O que são entregáveis em gerenciamento de projetos?

Os projetos produzem entregáveis, que são simplesmente os resultados das atividades do projeto. Os entregáveis do projeto podem ser grandes ou pequenos, e sua quantidade varia de acordo com o projeto. Eles são acordados pela equipe de gerenciamento de projetos e pelas partes interessadas durante a fase de planejamento do projeto.

Em outras palavras, existem entradas e saídas em qualquer tipo de projeto. As entradas são o que você insere no projeto, como dados, recursos etc., e os resultados são os entregáveis. Novamente, esses entregáveis variam bastante. Por exemplo, um entregável do projeto pode ser um produto ou serviço, ou pode ser a documentação que faz parte do encerramento do projeto.

Entregáveis do projeto vs. marcos do projeto

É compreensível confundir um entregável do projeto com um marco do projeto. Afinal, um entregável é um resultado e, até certo ponto, um marco do projeto também é. Mas eles não são a mesma coisa. Vamos definir um marco do projeto para deixar isso mais claro.

Um marco do projeto é usado para indicar algo significativo no projeto, portanto um marco pode ocorrer junto com um entregável. No entanto, os marcos são frequentemente usados para indicar a conclusão de uma fase do projeto. Você não chamaria a transição do planejamento do projeto para a execução do projeto de um entregável, embora ela seja composta por entregáveis, que normalmente surgem ao final de uma tarefa.

Lembre-se de que um entregável do projeto é quantificável. É algo que foi criado ao longo do tempo, com recursos e esforço. Um marco do projeto, embora englobe entregáveis, é um ponto no tempo que indica a transição de uma coisa para outra.

Ferramentas de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, quadros kanban e calendários de projeto, podem ajudar a acompanhar o progresso da sua equipe na conclusão dos entregáveis do projeto. Além dessas ferramentas de gerenciamento de projetos, o ProjectManager oferece relatórios com um clique que capturam dados sobre variação do projeto, tempo, custo e muito mais. Esses relatórios podem ser compartilhados como anexos em PDF ou impressos, dependendo da preferência das partes interessadas. Melhor ainda, cada relatório pode ser filtrado para mostrar apenas os dados que as partes interessadas desejam ver sobre o entregável do projeto. Comece gratuitamente hoje mesmo.

Entregáveis tangíveis e intangíveis

Um entregável tangível é um daqueles resultados do projeto que são concretos. Ou seja, têm forma e substância. Um exemplo de entregável tangível seriam coisas como um edifício, o produto de uma linha de manufatura ou até mesmo uma revista ou jornal.

Um entregável intangível é um resultado mensurável, mas conceitual, e não algo que você possa tocar ou segurar nas mãos. Alguns exemplos de entregáveis intangíveis seriam um programa de treinamento para sua equipe do projeto, para que ela aprenda a usar uma nova ferramenta de software ou um equipamento.

Como identificar entregáveis do projeto usando uma estrutura analítica do projeto

Ao planejar um projeto, especialmente seu cronograma, você precisa de uma estrutura analítica do projeto (EAP), que é uma ferramenta que identifica todos os entregáveis tangíveis de um projeto. A partir disso, é possível determinar as tarefas que produzirão esses entregáveis.

Use nosso modelo gratuito de estrutura analítica do projeto para Excel para ajudar a identificar todos os entregáveis do projeto e garantir que você esteja criando um cronograma completo e bem estruturado.

1. Liste todas as atividades do projeto

Em uma EAP, as atividades do projeto representam o “como” do projeto. Elas compõem os pacotes de trabalho ou etapas que você precisará executar para produzir cada entregável do projeto. Portanto, você deve listar todas as tarefas necessárias para entregar o projeto.

2. Agrupe as tarefas por fase do projeto

Neste ponto, você deve dividir as tarefas em fases. Existem cinco fases do projeto no gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. Agora, pegue todas as atividades identificadas e organize-as em suas fases correspondentes do projeto.

