O que é um relatório de status do projeto?
Um relatório de status do projeto é um documento que descreve o progresso de um projeto dentro de um período específico e o compara com o plano do projeto. Os gerentes de projeto usam relatórios de status para manter as partes interessadas informadas sobre o andamento e para monitorar custos, riscos, prazo e trabalho. Os relatórios de status do projeto permitem que gerentes de projeto e partes interessadas visualizem dados do projeto por meio de gráficos e tabelas.
Os relatórios de status do projeto são elaborados repetidamente ao longo de todas as fases da execução do projeto como uma forma de manter o cronograma e garantir que todos estejam alinhados. O relatório de status de um projeto geralmente inclui o seguinte:
- O trabalho que foi concluído
- O plano para as próximas etapas
- Um resumo do orçamento e do cronograma do projeto
- Uma lista de itens de ação
- Quaisquer problemas e riscos, e o que está sendo feito para tratá-los
O verdadeiro valor de um relatório de status do projeto vai além de seu uso como um canal de comunicação. Ele também fornece um histórico documentado do projeto. Isso gera dados históricos para que, da próxima vez que você estiver planejando um projeto semelhante, possa evitar erros ou gargalos.
Como os relatórios de status do projeto abrangem muitos tópicos, historicamente eles consumiam muito tempo para serem criados. Felizmente, softwares modernos de gerenciamento de projetos como o ProjectManager agilizam o processo essencial de elaboração de relatórios de status. Experimente nossos relatórios de projeto automatizados e simplifique seus relatórios de projeto.
Qual é o propósito de um relatório de status do projeto?
Existem vários motivos pelos quais os gerentes de projeto criam relatórios de status. A seguir estão alguns dos mais importantes.
- Ajudar a equipe de gerenciamento de projetos a acompanhar custos, tarefas e cronogramas
- Comparar as previsões de orçamento e prazo com os custos reais e a duração das tarefas
- Melhorar a comunicação em toda a organização
- Simplificar o processo de comunicação
- Manter as partes interessadas informadas
- Transmitir mensagens-chave ao público-alvo pretendido
- Melhorar o apoio organizacional aos seus projetos ou à sua equipe
Ao relatar informações às partes interessadas, você não deve sobrecarregá-las com detalhes desnecessários. Mantenha a apresentação do relatório de status objetiva e direta.
Tipos de relatórios de status do projeto
Você pode criar relatórios de status diários, semanais, mensais ou trimestrais, dependendo dos requisitos de gerenciamento de projetos. A seguir está uma visão geral rápida de quando é melhor usar cada um deles.
Relatório de status diário
Um relatório de status diário registra no que cada membro da equipe do projeto trabalhou ao longo daquele dia. Ele não apenas destaca no que estão trabalhando atualmente, mas também aborda quaisquer problemas que estejam impedindo a conclusão das tarefas. Inclui um resumo do trabalho realizado no dia e do que foi concluído no dia anterior.
Relatório de status semanal
Um relatório de status semanal é semelhante ao relatório diário, exceto pelo fato de abranger uma semana inteira de trabalho, em vez de apenas um dia. Ele inclui o nome do projeto, a data do relatório de status, um resumo do trabalho realizado durante esse período e o plano de ação para a próxima semana. Também haverá uma seção para listar quaisquer desafios, riscos e planos de mitigação para respondê-los.
Relatório de status mensal
Um relatório de status mensal fornece uma atualização semelhante sobre um projeto ou projetos, mas ao longo de um período de um mês. Ele oferece à liderança informações relevantes para gerenciar melhor o projeto ou os projetos. Assim como em outras frequências, a equipe relata o que foi realizado, o mês é recapitulando e as atividades do próximo mês são delineadas.
Relatório de status trimestral
Um relatório de status trimestral é um resumo curto e de fácil compreensão do projeto ao longo de um período de tempo — neste caso, quatro meses ou um trimestre do ano. Ele cobre os mesmos aspectos dos outros relatórios de status e geralmente inclui gráficos e outros elementos visuais para facilitar a compreensão dos dados.
Relatório de status vs. relatório de progresso
Existem muitos tipos de relatórios que podem ser gerados ao gerenciar um projeto. Alguns são mais voltados ao gerente de projeto, enquanto outros atendem às partes interessadas, proprietários ou clientes, para mantê-los atualizados.
Falamos até agora sobre o relatório de status, mas ele não deve ser confundido com o relatório de progresso. Embora um relatório de status apresente dados sobre o andamento dentro do período que está sendo reportado, há uma grande quantidade de outras informações além do simples progresso do projeto.
