Antes de iniciar qualquer projeto, é fundamental ter uma declaração de trabalho (SOW). Ela detalha cada etapa do processo, desde atividades e entregáveis até o cronograma. Reúna todas essas informações em nosso modelo de declaração de trabalho gratuito para Word.

Para baixar este modelo gratuito de declaração de trabalho para Word, clique na imagem abaixo.

Por que usar um modelo de declaração de trabalho?

Uma declaração de trabalho, ou SOW, é um acordo juridicamente vinculativo entre um cliente e um fornecedor, prestador de serviços ou qualquer parte responsável pela execução de um projeto. Ela basicamente define o escopo de trabalho e as condições acordadas antes do início do projeto.

Pense no modelo de declaração de trabalho como um recipiente para reunir todos os itens relevantes de um projeto. Ele não apenas destaca todos os aspectos do escopo do projeto, como atividades, entregáveis e marcos, mas também define o cronograma e os critérios de aceitação pelos quais o projeto será executado e concluído.

A declaração de trabalho é o principal dos documentos de projeto, pois é o primeiro que você irá criar. Ela mostra seu plano e como você irá executá-lo. Sim, ela tem esse nível de detalhe. Quanto mais informações você preencher em nosso modelo de SOW, mais bem-sucedido será o seu projeto.

A elaboração de uma declaração de trabalho pode ser uma tarefa desafiadora, por isso ter um modelo de SOW para delinear as fases e tarefas é tão importante. Ele funciona como uma rede de segurança para garantir que você capture tudo o que compõe o escopo do projeto. Uma SOW pode variar conforme o setor e as características específicas de um projeto. No entanto, nosso modelo de declaração de trabalho gratuito pode ajudar você a criar seu próprio formato de SOW.

À medida que o projeto avança, combine sua declaração de trabalho com um software de gerenciamento de projetos que toda a equipe possa usar para gerenciar o trabalho e permanecer alinhada. ProjectManager oferece um gráfico de Gantt interativo com custos planejados, esforço planejado e acompanhamento em tempo real assim que o projeto começa. Para evitar conflitos e falhas de comunicação, personalize suas configurações de segurança para que os membros da equipe possam trabalhar em suas tarefas sem alterar o plano do projeto. Experimente por conta própria com um teste gratuito de 30 dias.

Quem deve usar um modelo de declaração de trabalho?

Diversos cargos, em diferentes departamentos e setores, podem se beneficiar do uso deste modelo de declaração de trabalho, mas a declaração de trabalho também impacta as equipes como um todo. Em gerenciamento de programas e operações, o gerente de projetos é o principal usuário, pois define o escopo, os entregáveis e os prazos. No entanto, um gerente de programas, gerente de operações, gerente de contratos e gerente de compras também pode utilizá-lo para gerenciar contratos ou supervisionar melhorias de processos. Como resultado, as equipes passam a ter uma melhor compreensão dos objetivos do projeto.

Um gerente de projetos de TI pode usar o modelo de SOW para supervisionar implantações de rede, programas de desenvolvimento de software e projetos de cibersegurança. Em marketing, um gerente de marketing ou gerente de vendas pode usar o modelo de declaração de trabalho para supervisionar campanhas de marketing ou acordos de vendas complexos.

A importância de uma declaração de trabalho no gerenciamento de projetos

A primeira e mais óbvia razão pela qual uma declaração de trabalho é importante é que ela oferece uma visão detalhada do projeto e define o que foi acordado entre o cliente e o fornecedor envolvidos. Para você, como gerente de projetos, ela funciona como um mapa que mostra o terreno no qual você irá trabalhar. Um dos principais benefícios de uma SOW detalhada é a redução do risco de desvio de escopo.

Este modelo de SOW em Microsoft Word é uma excelente ferramenta de comunicação que pode ser compartilhada com todos os envolvidos no projeto para mantê-los informados. Isso inclui sua equipe, naturalmente, mas também fornecedores externos que possam ser contratados para auxiliar no trabalho. Uma SOW não é a mesma coisa que um termo de abertura do projeto, que é direcionado principalmente às partes interessadas.

A declaração de trabalho também é fundamental para o líder do projeto. Ela é a estrutura sobre a qual essa pessoa pode conduzir o projeto até uma conclusão bem-sucedida. Além disso, pode ajudar a resolver ou até evitar conflitos entre cliente e fornecedor, pois existe um documento principal ao qual todos podem recorrer para determinar o curso de ação adequado.

