’utilisation d’un modèle de compte rendu de réunion fait gagner du temps et garantit la cohérence de votre documentation de projet. Le format reste toujours le même et est prêt à l’emploi, ce qui crée une régularité dans vos rapports et facilite leur lecture.
La dernière chose que vous souhaitez lorsque vous rédigez un compte rendu est de perdre du temps sur la mise en forme. Le qui, quoi, où, pourquoi et comment sont déjà définis, ce qui permet à la personne chargée des notes de participer activement à la réunion tout en consignant les éléments importants sans difficulté.
Comment utiliser notre modèle de compte rendu de réunion
Une fois l’ordre du jour créé et diffusé, vous pouvez commencer à utiliser notre modèle gratuit de compte rendu de réunion pour Word. La partie supérieure du modèle est réservée aux informations générales, telles que le nom du projet, l’objet de la réunion, le lieu où elle se tient et d’autres données utiles. Lorsque la réunion se termine, vous pouvez ajouter sa durée en heures ou en indiquant l’heure de début et de fin.
En dessous se trouve la liste des participants. Vous pouvez étendre le modèle si l’espace prévu n’est pas suffisant. Chaque ligne est consacrée à un participant, y compris son nom et ses coordonnées, telles que son email, son numéro de téléphone ou toute autre manière dont il préfère être contacté.
Vient ensuite une section dédiée à l’ordre du jour. L’ordre du jour est une liste des sujets à aborder pendant la réunion. Capturer ces informations est essentiel pour comprendre ce qui a été discuté. Chaque ligne correspond à un point de l’ordre du jour et indique la personne responsable de ce point.
La section suivante est consacrée aux points à retenir. C’est ici que la personne chargée des notes consigne les actions à entreprendre qui ont émergé pendant la réunion. Cela peut inclure des tâches à réaliser avant la prochaine réunion, des propositions à analyser pour être présentées lors de la prochaine séance ou d’autres actions à mener. Chaque ligne précise le point clé et la personne responsable.
Enfin, une courte section à la fin permet de consigner les détails de la prochaine réunion. Vous pouvez y ajouter la date de la prochaine séance, son lieu et son objectif. C’est un excellent moyen de partager le compte rendu de réunion et de permettre aux participants d’ajouter immédiatement la nouvelle date à leur calendrier.
Conseils pour rédiger un compte rendu de réunion
La rédaction d’un compte rendu de réunion suit généralement un processus en cinq étapes. Voici un bref aperçu de ces cinq étapes pour tirer le meilleur parti de notre modèle de compte rendu de réunion gratuit pour Word.
- La préparation avant la réunion est essentielle à son succès. La personne chargée de la prise de notes doit collaborer avec l’animateur de la réunion pour déterminer les participants et l’ordre du jour. Cela permet de remplir la partie supérieure du modèle et favorise une réunion plus productive.
- Vient ensuite la prise de notes. Cela se déroule pendant la réunion. Avant qu’elle ne commence, un secrétaire ou preneur de notes doit être désigné. Il est responsable de consigner les informations importantes durant la réunion.
- Les preneurs de notes utilisent souvent un bloc-notes ou écrivent à main levée. Dans ce cas, ils doivent ensuite transcrire leurs notes dans le modèle afin de pouvoir les partager. Bien sûr, avec notre modèle gratuit pour Word, vous pouvez éviter cette étape en prenant des notes directement sur votre ordinateur.
- Le compte rendu de réunion n’est pas destiné uniquement aux participants. Il peut devoir être diffusé dans toute l’entreprise. Dans tous les cas, il est essentiel de s’assurer que les participants reçoivent le compte rendu. La distribution doit donc être planifiée.
- Enfin, le compte rendu finalisé doit être archivé afin de constituer une trace documentaire. Il sert également de référence historique pour des projets similaires à l’avenir.
Qui devrait utiliser ce modèle de compte rendu de réunion ?
Idéalement, le modèle gratuit de compte rendu de réunion peut être utilisé par toutes les personnes directement concernées par la réunion. Cela ne signifie toutefois pas que chacun doit modifier le modèle, car cela entraînerait de la confusion et même plusieurs versions contradictoires.
Pour éviter d’obtenir des informations incorrectes ou obsolètes, la gestion du compte rendu doit être confiée à un seul responsable : le secrétaire ou preneur de notes. Celui-ci collaborera bien sûr avec l’animateur de la réunion et les participants, mais une seule personne doit mettre à jour le modèle.
À part cela, le modèle gratuit de compte rendu de réunion pour Word est un excellent outil pouvant être partagé entre les services pour structurer les réunions de projet et créer une documentation cohérente dans toute l’organisation. Cela permet de réduire les silos et favorise une meilleure collaboration interéquipes.
ProjectManager contribue à la réussite de vos réunions
Le modèle de compte rendu de réunion est essentiel, mais si vous n’avez pas les bons outils pour transformer ces actions en résultats concrets, vous perdez du temps. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui connecte les équipes et rationalise les processus pour vous aider à travailler plus efficacement. Notre plateforme collaborative garantit que tout le monde travaille ensemble, quel que soit l’endroit ou le service. Les différentes vues de projet vous permettent de travailler comme vous le souhaitez.
Visualisez le flux de travail avec des tableaux kanban
Suivez l’exécution des actions à mener sur des tableaux kanban. Vous pouvez organiser les tâches sous forme de cartes dans la colonne « À faire », et votre équipe peut gérer son backlog et planifier les sprints de manière collaborative. À mesure qu’une carte passe d’une colonne à l’autre, vous bénéficiez d’une transparence totale et pouvez réallouer les ressources pour lever les obstacles potentiels et maintenir la productivité des équipes.
Rapportez l’avancement et la performance
Le but d’une réunion est d’améliorer la communication et de travailler de manière plus innovante et productive. Mais sans moyen de mesurer la performance, il est impossible de savoir si vous atteignez vos objectifs. Comme tout le travail est connecté à notre logiciel, vous pouvez générer des rapports sur les tâches, le temps, la charge de travail, les écarts et plus encore. Chaque rapport peut être personnalisé pour afficher les données qui vous intéressent. Ils peuvent ensuite être facilement partagés, dans différents formats, avec la direction ou lors de la prochaine réunion.
Vous pouvez même utiliser notre outil à la place du modèle de compte rendu de réunion. Grâce aux différentes vues de projet, vous pouvez créer un ordre du jour dans la vue liste, ajouter les comptes rendus pendant la réunion et attribuer les tâches à votre équipe. Tout cela peut être fait sur notre plateforme collaborative, qui permet de partager des fichiers, de commenter et de mentionner d’autres utilisateurs pour les intégrer à la discussion. Si les réunions sont avant tout un outil de communication pour améliorer l’efficacité, notre logiciel amplifie considérablement cet effet.
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