Como escrever um caso de negócio (exemplo e modelo incluídos)

O que é um caso de negócio?

Um caso de negócio é um documento de gerenciamento de projetos que explica como os benefícios de um projeto superam seus custos e por que ele deve ser executado. Os casos de negócio são preparados durante a fase de iniciação do projeto, e seu objetivo é reunir todos os objetivos, custos e benefícios do projeto para convencer as partes interessadas do seu valor.

Um caso de negócio é um documento de projeto importante para provar ao seu cliente ou às partes interessadas que a proposta de projeto que você está apresentando é um investimento sólido. A seguir, mostramos as etapas para escrever um caso de negócio capaz de convencê-los.

Um caso de negócio é necessário porque reúne a avaliação financeira, a proposta, a estratégia e o plano de marketing em um único documento e oferece uma visão completa de como o projeto beneficiará a organização. Depois que o caso de negócio for aprovado pelas partes interessadas do projeto, você pode iniciar a fase de planejamento do projeto.

Quando você deve escrever um caso de negócio?

Cerca de 70 por cento das empresas que sobrevivem mais de cinco anos seguem um plano de negócios estratégico. E todo projeto que uma organização realiza deve demonstrar valor de negócio real por meio de um caso de negócio. O caso de negócio é criado durante a fase de iniciação de um projeto. Nesse momento, o projeto está sendo concebido e avaliado quanto ao possível retorno sobre o investimento. O documento de caso de negócio ajuda a determinar as necessidades do projeto e permite que os tomadores de decisão avaliem se o projeto está alinhado aos objetivos estratégicos da organização.

Por exemplo, um caso de negócio pode ser usado quando há uma nova proposta de projeto, ao entrar em um novo mercado, ao atualizar soluções de software ou quando há uma grande despesa de capital. Depois que o caso de negócio é aprovado, o projeto passa para a fase de planejamento.

Quem deve escrever um caso de negócio?

Como acontece com quase tudo no gerenciamento de projetos, desenvolver um caso de negócio é um trabalho em equipe. Veja alguns dos membros da equipe do projeto que participam desse processo.

Patrocinador do projeto

O patrocinador do projeto tem um papel crucial no desenvolvimento do caso de negócio, pois garante que ele esteja alinhado à estratégia e aos objetivos da organização. Ele valida a proposta de negócio, define os critérios de sucesso do projeto e assegura sua viabilidade contínua. Os patrocinadores são responsáveis por dar início ao projeto, priorizá-lo dentro da organização e garantir os recursos necessários.

Eles também atuam como defensores do projeto, destacando sua importância para a alta liderança e as partes interessadas. O envolvimento do patrocinador é fundamental para estabelecer a visão do projeto e garantir que ele gere valor para a organização.

Analista de negócios

Os analistas de negócios são essenciais para desenvolver um caso de negócio completo. Eles realizam a análise de causa raiz para identificar problemas subjacentes e fazem a análise SWOT para avaliar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da organização. Os analistas de negócios colaboram com as partes interessadas para levantar e definir requisitos de alto nível, objetivos do projeto e possíveis riscos.

Eles ajudam a desenvolver análises de custo-benefício, avaliar opções e recomendar soluções. Sua experiência em gerenciamento de requisitos e engajamento das partes interessadas garante que o caso de negócio reflita com precisão as necessidades da organização e os benefícios potenciais do projeto.

Gerente de projetos

Os gerentes de projetos contribuem de forma significativa para o desenvolvimento do caso de negócio ao pesquisar, coletar dados e analisar informações. Eles trabalham em estreita colaboração com o analista de negócios para identificar os objetivos do projeto, avaliar riscos e estimar custos.

Os gerentes de projetos são responsáveis por integrar a abordagem e as entregas do analista de negócios ao plano do projeto. Eles colaboram com as partes interessadas para garantir que o caso de negócio esteja alinhado aos objetivos organizacionais e às metas estratégicas. Os gerentes de projetos também têm um papel crucial na apresentação do caso de negócio aos tomadores de decisão e na obtenção de apoio para o projeto.

Por que é importante escrever um documento de caso de negócio?

Um documento de caso de negócio beneficia os projetos por vários motivos.

