Os gerentes de projetos sabem a importância da documentação de projeto. Os documentos do projeto precisam ser precisos e atualizados constantemente para acompanhar o andamento do projeto. Criar e gerenciar a documentação de projeto ao longo de todo o ciclo de vida do projeto é fundamental para o sucesso, mas por onde começar?
Este guia explica o que é documentação de projeto e por que ela é importante, além de apresentar os 13 principais documentos de projeto que você deve sempre criar para planejar e executar seus projetos.
O que é documentação de projeto?
O termo documentação de projeto se refere aos documentos de gerenciamento de projetos criados ao longo do ciclo de vida do projeto. Esses documentos, como o plano do projeto, o cronograma do projeto ou o orçamento do projeto, definem as atividades, os procedimentos e as diretrizes que a equipe do projeto deve seguir.
A documentação de projeto tem várias finalidades, como o planejamento do projeto, o gerenciamento de custos ou o gerenciamento de riscos. Além disso, alguns documentos do projeto precisam ser criados em uma fase específica, pois preparam o terreno para a etapa seguinte. Por exemplo, o plano de gerenciamento do projeto deve ser criado antes do início da fase de execução do projeto.
Um software de gerenciamento de projetos pode ajudar você a organizar e compartilhar as informações essenciais para o sucesso do seu projeto. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos com recursos avançados de planejamento, acompanhamento e relatórios, que oferece armazenamento ilimitado de arquivos e facilita o compartilhamento da documentação com sua equipe e as partes interessadas. Todas as suas visualizações de projeto compartilham uma única fonte de informações, para que todos fiquem alinhados. Comece gratuitamente.
Vamos ver quais documentos de projeto devem ser criados em cada fase do gerenciamento de projetos.
Documentação de projeto por fase
Os projetos variam em tamanho e complexidade, e alguns exigem uma documentação mais completa do que outros. Veja a seguir um panorama de alguns dos documentos de projeto que normalmente são criados ao longo do ciclo de vida do projeto.
- Iniciação do projeto: termo de abertura do projeto, resumo do projeto, caso de negócio, pauta da reunião de kickoff do projeto
- Planejamento do projeto: plano de gerenciamento do projeto, estrutura analítica do projeto, orçamento do projeto, cronograma do projeto, plano de gerenciamento de mudanças, plano de gerenciamento do escopo, plano de gerenciamento de riscos
- Execução do projeto: relatório de status do projeto, plano de execução do projeto, registro de lições aprendidas, planilhas de horas, solicitações de mudança, ordens de mudança
- Monitoramento e controle do projeto: relatório de status do projeto, registro de lições aprendidas, planilhas de horas
- Encerramento do projeto: documento de encerramento do projeto, lista de pendências
Agora que você já tem uma ideia da documentação de projeto adequada para cada fase do ciclo de vida, vamos conhecer alguns documentos essenciais de gerenciamento de projetos.
Os 13 principais documentos para incluir na sua documentação de projeto
Veja a seguir uma breve descrição dos documentos de projeto mais importantes e um modelo de gerenciamento de projetos correspondente para cada um deles. Não deixe de conferir nossa biblioteca de modelos de gerenciamento de projetos gratuitos, onde você encontrará dezenas de modelos para montar sua documentação de projeto.
1. Documento de plano de projeto para Word
O plano do projeto é o mais completo de todos os documentos de gerenciamento de projetos, porque reúne os documentos criados durante a fase de planejamento do projeto. Por exemplo, o plano do projeto deve incluir o orçamento e o cronograma do projeto.
2. Termo de abertura do projeto
O termo de abertura do projeto é redigido durante a fase de iniciação e prepara o terreno para o plano do projeto. Os gerentes de projetos usam o termo de abertura para apresentar uma visão geral rápida do projeto às partes interessadas, aos patrocinadores e aos clientes.
3. Caso de negócio
Assim como o termo de abertura do projeto, o caso de negócio é um documento criado durante a fase de iniciação para convencer as partes interessadas do valor do projeto, explicando os possíveis benefícios que ele pode trazer para a organização.
4. Cronograma do projeto
Em um nível básico, o cronograma do projeto define a linha do tempo para a execução de todas as tarefas do projeto. Ele também pode incluir mais detalhes, como os recursos necessários para cada tarefa, o responsável por ela, a folga do projeto e o caminho crítico. O gráfico de Gantt do ProjectManager é a ferramenta perfeita para criar um cronograma de projeto detalhado.
O ProjectManager oferece quatro tipos de dependências, acompanhamento da linha de base e disponibilidade de recursos em tempo real na atribuição do trabalho. Você pode dividir o projeto em subtarefas e acompanhar os custos de cada fase para garantir que tudo siga conforme o planejado. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente e crie um cronograma de projeto melhor.
5. Estrutura analítica do projeto (EAP)
A estrutura analítica do projeto (EAP) é um exemplo fundamental de documentação de projeto. Ela divide o escopo do projeto em componentes menores e mais fáceis de gerenciar. No topo fica o objetivo geral do projeto, que é dividido progressivamente em partes menores. Essa ferramenta ajuda a organizar projetos complexos e garante que eles sigam conforme o planejado.
