Tanto tempo e esforço são dedicados ao planejamento de um projeto que, muitas vezes, acaba-se esquecendo que o fim de um projeto — o encerramento do projeto — é igualmente importante. Há muito trabalho envolvido mesmo depois que um projeto é tecnicamente concluído.

Por exemplo, ainda existem muitas tarefas que precisam ser finalizadas. Elas podem ser procedimentais, mas isso não as torna menos importantes. Há aprovações, assinaturas, pagamentos, que podem parecer apenas burocracia, mas diga isso ao membro da equipe que está aguardando para receber.

Sem mencionar que, ao encerrar um projeto, você provavelmente já estará planejando outro. Portanto, é importante garantir suporte para essa transição. Será necessário liberar recursos, arquivar documentos e não se esqueça de reconhecer o sucesso do projeto com uma confraternização ou algum tipo de celebração. Isso também é importante.

O que é o encerramento do projeto?

O encerramento do projeto é a última fase do ciclo de vida do projeto. É quando o gerente de projetos verifica se o cliente, patrocinador ou demais partes interessadas aceitaram os entregáveis do projeto. Caso o projeto ou produto continue após o término formal, é necessário estruturar a fase de manutenção.

O gerente de projetos também revisa todo o projeto antes de encerrá-lo, avaliando o desempenho e comparando-o com a linha de base. A equipe do projeto e o escritório de gerenciamento de projetos (PMO) participam desse processo, oferecendo observações e feedback, que são registrados em um documento de lições aprendidas. Isso fornece orientações valiosas para projetos futuros.

A importância do encerramento do projeto vai além de simplesmente assinar toda a documentação, cumprir contratos com fornecedores e liberar a equipe para atuar em outros projetos. Ele garante que os objetivos originais do projeto foram alcançados e resolve pendências, como riscos ou problemas que permaneceram em aberto.

Após o término da fase de encerramento, o PMO deve elaborar um documento conhecido como relatório de encerramento do projeto, que apresenta uma visão geral do desempenho do projeto.

O que é um relatório de encerramento do projeto?

O relatório de encerramento do projeto é um documento formal que resume os resultados de um projeto após sua conclusão. Ele registra o desempenho do projeto, reúne as lições aprendidas e apresenta uma avaliação final sobre se os objetivos do projeto foram atingidos. O relatório de encerramento do projeto deve conter os seguintes elementos.

• Metas e objetivos do projeto: Todo projeto possui metas e objetivos que orientam sua execução. Esses objetivos são descritos no relatório de encerramento para determinar se foram efetivamente alcançados.
• Principais entregáveis do projeto: Os principais entregáveis são identificados e o relatório de encerramento indica se eles foram concluídos com sucesso. Também registra a transferência adequada da responsabilidade sobre esses entregáveis.
• Benefícios realizados: Esta seção descreve os resultados positivos e as vantagens obtidas com o projeto. Demonstra que o valor esperado pelos stakeholders foi alcançado e justifica os recursos investidos.
• Lições aprendidas: Registra os aprendizados obtidos ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Trata-se de uma análise reflexiva sobre o que funcionou e o que não funcionou, podendo ser aplicada em projetos futuros.
• Resumo financeiro: Uma visão geral do desempenho financeiro do projeto, essencial para avaliar o cumprimento do orçamento. Inclui o orçamento inicial, os gastos reais, a variação orçamentária, o retorno sobre o investimento, entre outros.

Etapas para encerrar um projeto

O encerramento do projeto é a fase final do seu trabalho, a última etapa do ciclo de vida do projeto e, como qualquer outro aspecto do projeto, exige um processo estruturado. A seguir estão sete etapas que você deve seguir para garantir que todos os detalhes sejam concluídos corretamente e que a experiência seja plenamente aproveitada.

1. Avalie o projeto

Gerenciar um projeto não se resume apenas a tarefas e recursos, orçamento e prazos. É uma experiência da qual sempre é possível aprender. Embora o aprendizado deva ocorrer ao longo de todo o projeto, este é um excelente momento para olhar para trás sem a pressão e as distrações que podem ter prejudicado sua análise.

Reúna a equipe principal para coletar feedback sobre o que funcionou e o que não funcionou. Incentive a honestidade durante o processo de avaliação do projeto. Ao documentar erros e acertos, você cria um repositório de dados históricos que pode ser consultado como referência no planejamento de projetos futuros.