Um relatório de progresso, por outro lado, detalha as tarefas específicas e os marcos que foram concluídos para demonstrar que o projeto está avançando em sincronia com o cronograma do projeto. Assim como o relatório de status, ele é usado para manter gerentes e partes interessadas informados.
Como escrever um relatório de status do projeto
Escrever um relatório de status do projeto é uma tarefa essencial do gerenciamento de projetos. Independentemente de ele ser gerado semanalmente, mensalmente ou trimestralmente, as etapas são basicamente as mesmas. Veja como escrever um relatório de status do projeto:
- Determinar o objetivo
- Definir o público-alvo (clientes, membros da equipe, patrocinadores etc.)
- Escolher o formato e o tipo
- Coletar os dados
- Estruturar o relatório
- Garantir clareza
- Editar o rascunho
Modelo de relatório de status do projeto
Como um relatório de status do projeto segue uma estrutura básica, pode ser útil usar um modelo de relatório de status do projeto. No entanto, um modelo de relatório de status do projeto é apenas um documento estático. O uso de um software de relatórios de status do projeto integra-se a todas as suas ferramentas de gerenciamento de projetos para maior eficiência.
Exemplo de relatório de status do projeto
Para ilustrar como esse modelo funciona na prática, apresentamos um exemplo de relatório de status do projeto baseado em um projeto de construção residencial. O relatório foi elaborado para um projeto fictício chamado Construção do Complexo Residencial “Vista Verde” e cobre o período de 1 a 15 de maio de 2025.
O relatório começa com a seção Informações do relatório, que reúne os dados básicos do projeto, como nome do projeto, período do relatório, data de criação, gerente do projeto e patrocinador. Essas informações fornecem o contexto necessário para a leitura e facilitam a identificação dos responsáveis.
Em seguida, o relatório apresenta o Resumo do andamento do projeto. Nessa seção, são destacadas as principais conquistas do período, como a conclusão da fundação do edifício principal, a aprovação dos projetos elétricos pela prefeitura e a instalação das primeiras unidades de HVAC na torre A.
Na sequência, o Relatório de progresso detalha o trabalho realizado. A subseção Trabalho concluído lista as tarefas finalizadas durante o período, incluindo datas, nível de prioridade, pessoas designadas e comentários. Esse detalhamento permite acompanhar com precisão o avanço das atividades do projeto.
A subseção Trabalho pendente apresenta as atividades que ainda estão em andamento ou programadas, como a conexão elétrica geral, a instalação de janelas e a impermeabilização da cobertura. Os comentários ajudam a identificar atrasos, dependências e fatores externos que podem impactar o cronograma.
O relatório também inclui a seção Entregáveis do projeto, que registra os principais entregáveis produzidos no período, como relatórios técnicos, projetos aprovados e listas de verificação. Esses entregáveis representam resultados tangíveis do trabalho executado.
A seção Marcos do projeto destaca eventos relevantes alcançados ao longo do período, como a conclusão da fundação, a entrega dos projetos aprovados e o início da instalação elétrica geral. Os marcos ajudam a avaliar o progresso do projeto em relação ao planejamento estabelecido.
O Resumo do status do projeto consolida as informações mais importantes para a tomada de decisão. Ele inclui o resumo do orçamento do projeto, indicando o valor gasto e o percentual em relação ao orçamento total, além de uma nota sobre o desempenho financeiro. Também são apresentados o resumo do cronograma do projeto, o resumo do escopo do projeto e o resumo do controle da qualidade, oferecendo uma visão geral da saúde do projeto.
Em seguida, o relatório aborda a seção Resumo da gestão de riscos. Nela, são identificados os principais riscos do projeto, sua severidade, as ações de mitigação planejadas e as pessoas responsáveis por monitorá-los, como atrasos em aprovações municipais ou falta de mão de obra.
O relatório também apresenta o Registro de gestão de mudanças, que documenta mudanças aprovadas ou pendentes, detalhando os recursos necessários, os custos estimados, a duração prevista e as datas de aprovação. Essa seção garante transparência e rastreabilidade ao longo do ciclo de vida do projeto.
Por fim, o relatório é encerrado com a seção Conclusões e recomendações, que resume o status atual do projeto e apresenta orientações para os próximos períodos. Essa conclusão fornece às partes interessadas uma visão clara, objetiva e confiável do andamento do projeto.
Como solicitar um relatório de status do projeto?
