Lorsque vous commencez le processus de planification d’un projet, l’une des premières choses à envisager est : que peut-il mal se passer ? Cela peut sembler négatif, mais les chefs de projet pragmatiques savent que ce type de réflexion est préventif. Des problèmes surviendront inévitablement, et vous devez avoir une stratégie d’atténuation en place pour savoir comment gérer les risques lors de la planification de projet.

Mais comment résoudre l’inconnu ? Cela ressemble à un paradoxe philosophique, mais ne vous inquiétez pas—il existe des étapes concrètes à suivre grâce à la gestion des risques de projet. Dans cet article, nous discuterons des stratégies qui vous permettent d’anticiper les risques potentiels afin de les identifier et de suivre les risques de votre projet.

Qu’est-ce que la gestion des risques de projet ?

La gestion des risques de projet est le processus qui consiste à identifier, analyser et répondre à tout risque pouvant survenir au cours du cycle de vie d’un projet afin d’aider celui-ci à rester sur la bonne voie et à atteindre ses objectifs. La gestion des risques n’est pas seulement réactive ; elle doit faire partie du processus de planification afin d’identifier les risques potentiels et de prévoir comment les maîtriser s’ils se produisent.

Un risque est tout élément susceptible d’impacter le calendrier, la performance ou le budget de votre projet. Les risques sont des éventualités qui, dans un contexte de gestion de projet, deviennent des « problèmes » lorsqu’ils se concrétisent et doivent alors être traités avec un plan de réponse aux risques. La gestion des risques consiste donc à identifier, catégoriser, prioriser et planifier les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes.

La gestion des risques peut prendre différentes formes selon les projets. Sur les projets de grande envergure, les stratégies de gestion des risques peuvent inclure une planification détaillée pour chaque risque afin de garantir que des stratégies d’atténuation sont prêtes si des problèmes de projet surviennent. Pour les projets de moindre envergure, il peut s’agir simplement d’une liste priorisée des risques à haute, moyenne ou faible priorité.

Comment gérer les risques de projet

Pour commencer à gérer les risques, il est essentiel de partir d’une définition claire et précise de ce que votre projet est censé livrer. En d’autres termes, rédigez une charte de projet très détaillée avec la vision, les objectifs, le périmètre et les livrables du projet. De cette manière, les risques peuvent être identifiés à chaque étape du projet. Ensuite, impliquez votre équipe dès le début pour identifier tous les risques possibles.

N’hésitez pas à impliquer davantage que votre seule équipe pour identifier et hiérarchiser les risques. De nombreux chefs de projet se contentent d’envoyer un e-mail à leur équipe pour leur demander ce qui pourrait mal tourner. Mais pour mieux cartographier les risques de projet, vous devriez réunir toute l’équipe projet, les représentants du client et les fournisseurs lors d’une session d’identification des risques.

Pour chaque risque défini, vous devez le consigner quelque part—l’utilisation d’un modèle de suivi des risques vous aidera à prioriser leur niveau. Ensuite, créez un plan de gestion des risques pour identifier les impacts négatifs et positifs du projet et les actions à entreprendre pour y faire face. Il est également important de planifier des réunions régulières pour surveiller les risques tout au long du projet. La transparence est essentielle.

Gérez les risques en ligne avec ProjectManager

Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à suivre les risques. ProjectManager est un logiciel en ligne qui vous aide à identifier les risques, les suivre et calculer leur impact à l’aide d’une matrice des risques. Ensuite, utilisez nos cinq vues projet, dont le diagramme de Gantt, le tableau kanban, la feuille, la liste et le calendrier pour garantir que les risques ne fassent pas dérailler le projet.

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6 étapes du processus de gestion des risques

Alors, comment gérer quelque chose d’aussi insaisissable que les risques de projet ? En élaborant un plan de gestion des risques. Tout repose sur le processus. Transformez les désavantages en avantages en suivant ces six étapes.

1. Identifier le risque

Vous ne pouvez pas résoudre un risque si vous ne savez pas ce que c’est. Il existe de nombreuses façons d’identifier les risques. Au fur et à mesure de cette étape, vous devez recueillir les données dans un registre des risques.

Une méthode consiste à faire un brainstorming avec votre équipe, vos collègues ou les parties prenantes. Trouvez les personnes ayant une expérience pertinente et organisez des entretiens pour recueillir les informations nécessaires à l’identification et à la résolution des risques. Réfléchissez à tout ce qui pourrait mal tourner. Notez-le. Faites de même avec les données historiques de projets précédents. Maintenant, votre liste de risques potentiels s’est élargie.

Assurez-vous que les risques sont liés à la cause d’un problème. En d’autres termes, remontez jusqu’à la cause profonde pour déterminer si le risque aura un impact suffisant sur votre projet pour justifier son identification. Lorsque vous essayez de réduire les risques, faites confiance à votre intuition. Cela peut vous aider à détecter des scénarios improbables que vous supposiez impossibles. Utilisez un processus de structure de répartition des risques pour distinguer les risques des non-risques.

