Se você não tiver os recursos financeiros, não conseguirá concluir o projeto com sucesso. É por isso que o orçamento do projeto é tão importante: ele é a força vital do projeto. Siga estas etapas para garantir os recursos necessários para apoiar o projeto em todas as suas fases. Mas, primeiro, precisamos definir o que é um orçamento do projeto.
O Que É um Orçamento do Projeto?
Um orçamento do projeto é o total de custos projetados necessários para concluir um projeto ao longo de um período de tempo definido. Ele é usado para estimar quais serão os custos do projeto em cada fase. Criar um orçamento do projeto é uma parte crítica do processo de planejamento do projeto.
O orçamento do projeto inclui itens como custos de mão de obra, custos de aquisição de materiais e custos operacionais. No entanto, ele não é um documento estático. O orçamento do projeto será revisado e ajustado ao longo do projeto, idealmente com a ajuda de software de orçamento de projetos.
Por Que Você Precisa de um Orçamento do Projeto
A resposta óbvia é que projetos custam dinheiro, mas a questão é mais complexa do que isso. O orçamento do projeto é o motor que impulsiona o financiamento do projeto. Ele comunica às partes interessadas quanto dinheiro é necessário e quando ele será necessário. Os orçamentos de projeto são importantes em qualquer setor, como construção, marketing ou manufatura, por exemplo.
Mas o orçamento do projeto não serve apenas para obter os recursos de que o projeto precisa. Sim, é necessário pagar as equipes, comprar ou alugar equipamentos e materiais, mas isso é apenas parte da história. A outra parte da importância do orçamento do projeto é que ele é um instrumento para controlar os custos do projeto. O orçamento, que faz parte do plano do projeto, atua como uma linha de base para medir o desempenho à medida que os custos reais são coletados após o início do projeto.
Quem Está Envolvido na Definição e no Gerenciamento do Orçamento do Projeto?
Diversas partes interessadas importantes normalmente estão envolvidas na definição e no gerenciamento dos orçamentos de projeto. Primeiro, o patrocinador do projeto (como um executivo sênior ou gerente) garante e aprova o financiamento inicial do projeto. Ele define as expectativas e limitações financeiras do projeto. O patrocinador também tem autoridade para aprovar revisões significativas no orçamento ou a alocação de fundos de contingência.
Em seguida, o gerente de projetos desenvolve um orçamento detalhado. Ele cria um plano orçamentário e detalha o escopo do projeto, estimando os custos de tarefas, recursos e entregáveis. O gerente de projetos gerencia o orçamento ao longo de todo o projeto e fornece relatórios financeiros regulares ao patrocinador e a outras partes interessadas. A equipe do projeto também pode estar envolvida, pois membros da equipe com conhecimentos específicos podem contribuir para a estimativa dos custos associados às suas tarefas e aos recursos necessários.
O Que É Orçamento de Projetos?
Orçamento de projetos é o processo de estimar o custo total do projeto desde o início até a sua conclusão. O processo de orçamento do projeto envolve o seguinte:
- Planejamento orçamentário: Estimar custos e criar um orçamento com base em uma estimativa do projeto
- Acompanhamento do orçamento: Monitorar as despesas do projeto durante a fase de execução
- Gerenciamento do orçamento do projeto: Definir diretrizes e procedimentos de controle para garantir que os custos não excedam o orçamento do projeto
Abordagens de Orçamento do Projeto
Existem quatro abordagens de orçamento de projetos: análoga, paramétrica, top-down e bottom-up. A abordagem análoga é uma técnica de estimativa que usa dados históricos para ajudar a determinar o custo do projeto atual. Ela analisa projetos anteriores semelhantes para estimar o custo e a duração do novo projeto. É uma escolha popular quando há poucos dados disponíveis, o que dificulta estimativas precisas.
A estimativa paramétrica é uma abordagem estatística para estimar o tempo, o custo e os recursos de um projeto. Ela utiliza dados históricos e também dados estatísticos para gerar uma estimativa mais precisa. A estimativa top-down ocorre quando a organização define o custo e/ou a duração do projeto. Com esse valor em mente, o gerente de projetos busca a opinião de especialistas para ajudar a definir o orçamento. Por fim, a estimativa bottom-up parte do nível mais baixo possível de detalhamento, construindo a estimativa a partir do pacote de trabalho.
O Que É Gerenciamento do Orçamento do Projeto?
O gerenciamento do orçamento do projeto é o processo pelo qual as finanças relacionadas ao projeto são administradas e monitoradas. Ele vai além de estimar o custo de conclusão do projeto e inclui o acompanhamento desses custos e muito mais. Alguns dos aspectos do gerenciamento do orçamento do projeto incluem como você irá estimar o custo do projeto e como esses custos serão distribuídos ao longo do ciclo de vida do projeto. Também é necessário definir as métricas e o método pelos quais esses custos serão acompanhados para manter o orçamento sob controle.