6. Matriz RACI
RACI é a sigla em inglês para responsável, aprovador, consultado e informado. Uma matriz RACI, também chamada de gráfico RACI, ajuda a definir funções e responsabilidades para diferentes tarefas e entregas de um projeto ou processo. O objetivo é eliminar a confusão sobre quem é responsável pelo quê e melhorar a comunicação. É uma ferramenta valiosa para projetos de todos os tamanhos, especialmente aqueles com várias partes interessadas e fluxos de trabalho complexos.
7. Registro de riscos
Este documento permite registrar todos os possíveis riscos do projeto e inclui uma breve descrição do impacto e da probabilidade de cada um. O registro de riscos é um documento importante do projeto, pois fornece informações relevantes para o plano de gerenciamento de riscos, que reúne todos os documentos, estratégias e diretrizes de gerenciamento de riscos.
8. Orçamento do projeto
O orçamento do projeto é um documento essencial de gerenciamento de projetos. Para criá-lo, você precisará estimar os custos do projeto, que incluem mão de obra, materiais, equipamentos e tudo o que for necessário para executar o projeto.
9. Relatório de status do projeto
Os relatórios de status do projeto são uma ferramenta indispensável de gerenciamento de projetos, porque permitem verificar a saúde do projeto a qualquer momento e compartilhar dados com as partes interessadas para mantê-las atualizadas. Os relatórios de status são breves e incluem apenas as informações mais relevantes.
10. Declaração de trabalho
A declaração de trabalho (SOW, na sigla em inglês) é um documento formal que define o escopo completo, as entregas, o cronograma e as responsabilidades de um projeto antes do início dos trabalhos. Este modelo oferece um formato estruturado para registrar todos os detalhes essenciais do projeto, incluindo o histórico, os objetivos, o escopo, as entregas, o cronograma e as responsabilidades atribuídas.
11. Registro de problemas
O registro de problemas é um exemplo de documentação de projeto que ajuda a gerenciar problemas ou obstáculos que surgem durante um projeto. Trata-se de uma lista ou planilha usada para documentar, monitorar e resolver questões que podem afetar o cronograma, o orçamento, o escopo ou a qualidade do projeto. O registro de problemas ajuda a definir quem é responsável por resolver cada questão e cria um histórico para consultas futuras.
12. Documento de requisitos do projeto
Os requisitos do projeto são os objetivos e as especificações esperados de um projeto para garantir a satisfação de todas as partes interessadas. Nosso modelo gratuito de levantamento de requisitos ajudará você a documentar todos os requisitos do seu projeto.
13. Resumo do projeto
O resumo do projeto é um documento de uma página que descreve os aspectos mais importantes de um projeto, como a linha do tempo, os marcos, o orçamento, o status e as funções e responsabilidades dos membros da equipe.
O que vale a pena documentar em um projeto?
Seja qual for a estrutura da sua organização, a capacidade de registrar e documentar todos os aspectos de um projeto é essencial para ser um gerente de projetos bem-sucedido. Diversos relatórios, diagramas, gráficos, documentos, solicitações de mudança e atualizações de status precisam ser mantidos ao longo do ciclo de vida do projeto, e a documentação serve para unir as diferentes partes de um projeto e levá-lo a uma conclusão bem-sucedida.
No entanto, seu tempo é limitado, assim como a paciência da maioria das organizações com papelada tediosa. Como manter a eficiência e documentar o projeto de forma eficaz? Considere os pontos a seguir para decidir o que vale a pena documentar:
- Tudo o que envolve o cliente: imagine que um cliente questione de repente uma decisão tomada meses atrás. O cliente afirma que escolheu um caminho, mas sua empresa decidiu seguir outro durante a implementação. Uma documentação clara das reuniões com o cliente, incluindo anotações com datas, horários e participantes, ajuda a resolver mal-entendidos.
- Exigências legais: em alguns casos, as equipes jurídicas precisam revisar a documentação durante o projeto. Em projetos públicos, pode haver processos de supervisão e revisão que analisam o projeto após a sua conclusão. Conheça os requisitos de documentação da sua equipe jurídica antes de o projeto começar. Correr atrás do prejuízo é arriscado nesse tipo de ambiente.
- A quantidade certa de processo: você não quer se perder documentando tanto o plano e o processo a ponto de não conseguir executar nada, mas é importante ter alguma definição em torno do plano e dos objetivos do projeto. Deixe que a estrutura da sua organização oriente quantos processos documentar. Por exemplo, tentar operar sem processos em um projeto que exige documentação legal só vai trazer problemas. Na dúvida, a melhor abordagem é documentar.
