Rápido, barato ou bom — escolha dois. Cansado de ouvir isso? Um dos maiores desafios que todo gerente de projetos enfrenta são as restrições do projeto. Além de limitarem um projeto, as restrições podem rapidamente colocar seu sucesso em risco. Por isso, é essencial conhecer todas as restrições possíveis, como elas influenciam umas às outras e as ferramentas de gerenciamento de projetos que ajudam a lidar com essas restrições.

O que são restrições do projeto?

Uma restrição do projeto, no gerenciamento de projetos, é qualquer fator que limite o escopo de um projeto. Ela ameaça a velocidade e a qualidade do projeto e pode levá-lo a ultrapassar o orçamento. Embora existam muitas restrições possíveis, a mais comum é conhecida como restrição tripla.

Ao longo dos anos, diversos modelos de restrições de projetos foram desenvolvidos para ajudar os profissionais de gerenciamento de projetos a definir e compreender melhor como gerenciá-las. No entanto, o modelo mais amplamente utilizado é o das restrições triplas do gerenciamento de projetos.

O modelo da restrição tripla ou triângulo de ferro

Todo gerente de projetos conhece (e muitas vezes teme) as clássicas restrições triplas do gerenciamento de projetos.

Esse modelo de restrições do projeto foi inicialmente proposto pelo Dr. Martin Barnes, consultor em gerenciamento de projetos e presidente da Association for Project Management (APM), que apresentou o modelo pela primeira vez em 1969. Posteriormente, ele foi amplamente difundido pelo Project Management Institute (PMI), uma das principais organizações de certificação em gerenciamento de projetos.

O modelo consiste em três áreas principais de foco para os gerentes de projeto: prazo, escopo e custo. Se essas três variáveis forem gerenciadas corretamente, o projeto, o programa ou o portfólio de projetos tem maiores chances de sucesso.

• Prazo: Qual é a data limite para a entrega do resultado?
• Escopo: Qual é exatamente o resultado esperado?
• Custo: Quanto dinheiro está disponível para alcançar esse resultado?

Se você alterar um dos lados desse triângulo do gerenciamento de projetos, os outros dois serão impactados. Se você conseguir equilibrar a restrição tripla, aumentam as chances de entregar um projeto bem-sucedido. A seguir, exploraremos essas e outras restrições do projeto com mais detalhes.

Gerenciar a restrição tripla não é simples, mas o software de gerenciamento de projetos certo pode ajudar. O ProjectManager é uma ferramenta de trabalho e gerenciamento de projetos que coleta dados em tempo real para decisões mais embasadas sobre as restrições do projeto. Os gerentes de projeto podem usar nossas ferramentas de relatórios para analisar dados detalhados e filtrar relatórios por status, portfólio, tarefas, custos e muito mais, identificando o que está no caminho certo e o que não está. Esses relatórios são fáceis de compartilhar com as partes interessadas para fornecer atualizações rápidas. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

10 exemplos de restrições do projeto

Um projeto costuma ser considerado bem-sucedido quando seus objetivos são alcançados dentro do prazo e concluídos dentro do orçamento. Além de prazo, escopo e custo, existem outras 10 restrições que limitam o processo de alcançar adequadamente os objetivos do projeto.

1. Custo

Seu projeto precisa de recursos como mão de obra, materiais e equipamentos, todos com custos associados. Como gerente de projetos, é sua responsabilidade estimar com precisão os custos do projeto durante a fase de planejamento e antes da execução. É nesse momento que você cria um orçamento do projeto que cubra todas as despesas. Se você não definir um orçamento adequado, o projeto pode fracassar.

2. Tempo

Para gerenciar adequadamente o tempo disponível para executar um projeto, é necessário criar um cronograma que defina a linha do tempo para a execução das tarefas. Um cronograma do projeto também define os recursos necessários para cada atividade específica. O tempo é uma das restrições mais críticas do projeto porque, se não for bem gerenciado, pode afetar outras restrições, como escopo e qualidade. Não acompanhar o tempo corretamente pode resultar em prazos perdidos e redução do escopo do projeto. Pior ainda, pode comprometer a qualidade dos entregáveis.

3. Escopo

O escopo do projeto refere-se a todo o trabalho que será realizado. É importante definir as atividades, os entregáveis e os marcos, bem como o que não será feito, para estabelecer expectativas claras com as partes interessadas. Os gerentes de projeto utilizam uma estrutura analítica do projeto (EAP) para dividir o escopo em partes menores e mais gerenciáveis.

Essa é uma das restrições mais importantes do projeto porque todo projeto, independentemente do tamanho, complexidade ou setor, possui um escopo de trabalho.

4. Recursos

O gerenciamento de recursos é fundamental para a entrega bem-sucedida de projetos. O valor disponível para alcançar o resultado desejado pode limitar o uso e a aquisição de recursos, criando uma restrição específica do projeto.

Em alguns casos, nem mesmo um orçamento ilimitado permite adquirir os recursos específicos necessários para um projeto ou programa. Por exemplo, pode levar mais tempo do que o esperado para receber um recurso físico essencial (como um chip), o que faz com que o prazo seja perdido. Se esse recurso for crítico para o projeto, será necessário sacrificar o cumprimento do prazo, pois nenhuma quantia razoável de dinheiro conseguiria reduzir o tempo de entrega.