O relatório do orçamento também faz parte do gerenciamento do orçamento do projeto, incluindo como ele será feito e com que frequência. Caso você perceba que o projeto está acima do orçamento, será necessário elaborar um plano para controlar novamente os custos. Além disso, é importante definir um processo para aprender com dados históricos.
O software de gerenciamento de projetos simplifica o orçamento e o gerenciamento do orçamento do projeto. Com o ProjectManager, basta abrir as configurações do seu Gantt e definir uma linha de base de orçamento. Assim, o esforço planejado fica salvo e você pode usar recursos de acompanhamento do orçamento, como painéis em tempo real, para compará-lo com o esforço real durante a execução do projeto. Você pode redefinir a linha de base quantas vezes forem necessárias ao longo do projeto para medir instantaneamente a variação do orçamento. Comece hoje gratuitamente.
Como Criar um Orçamento do Projeto
Como mencionado, há muitos componentes necessários para montar um orçamento, incluindo custos diretos e indiretos, custos fixos e variáveis, mão de obra e materiais, viagens, equipamentos e espaço, licenças e tudo o mais que possa impactar as despesas do projeto.
Para atender às necessidades financeiras do seu projeto, o orçamento do projeto deve ser criado de forma completa, sem deixar de fora nenhum aspecto que exija financiamento. A seguir, descrevemos sete etapas essenciais para criar e gerenciar o orçamento do seu projeto:
1. Use Dados Históricos
É provável que o seu projeto não seja o primeiro a tentar alcançar um objetivo específico. Analisar projetos semelhantes realizados no passado e seus orçamentos é uma ótima forma de ganhar vantagem inicial na elaboração do seu orçamento.
2. Consulte Lições Aprendidas
Para complementar o uso de dados históricos, você pode aprender com os acertos e erros desses projetos. Isso fornece um caminho claro para estimativas mais precisas. Também é possível entender como eles reagiram a mudanças e mantiveram o orçamento sob controle. Aqui está um modelo de lições aprendidas para começar a registrar essas informações na sua organização.
3. Aproveite Seus Especialistas
Outro recurso importante para criar um orçamento do projeto é recorrer a pessoas com experiência e conhecimento — sejam mentores, outros gerentes de projetos ou especialistas da área. Conversar com quem já elaborou estimativas e orçamentos de ordem de grandeza pode ajudar você a manter o controle e evitar armadilhas desnecessárias.
4. Confirme a Precisão
Depois de montar o orçamento, o trabalho ainda não terminou. É fundamental revisá-lo para garantir que os valores estejam corretos. Você pode usar nosso modelo de proposta de orçamento para esse processo. Também é recomendável pedir que especialistas e outros membros da equipe revisem o orçamento para validar sua precisão.
5. Estabeleça e Reestabeleça a Linha de Base do Orçamento
O orçamento do projeto é a linha de base usada para medir o desempenho do projeto após o início da execução. Ele serve para avaliar as variações do projeto. No entanto, conforme mencionado, será necessário redefinir a linha de base sempre que houver mudanças. Depois que o comitê de controle de mudanças aprovar qualquer alteração, o orçamento deve ser rebaselinhado.
6. Atualize em Tempo Real
Falando em mudanças, quanto mais rápido você souber delas, melhor. Se o seu software de planejamento de projetos não for baseado na nuvem e não atualizar automaticamente conforme a equipe altera o status das tarefas, você estará desperdiçando tempo valioso e caro.
7. Retome o Controle
A importância de usar um software de gerenciamento de projetos que acompanha tudo em tempo real, como o ProjectManager, é que ele fornece as informações necessárias para colocar o projeto de volta nos trilhos o quanto antes. Mudanças acontecem e projetos saem do rumo com frequência. Os projetos bem-sucedidos são aqueles que conseguem se recuperar mais rapidamente.
Ao gerenciar as despesas do projeto com base nesses princípios, você cria uma base sólida para o sucesso do seu projeto.
Modelo de orçamento do projeto
Se você precisa de ajuda para organizar seu orçamento, o ProjectManager oferece um modelo gratuito de orçamento do projeto que apresenta a maioria dos elementos básicos para você. Para obter suporte adicional, experimente nosso modelo gratuito de orçamento do projeto.
Como Gerenciar um Orçamento do Projeto
Ao gerenciar um orçamento do projeto, utilize um processo contínuo de planejamento, acompanhamento, controle e ajuste das finanças. Durante a fase de planejamento, defina o escopo do projeto e compreenda os entregáveis, tarefas e requisitos.
Uma estrutura analítica do projeto (EAP) ajuda a dividir o trabalho em partes menores e mais gerenciáveis, facilitando estimativas de custos mais precisas. Cada atividade do projeto deve ter estimativas de custos, como mão de obra, materiais, viagens, equipamentos, subcontratações ou software.