• Justifica por que um projeto é necessário, descrevendo custos, benefícios e riscos
• Engaja as partes interessadas e obtém sua adesão e apoio
• Permite que os tomadores de decisão avaliem a viabilidade e façam escolhas com base em dados
• Fornece estimativas de custos, recursos e prazos para melhorar a alocação de recursos
• Ajuda a responsabilizar as equipes pelo cumprimento dos compromissos

De modo geral, ele orienta a iniciação e a execução do projeto para que as decisões sejam ponderadas e estratégicas.

Modelo de caso de negócio

Nosso modelo de caso de negócio para Word é a ferramenta perfeita para começar a escrever um caso de negócio. Ele tem 9 áreas principais de um caso de negócio que você pode personalizar conforme necessário. Baixe o modelo gratuitamente e siga as etapas abaixo para criar um ótimo caso de negócio para todos os seus projetos.

Como escrever um caso de negócio

Projetos fracassam quando não têm um caso de negócio sólido como base, já que esse documento é o alicerce do termo de abertura do projeto e do plano do projeto. Mas, se o caso de negócio de um projeto não estiver ancorado na realidade e não atender a uma necessidade alinhada aos objetivos de negócio mais amplos da organização, ele será irrelevante.

A pesquisa necessária para criar um caso de negócio sólido envolve o porquê, o quê, o como e o quem do seu projeto. Isso precisa ser comunicado com clareza. Os elementos do seu caso de negócio tratarão do porquê, mas com mais detalhes. Pense no caso de negócio como um documento criado durante a fase de iniciação do projeto, mas que será usado como referência ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

Esteja você começando um novo projeto ou já no meio de um, reserve um tempo para redigir um caso de negócio que justifique os gastos do projeto, identificando os benefícios de negócio que ele vai gerar e que as partes interessadas mais desejam obter com o trabalho. As quatro etapas a seguir mostram como escrever um caso de negócio.

Etapa 1: identifique o problema de negócio

Projetos não são criados por si só. Eles devem sempre estar alinhados aos objetivos de negócio. Normalmente, são iniciados para resolver um problema de negócio específico ou criar uma oportunidade de negócio.

Você deve “começar pela necessidade”. Sua primeira tarefa é descobrir qual é esse problema ou oportunidade, descrevê-lo, entender de onde ele vem e, em seguida, definir o prazo necessário para lidar com ele.

Isso pode ser uma declaração simples, mas fica mais bem fundamentado com alguma pesquisa sobre o cenário econômico e o ambiente competitivo para justificar o momento do projeto.

Etapa 2: identifique as soluções alternativas

Como saber se o projeto que você está realizando é a melhor solução possível para o problema definido acima? Naturalmente, priorizar projetos é difícil, e o caminho para o sucesso não é feito de suposições sem fundamento.

Uma forma de restringir o foco e deixar clara a solução certa é seguir estas seis etapas (depois da pesquisa necessária, é claro):

1. Liste as soluções alternativas.
2. Para cada solução, quantifique seus benefícios.
3. Preveja também os custos envolvidos em cada solução.
4. Em seguida, determine sua viabilidade.
5. Identifique os riscos e problemas associados a cada solução.
6. Por fim, documente tudo isso no seu caso de negócio.

Etapa 3: recomende uma solução preferencial

Em seguida, você precisará classificar as soluções, mas, antes disso, é melhor definir critérios, talvez com um mecanismo de pontuação como uma matriz de decisão, para ajudar a priorizar as soluções e escolher a mais adequada.

Algumas metodologias que você pode aplicar incluem:

• Dependendo do custo e benefício da solução, atribua uma pontuação de 1 a 10.
• Baseie sua pontuação no que é importante para você.
• Acrescente mais complexidade à sua classificação para cobrir todas as possibilidades.

Seja qual for a sua abordagem, depois de somar os números, a melhor solução para o seu problema ficará evidente. Mais uma vez, você também vai querer documentar esse processo no seu caso de negócio.

Etapa 4: descreva a abordagem de implementação

Você já identificou seu problema ou oportunidade de negócio e como alcançá-la. Agora precisa convencer as partes interessadas de que está certo e de que tem a melhor forma de implementar um processo para atingir seus objetivos. É por isso que a documentação é tão importante: ela oferece um caminho prático para resolver o problema central que você identificou.