2. Analyser le risque

Analyser les risques est une tâche difficile. Il n’y a jamais assez d’informations à recueillir. Bien sûr, bon nombre de ces données sont complexes, mais la plupart des secteurs ont des bonnes pratiques qui peuvent vous aider dans votre analyse des risques. Vous pourriez être surpris de découvrir que votre entreprise a déjà un cadre pour ce processus.

Lorsque vous évaluez les risques d’un projet, vous pouvez traiter de manière proactive de nombreux impacts potentiels, comme éviter des litiges, résoudre des problèmes réglementaires, respecter de nouvelles lois, réduire votre exposition et minimiser les répercussions.

Alors, comment analyser les risques dans votre projet ? Grâce à l’analyse qualitative et quantitative des risques, vous pouvez déterminer comment le risque affectera votre calendrier et votre budget.

Un logiciel de gestion de projet vous aide à analyser les risques en surveillant votre projet. ProjectManager va encore plus loin avec des tableaux de bord en temps réel qui affichent des données actualisées. Contrairement à d’autres outils logiciels, vous n’avez rien à configurer.

Notre tableau de bord est prêt à vous fournir une vue d’ensemble de votre projet dès le départ. Nous calculons les données en direct et les affichons sous forme de graphiques et de tableaux faciles à lire. Détectez plus rapidement les problèmes en surveillant le temps, les coûts, etc.

3. Hiérarchiser les risques et les problèmes

Tous les risques ne se valent pas. Vous devez évaluer chaque risque pour savoir quelles ressources vous allez mobiliser pour le résoudre, le cas échéant.

Avoir une longue liste de risques peut sembler décourageant. Mais vous pouvez gérer cela en classant simplement les risques en catégories : élevé, moyen ou faible. Cela vous donne une vue d’ensemble claire et vous permet de mettre chaque risque en contexte. Avec cette perspective, vous pouvez commencer à planifier comment et quand vous allez traiter ces risques. Ensuite, si certains risques deviennent des problèmes, il est recommandé de tenir un registre des problèmes afin d’en assurer le suivi et de mettre en œuvre des actions correctives.

Certains risques nécessitent une attention immédiate. Ce sont ceux qui peuvent faire dérailler votre projet. L’échec n’est pas une option. D’autres risques sont importants, mais ne menacent pas nécessairement le succès du projet. Vous pouvez agir en conséquence. Puis, il y a les risques qui ont peu ou pas d’impact sur le calendrier et le budget globaux du projet. Certains de ces risques à faible priorité peuvent être importants, mais pas au point de mériter d’y consacrer du temps.

4. Attribuer un responsable pour chaque risque

Tout le travail que vous avez accompli pour identifier et évaluer les risques ne servira à rien si vous n’assignez pas une personne chargée de surveiller chaque risque. En fait, cela devrait être fait dès que vous dressez la liste des risques. Qui est la personne responsable de ce risque, celle qui doit le détecter s’il survient et diriger les efforts pour le résoudre ?

Cette décision vous appartient. Il peut s’agir d’un membre de l’équipe qui possède les compétences ou l’expérience nécessaire pour traiter ce risque. Dans ce cas, cette personne doit diriger les actions de résolution. Il peut également s’agir d’un choix arbitraire. Bien sûr, il est préférable d’assigner la tâche à la bonne personne, mais ce qui importe le plus, c’est que chaque risque ait une personne responsable.

Réfléchissez-y. Si vous n’attribuez pas chaque risque à une personne chargée de le surveiller et de le résoudre le cas échéant, vous vous exposez à davantage de risques. Identifier un risque est une chose, mais si vous ne le gérez pas, vous ne protégez pas le projet.

Gérer les risques à l’échelle de l’organisation

Votre organisation peut-elle également s’améliorer en intégrant la gestion des risques dans sa routine quotidienne ? Oui ! Intégrer un protocole de gestion des risques à la culture de votre organisation en créant un ensemble cohérent d’outils et de modèles de gestion des risques, accompagnés de formations, peut réduire les coûts à long terme. Ainsi, chaque nouveau projet ne ressemblera plus à une remise à zéro.

Des éléments tels que les archives et l’historique de votre organisation constituent une base de connaissances précieuse qui peut servir à tirer des leçons de l’expérience passée pour mieux gérer les risques dans les nouveaux projets. En adoptant une approche plus consciente du risque à travers les valeurs et les comportements organisationnels, votre structure peut développer une véritable culture du risque. Une meilleure gouvernance permet d’améliorer la planification, la stratégie, les politiques et les prises de décision.

Exemples de risques et de stratégies de gestion des risques

Aucun risque de projet n’est identique, et la gestion des risques varie selon les secteurs d’activité. Voici quelques exemples de la façon d’aborder la gestion des risques dans différentes industries.