Como escrever um modelo de declaração de trabalho

Ao preparar uma declaração de trabalho (SOW), você não deve se apressar. Também não procrastine deixando tudo para a última hora. Reserve tempo suficiente para organizar o conteúdo e revisá-lo com cuidado. Certifique-se de que, no momento da entrega, você tenha criado a melhor SOW possível. Você vai precisar dela. A seguir estão algumas dicas úteis para preencher seu modelo de declaração de trabalho.

Seja claro & use uma lista de verificação

Escrever é comunicar, e seu texto deve ser simples e direto para quem estiver lendo a declaração de trabalho. Evite jargões e a voz passiva. Use verbos e frases curtas e declarativas. Elas envolvem o leitor e tornam o conteúdo mais fácil de compreender.

Você deve incluir tudo o que for relevante neste modelo de declaração de trabalho, por isso é recomendável adicionar uma lista de verificação. Uma SOW abrange muitas informações, e deixar algo de fora pode gerar problemas mais adiante no projeto. Você também pode usar uma estrutura analítica do projeto em conjunto com este modelo para garantir que nada seja esquecido.

Seja flexível e antecipe mudanças

Usar um modelo de SOW acelera o progresso, mas lembre-se de que nem todos os documentos de declaração de trabalho são iguais. Ainda assim, eles compartilham muitos elementos fundamentais. Você pode baixar diferentes variações do seu modelo de declaração de trabalho para atender aos diversos tipos de projetos da sua organização e economizar tempo.

Não custa antecipar as mudanças que inevitavelmente ocorrerão em qualquer projeto ao redigir a declaração de trabalho. Por isso, você pode desenvolver um formulário de solicitação de mudança enquanto elabora a SOW. Registre quais tipos de mudanças são aceitáveis para as partes interessadas e a estrutura que será usada para avaliar os custos e o tempo necessários para implementá-las.

Reconheça as partes interessadas & como contatá-las

Falando em mudanças, você deve ter uma lista de partes interessadas e pessoas envolvidas no projeto que tenham autoridade para aprová-las. Haverá questões técnicas e legais, atualizações do projeto e aprovações para diversos tipos de atividades. Definir previamente quem pode tomar essas decisões contribui para um projeto mais eficiente.

Por fim, não se esqueça de ser explícito quanto a detalhes como escopo, tempo, recursos e esforço. Sempre que possível, utilize imagens para ilustrar o que está sendo descrito. Embora seja recomendável evitar jargões, em alguns casos será necessário usar termos técnicos. Quando isso acontecer, explique a terminologia. Antes de enviar, permita que outras pessoas revisem seu rascunho.

O que um modelo de declaração de trabalho deve incluir?

Como mencionado, uma declaração de trabalho (SOW) é um documento bastante detalhado, e esses detalhes variam conforme o tipo de projeto que está sendo executado. No entanto, a maioria dos projetos compartilha alguns elementos fundamentais. Nosso modelo de declaração de trabalho em Microsoft Word inclui todos esses componentes:

• Introdução: Comece de forma mais geral, explicando o que é o projeto, quem está envolvido, quem está liderando o projeto, entre outros pontos.
• Contexto: Inclua um breve contexto sobre o projeto. Explique um pouco sobre a organização e suas necessidades.
• Objetivo: Explique o motivo do projeto, começando com uma declaração de propósito e respondendo a perguntas como: quais são os entregáveis, os objetivos, o ROI, etc.
• Escopo do trabalho: O trabalho que deve ser realizado, incluindo quais hardwares e softwares serão necessários e o processo utilizado. Inclua resultados esperados, tempo envolvido e as etapas gerais que serão seguidas.
• Localização: Indique o local onde o trabalho será executado, seja em uma instalação central ou remotamente, incluindo quais equipamentos e softwares serão usados em cada caso.
• Cronograma: Uma lista dos entregáveis com foco em seus prazos e no membro da equipe ou fornecedor responsável por concluí-los, incluindo todas as fases desde o início até o encerramento.
• Entregáveis: Liste os entregáveis em detalhes e indique quando cada um deve ser entregue.
• Marcos: Defina a linha do tempo desde o início até o término do projeto, incluindo todos os prazos. Os marcos são uma boa forma de dividir o projeto em partes mais fáceis de gerenciar.
• Tarefas: Pegue o escopo do trabalho e divida essas etapas gerais em tarefas específicas. Seja detalhado, mas também é possível agrupar essas tarefas em marcos e fases.
• Plano de relatórios e comunicação: Estabeleça um sistema para monitorar e relatar o andamento do projeto, além de um meio eficaz de comunicar essas informações às partes interessadas e aos membros da equipe.
• Padrões e testes: Caso existam padrões aos quais o projeto deva aderir, eles devem ser listados aqui. O mesmo vale para quaisquer testes exigidos, incluindo quem será responsável, qual será o processo e se haverá necessidade de equipamentos ou softwares específicos.
• Definição de sucesso: O que caracteriza a conclusão bem-sucedida do projeto? Isso será definido pelo patrocinador ou pelas partes interessadas.
• Requisitos: Aqui são reunidos equipamentos, formações acadêmicas ou certificações, tempo de viagem e outros requisitos necessários para a execução do projeto que ainda não tenham sido listados.
• Pagamento: Quais são os pagamentos relacionados ao projeto e como eles serão realizados?
• Outros: Qualquer item não contemplado acima, como questões de segurança, restrições, suporte pós-projeto, entre outros, deve ser registrado nesta seção.
• Encerramento: Indique como os entregáveis serão aceitos, incluindo quem fará a entrega, a revisão e a aprovação final, garantindo que toda a documentação tenha sido validada.