E não se trata apenas de um exercício para agradar a alta liderança. Quem sabe o que você pode descobrir na pesquisa que fizer para explorar o problema subjacente e definir soluções alternativas? Você pode economizar milhões para a organização com uma solução alternativa à proposta inicialmente. Ao se dedicar a um caso de negócio sólido, você consegue o apoio dos patrocinadores ou da liderança da organização e tem uma visão clara de como garantir a entrega dos benefícios de negócio que eles esperam.

Elementos principais de um caso de negócio

Uma das etapas principais para começar um caso de negócio é ter um checklist de caso de negócio. A seguir, apresentamos um roteiro detalhado para seguir ao desenvolver o seu caso de negócio. Você pode escolher quais desses elementos são mais relevantes para as partes interessadas do seu projeto e adicioná-los ao nosso modelo de caso de negócio. Depois que o caso de negócio for aprovado, comece a gerenciar seus projetos com um software de gerenciamento de projetos robusto como o ProjectManager.

1. Resumo executivo

O resumo executivo é uma versão curta de cada seção do seu caso de negócio. Ele serve para dar às partes interessadas uma visão geral rápida do projeto e ajudá-las a entender seu propósito, benefícios e implicações. Alguns componentes de um resumo executivo incluem a visão geral do projeto, a necessidade de negócio, a solução proposta para essa necessidade, a estimativa de custos, o retorno sobre o investimento, os riscos, o cronograma e uma chamada para ação.

2. Declaração do problema

A declaração do problema define o desafio ou a oportunidade específica que o projeto pretende abordar. Ela descreve o escopo do problema, seu impacto nas operações do negócio e suas causas subjacentes. Uma declaração do problema clara ajuda as partes interessadas a entender por que o projeto é necessário e o que será alcançado com a implementação da solução proposta.

3. Análise das opções consideradas

Esta seção avalia as possíveis soluções para o problema identificado, comparando sua viabilidade, custos, riscos e benefícios. Normalmente, inclui um cenário de “não fazer nada” e abordagens alternativas. O objetivo é justificar a solução recomendada, destacando por que ela é a opção mais eficaz e com melhor custo-benefício.

4. Definição do projeto

Esta seção tem o objetivo de fornecer informações gerais sobre o projeto, como os objetivos de negócio que serão alcançados e um esboço do plano do projeto. Ela oferece uma visão abrangente do projeto, incluindo seus objetivos e escopo. Aqui, inclua detalhes como objetivos, partes interessadas, escopo, resultados esperados e restrições.

5. Informações de contexto

Aqui você pode fornecer o contexto do seu projeto, explicando o problema que ele pretende resolver e como ele se alinha à visão e ao plano estratégico da sua organização.

6. Visão, metas e objetivos

Primeiro, você precisa descobrir o que está tentando fazer e qual é o problema que deseja resolver. Você precisará definir a visão, as metas e os objetivos do projeto. Isso ajudará a dar forma ao escopo do projeto e a identificar as entregas do projeto.

7. Avaliação do alinhamento estratégico

Esta seção explica como o projeto proposto apoia os objetivos estratégicos mais amplos da organização. Ela demonstra como o projeto se alinha às metas corporativas, ao posicionamento de mercado e aos planos de crescimento de longo prazo. Um alinhamento estratégico forte aumenta a adesão das partes interessadas e garante que o projeto gere valor de negócio significativo.

8. Análise de benefícios

A análise de benefícios descreve as vantagens tangíveis e intangíveis do projeto. Os benefícios tangíveis podem incluir redução de custos, aumento de receita ou maior eficiência, enquanto os intangíveis podem incluir maior satisfação do cliente ou melhor reputação da marca. Esta seção quantifica os ganhos esperados para justificar o investimento.

9. Avaliação financeira

Esta é uma seção muito importante do seu caso de negócio, pois é aqui que você explica como os benefícios financeiros superam os custos do projeto. Compare os custos e os benefícios financeiros do seu projeto. Você pode fazer isso por meio de uma análise de sensibilidade e de uma análise de custo-benefício.

10. Escopo do projeto

O escopo do projeto determina todas as tarefas e entregas que serão executadas no seu projeto para alcançar seus objetivos de negócio. Pense nele como o estabelecimento dos limites do projeto, para ajudar as partes interessadas a entender melhor o que esperar. Um escopo bem definido também pode melhorar a alocação de recursos e o planejamento do projeto, dois fatores fundamentais para o sucesso do projeto no longo prazo.