3. Determine quais tarefas do projeto produzirão entregáveis

Os entregáveis são os resultados esperados das atividades e tarefas que você listou. Usando o que foi coletado na etapa um, determine o entregável do projeto associado a cada uma dessas atividades.

Aqui está a opinião de um especialista para explicar melhor a diferença entre entregáveis do projeto e marcos do projeto. No vídeo abaixo, Jennifer Bridges, gerente de projetos profissional (PMP), explica o que são entregáveis do projeto e como eles são criados ao longo do ciclo de vida do projeto.

Quem é responsável pelos entregáveis?

Não existe uma única função exclusivamente responsável pelos entregáveis do projeto, pois muitos membros da equipe estão envolvidos em diferentes etapas ao longo do projeto. No entanto, o gerente de projetos tem a responsabilidade final de garantir que todos os entregáveis sejam concluídos e atendam aos padrões necessários. O gerente de projetos ajuda a definir e documentar os entregáveis do projeto, monitorar o progresso e facilitar a comunicação ao longo do processo.

Os membros da equipe do projeto se concentram na execução de entregáveis específicos. Por exemplo, eles trabalham para concluir tarefas de acordo com as especificações do projeto e fornecem atualizações regulares de progresso ao gerente de projetos. Os membros da equipe colaboram conforme necessário.

O cliente ou o patrocinador do projeto é responsável por revisar e aceitar os entregáveis finais. Em alguns casos, eles podem fornecer feedback ao longo do projeto para garantir que o entregável do projeto esteja atendendo às expectativas necessárias. Quando o projeto é encerrado, eles aprovam formalmente e validam os entregáveis concluídos.

Quais documentos do projeto ajudam a definir quais são os entregáveis do projeto?

Todos os projetos têm uma coisa em comum: documentos. Portanto, não é surpresa que existam documentos de gerenciamento de projetos que ajudam a definir os entregáveis do projeto. Aqui estão alguns exemplos.

Termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é um documento curto que explica o motivo do projeto e, uma vez aprovado, autoriza oficialmente sua execução.

Parte do termo de abertura do projeto é o plano de implementação, que funciona como um roteiro para a execução do projeto. Esse documento inclui os principais entregáveis do projeto.

Declaração do escopo do projeto

A declaração do escopo do projeto lista o entregável final do projeto, seja ele um produto ou um serviço. Todos os entregáveis do projeto são descritos detalhadamente na declaração do escopo, o que ajuda a evitar confusões com as partes interessadas mais adiante.

Estrutura analítica do projeto

Uma estrutura analítica do projeto é um gráfico de gerenciamento de projetos que permite aos gerentes de projeto decompor o escopo do projeto em todas as tarefas individuais e entregáveis que precisam ser concluídos para entregar o projeto.

Exemplos de entregáveis do projeto

Como você pode imaginar, existem tantos entregáveis quanto projetos. Os entregáveis não são apenas o produto ou serviço final, embora muitas pessoas pensem neles dessa forma. Existem entregáveis produzidos ao longo de todo o projeto. Veja alguns tipos de entregáveis.

1. Entregáveis de documentação do projeto

Um entregável do projeto é o resultado de uma tarefa, portanto documentos do projeto, como um plano de projeto, um termo de abertura do projeto ou uma declaração do escopo do projeto, podem ser considerados entregáveis do projeto.

Além desses documentos principais, relatórios de gerenciamento de projetos, como relatórios de status, relatórios de orçamento ou relatórios de progresso, também são entregáveis.

2. Entregáveis de serviços e resultados

Serviços e resultados podem ser exemplos de um entregável do projeto aplicável a diversos setores, como marketing, TI e serviços profissionais. Exemplos desse tipo de entregável incluem sessões de treinamento, workshops, serviços de consultoria, planos estratégicos, recomendações e muito mais.

3. Entregáveis de dados e informações

Os entregáveis do projeto geralmente giram em torno de conjuntos de dados. Esses conjuntos podem incluir dados coletados e analisados, relatórios de análise de mercado compilados ou relatórios de business intelligence gerados a partir da análise de dados.