Uma atualização de status do projeto geralmente é distribuída de acordo com um cronograma regular, mas às vezes as pessoas precisam ver um relatório de status imediatamente. Você pode solicitar uma atualização de status do projeto por e-mail, mas é importante não parecer rude. Para solicitar um relatório de status do projeto, você deve fazer o pedido de maneira profissional e utilizar os canais adequados.
Um lembrete cordial nunca é uma má ideia, pois ajuda a manter o relacionamento, especialmente se você puder oferecer algo de valor em troca. Se você estiver usando um software de gerenciamento de projetos, sempre poderá obter um relatório de status instantâneo ao consultar o painel do projeto que acompanha diversas métricas.
O painel do ProjectManager fornece o status do projeto instantaneamente. Ele extrai dados de cronogramas, orçamentos, recursos e muito mais, sem a possibilidade de erro humano. Em seguida, você pode personalizar a visualização e filtrar as informações para mostrar apenas o que deseja ver, como recursos restantes, saúde do projeto, tarefas e custos. Um painel pode ser uma excelente alternativa ao relatório de status do projeto tradicional.
Obtenha painéis de projeto em tempo real que você pode compartilhar facilmente com as partes interessadas — Saiba mais.
O que deve ser incluído em um relatório de status do projeto?
Os diferentes elementos de um relatório de status do projeto organizam suas partes em um todo coeso. O objetivo de um relatório de status, naturalmente, é manter as partes interessadas informadas e evidenciar áreas do projeto que precisam de maior apoio organizacional.
Para comunicar melhor esses pontos, certifique-se de abordar todos os itens a seguir ao elaborar seu relatório de status do projeto.
Informações gerais do projeto
Para começar, você precisará registrar o básico. Qual é o nome do projeto? Quem é o gerente de projeto? Qual é o número de recursos? Todas essas informações são essenciais, ainda que óbvias, para acompanhar a documentação. Não presuma que a parte interessada esteja familiarizada com todos esses dados. Isso é especialmente útil ao realizar pesquisas históricas para projetos futuros. Inclua essas informações em seu modelo de relatório de status, se você tiver um.
Informações gerais de status
Novamente, você vai querer identificar o relatório com dados que o diferenciem de outros relatórios de gerenciamento de projetos. Portanto, aqui você deve incluir a data de geração do relatório, quem é o autor e outras informações semelhantes.
Revisão de marcos
Os marcos são as principais fases do seu projeto. Eles são uma boa forma de dividir um projeto maior em partes menores e mais fáceis de compreender. A revisão de marcos permite registrar em que ponto você está em relação ao cumprimento desses marcos (em comparação com onde planejava estar neste momento) no ciclo de vida do projeto.
Resumo do projeto
Um dos principais objetivos do relatório de status é comparar o progresso do projeto com as estimativas do plano do projeto. Para isso, inclua um breve resumo da data prevista de conclusão e dos custos do projeto. Isso permite que os gerentes de projeto controlem a execução e avaliem o sucesso. Certifique-se de incluir as atividades que estão enfrentando problemas e como essas questões podem afetar a qualidade, os recursos, o cronograma e os custos do projeto. Explique o que você planeja fazer para resolver esses problemas e quais serão os resultados após a correção.
Problemas e riscos
Os riscos são todos os fatores internos e externos que representam uma ameaça ao projeto. Eles se tornam problemas quando afetam o orçamento do projeto, o cronograma ou o escopo. Liste os problemas que surgiram ao longo do projeto até o momento. Quais são eles? Como estão sendo resolvidos? Que impacto terão no projeto como um todo? Aplique as mesmas perguntas aos riscos dos quais você tem conhecimento. Eles se materializaram? Em caso afirmativo, o que está sendo feito para recolocar o projeto no caminho certo?
Métricas do projeto
É importante respaldar o relatório com números concretos para comprovar as afirmações feitas. As métricas para o relatório de status devem ter sido definidas durante a fase de planejamento do projeto.
É impossível saber se um projeto está sendo bem-sucedido sem medir sua eficácia. Essas métricas são uma forma de demonstrar que o projeto está no caminho certo e de avaliar o que, se necessário, precisa de atenção.
O que é um software de relatórios de projeto?
Um software de relatórios de projeto é usado para coletar automaticamente dados do projeto, analisá-los e exibir os resultados para ajudar os gerentes de projeto a tomar melhores decisões ao gerenciar um projeto. O software reúne informações de diferentes fontes dentro do projeto e as converte em planilhas, gráficos e tabelas.
Dependendo do software, os dados de relatório podem ser filtrados para destacar as áreas do projeto que você precisa visualizar naquele momento. Os relatórios podem ser gerados sobre diversos aspectos do progresso e do desempenho do projeto, como prazo, custo, carga de trabalho, entre outros.