11. Critérios de sucesso do projeto e requisitos das partes interessadas

Dependendo do tipo de projeto em que você está trabalhando, os requisitos de qualidade serão diferentes, mas eles são essenciais para o sucesso do projeto. Reúna todos eles, determine o que indica se você os atendeu e relate os resultados.

12. Plano de implementação

Este plano de implementação é uma visão de alto nível do plano do projeto. Ele deve descrever o cronograma e o orçamento do projeto para a execução do escopo.

Orçamento estimado do projeto
O orçamento do projeto é uma estimativa de tudo o que está no plano do projeto e de quanto custará concluí-lo dentro do prazo previsto. Ele descreve os recursos financeiros, como custos de pessoal, custos de software ou hardware, honorários de consultoria, custos de treinamento e fundos de contingência. Também fornece as informações sobre o retorno sobre o investimento e mostra como os benefícios superarão os custos.

Cronograma estimado do projeto
Crie um cronograma para o projeto estimando quanto tempo levará para concluir cada tarefa. Para um cronograma do projeto de maior impacto, use uma ferramenta para criar um gráfico de Gantt e imprima-o. Isso oferece aquele toque extra de visualização de dados e de habilidade que as planilhas do Excel não têm.

Um software de gerenciamento de projetos facilita muito a criação de um plano de projeto. O ProjectManager permite importar seu modelo de estrutura analítica do projeto, e todas as suas tarefas são preenchidas na nossa ferramenta. Você pode organizá-las de acordo com seu ciclo de produção na visualização de quadro Kanban ou usar a visualização de gráfico de Gantt para criar um cronograma do projeto.

13. Avaliação de riscos

Existem muitas categorias de risco que podem afetar o seu projeto. O primeiro passo para mitigá-los é identificar e analisar os riscos associados às atividades do projeto. A partir daí, você pode avaliar a probabilidade e o impacto de cada um e classificá-los com base nessas informações. A avaliação de riscos facilita o foco nos riscos mais urgentes e inclui uma estratégia de mitigação para reduzir o impacto caso o risco se concretize.

14. Governança do projeto

A governança do projeto se refere a todas as regras e procedimentos de gerenciamento de projetos que se aplicam ao seu projeto. Por exemplo, ela define os papéis e as responsabilidades dos membros da equipe do projeto e a estrutura para a tomada de decisões.

15. Plano de comunicação

Defina marcos para reuniões de acompanhamento e atualizações de status, além de determinar como as partes interessadas serão mantidas informadas sobre o progresso ao longo do ciclo de vida do projeto. O plano de comunicação pode ajudar a criar um ambiente de transparência e engajamento entre as partes interessadas. O plano descreve como, quando e o que será comunicado para que todos estejam informados e alinhados.

16. Relatórios de progresso

Tenha um plano para monitorar e acompanhar o progresso durante o projeto e comparar o progresso planejado com o real. Existem ferramentas de acompanhamento de projetos que podem ajudar você a monitorar o progresso e o desempenho.

Mais uma vez, usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos melhora sua capacidade de ver o que está acontecendo no projeto. O ProjectManager tem ferramentas de acompanhamento, como painéis e relatórios de status, que oferecem uma visão de alto nível e mais detalhes, respectivamente. Ao contrário de aplicativos simples que exigem que você configure um painel, o nosso já vem integrado à ferramenta. Melhor ainda, nosso software em nuvem fornece dados em tempo real para decisões mais embasadas. Além disso, você obtém relatórios sobre muito mais do que atualizações de status, como planilhas de horas, carga de trabalho, status do portfólio e muito mais, tudo com apenas um clique. Depois, filtre os relatórios e compartilhe-os com as partes interessadas para mantê-las atualizadas.

17. Avaliação de mercado

Pesquise seu mercado, seus concorrentes e seu setor para identificar oportunidades e ameaças. A avaliação de mercado também pode ajudar a descrever as condições gerais do mercado e como elas podem afetar o projeto. Por exemplo, quais são as necessidades e tendências atuais do mercado? Há barreiras de entrada que possam afetar o projeto, como concorrência forte ou altas exigências de capital? Registre todas essas informações nesta seção do caso de negócio.