Projetos não existem de forma isolada, mas fazem parte de uma continuidade, na qual os detalhes variam, mas os métodos gerais tendem a permanecer os mesmos. Há uma grande quantidade de conhecimento gerado após o encerramento de qualquer projeto. Por exemplo, é recomendável realizar uma revisão pós-implementação para determinar se o projeto atingiu seus objetivos e o que pode ser melhorado na gestão de projetos futuros.

2. Conclua a documentação

Como mencionado, projetos geram uma grande quantidade de documentos. Esses documentos precisam ser revisados, aprovados e assinados pelas partes interessadas. Tudo deve ser analisado e formalmente aprovado, pois isso constitui a comprovação legal de que essas atividades foram concluídas. Isso inclui o encerramento de todos os contratos firmados com parceiros internos, fornecedores ou quaisquer outros recursos contratados.

Isso também envolve a regularização de todos os pagamentos pendentes. Certifique-se de que todas as faturas, comissões, taxas, bônus e demais custos tenham sido pagos. Todos os custos do projeto devem ser finalizados. Um projeto só está encerrado quando tudo está devidamente pago.

Um software de gerenciamento de projetos pode ajudar a organizar toda essa documentação. ProjectManager funciona como um hub central para todos os arquivos do projeto. Você pode acompanhar tudo pela visualização em planilha, que vai além de uma simples lista de tarefas. Nela, é possível visualizar o percentual de conclusão de cada item. Assim, você sabe se um fornecedor já foi pago e se pode encerrar formalmente um contrato. Também é possível configurar notificações para garantir que os pagamentos sejam feitos no prazo. Experimente gratuitamente.

3. Libere os recursos

Você monta uma equipe para o projeto e, ao final, precisa liberá-la. Esse é um processo formal e essencial, pois permite que os profissionais fiquem disponíveis para novos projetos. Cada equipe é formada com base no conjunto específico de habilidades e experiências necessárias para aquele projeto. O próprio projeto define quais perfis são necessários, e cada iniciativa será diferente, o que se reflete diretamente na equipe envolvida.

Isso vale tanto para recursos internos quanto externos. Os recursos externos costumam ser mais evidentes, pois há contratos com prazos definidos. Quando esses contratos chegam ao fim, certifique-se de que todos os pagamentos foram efetuados para que os fornecedores possam formalizar o encerramento e seguir adiante. Já os recursos internos permanecem na organização, mas é importante lembrar que o tempo deles no projeto também é limitado. Se você não liberar esses recursos após a conclusão do projeto, pode acabar bloqueando o andamento de outros projetos de outras equipes.

4. Elaborar um relatório de encerramento do projeto

Como mencionado acima, o relatório de encerramento do projeto é usado para documentar o projeto após sua conclusão, a fim de demonstrar seu valor às partes interessadas e justificar os custos envolvidos em sua execução. Ele apresenta o cumprimento dos objetivos do projeto, os benefícios mensuráveis alcançados e evidencia o alinhamento do projeto com as metas e prioridades estratégicas da organização.

O relatório também aborda os impactos de longo prazo do projeto, como melhorias em sustentabilidade, melhores práticas, entre outros. Há uma seção dedicada às lições aprendidas, que registra o que funcionou bem e o que não funcionou, para que erros não sejam repetidos no futuro. O relatório de encerramento do projeto inclui ainda um resumo do feedback das partes interessadas e, quando aplicável, os resultados do gerenciamento de mudanças.

5. Realizar uma reunião de encerramento do projeto

A reunião de encerramento do projeto é um encontro formal que marca a conclusão do projeto. Ela cumpre diversos objetivos importantes e ajuda a finalizar o projeto de forma adequada. Normalmente, envolve a revisão dos objetivos do projeto para avaliar se foram alcançados, a confirmação de que todas as entregas foram concluídas e uma análise financeira para garantir que o projeto respeitou o orçamento.

O grupo discute os pontos positivos, negativos e os desafios enfrentados no projeto para definir as lições aprendidas e aplicá-las a projetos futuros no portfólio de projetos da organização. Também é o momento de reconhecer e valorizar os esforços da equipe e das partes interessadas que contribuíram para o sucesso do projeto. Toda a documentação é finalizada e, se houver próximos passos, eles são discutidos.

6. Arquivar documentos

Há muitas lições a serem aprendidas com projetos anteriores, por isso você se reúne regularmente com sua equipe durante o projeto e revisita o processo após sua conclusão. No entanto, se não houver um arquivo organizado para armazenar registros antigos, todo esse conhecimento pode ser perdido por falta de organização e gestão adequadas. Você trabalhou duro para criar uma documentação sólida do projeto, não a desperdice.