Entregáveis do projeto vs. entregáveis do produto

Existe uma distinção entre entregáveis do projeto e entregáveis do produto. Os entregáveis do projeto incluem saídas como planos de projeto, relatórios de projeto e até atas de reunião. Já os entregáveis do produto podem ser hardware, software, aplicativos móveis, contratos ou até resultados de testes e avaliações.

Os entregáveis que clientes e partes interessadas esperam ao final do projeto são, naturalmente, o produto ou serviço. No entanto, como mencionado, também há documentação. Esses documentos, quando concluídos, são entregáveis que clientes e partes interessadas precisam para avaliar o progresso ou a conclusão do projeto.

Essa documentação pode incluir:

• Contratos assinados
• Relatórios de despesas finalizados
• Outros tipos de relatórios de projeto que mostram como o trabalho está evoluindo em relação às estimativas do plano do projeto

Os entregáveis podem variar de acordo com as especificações do projeto e os requisitos das partes interessadas. Ainda assim, todos os clientes e partes interessadas desejam entregáveis que concluam adequadamente o projeto em seu encerramento e permitam medir o desempenho em relação às expectativas ao longo do projeto. Ao definir os entregáveis do projeto, é importante usar software de planejamento de projetos, como o ProjectManager, para criar uma linha do tempo do projeto na qual seja fácil visualizar todas as tarefas, atribuir trabalho e acompanhar o tempo.

5 dicas e técnicas para acompanhar entregáveis

É impossível atender aos padrões exigidos do projeto sem acompanhar os entregáveis. Veja algumas dicas e técnicas para aplicar em um próximo projeto.

• Estabeleça definições claras de entregáveis e critérios de aceitação: Antes de iniciar o projeto, certifique-se de que cada entregável do projeto, incluindo seu escopo, requisitos e critérios de aceitação, esteja claramente definido. Para isso, crie um documento de definição de entregáveis descrevendo o objetivo, o formato, as especificações e quaisquer padrões relevantes. Esse processo pode exigir a aprovação das partes interessadas.
• Use uma matriz ou registro de acompanhamento de entregáveis: Um sistema centralizado pode fazer muita diferença no acompanhamento dos entregáveis do projeto. Por exemplo, uma planilha de acompanhamento ou um banco de dados pode registrar o nome do entregável, descrição, responsável, datas de início e término, status, critérios de aceitação e observações. Atualize a matriz regularmente para garantir a precisão das informações.
• Realize revisões regulares de progresso e reuniões de status: Reuniões regulares são uma ótima forma de tratar problemas e verificar o status de cada entregável do projeto. Identifique obstáculos e atribua itens de ação se algum entregável estiver parado. Recursos visuais, como gráficos de Gantt, são especialmente úteis para representar visualmente o progresso.
• Implemente revisões formais e procedimentos de aceitação de entregáveis: Um processo formal de revisão e aceitação ajuda a garantir que os entregáveis atendam às expectativas das partes interessadas. Revisões formais com stakeholders podem avaliar a qualidade dos entregáveis, enquanto listas de verificação de aceitação garantem que cada entregável tenha sido analisado cuidadosamente. Certifique-se de documentar esse processo.
• Aproveite software de gerenciamento de projetos: Software de gerenciamento de projetos pode automatizar o acompanhamento e os relatórios de entregáveis sem o estresse de manter documentação estática atualizada. Por exemplo, o software oferece recursos de gerenciamento de tarefas para atribuir atividades, definir prazos e acompanhar o progresso. Use-o para criar marcos de entregáveis e gerar relatórios de progresso para compartilhar com as partes interessadas.

Como apresentar entregáveis do projeto às partes interessadas

Gerentes de projeto e escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs) elaboram relatórios sobre os entregáveis do projeto para manter clientes e partes interessadas atualizados sobre o progresso ao longo do ciclo de vida do projeto. Diferentes partes interessadas têm necessidades diferentes, portanto flexibilidade e personalização são essenciais para um relatório eficaz. Para atender a essas necessidades, o software de gerenciamento de projetos deve ser capaz de filtrar os diversos dados de entrada para gerar a saída adequada.