5. Risco

O gerenciamento de riscos do projeto é uma tarefa importante para os gerentes de projeto, mas o que isso significa como uma restrição do projeto? É possível estimar a probabilidade de um risco impactar o projeto. Por exemplo, imagine que você esteja criando um wireframe para um site e decida pular a revisão do cliente porque está atrasado. Nesse caso, existe o risco de o cliente rejeitar as páginas finais.

É claro que os riscos podem ser controlados até certo ponto. Por exemplo, você pode optar por evitar o risco e insistir na etapa de revisão. No entanto, essa decisão afeta o cronograma e os custos relacionados, já que o cliente precisará revisar cada design e um gerente de projeto deverá acompanhar esse processo.

6. Qualidade

Embora essa restrição do projeto seja bastante semelhante ao escopo, ela é um pouco diferente, pois o escopo define o resultado específico desejado. Por exemplo, o escopo do seu projeto pode envolver a criação de 10 páginas da web. A qualidade, por sua vez, concentra-se nos atributos de cada uma dessas páginas. Ao pensar na qualidade do projeto, pergunte-se: “o quão próximo o resultado está das expectativas?”

No nosso exemplo, a qualidade não define a quantidade de páginas, mas pode haver uma tolerância de qualidade em relação ao número de palavras. Talvez você tenha solicitado 1.000 palavras com uma tolerância de qualidade de +/- 100 palavras. Se uma página tiver 900 palavras, ela seria aprovada, mas se outra tiver apenas 850 palavras, seria rejeitada.

A garantia da qualidade se relaciona com as outras restrições. Suponha que você esteja ficando sem tempo e precise cumprir um prazo específico. Você poderia atender ao prazo ampliando a tolerância de qualidade e reduzindo o número de palavras para 800.

7. Sustentabilidade

Uma das restrições do projeto que muitas vezes fica de fora da lista é a sustentabilidade. Ela pode ser considerada de várias formas, afetando como os projetos são planejados, executados e entregues. Práticas sustentáveis, como as relacionadas aos materiais utilizados, podem limitar opções de design e implementação. Isso pode levar a custos mais elevados, e planejar um projeto mais ecológico pode estender os prazos, sem mencionar os desafios de fornecimento e a expertise necessária para atender às exigências de sustentabilidade.

8. Alinhamento estratégico

Outra restrição do projeto é o alinhamento estratégico, que influencia a seleção, a execução e o sucesso geral do projeto. Como os projetos precisam estar alinhados às metas e aos objetivos organizacionais, quando um projeto se desvia desse alinhamento, ele pode ser interrompido ou perder prioridade. Os recursos tendem a ser alocados aos projetos que estejam mais alinhados com os objetivos estratégicos. Também existem prazos rigorosos que precisam ser cumpridos para viabilizar iniciativas estratégicas ou aproveitar oportunidades de mercado, o que pode comprometer a qualidade. Os gerentes de projeto não avaliam o alinhamento estratégico sozinhos; isso geralmente é feito com o apoio do escritório de gerenciamento de projetos da organização.

9. Conformidade e requisitos regulatórios

Compreender os requisitos de conformidade e regulatórios também é fundamental para o sucesso do projeto. Existem leis e regulamentos em níveis local, estadual e federal que se aplicam ao projeto. Regulamentações específicas do setor também impactam o trabalho, assim como exigências ambientais, de saúde e de segurança. Dependendo do projeto, há padrões de garantia da qualidade que devem ser atendidos e testes regulares para assegurar que a conformidade com esses critérios foi alcançada.

10. Considerações de segurança

As questões de segurança muitas vezes são incluídas nos requisitos de conformidade e regulamentação, mas merecem um lugar próprio nesta lista de restrições do projeto. Elas afetam o sucesso do projeto e, principalmente, o bem-estar da equipe. Por isso, devem ser realizadas avaliações de risco para identificar perigos potenciais associados ao projeto, como a avaliação regular do local do projeto quanto a riscos físicos, químicos e biológicos. Também existem normas locais, nacionais e do setor que precisam ser seguidas. Alguns trabalhadores podem precisar usar equipamentos de proteção individual. Deve haver treinamento para garantir competência, práticas de trabalho seguras e preparação para emergências, a fim de prevenir problemas potenciais.

Como gerenciar as restrições do projeto

Gerenciar as restrições do projeto é, essencialmente, a forma como você gerencia um projeto. É necessário monitorar e acompanhar as restrições ao longo de todo o ciclo de vida do projeto e identificar desvios para resolvê-los rapidamente. O gerenciamento das restrições mantém o projeto no caminho certo e dentro do orçamento. A seguir estão seis formas de gerenciar as restrições do projeto.

