O que é um projeto, exatamente? Falamos muito sobre aspectos específicos do gerenciamento de projetos, mas às vezes vale a pena voltar à raiz e explorar o básico, começando pela definição de projeto.
Para entender de verdade os conceitos mais avançados do gerenciamento de projetos, é importante conhecer as respostas simples. Quando você domina esse conhecimento, os conceitos mais complexos ficam mais fáceis de aprender. Seja você o gerente de projetos ou uma das partes interessadas, tenha estas dicas de gerenciamento de projetos em mente na próxima vez que for definir um projeto.
Definição de projeto
Um projeto é um conjunto de tarefas que precisam ser concluídas dentro de um prazo definido para alcançar um conjunto específico de objetivos. Essas tarefas são realizadas por um grupo de pessoas conhecido como equipe do projeto, liderada por um gerente de projetos, que supervisiona o planejamento, a programação, o acompanhamento e a conclusão bem-sucedida dos projetos.
Além da equipe do projeto, os projetos exigem recursos como mão de obra, materiais e equipamentos. Organizações e pessoas gerenciam projetos com uma grande variedade de objetivos. Eles podem assumir muitas formas, desde a construção de um edifício até o planejamento de um evento ou o cumprimento de uma determinada obrigação. Varejistas, por exemplo, podem conduzir projetos para melhorar a forma como acompanham o atendimento de pedidos. Equipes de construção concluem projetos sempre que planejam e constroem algo, e assim por diante!
O software de gerenciamento de projetos oferece as ferramentas para gerenciar todas as partes de um projeto, para que ele seja entregue no prazo e dentro do orçamento. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado, com recursos para planejar, gerenciar e acompanhar seu projeto em tempo real. Organize tarefas em nosso robusto gráfico de Gantt, vincule os quatro tipos de dependências entre tarefas para evitar atrasos caros e salve seu plano de projeto definindo uma linha de base. Assim, você pode comparar o progresso real com o progresso planejado e manter o projeto no rumo certo. Comece a usar o ProjectManager hoje mesmo, gratuitamente.
Quais são as características de um projeto?
Existem certos traços ou características exclusivos dos projetos que os diferenciam das operações diárias ou de outros tipos de atividades de uma organização. Veja a seguir as principais características de um projeto.
1. Todo projeto precisa de um gerente de projetos e de uma equipe
Uma das características mais importantes de um projeto é que ele é um esforço coletivo. Embora a estrutura das equipes de projeto possa mudar de uma organização para outra, os projetos geralmente envolvem um gerente de projetos e uma equipe de pessoas com as habilidades necessárias para executar as tarefas exigidas.
2. Todo projeto precisa de um plano de projeto
Os membros da equipe do projeto precisam de orientações claras do gerente de projetos e de outros líderes para executar o trabalho esperado deles. Essas orientações vêm na forma de um plano de projeto. No entanto, um plano de projeto é mais do que um conjunto de instruções para a equipe. É um documento abrangente que descreve todos os aspectos do projeto, como os objetivos, o cronograma do projeto e o orçamento, entre outros detalhes importantes.
3. Todos os projetos passam pelo mesmo ciclo de vida
O ciclo de vida do projeto se refere às cinco fases pelas quais todo projeto precisa passar, do início ao fim. Essas cinco fases do ciclo de vida são o esboço mais básico para a definição de projeto: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.
4. Todos os projetos têm as mesmas restrições
Todos os projetos, independentemente do tamanho ou da complexidade, estão sujeitos a três restrições principais: tempo, escopo e custo. Isso significa simplesmente que os projetos precisam ser concluídos dentro de um prazo definido, cumprir um conjunto definido de tarefas e objetivos e ser entregues dentro de um determinado orçamento.
Essas restrições do projeto são conhecidas como restrição tripla ou triângulo do gerenciamento de projetos e estão entre as características mais importantes de um projeto.
5. Todo projeto precisa de recursos
Um recurso é tudo aquilo necessário para concluir um projeto, como mão de obra, matérias-primas, máquinas e equipamentos. Na construção, por exemplo, matérias-primas como madeira, vidro ou tinta são recursos do projeto essenciais. Dito isso, outros recursos, como tempo, mão de obra e equipamentos, são igualmente importantes.