Gestion des risques dans la construction

Les projets de construction comportent intrinsèquement de nombreux risques. Divers dangers potentiels peuvent affecter la sécurité, les délais et les budgets. Les risques de construction peuvent être liés aux finances, à la sécurité, aux calendriers, à l’environnement, à la conception ou aux contrats.

• Le risque : En cas de problèmes de livraison des matériaux, de modifications de conception, de pénurie de main-d’œuvre ou de mauvaises conditions météorologiques, un risque lié au calendrier peut survenir. Cela consomme des ressources supplémentaires et peut retarder le projet.
• Stratégie de gestion des risques : Une stratégie consiste à élaborer un plan de contingence et à établir un calendrier incluant des marges réalistes. Les chefs de projet peuvent utiliser l’analyse du chemin critique pour identifier les dépendances clés et surveiller les éventuelles mises à jour du calendrier. En cas de retard potentiel, un plan de contingence peut permettre de les atténuer.

Gestion des risques dans l’industrie manufacturière

Les projets de fabrication peuvent aller de la mise en place d’une nouvelle ligne de production au lancement d’un nouveau produit. La gestion des risques peut aider à minimiser les perturbations et à améliorer la rentabilité.

1. Le risque : Des risques liés à la production tels que des pannes d’équipement, des arrêts de ligne ou des problèmes de contrôle qualité peuvent entraîner des retards ou une qualité inférieure aux attentes.
2. Stratégie de gestion des risques : Mettre en œuvre des procédures de contrôle qualité, comme des programmes de maintenance préventive, peut aider à éviter que les risques ne perturbent le processus. Il s’agit d’un exemple de stratégie d’atténuation des risques. Les employés doivent recevoir une formation continue pour détecter les défaillances avant qu’elles ne s’aggravent.

Gestion des risques dans les technologies de l’information

Les projets informatiques sont connus pour leur complexité et leur rythme rapide. La gestion des risques dans l’informatique peut aider à maximiser le retour sur investissement et à minimiser les interruptions.

• Le risque : Des risques techniques tels que des problèmes d’intégration, des pannes technologiques ou des problèmes de performance peuvent perturber le calendrier du projet et entraîner une surconsommation de ressources.
• Stratégie de gestion des risques : Pour éviter les risques techniques, le chef de projet IT peut mettre en place une planification de contingence incluant des évaluations et des tests technologiques approfondis avant le démarrage du projet. Il peut également s’appuyer sur les bonnes pratiques du secteur et sur des ressources techniques expertes pour résoudre rapidement les problèmes de performance.

Gestion des risques en marketing

Qu’il s’agisse d’un rebranding ou du lancement d’une nouvelle campagne, les projets marketing sont exposés à des risques pouvant compromettre leur succès.

• Le risque : Une nouvelle campagne marketing créative est sur le point d’être lancée, mais elle risque de ne pas séduire le public cible, entraînant une perte importante de temps et de ressources.
• Stratégie de gestion des risques : Pour éviter l’échec d’un concept créatif, le chef de projet marketing et son équipe peuvent effectuer des tests rigoureux et recueillir des retours afin de s’assurer qu’ils comprennent bien leur audience. Si des ajustements sont nécessaires avant le lancement, ils peuvent adapter la stratégie en conséquence.

Gérer les risques avec ProjectManager

Utiliser un modèle de suivi des risques est un bon point de départ, mais pour avoir un contrôle plus approfondi sur les risques de projet, il est préférable d’utiliser un logiciel de gestion de projet. ProjectManager dispose de nombreux outils, y compris des fonctionnalités de gestion des risques, qui permettent de traiter les risques à chaque phase d’un projet.

Créer un registre des risques en ligne

Identifiez et suivez tous les risques de votre projet en un seul endroit. Contrairement à d’autres logiciels de gestion de projet, vous pouvez gérer les risques en parallèle avec votre projet au lieu d’utiliser un outil distinct. Définissez des dates d’échéance, marquez la priorité, identifiez les solutions et plus encore.

Diagrammes de Gantt pour les plans de gestion des risques

Utilisez nos diagrammes de Gantt primés pour créer des plans de gestion des risques détaillés afin d’éviter que les risques ne deviennent des problèmes. Planifiez, attribuez et surveillez les tâches du projet avec une visibilité complète. Les diagrammes de Gantt permettent aux membres de l’équipe d’ajouter des commentaires et des fichiers à leurs tâches assignées, afin que toute la communication se fasse au niveau du projet, en temps réel.

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La gestion des risques est complexe. Un registre des risques ou un modèle est un bon début, mais vous aurez besoin d’un logiciel de gestion de projet robuste pour faciliter le processus. ProjectManager est un outil en ligne qui favorise un environnement collaboratif nécessaire à la résolution des risques, tout en fournissant des informations en temps réel pour que vous agissiez toujours sur la base de données fiables.