• Custo: Um plano de gerenciamento de custos é um plano estratégico para o orçamento do projeto. Trata-se de uma abordagem em quatro frentes que considera o planejamento de recursos, a estimativa de custos, o orçamento e o controle de custos. Embora seja um plano, ele é aplicado ao longo do projeto para documentar despesas e manter as restrições de custo sob controle.
• Tempo: Um plano de gerenciamento do tempo é um método para acompanhar o tempo gasto em tarefas e o progresso do projeto. Ele envolve a criação de um cronograma preciso e, em seguida, o monitoramento e controle desse cronograma para garantir que o tempo real esteja alinhado ao planejado. O tempo é uma das principais restrições do projeto e um fator-chave para o sucesso.
• Escopo: Um plano de gerenciamento do escopo envolve todos os processos relacionados à execução do projeto. O escopo funciona como um roteiro, definindo seus limites. Gerenciar a restrição de escopo é essencial, pois mudanças impactam constantemente o escopo. Sem um plano, os projetos podem rapidamente sair do controle.
• Qualidade: Um plano de gerenciamento da qualidade ajuda o gerente de projeto e a equipe a atender às expectativas das partes interessadas. É possível entregar um projeto no prazo e até abaixo do orçamento, mas, se a qualidade não atender às expectativas, ele será considerado um fracasso. As partes interessadas ou clientes revisam o plano para garantir que essa restrição esteja devidamente contemplada.
• Riscos: Um plano de gerenciamento de riscos ajuda a identificar e responder a problemas potenciais que podem surgir no projeto. Esses riscos podem impactar as restrições do projeto, por isso é importante identificar o que pode acontecer, avaliar o impacto, criar estratégias de mitigação ou planos de contingência e monitorar continuamente esses e outros riscos para lidar com eles adequadamente.
• Recursos: Um plano de gerenciamento de recursos orienta como os recursos do projeto — como equipes, equipamentos e materiais — serão categorizados, alocados, gerenciados e liberados. Sem o gerenciamento adequado da equipe e dos recursos necessários, o projeto é prejudicado.

Equilibrando as restrições do projeto

Além de definir procedimentos, diretrizes e atividades para gerenciar as restrições do projeto, os gerentes de projeto também precisam equilibrá-las. Considerando a importância das restrições para a entrega bem-sucedida do projeto, é fundamental compreender as etapas para administrá-las.

O primeiro passo é planejar. Os planos mencionados acima são desenvolvidos durante a fase de planejamento, mas também é necessário planejar cada fase do ciclo de vida do projeto. Isso geralmente começa com uma estrutura analítica do projeto (EAP) para identificar cada tarefa e entregável.

Em seguida, é preciso analisar cada uma das restrições do projeto e determinar como elas podem impactá-lo. É nesse ponto que o gerenciamento de riscos e o nivelamento de recursos entram em ação. O nivelamento de recursos consiste em ajustar datas de início e término para lidar com restrições de recursos e equilibrar a demanda. Também é essencial ter um plano de gerenciamento da qualidade, conforme mencionado anteriormente.

Manter a carga de trabalho da equipe equilibrada também é fundamental. Sobrecarregar a equipe leva ao esgotamento, o que reduz a produtividade — um fator crítico para o sucesso do projeto. Gerenciar os recursos adequadamente é um dos aspectos mais importantes das restrições do projeto.

Além dos planos de gerenciamento necessários, a comunicação também deve ser considerada. Uma comunicação clara, transparente e regular entre a equipe do projeto contribui para uma execução mais fluida. É crucial conhecer as diferentes restrições do projeto, pois a única forma de controlá-las é compreendê-las. Ao tomar decisões importantes, não considere apenas tempo, escopo e orçamento, mas também leve em conta qualidade, riscos, recursos, sustentabilidade, organização, metodologia e satisfação do cliente.

O ProjectManager ajuda você a gerenciar as restrições do projeto

As restrições precisam ser gerenciadas em qualquer projeto. Para isso, você precisa de um software de gerenciamento de projetos que permita planejar, acompanhar e se adaptar às restrições conforme o projeto evolui. ProjectManager é um software premiado que ajuda você a gerenciar todos os aspectos de um projeto, incluindo suas restrições.

Crie planos mais precisos

Se você não estiver acompanhando cuidadosamente o orçamento, o dinheiro pode drenar rapidamente um projeto. O ProjectManager ajuda você a planejar seu projeto com gráficos de Gantt online que programam tarefas ao longo de uma linha do tempo e acompanham o custo associado a cada uma delas. Dessa forma, você nunca é pego de surpresa. Também é possível vincular dependências para evitar gargalos que podem tirar o projeto do rumo.

Ferramentas de gerenciamento de recursos

Outra forma de os custos saírem do controle e impactarem o cronograma é quando os recursos não são gerenciados corretamente. O ProjectManager oferece dashboards em tempo real para monitorar seus recursos. Seja em relação aos custos associados a fornecedores e prestadores de serviços ou à equipe do projeto e à alocação de tarefas, todos os dados são exibidos em tempo real.

Falando em equipes, o tempo delas também precisa ser gerenciado. O ProjectManager conta com planilhas de horas que facilitam o envio pelos membros da equipe e a aprovação pelos gestores. Além disso, relatórios detalhados de acompanhamento de projetos ajudam você a manter o controle das restrições do projeto. Existem várias formas de visualizar e controlar restrições no ProjectManager.com.

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