O gerente de projetos precisa identificar todos os recursos do projeto para criar um plano de recursos e gerenciá-los adequadamente. Quando os recursos não são contabilizados, é fácil gerenciá-los mal.
Tipos de projetos
Os projetos podem assumir muitas formas, o que torna sua classificação em tipos uma tarefa bastante difícil, que exige diferentes abordagens. Veja alguns tipos de projetos agrupados por fonte de financiamento, setor e metodologia de gerenciamento de projetos.
Tipos de projetos por fonte de financiamento
Uma forma simples de classificar os projetos é observar a origem do capital.
- Projetos privados: projetos financiados por empresas ou organizações privadas.
- Projetos públicos: projetos financiados por órgãos governamentais.
- Projetos mistos: projetos financiados por uma parceria público-privada.
Tipos de projetos por setor
Os projetos podem ser executados por organizações grandes ou pequenas de qualquer setor. No entanto, alguns setores trabalham com projetos de forma mais intensa do que outros. Veja alguns dos tipos de projetos mais comuns por setor.
- Projetos de construção: o principal objetivo de qualquer projeto de construção é erguer uma edificação que possa ser usada para diferentes fins, como infraestrutura, uso residencial ou comercial.
- Projetos de manufatura: os projetos de manufatura consistem em fabricar produtos físicos para gerar lucro para a empresa.
- Projetos de TI: os projetos de tecnologia da informação consistem em estabelecer uma estrutura de TI para o processamento de dados em toda a empresa.
- Projetos de desenvolvimento de software: o principal objetivo de um projeto de desenvolvimento de software é criar um produto de software para um cliente.
- Projetos de negócios: o termo projeto de negócios pode se referir à criação de uma nova empresa, à criação de uma nova unidade de negócios em uma empresa existente ou simplesmente ao lançamento de uma nova iniciativa de negócios.
Tipos de projetos por metodologia de gerenciamento de projetos
Além dos tipos de projetos mencionados acima, os projetos também podem ser classificados de acordo com a metodologia de gerenciamento de projetos usada para planejá-los, programá-los e executá-los.
- Projetos em cascata: a metodologia cascata (waterfall) é a mais tradicional do gerenciamento de projetos. Nela, o plano do projeto é definido antes do início do projeto, e cada fase principal precisa ser concluída em sequência.
- Projetos ágeis: os projetos ágeis são planejados e executados em iterações curtas chamadas sprints, nas quais as equipes planejam suas atividades à medida que executam o projeto.
Exemplos de projetos
Agora que analisamos as principais características de um projeto e os vários tipos de projetos que existem, vejamos alguns exemplos comuns para ilustrar melhor o que é um projeto.
Exemplos de projetos de construção
- Projetos de infraestrutura: construir uma ponte, uma estrada, um sistema de transporte público ou uma estação de tratamento de água.
- Projetos de construção residencial: construir uma casa, um edifício residencial ou um condomínio de apartamentos.
- Projetos de construção comercial: construir um shopping center, um estacionamento ou um hotel.
Exemplos de projetos de manufatura
- Construir uma fábrica do zero
- Fabricar produtos para venda no varejo
- Fabricar produtos para um pedido de compra B2B
- Melhorar uma linha de produção existente com a aquisição de novas máquinas e o treinamento de funcionários
Termos de projeto essenciais
Seja qual for o projeto, existem termos universais usados independentemente do tipo, do tamanho ou de qualquer outro fator. Conheça estes sete termos como a palma da sua mão e você estará um passo à frente antes mesmo de o projeto começar:
Escopo do projeto
O escopo do projeto é um aspecto fundamental da etapa de planejamento. Em muitos sentidos, é o ponto de partida. Para determinar o escopo do projeto, o gerente de projetos e a equipe precisam definir metas e objetivos, detalhar as entregas, criar tarefas, estabelecer datas importantes e muito mais. O escopo do projeto define os resultados desejados e todos os fatores específicos que vão influenciar o alcance desses resultados.
Partes interessadas do projeto
Uma parte interessada é qualquer pessoa envolvida em um projeto. Uma parte interessada pode participar de todas as etapas do projeto ou apenas de alguma forma específica. A análise das partes interessadas ajuda a classificar como investidores, membros da equipe, fornecedores, empreiteiros e outros podem afetar o seu projeto.