Os relatórios também são usados para manter as principais partes interessadas, como patrocinadores e clientes, atualizadas sobre o andamento do projeto e, portanto, devem ser compartilháveis.
Benefícios do software de relatórios de projeto
Ter uma ferramenta rápida e fácil de usar, que reúne instantaneamente dados importantes do projeto, organiza e os apresenta de forma simples e clara, ajuda a manter as partes interessadas informadas. Com todas as informações ao seu alcance, você também pode tomar decisões melhores.
Nem todo software de relatórios é igual. Para obter mais valor pelo investimento, certifique-se de que a ferramenta escolhida tenha os seguintes recursos:
- Converte dados complexos em relatórios úteis
- Filtros para exibir apenas as informações desejadas
- Permite criar relatórios para períodos de tempo específicos
- Compartilhar relatórios e manter as partes interessadas atualizadas
- Atualização instantânea para maior precisão
- Monitorar o progresso real em relação ao plano
- Relatar programas ou portfólios de projetos
Como criar relatórios de status do projeto no ProjectManager
Um software de relatórios de projeto é uma ferramenta para monitorar e acompanhar métricas do projeto em tempo real e, em seguida, reunir esses dados em um relatório que pode ser facilmente compartilhado com os membros do projeto.
O ProjectManager é uma ferramenta premiada que organiza projetos e equipes ao monitorar e relatar o progresso e o desempenho. Assista a este vídeo para ter uma ideia melhor de como criar relatórios de status do projeto e outros tipos de relatórios de gerenciamento de projetos com o ProjectManager.
O uso do recurso de relatórios do ProjectManager permite visualizar o status dos marcos do projeto e das tarefas de resumo ao filtrar o relatório para incluí-los. Os relatórios podem ser visualizados antes de serem exportados para PDF, Excel, CSV ou impressos. Cada relatório pode ser personalizado selecionando os dados e as colunas que você deseja incluir.
A seguir estão alguns dos relatórios que você pode criar ao utilizar o software de gerenciamento de projetos.
Relatório de status do projeto
Como mencionado anteriormente, o relatório de status do projeto oferece uma visão geral de onde o projeto se encontra atualmente e permite determinar se ele está dentro do prazo e do orçamento. Ele mostra as tarefas com vencimento na semana em que o relatório foi gerado e aquelas que estão atrasadas.
Veja a seguir um resumo rápido das opções ao gerar um relatório de status no ProjectManager.
Resumo
Obtenha os principais elementos do projeto de forma condensada para destacar os pontos mais relevantes do cronograma, orçamento e custos para as partes interessadas. Você pode fornecer atualizações do projeto a qualquer momento para sua equipe, clientes e patrocinadores.
Tarefas
Veja quais tarefas estão atrasadas e quando é o prazo de entrega para nunca perder o controle do progresso e manter o cronograma. O ProjectManager permite atribuir atividades aos membros da equipe e se comunicar com eles em tempo real.
Marcos e tarefas de resumo
Identifique quais marcos foram concluídos para acompanhar melhor o progresso do projeto. Veja em que ponto você está em relação à conclusão das tarefas de resumo ou subtarefas no cronograma.
Planejado vs. realizado
Conheça a variação do projeto ao acompanhar o progresso real no relatório de status, que é comparado com o que foi planejado para aquele momento do cronograma.
Relatório de status do portfólio
Um portfólio é uma coleção de projetos que são gerenciados em conjunto. Eles devem trabalhar de forma alinhada à estratégia geral da organização.
Visualize a saúde de todo o portfólio e verifique se os projetos estão cumprindo cronogramas e orçamentos. Obtenha listas de gerentes de projeto, equipes e tarefas para avaliar melhor a saúde geral do portfólio.
Relatório do plano do projeto
O plano do projeto é o mapa que orienta as atividades durante o gerenciamento de um projeto. Este relatório permite verificar se esse plano está sendo cumprido com base no progresso real.
Mantenha o projeto no caminho certo, dentro do orçamento e saiba o quão próximo está da conclusão. Obtenha uma visão geral do cronograma e uma lista de todas as tarefas e quando elas devem ser realizadas.
Painel do projeto
Diferentemente dos relatórios anteriores, que são documentos estáticos exportados como um retrato do projeto, um painel pode servir como uma visualização contínua do projeto.
Obtenha relatórios de status em tempo real usando nosso painel do projeto. Todos os elementos presentes em um relatório de status são atualizados automaticamente nas seis métricas do painel, oferecendo uma visão abrangente do desempenho do projeto.