Análise da concorrência
Identifique os concorrentes diretos e indiretos e avalie seus produtos, pontos fortes, vantagens competitivas e estratégias de negócio. Por exemplo, como cada concorrente se posiciona no mercado? Que estratégia de preços eles adotam e onde há espaço para diferenciação? Em seguida, use essas informações para orientar decisões futuras.

Análise SWOT
Uma análise SWOT ajuda você a identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da sua organização. As forças e fraquezas são internas, enquanto as oportunidades e ameaças são externas. Trata-se de uma abordagem estruturada que ajuda as partes interessadas a tomar decisões mais bem informadas e mostra como aproveitar melhor os recursos internos e externos. A análise SWOT ajuda a garantir que o projeto esteja alinhado aos objetivos organizacionais e às condições de mercado.

Estratégia de marketing
Descreva seu produto, canais de distribuição, preços e clientes-alvo, entre outros aspectos do seu plano de marketing ou estratégia.

Exemplo de caso de negócio

Para entender melhor como é um caso de negócio, vamos analisar um cenário que incorpora alguns dos elementos explicados acima.

Imagine uma grande empresa multinacional de manufatura que precisa ampliar sua capacidade de produção construindo uma nova fábrica. O exemplo de caso de negócio abaixo descreve os benefícios esperados e a justificativa para tomar essa decisão.

1. Declaração do problema

A capacidade de manufatura atual é insuficiente para atender à crescente demanda global, o que resulta em atrasos na produção, aumento de custos e oportunidades de mercado perdidas. As instalações existentes também estão operando em capacidade máxima, o que limita a possibilidade de lançar novas linhas de produtos.

2. Informações de contexto

A empresa registrou um aumento de 20 por cento na demanda por seus produtos nos últimos três anos. As instalações atuais atingiram 95 por cento da capacidade, gerando gargalos na produção e prazos de entrega maiores. Os concorrentes estão se expandindo, o que evidencia a necessidade de aumentar a eficiência da produção e a capacidade.

3. Análise das opções consideradas

Estas são algumas das opções consideradas para resolver o problema.

• Opção 1: ampliar as instalações existentes – limitada por restrições de espaço e de zoneamento, com adaptação cara.
• Opção 2: terceirizar a produção – perda de controle sobre a qualidade e maior complexidade da cadeia de suprimentos.
• Opção 3: construir uma nova fábrica – custo inicial mais alto, mas com maior capacidade, mais eficiência e escalabilidade no longo prazo. (Recomendada)

4. Definição do projeto

O projeto envolve a construção de uma nova fábrica de 500.000 pés quadrados para aumentar a capacidade de produção em 30 por cento e melhorar a eficiência operacional. A fábrica contará com linhas de produção automatizadas de última geração e sistemas de energia sustentável para reduzir os custos operacionais e atender às normas ambientais.

O projeto inclui a seleção do terreno, o licenciamento, a construção, a instalação dos equipamentos, a contratação de pessoal e o início das operações em um prazo de 24 meses. A nova fábrica permitirá que a empresa atenda à crescente demanda dos clientes, lance novas linhas de produtos e fortaleça sua posição no mercado.

5. Visão, metas e objetivos

A visão é o que a empresa busca alcançar no longo prazo com a execução do projeto, enquanto as metas são conquistas amplas atingidas por meio da conclusão de objetivos mais específicos.
Visão: tornar-se líder do setor em capacidade e eficiência de produção.

Metas:

• Aumentar a capacidade de produção em 30 por cento em 24 meses.
• Reduzir os custos de produção em 10 por cento com o aumento da eficiência.

Objetivos:

• Concluir a construção da fábrica em 18 meses.
• Garantir que a fábrica consuma menos energia do que as instalações mais antigas da empresa.

6. Avaliação do alinhamento estratégico

Esta seção explica por que este projeto está alinhado ao objetivo de negócio e aos objetivos estratégicos da organização.

• Estratégia corporativa: apoia os objetivos de crescimento e de liderança de mercado da empresa.
• Posição no mercado: amplia a capacidade de atender à crescente demanda dos clientes.
• Sustentabilidade: projetada para atender às normas ambientais e reduzir a pegada de carbono.