ProjectManager ajuda você a relatar o progresso dos entregáveis do projeto

Criar entregáveis para o gerenciamento de projetos e relatar seu progresso é simples usando estes relatórios:

• Relatório de status do projeto
• Relatório de variação
• Relatório de horas trabalhadas

A compilação de relatórios de status do projeto é uma excelente forma de:

1. Ilustrar para as partes interessadas como o trabalho está avançando
2. Mostrar quais membros da equipe estão com maior carga de trabalho e se ajustes precisam ser feitos
3. Destacar oportunidades de melhoria à medida que o projeto avança ou em seu encerramento

Relatório de status

Nossos relatórios de status do projeto são altamente personalizáveis, com opções para selecionar diferentes colunas e conjuntos de dados, permitindo extrair exatamente as informações desejadas sobre o status do projeto e a conclusão de cada entregável do projeto.

Abaixo está um exemplo de um relatório de status do projeto que pode ser gerado com diversas variáveis, incluindo estrutura analítica do projeto (EAP), datas planejadas de início e término, horas planejadas, percentual concluído, atribuições de tarefas, datas de início e horas reais:

Relatório de variação

Os relatórios de variação podem ser personalizados para incluir apenas tarefas resumidas, percentuais de conclusão e uma comparação entre o progresso real do projeto e o progresso previsto.

O relatório resultante apresenta uma comparação lado a lado das datas previstas de início e término, horas previstas versus horas reais trabalhadas, a diferença entre elas e a diferença entre a duração prevista do projeto e o tempo efetivamente decorrido até o momento:

Relatório de horas trabalhadas

Os relatórios de horas trabalhadas oferecem uma visão geral das horas que cada indivíduo dedicou ao projeto.

Eles também mostram:

• A atribuição de tarefas aos membros da equipe e a importância dessas tarefas
• A taxa horária de cada indivíduo
• Diversos outros fatores relacionados a recursos, tempo e custo

O timesheet mostra a pessoa que está registrando o tempo, a data de envio, quantas horas individuais foram trabalhadas no período selecionado, sua EAP e quantas horas ainda restam no período selecionado:

O uso consistente desses três relatórios ajuda a manter sua equipe dentro do prazo, do orçamento e do escopo quando se trata da conclusão dos entregáveis do projeto. Bibliotecas de lições aprendidas também são uma excelente ferramenta para ampliar sucessos e evitar a repetição de erros em projetos futuros.

Bibliotecas de lições aprendidas

Criar uma biblioteca de lições aprendidas é uma ótima forma de compilar aprendizados dos projetos. Ela funciona como um repositório central para visualizar trabalhos que superaram expectativas e também aqueles que poderiam ter sido melhores. Quando um novo projeto é iniciado, os gerentes de projeto usam esse recurso para se planejar diante de obstáculos já conhecidos.

O ProjectManager atua como um hub online para todos os documentos do projeto, mantendo tudo organizado e ao seu alcance, esteja você no escritório, no campo ou em casa. Use nossa visualização em lista para reunir todos os seus relatórios de entregáveis. Mais do que uma simples lista de tarefas, você pode atribuir responsáveis, comentar e acompanhar o progresso de cada item. Salve projetos antigos como dados históricos ao planejar novos projetos. Nossas tags personalizadas facilitam a organização do seu trabalho para que tudo esteja sempre fácil de encontrar.

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Partes interessadas e clientes podem solicitar entregáveis a qualquer momento. Ser capaz de se adaptar rapidamente e produzir exatamente o que o cliente deseja exige uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos para manter tudo organizado e atualizado. O ProjectManager é totalmente online, permitindo que os membros da equipe colaborem nos entregáveis e preparem rapidamente os melhores resultados possíveis. Experimente nosso software premiado com este teste gratuito de 30 dias.