Painel do portfólio
Assim como o painel do projeto, o painel do portfólio funciona como uma visualização em tempo real, porém para um conjunto de projetos, e não apenas para um único projeto.
Configure um painel de portfólio criando uma pasta na seção de visão geral de projetos. Adicione os projetos que deseja medir, e o painel do portfólio acompanhará custos, carga de trabalho e outros indicadores.
Boas práticas para apresentar relatórios de status do projeto
Seja ao apresentar seu relatório de status semanal em uma reunião ou ao enviar uma atualização semanal por e-mail, é recomendável conhecer as boas práticas de comunicação do progresso do projeto antes de iniciar a apresentação do relatório.
Comunicação
Os relatórios de status do projeto são apenas um dos componentes do seu plano de comunicação. Não confie exclusivamente neles para comunicar tudo, mas use-os para entregar os dados certos à parte certa, no momento certo.
Conheça seu público
Os relatórios de status do projeto são meios de comunicação, mas se você não souber para quem está comunicando, a mensagem não chegará corretamente. Partes interessadas, como clientes e patrocinadores, querem ter uma visão geral, enquanto os membros da equipe tendem a se interessar mais por detalhes específicos.
Consistência
Use sempre o mesmo formato, ciclo de distribuição e método. Não altere esses elementos, pois isso compromete a eficácia da comunicação do relatório.
Definir métricas
Durante o planejamento do projeto, determine como o progresso será medido e mantenha esse método ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
Simplificar
Para que o relatório seja eficaz, evite sobrecarregá-lo com detalhes desnecessários. Seja objetivo e relate apenas o que realmente precisa ser comunicado.
Verificar
Seu público não quer opiniões ou informações sem comprovação. Faça a devida verificação e garanta que esteja apresentando apenas dados relevantes e confiáveis.
Padrões
Assim como a consistência, manter padrões de processo e um modelo de relatório ajuda a garantir que o relatório seja claro e compreensível.
Usar ferramentas
Existem ferramentas de gerenciamento de projetos que incorporam essas boas práticas, agilizando o processo de geração de relatórios por meio de painéis e recursos de relatórios automatizados.
Outros tipos de relatórios de gerenciamento de projetos
Os relatórios de status são apenas um dos muitos relatórios usados pelos gerentes de projeto para acompanhar o progresso de seus projetos. O relatório de status é mais geral, enquanto outros se concentram em aspectos específicos do projeto. A seguir estão algumas das alternativas mais comuns.
Relatório de tarefas
Todo projeto é composto por tarefas, muitas vezes em grande quantidade. É necessário um relatório para acompanhar todas elas.
Reúna todas as tarefas do projeto em um único lugar. Filtre o relatório para visualizar o status de cada tarefa e identificar possíveis obstáculos ou gargalos que estejam atrasando o progresso. É importante resolver esses problemas antes que afetem o cronograma do projeto.
Relatório de planilhas de horas
As equipes registram suas horas em planilhas de horas para envio aos gerentes e processamento da folha de pagamento. As planilhas de horas também são uma forma de acompanhar o progresso do projeto ao monitorar as horas registradas nas tarefas.
Visualize a planilha de horas de membros específicos da equipe e saiba quantas horas eles trabalharam ao longo de um período usando um software de gerenciamento de projetos online.
Relatório de disponibilidade
Acompanhar quando sua equipe pode trabalhar, considerando períodos de férias remuneradas ou feriados, é fundamental para o planejamento do cronograma e o gerenciamento da carga de trabalho.
Identifique rapidamente quem está sobrecarregado na equipe e quem está disponível para trabalhar. Os membros da equipe são listados neste relatório com suas taxas de utilização, o que ajuda a realocar tarefas.
Relatório de carga de trabalho
A carga de trabalho corresponde ao número de tarefas atribuídas à equipe. Manter essa carga equilibrada, evitando sobrecarga, é essencial para aumentar a produtividade e o moral.
Visualize toda a equipe com o número de tarefas atribuídas a cada pessoa. Identifique quem tem tarefas demais ou de menos e ajuste a carga de trabalho para produzir mais sem causar esgotamento.
Relatório de variação
A variação é a diferença entre o que foi planejado para o projeto e onde ele realmente se encontra durante a execução. É assim que você sabe se o projeto está ou não no caminho certo.
Defina a linha de base na ferramenta de gráfico de Gantt durante o planejamento e obtenha dados sobre o cronograma atual. Em seguida, compare esses dados com o ponto em que você havia planejado estar neste momento do cronograma.
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