7. Análise de benefícios

Esta seção explica os benefícios esperados deste projeto, que neste caso estão relacionados à eficiência operacional, já que os benefícios financeiros são descritos separadamente.

Benefícios tangíveis:

• Aumento de 30 por cento na capacidade de produção.
• Redução de 15 por cento nos prazos de entrega.
• Redução de 10 por cento nos custos de produção.

Benefícios intangíveis:

• Melhor reputação da marca em confiabilidade e inovação.
• Maior motivação dos funcionários graças a melhores condições de trabalho.

8. Avaliação financeira

A avaliação financeira de um projeto permite que os tomadores de decisão entendam melhor o retorno sobre o investimento.

• Custo estimado: US$ 150 milhões
• Economia anual projetada: US$ 10 milhões
• Valor presente líquido (VPL): US$ 50 milhões em 10 anos
• Período de payback: 5 anos

9. Escopo do projeto

A seção de escopo do projeto define o que será e o que não será executado como parte do projeto, para evitar mal-entendidos ou expectativas irreais das partes interessadas.

Dentro do escopo:

• Construção de uma fábrica de 500.000 pés quadrados.
• Instalação de linhas de produção e sistemas de automação.
• Contratação e treinamento de 500 novos funcionários.

Fora do escopo:

• Atualizações da rede de distribuição e logística.
• Mudanças nas linhas de produtos.

10. Critérios de sucesso e requisitos das partes interessadas

Os critérios de sucesso do projeto e os requisitos das partes interessadas definem os parâmetros e as métricas para considerar um projeto bem-sucedido.

Critérios de sucesso:

• Fábrica concluída no prazo e dentro do orçamento.
• Aumento de 30 por cento na capacidade de produção.
• Alcance da economia de custos prevista em até 12 meses de operação.

Requisitos das partes interessadas:

• Conformidade com as normas ambientais e trabalhistas.
• Nenhuma interrupção da produção atual durante a construção.

11. Plano de implementação

Como mencionado acima, esta é uma versão simplificada do plano de gerenciamento do projeto, que oferece uma visão de alto nível do cronograma e do orçamento necessários para concluir o projeto.

12. Governança do projeto

Estes são os papéis e as responsabilidades da equipe de gerenciamento do projeto em termos de governança do projeto.

• Patrocinador do projeto: diretor de operações (COO)
• Comitê diretor: CFO, vice-presidente de manufatura, diretor da cadeia de suprimentos
• Gerente de projetos: chefe de operações
• Estrutura de relatórios: relatórios de progresso mensais para o conselho executivo

13. Avaliação de riscos

Estes são os riscos potenciais que podem afetar o projeto, as estratégias de mitigação de riscos que precisariam ser implementadas e seu custo estimado.

Como o ProjectManager ajuda com o seu caso de negócio

O ProjectManager, um software de gerenciamento de projetos premiado, pode reunir e organizar todos os dados que você vai coletar e, depois, compartilhá-los facilmente com sua equipe e com os patrocinadores do projeto.

Depois de ter uma planilha com todas as suas tarefas listadas, você pode importá-la para o nosso software. Ela é preenchida instantaneamente em um gráfico de Gantt. Basta definir a duração de cada tarefa, adicionar as dependências, e o seu projeto estará distribuído ao longo de um cronograma. Você pode definir marcos, mas há muito mais que você pode fazer.

Agora você tem um plano de projeto e, a partir do gráfico de Gantt online, pode atribuir tarefas aos membros da equipe. Eles podem comentar diretamente nas tarefas em que estão trabalhando e anexar quantos documentos e imagens forem necessários, o que promove um ambiente colaborativo. Você pode acompanhar o progresso deles e alterar a duração das tarefas conforme necessário, arrastando e soltando as datas de início e término.

Mas isso é só uma amostra do que o ProjectManager oferece. Temos quadros Kanban que visualizam seu fluxo de trabalho e um painel em tempo real que acompanha seis métricas do projeto para oferecer a visão mais precisa possível do seu projeto.

Experimente o ProjectManager e comprove você mesmo com este teste gratuito de 30 dias.

Assista ao nosso vídeo de treinamento sobre caso de negócio

Se você quiser mais dicas sobre caso de negócio, reserve um momento para assistir a Jennifer Bridges, PMP, neste curto vídeo de treinamento. Ela explica as etapas que você precisa seguir para escrever um bom caso de negócio.