Embora já tenhamos mencionado a importância dos documentos para o controle financeiro, é fundamental utilizar especificamente folhas de ponto, faturas de fornecedores e subcontratados, recibos de materiais e relatórios de despesas.
A análise do desempenho do orçamento pode incluir a comparação entre custos planejados e custos reais, além do cálculo da variação entre eles. Isso ajuda a identificar tendências e a perceber se determinados tipos de despesas estão, de forma recorrente, acima ou abaixo do orçamento.
Controle do Orçamento do Projeto
Para controlar o orçamento do projeto, estabeleça procedimentos de controle de mudanças, ou seja, um processo formal para gerenciar alterações no escopo, no cronograma e no orçamento. O controle também pode envolver revisões periódicas do orçamento, negociação de melhores condições com fornecedores e gestão de contingências. Projetos mais complexos podem se beneficiar do gerenciamento do valor agregado (EVM), que permite acompanhar o desempenho do projeto em relação à linha de base do cronograma e do orçamento simultaneamente.
Por fim, ao ajustar o orçamento do projeto, desenvolva um plano caso seja previsto um estouro de custos. Isso pode incluir medidas de redução de despesas, ajustes no escopo (mediante aprovação) ou a obtenção de financiamento adicional.
Orçamento do Projeto vs. Estimativa do Projeto
Falamos bastante sobre estimativas de projeto, mas qual é a diferença entre uma estimativa e o orçamento do projeto? Uma estimativa de projeto é o valor que você acredita que o projeto irá custar. Ela é o primeiro passo para a criação de um orçamento do projeto, por isso é fundamental que essa estimativa seja o mais precisa possível. Depois de realizar pesquisas, analisar dados históricos e identificar todas as atividades e recursos necessários para executá-las, essa estimativa é submetida para aprovação como orçamento. No entanto, a estimativa é apenas uma referência, enquanto o orçamento do projeto é um valor definitivo.
Orçamento do Projeto vs. Proposta de Orçamento
Novamente, quando falamos de orçamento do projeto, estamos nos referindo a todos os gastos necessários para entregar o projeto. Ele define como os recursos financeiros do projeto serão distribuídos. Já uma proposta de orçamento é a melhor estimativa possível dos custos necessários para concluir o projeto. Ela é semelhante à estimativa de projeto mencionada anteriormente, pois representa a estimativa final que será apresentada às partes interessadas. A partir disso, os stakeholders avaliam se o valor é viável e decidem se aprovam ou rejeitam a proposta.
Dicas de Orçamento do Projeto
Um orçamento do projeto é extremamente importante; sem os recursos financeiros para executar um projeto, ele simplesmente não sai do papel. Já explicamos o que é um orçamento do projeto, como criá-lo e fornecemos exemplos. Mas, quando você está no dia a dia da gestão, precisa de dicas práticas. Estas orientações vão ajudar você no processo de orçamento do projeto.
- Documente o processo ao elaborar o orçamento. Documentos são essenciais para acompanhar o projeto e avaliar os resultados.
- Crie contingências. Tenha sempre um plano B. Custos inesperados, atrasos e outros imprevistos sempre surgem e podem impactar o orçamento.
- O orçamento do projeto é um esforço coletivo. Busque a contribuição da sua equipe, pois são eles que têm experiência na execução do projeto. Converse com especialistas que possam oferecer orientações. Qualquer pessoa ou organização com conhecimento relevante deve ser consultada.
- Conheça seus recursos e os custos associados. Isso inclui a manutenção necessária de equipamentos e também o fato de que sua equipe é um recurso. Considere disponibilidade, horas extras e outros custos indiretos.
- Ao estimar custos, não se esqueça da duração das tarefas. Essas durações também são estimativas e podem impactar significativamente o orçamento.
- O orçamento é uma excelente ferramenta para acompanhar o desempenho. Ele também pode ser usado como um instrumento de comunicação entre equipes e departamentos.
O ProjectManager Ajuda os Projetos a Permanecerem Dentro do Orçamento
ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online. Isso significa que os dados são atualizados instantaneamente em um painel em tempo real, permitindo que você monitore seu projeto com base em seis métricas principais. Quando os custos reais variam em relação ao orçamento planejado, você identifica isso mais rapidamente e pode agir de forma imediata.
Você também pode planejar seu orçamento diretamente no software, adicionando despesas e utilizando o recurso de gerenciamento de recursos para atribuir equipes, mão de obra e taxas horárias, que são automaticamente incorporadas ao projeto. Adicione despesas no nível da tarefa com nosso gráfico de Gantt e gere relatórios de custos também nesse nível.
Conteúdo relacionado sobre gerenciamento de projetos
Criamos dezenas de blogs de gerenciamento de projetos e modelos gratuitos para Excel, Word e Google Sheets para ajudar você a entregar projetos bem-sucedidos.