Entregas do projeto
Uma entrega é o resultado (ou os resultados) específico que um projeto gera. As entregas podem ser “tangíveis” ou “intangíveis”, ou seja, podem ser um produto físico ou algo conceitual. Normalmente, as entregas são a necessidade que deu origem ao projeto. Se alguém contrata uma construtora para projetar e construir um escritório, o escritório é uma entrega tangível.
Marcos do projeto
Os marcos são conquistas predeterminadas que ajudam a acompanhar o progresso do projeto. Pense nos marcos como pontos de controle. Esses pontos de controle são definidos antes do início do projeto, para que o gerente de projetos e a equipe saibam quando estão no caminho certo para cumprir as entregas. Sem marcos, é difícil saber se o projeto está a caminho do sucesso ou se precisa mudar de rota.
Dependências do projeto
As dependências do projeto dizem respeito a como os recursos precisam ser compartilhados e alocados dentro de um projeto. Muitos projetos usam os mesmos materiais físicos para finalidades diferentes e em diferentes etapas. Entender essa dependência é a única forma de garantir que haja recursos suficientes para todos. Da mesma forma, todos os projetos são divididos em tarefas. Quando uma tarefa não pode começar antes que outra seja concluída, essas tarefas têm uma dependência.
Programa
Um programa é um conjunto de projetos relacionados que precisam ser executados simultaneamente para alcançar os objetivos de uma organização. Nesses casos, cada projeto fica a cargo de um gerente de projetos, que se reporta a um gerente de programa, um profissional de gerenciamento de projetos especializado em gerenciamento de programas.
Portfólio de projetos
O termo portfólio de projetos se refere a todos os projetos e programas que uma organização está executando ou planeja executar. A pessoa responsável por gerenciar portfólios de projetos é chamada de gerente de portfólio de projetos.
O que significa trabalhar em um projeto
Seja o gerente de projetos, um membro da equipe ou qualquer outra parte interessada, todos fazem parte da equipe ampliada do projeto, e suas ações afetam diretamente os demais membros. Como em qualquer equipe, todos “ganham” ou “perdem” juntos, por isso é extremamente importante se comunicar e ouvir os outros membros da equipe para coordenar esforços e ter sucesso. A maioria dos contratempos e fracassos em projetos é resultado direto de falhas de comunicação ou de falta de colaboração.
Por que isso importa, se o trabalho está sendo feito? Trabalhar em um projeto exige entender o projeto como um todo tanto quanto executar o trabalho. A única forma de enxergar esse panorama geral é ouvir a equipe e aprender uns com os outros.
O que é gerenciamento de projetos?
O processo de gerenciamento de projetos começa com a concepção do projeto e continua ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Isso exige um conhecimento detalhado dos recursos da empresa e de como alocá-los para concluir tarefas, obrigações, eventos e outros projetos.
Uma grande variedade de setores depende de métodos e ferramentas de gerenciamento de projetos para executar seus projetos. Alguns exemplos desses setores são construção, TI, engenharia, marketing e publicidade. Qualquer equipe que trabalhe em conjunto para alcançar um objetivo comum está praticando alguma forma de gerenciamento de projetos.
O que faz um gerente de projetos?
Um gerente de projetos é mais do que um gestor no sentido tradicional. Essa pessoa é a líder da equipe do projeto e supervisiona todos os aspectos do projeto, do início ao fim. O gerente de projetos normalmente redige o plano do projeto, conduz as reuniões da equipe, atribui tarefas e realiza testes de controle de qualidade para garantir que tudo corra bem. No entanto, o gerente de projetos não consegue carregar o projeto inteiro nas costas. Na maioria das organizações, os gerentes de projetos trabalham dentro de um escritório de gerenciamento de projetos (PMO), um departamento funcional responsável por planejar, executar e monitorar projetos.
Além disso, uma de suas principais funções é justamente saber delegar diferentes responsabilidades aos membros da equipe. Com a ajuda da equipe, os gerentes de projetos criam cronogramas e orçamentos de projeto. Eles também elaboram relatórios de projeto ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
Como você pode ver, as responsabilidades são amplas, mas isso não significa se sobrecarregar. O ideal é que o gerente de projetos crie a base do projeto, como a fundação de uma casa. Depois, ele designa outras pessoas para concluir cada cômodo.