Transcrição:

Hoje vamos falar sobre como escrever um caso de negócio. Nos últimos anos, vimos o mercado, ou talvez organizações, empresas ou até projetos, deixarem de fazer casos de negócio. Mas, hoje em dia, empresas, organizações e esses mesmos projetos estão analisando os investimentos com atenção e realmente buscando uma taxa de retorno.

Então, pense no caso de negócio como a sua oportunidade de apresentar seu projeto, sua ideia, sua oportunidade, e mostrar o que eles significam, quais são os benefícios e como outras pessoas podem se beneficiar.

Hoje queremos ver o que há em um caso de negócio e como escrever um. Quero deixar claro que, quando você procura informações sobre um business case (caso de negócio), não está procurando uma briefcase (pasta executiva).

Outro dia alguém ligou confuso porque estava procurando algo e só encontrava pastas executivas. Não é disso que estamos falando hoje. Estamos falando de casos de negócio, que incluem informações sobre suas estratégias e suas metas. É a sua proposta de negócio. Ele contém o esboço do seu negócio, sua estratégia de negócio e até o seu plano de marketing.

Por que você precisa de um caso de negócio?

E por que isso é tão importante hoje? Mais uma vez, as empresas querem que não só seus gerentes de projetos, mas também os membros da equipe, tenham um entendimento melhor do negócio e mais visão de negócios. Assim, o caso de negócio fornece a justificativa para a mudança ou o plano de negócio proposto. Ele descreve a alocação de capital que você talvez esteja buscando e os recursos necessários para implementá-lo. Além disso, pode servir como um plano de ação. Pode servir simplesmente como uma visão unificada. E também oferece diferentes opções aos tomadores de decisão.

Então, vamos ver mais sobre as etapas necessárias para montar esses casos de negócio. São quatro etapas principais. Primeiro, você deve pesquisar seu mercado. Observe bem o que existe, onde estão as necessidades e quais lacunas você pode atender. Observe a concorrência. Como ela está abordando isso, e como você pode oferecer outras alternativas?

Você deve comparar e definir as diferentes abordagens que pode usar para chegar ao mercado. Depois, você reúne esses dados e apresenta as estratégias, suas metas e outras opções a serem consideradas.

E então você literalmente documenta tudo.

Então, como é esse documento? Bem, existem modelos disponíveis hoje. Os componentes variam, mas estes são os mais comuns. E estes são os que considero essenciais. Há o resumo executivo. Ele é apenas um resumo da sua empresa, de como pode ser sua equipe de gestão, um resumo do seu produto ou serviço e do seu mercado.

A descrição do negócio traz um pouco mais da história da sua empresa e a declaração de missão, ou seja, do que se trata sua empresa e como esse produto ou serviço se encaixa.

Em seguida, você descreve os detalhes do produto ou serviço que pretende expandir, lançar ou implementar. Você pode até incluir patentes pendentes ou outras marcas registradas.

Depois, você deve identificar e definir sua estratégia de marketing. Por exemplo, como você vai levar isso aos seus clientes? Você terá uma loja física? Vai fazer isso online? E quais são seus planos para chegar ao mercado?

Você também deve incluir informações detalhadas sobre a análise da concorrência. Como os concorrentes fazem as coisas? E como você planeja, digamos, superar a concorrência?

Você também deve analisar e identificar sua SWOT. A SWOT começa pelas forças. Quais são as forças que você tem para chegar ao mercado? E onde estão as fraquezas? Talvez algumas das suas lacunas. Além disso, onde estão suas oportunidades e talvez as ameaças para as quais você precisa se planejar?
Em seguida, a visão geral da operação inclui informações operacionais, como sua produção, até recursos humanos, e informações sobre as operações diárias da sua empresa.

E, por fim, seu plano financeiro inclui sua demonstração de resultados, seus lucros e perdas, todos os seus dados financeiros, quaisquer garantias que você possa ter e qualquer tipo de investimento que esteja buscando.

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Então, esses são os componentes do seu caso de negócio. É por isso que ele é tão importante. E, se você precisa de uma ferramenta que ajude a gerenciar e acompanhar esse processo, cadastre-se agora no nosso software, o ProjectManager.