Exemplos de quando usar um modelo de declaração de trabalho

Uma declaração de trabalho é um documento versátil que profissionais de diversos setores podem utilizar. A seguir estão alguns exemplos comuns de como aplicar um modelo de SOW para Word.

Declaração de trabalho para construção

Projetos de construção exigem o gerenciamento de empreiteiros e subempreiteiros. Um modelo de declaração de trabalho na construção ajuda a definir o escopo do trabalho em projetos de infraestrutura, edificações e projetos de engenharia. Ele descreve o trabalho a ser executado, os materiais a serem utilizados, as especificações técnicas e outros detalhes relevantes.

Declaração de trabalho para manufatura

Seja um projeto de manufatura personalizada, melhoria de processos ou instalação de equipamentos, ele pode se beneficiar de uma declaração de trabalho, pois projetos de manufatura costumam ser precisos e complexos. Este modelo de declaração de trabalho ajuda a definir especificações e entregáveis de manufatura, garantindo que a equipe do projeto saiba exatamente o que esperar.

Declaração de trabalho para serviços profissionais

Muitas empresas de serviços profissionais, como consultorias de marketing ou consultorias de gestão, podem se beneficiar do uso de uma declaração de trabalho. Ela fornece aos clientes um escopo claro e as condições acordadas para os entregáveis esperados, como um novo site, relatórios de análise de mercado ou planos estratégicos.

Declaração de trabalho para TI

Projetos de TI dependem fortemente de um modelo de declaração de trabalho para definir os limites do projeto, especificando o que está incluído e o que está excluído. Ele descreve os resultados do projeto, como aplicativos de software, instalações de hardware ou documentação. Como resultado, tanto a equipe de TI quanto o cliente passam a ter uma compreensão mais clara dos objetivos e expectativas do projeto.

Declaração de trabalho para planejamento de eventos

No planejamento de eventos, uma empresa organizadora pode usar uma declaração de trabalho para definir, em detalhes, o escopo dos serviços que irá fornecer aos clientes. Isso pode incluir orçamento, cronograma, marcos, planejamento de contingência e gerenciamento de fornecedores.

Como usar um modelo de declaração de trabalho para Word

Comece baixando o modelo de SOW acima. Em seguida, preencha os campos apropriados para reunir todas as informações sobre o seu projeto. Se precisar adicionar mais linhas, basta pressionar enter fora da caixa. Para adicionar mais colunas, clique com o botão direito na caixa, selecione inserir e escolha onde deseja posicionar a coluna adicional.

Um modelo de SOW só vai até certo ponto quando se trata de gerenciar um projeto com sucesso. Embora seja dinâmico, ele é um documento independente do Word que apenas descreve o trabalho que será realizado. Para obter melhores resultados, transforme sua SOW em uma lista de tarefas no Excel e faça o upload em um software de gerenciamento de projetos. ProjectManager permite o upload integrado de arquivos do Microsoft Project, Excel e CSV, que são então convertidos em um novo projeto, oferecendo acesso a uma variedade de ferramentas para gerenciar o trabalho com mais eficiência.

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