Definição de projeto: boas práticas de gerenciamento de projetos
Independentemente do projeto, do tamanho da equipe ou de qualquer outro fator, existem práticas que aumentam exponencialmente as chances de sucesso. Tão importante quanto atingir metas e cumprir as entregas é criar uma cultura positiva dentro do projeto. Estas cinco dicas podem parecer simples, mas fazem uma grande diferença:
Agende reuniões regulares com a equipe
É fácil se reunir com a equipe “quando necessário”, mas, depois que o projeto começa, fica mais difícil encontrar um horário na agenda de todos. Em vez disso, agende reuniões regulares antes mesmo de o projeto começar. Essas reuniões servem como momentos de acompanhamento, em que os membros da equipe podem compartilhar atualizações, expressar preocupações, tirar dúvidas, fazer ajustes e tratar de tudo o que for necessário. Quando essas reuniões já estão previstas no cronograma, ninguém fica esperando surgir um contratempo ou problema para se reunir.
Delegue
Parte da definição de projeto é saber delegar. Seja o gerente de projetos ou um membro da equipe, é muito provável que, em algum momento, alguém precise de ajuda com uma tarefa. Isso não significa simplesmente repassar a tarefa para outra pessoa. Significa que todos os membros da equipe têm responsabilidades iguais. Os melhores gerentes de projetos sabem abrir mão de parte do controle e delegar aos membros da equipe.
Conheça a equipe
Todos na equipe de gerenciamento do projeto devem conhecer os pontos fortes, os pontos fracos e as especialidades uns dos outros. Por exemplo, se um membro da equipe precisa de informações de outro departamento, deve saber exatamente a quem perguntar. Essa familiaridade reduz o tempo perdido. É especialmente importante que o gerente de projetos conheça muito bem a sua equipe.
Quando um membro do projeto conhece esses aspectos, consegue tomar decisões que aproveitam os pontos fortes dos colegas, em vez de apenas contornar seus pontos fracos. Conhecer a equipe é um aspecto fundamental para criar uma cultura positiva no projeto, pois valoriza as habilidades de todos.
Comemore os marcos
Por falar em cultura positiva, nunca subestime o poder de reservar um momento para celebrar o alcance de um marco. Atingir um marco significa que a equipe fez um progresso significativo e que o projeto continua no rumo certo. No mínimo, é importante anunciar os marcos alcançados nas reuniões da equipe. Isso mantém todos alinhados e aumenta a eficácia da equipe.
Escolha ferramentas de gerenciamento de projetos de qualidade
O gerenciamento de projetos é um trabalho extremamente complexo. Sem as ferramentas adequadas, é fácil cometer erros, perder a organização e até não conseguir concluir o projeto. A melhor forma de proteger seu projeto desses deslizes é escolher ferramentas que simplifiquem todo o processo.
O melhor software de gerenciamento de projetos faz exatamente isso. Usar um software de gerenciamento de projetos libera todo o potencial da equipe e do projeto e leva o resultado final a outro patamar. O segredo é encontrar um software de gerenciamento de projetos intuitivo e fácil de usar, que não abra mão da funcionalidade.
Como o ProjectManager facilita o gerenciamento de projetos
O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que torna o gerenciamento de projetos mais fácil do que nunca. Nosso software online permite que toda a equipe trabalhe no projeto em campo ou em trânsito, e nossa interface moderna combina funcionalidade com uma navegação fácil de usar. Isso significa nada de tempo perdido tentando se familiarizar com uma nova ferramenta e mais tempo para aperfeiçoar a definição do seu projeto.
Planeje com gráficos de Gantt
Planeje seus projetos do início ao fim com o poderoso recurso de gráfico de Gantt do ProjectManager, que permite organizar as tarefas do projeto em fases. Você também pode criar dependências e definir marcos. Além disso, é possível importar arquivos do Excel e do Microsoft Project, o que torna a migração para o nosso software muito simples.
Acompanhe com painéis de projeto
À medida que a equipe avança nas tarefas, os gerentes de projetos podem acompanhar cada atualização de status em nosso painel em tempo real, que você pode personalizar para exibir as métricas mais importantes. Cada alteração em uma tarefa é registrada e atualiza automaticamente os gráficos coloridos e fáceis de ler. Acompanhar o progresso do seu projeto nunca foi tão fácil!
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