- Mudanças no projeto: é essencial documentar os relatórios do projeto contínuos, principalmente quando os objetivos do projeto mudam. O ideal é contar com uma ferramenta on-line de gerenciamento de projetos em tempo real, para que as mudanças de recursos e tarefas sejam programadas na hora e os problemas sejam registrados assim que ocorrerem. No entanto, impactos maiores no plano do projeto devem ser incluídos na documentação de projeto com controle de versões.
Boas práticas de documentação de projeto
Então, quais são as melhores estratégias para manter sua documentação eficaz, eficiente e em dia? Para alinhar sua documentação às boas práticas, você deve:
- Reservar tempo: use seu calendário! Muitas pessoas acham que o calendário serve apenas para agendar reuniões. Não é verdade. Use-o para reservar blocos de 2 a 3 horas sem interrupções para elaborar um documento essencial. Em vez de atender ligações ou conversar com um colega, dedique esse tempo para se concentrar na escrita. Com tempo e atenção focados, você conseguirá avançar bastante. Da mesma forma, reserve blocos de 10 a 15 minutos no calendário toda semana para revisar e atualizar a documentação.
- Usar o nível de detalhe certo: preparar documentação para engenheiros é diferente de preparar os documentos que você apresenta aos executivos. Os engenheiros precisam dos detalhes que você pode fornecer, enquanto os executivos não têm tempo para se perder em detalhes. Eles querem apenas tópicos, o resultado final e os próximos passos. Cabe a você definir o nível certo de documentação para cada público.
- Armazenar de forma inteligente: sua documentação precisa ser fácil de encontrar. A documentação não serve para nada se estiver escondida onde ninguém consegue achá-la. Isso inclui garantir que haja infraestrutura para acessar a documentação on-line e que a estrutura e a hierarquia de pastas sejam simples e intuitivas.
- Compartilhar com outras pessoas: a maioria das pessoas detesta montar documentação, mas adora quando ela chega pronta. Você vai se surpreender ao ver que as pessoas realmente leem a documentação! Use seu software on-line de gerenciamento de projetos para armazenar os documentos junto com o projeto, de preferência em um ambiente colaborativo e seguro.
- Manter o controle de versões e a documentação atualizada: manter a documentação de projeto atualizada é um desafio. É fácil chegar à versão inicial, mas é trabalhoso voltar para atualizar a documentação e manter o controle de versões. O que mais ajuda é a infraestrutura de repositório de documentos que você tem à disposição. O controle automático de versões permite gerenciar esse processo, e quem consulta sua documentação sempre pode confiar que está usando a versão mais recente.
Como o ProjectManager ajuda com a documentação de projeto
O ProjectManager é um software de gestão de trabalho e projetos que conecta equipes híbridas e incentiva a colaboração. Todos os documentos do projeto podem ser armazenados na ferramenta, e todos que precisam acessá-los terão acesso. Você pode criar planos de projeto e muito mais, o que faz do ProjectManager o único software de que você precisa para o sucesso do projeto.
Crie planos de projeto em gráficos de Gantt interativos
Um dos documentos de projeto mais importantes é o plano do projeto. Você pode criá-lo e compartilhá-lo com nosso gráfico de Gantt, que organiza todas as suas tarefas, vincula dependências e marca os marcos para ajudar você a cumprir o cronograma. Ele até filtra o caminho crítico. Nossos gráficos de Gantt on-line fornecem dados em tempo real e são fáceis de compartilhar, para que todos trabalhem sempre com as informações mais atuais.
Monitore seu projeto com painéis em tempo real
A documentação de projeto apenas prepara o terreno para a execução do seu projeto. Para seguir esses planos, você precisa de uma forma de monitorar o progresso e o desempenho em tempo real. Nosso painel em tempo real coleta, calcula e apresenta automaticamente métricas de tempo, carga de trabalho e muito mais. Ao contrário de outras ferramentas, não é preciso nenhuma configuração. Você vê o que está acontecendo à medida que o projeto avança.
Aprofunde-se nos dados com relatórios em um clique
Quando uma visão geral não é suficiente, você pode gerar relatórios do projeto com um clique. Obtenha mais informações sobre custos, progresso e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas os dados que você deseja ver. Você pode anexar os relatórios a e-mails para as partes interessadas ou imprimi-los para apresentações.
O ProjectManager é uma ferramenta flexível que permite atualizar a documentação de projeto sempre que necessário, conforme os projetos mudam. Todos são atualizados por notificações por e-mail ou alertas no aplicativo, para que nunca haja dúvidas sobre o que se espera de cada um. Use uma ferramenta que gerencia o plano do projeto, os recursos, os custos e a equipe e, ao mesmo tempo, armazena toda a documentação de projeto de que você precisa para alcançar o sucesso.
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É verdade que a documentação pode ser uma dor de cabeça no projeto, mas você precisa dela. Algumas ferramentas ajudam a fazer isso de forma mais fácil, melhor e mais rápida. A suíte de software on-line do ProjectManager é uma ótima ferramenta colaborativa para criar e armazenar sua documentação de projeto, facilitando o acesso e o compartilhamento de documentos com sua equipe. Comece gratuitamente.