Antes de encerrar um projeto, arquive todos os documentos, anotações e dados que possam ser úteis no futuro. Mesmo que nunca sejam consultados novamente, é importante manter um histórico do trabalho realizado em qualquer projeto para outras áreas da organização. Isso pode incluir equipes jurídicas, de recursos humanos ou até mesmo o seu sucessor. Nunca se sabe quando alguém precisará revisar informações antigas para responder a uma dúvida ou entender como um problema foi resolvido. Pense nisso como armazenar provisões para o inverno.

7. Celebrar o sucesso

Se isso lhe parece algo sem importância, então algo está errado. Não há nada de irrelevante em recompensar a equipe para reconhecer um trabalho bem executado. Isso gera um senso de encerramento, que é exatamente o objetivo desta fase do projeto, e também cria um ambiente positivo que se refletirá em projetos futuros, especialmente quando você voltar a trabalhar com membros da mesma equipe.

Checklist de encerramento do projeto

Para garantir que você encerre seu projeto corretamente, siga este checklist passo a passo de encerramento do projeto.

1. Comece pelo início, revisando o documento de escopo do projeto que você criou e certifique-se de que todos os requisitos listados foram atendidos.
2. Confirme que todas as entregas foram transferidas e aprovadas pelas partes interessadas, obtendo sua aprovação e satisfação.
3. Outros documentos do projeto também devem ser assinados pela pessoa responsável, incluindo quaisquer contratos e acordos pendentes com fornecedores e outros prestadores de serviço.
4. Após a aprovação e assinatura dos documentos, processe-os, pague todas as faturas e finalize quaisquer contratos relacionados ao projeto.
5. Reúna todos os documentos, incluindo a finalização de todos os relatórios do projeto, e então organize-os e arquive-os como dados históricos para referência futura.
6. Use a documentação coletada para identificar e registrar as lições aprendidas ao longo do projeto, incluindo qualquer feedback das partes interessadas, para evitar repetir os mesmos erros em projetos futuros.
7. Designe uma pessoa responsável pelo suporte de transição para acompanhar o projeto após a conclusão, garantindo que o encerramento do projeto seja completo.
8. Libere ou realoque os recursos do projeto, incluindo a equipe, outros profissionais envolvidos e quaisquer equipamentos ou locações de espaço utilizados no projeto.
9. Caso ainda não utilize um software de gerenciamento de projetos, considere adotar um, pois ele ajuda a controlar não apenas o ciclo de vida do projeto, mas também o processo de encerramento de forma estruturada.
10. Por fim, e talvez o mais importante, comemore com sua equipe de projeto. Eles realizaram o trabalho e merecem reconhecimento e um momento de celebração antes do início do próximo projeto.

Seu projeto foi encerrado — use o ProjectManager no próximo!

Agora sabemos que um encerramento adequado do projeto ajuda você a iniciar o próximo com o pé direito. Ao planejar e gerenciar seus projetos em um software centralizado de gerenciamento de projetos — como o ProjectManager — você terá acesso a todos os seus projetos anteriores.

Dessa forma, ao planejar um novo projeto, você pode revisar rapidamente documentos, tarefas, comentários e modelos antigos no sistema. Isso também facilita a integração no próximo projeto, já que os membros da equipe provavelmente já estarão cadastrados na plataforma.

Criar relatórios para referência futura

Um software de relatórios automatizados pode ajudar muito durante esse processo. O ProjectManager permite que os gerentes criem relatórios com apenas um clique. Isso inclui relatórios como folhas de ponto, para que você visualize rapidamente as horas trabalhadas por cada membro da equipe ao longo do projeto.

Também é possível criar relatórios específicos para partes interessadas, como relatórios de status, relatórios de variação ou relatórios do plano do projeto. Tudo é automatizado em nosso software de gerenciamento de projetos, ajudando você a concluir o projeto ainda mais rápido.

Economizar tempo e sair na frente ao iniciar um novo projeto é a forma mais eficaz de reduzir prazos e custos. O ProjectManager simplifica o gerenciamento do projeto do início ao fim.

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Parte do encerramento de um projeto é conseguir planejá-lo e executá-lo corretamente. É aí que o ProjectManager entra. Como software em nuvem, ele permite que você e sua equipe tenham acesso a dados em tempo real ao monitorar e relatar o projeto. Além disso, sua documentação fica mais acessível e segura. Veja por si mesmo ao aproveitar este teste gratuito de 30 dias.