O que é um cronograma do projeto?

Um cronograma do projeto é um calendário que organiza tarefas, recursos e datas de entrega em uma sequência ideal para que o projeto seja concluído dentro do prazo. O cronograma do projeto é criado durante a fase de planejamento e inclui os seguintes elementos:

• Uma linha do tempo do projeto com datas de início, datas de término e marcos
• O trabalho necessário para concluir os entregáveis do projeto
• Os custos, recursos e dependências associados a cada tarefa
• Os membros da equipe responsáveis por cada tarefa

Os cronogramas do projeto são criados e acompanhados com software de programação de projetos, que possui recursos essenciais para que os gerentes de projeto monitorem o progresso das tarefas, dos recursos e dos custos em tempo real. Eles também permitem atribuir trabalho, vincular tarefas dependentes, visualizar painéis, alocar recursos e muito mais.

O ProjectManager, por exemplo, oferece gráficos de Gantt online para programar tarefas e recursos, além de recursos de gerenciamento de equipes e ferramentas de relatórios, formando uma plataforma completa de gerenciamento de projetos.

O que está incluído em um cronograma do projeto?

Os cronogramas do projeto são criados durante a fase de planejamento e são fundamentais para a elaboração de um plano do projeto, no qual o plano de cronograma, a linha de base do cronograma, os entregáveis e os requisitos são definidos. O cronograma do projeto é projetado para orientar a equipe do projeto ao longo da fase de execução.

Em seguida, durante a fase de execução, a linha de base do cronograma é comparada com o progresso real do projeto. Os seguintes elementos fazem parte da criação de um cronograma do projeto:

1. Entregáveis
2. Tarefas
3. Datas de início e término das tarefas
4. Dependências entre tarefas
5. Calendário do projeto
6. Pacotes de trabalho
7. Duração das tarefas e linha do tempo do projeto
8. Orçamentos
9. Disponibilidade de recursos
10. Análise de riscos do cronograma

Etapas do cronograma do projeto

Ao criar um cronograma, você pode usar um modelo de cronograma do projeto, que oferece exemplos de cronogramas e uma planilha de cronograma do projeto gratuita. No entanto, um modelo só vai até certo ponto. Um cronograma do projeto não é apenas um calendário padrão que funciona para todos os projetos.

Existem diferentes técnicas de programação de projetos e ferramentas de planejamento de projetos envolvidas no processo de elaboração do cronograma. Além disso, cada projeto possui recursos, prazos, considerações de escopo e outras variáveis únicas que precisam ser levadas em conta no plano de gerenciamento do cronograma.

O uso de software de gerenciamento de projetos integra o cronograma a outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, painéis e relatórios para monitorar o progresso, além de quadros kanban para gerenciar fluxos de trabalho. Independentemente do caminho escolhido, estas são as etapas para criar um cronograma do projeto:

1. Criar o plano de cronograma do projeto
2. Definir quem tem autoridade sobre o cronograma
3. Identificar datas de início e término das atividades e tarefas do projeto
4. Identificar as dependências entre tarefas
5. Sequenciar atividades e tarefas cronologicamente para criar um calendário do projeto
6. Estimar os recursos necessários e a disponibilidade de recursos
7. Determinar a duração das atividades e tarefas
8. Construir o cronograma do projeto
9. Monitorar e controlar o cronograma ao longo do ciclo de vida do projeto

Modelo de gráfico de Gantt

Este modelo de gráfico de Gantt para Excel gratuito ajuda você a criar um gráfico de Gantt e um cronograma do projeto em minutos. Ele oferece uma visão visual de todo o seu projeto do início ao fim.

Basta adicionar todas as tarefas necessárias para alcançar o entregável final e atualizar manualmente quaisquer alterações durante a execução do projeto. É um ótimo exemplo de um gráfico de Gantt no Microsoft Excel.

Modelo gratuito de cronograma do projeto

Precisa de ajuda para começar seu cronograma do projeto? Experimente o modelo gratuito de cronograma do ProjectManager e pratique a adição de tarefas, fases, dependências, recursos e muito mais em um ambiente de Gantt ao vivo.

No lado esquerdo, as diferentes fases do projeto são apresentadas. Elas podem ser codificadas por cores para facilitar a distinção entre uma fase e outra. Abaixo de cada fase estão as tarefas associadas, incluindo responsáveis, datas de entrega e outros recursos necessários para executar as tarefas programadas.

A linha do tempo visual à direita é onde tudo ganha forma. É possível visualizar todo o projeto em um único lugar, vincular tarefas dependentes e adicionar marcos para indicar datas importantes.

Quais são as técnicas de programação de projetos?

Estimar a duração das tarefas do projeto com a maior precisão possível é fundamental para criar um cronograma realista. Para isso, é necessário utilizar diversas técnicas de programação de projetos.

Os gerentes de projeto podem entrevistar sua equipe e outras partes interessadas para obter perspectivas sobre quanto tempo determinadas tarefas podem levar, além de consultar dados históricos de projetos semelhantes realizados anteriormente.

Além disso, os gerentes de projeto podem usar técnicas de programação para aumentar a precisão das estimativas de tempo e minimizar os riscos do cronograma. O método do caminho crítico (CPM) é uma equação que mostra a linha do tempo mais longa possível do projeto. A Técnica de Avaliação e Revisão de Programas (PERT) também visualiza o fluxo de tarefas para estimativas mais precisas e mostra as dependências entre elas.

Os gerentes de projeto também utilizam técnicas de compressão de cronograma, como crashing do projeto e fast tracking, que podem reduzir a duração do cronograma sem impactar o escopo do projeto. Simulações, heurísticas de nivelamento de recursos, criação de listas de tarefas, uso de um calendário do projeto e a utilização de gráficos de Gantt são outras ferramentas que auxiliam na estimativa, no levantamento e no acompanhamento das tarefas do projeto.

Uma estrutura analítica do projeto (EAP) mostra quantas tarefas e entregáveis são necessários para chegar ao entregável final. Trata-se de um diagrama em rede que apresenta o objetivo do projeto no topo, com “ramificações” abaixo que representam todas as etapas necessárias para alcançá-lo. Essa ferramenta garante que nada seja deixado de fora ao elaborar o cronograma. O cronograma regressivo é outra técnica que permite decompor o escopo do projeto e identificar todas as tarefas, atividades, entregáveis e marcos.

Independentemente dos métodos de programação escolhidos, é essencial utilizar uma ferramenta capaz de acomodá-los de forma eficaz. Os gráficos de Gantt do ProjectManager permitem criar linhas do tempo, aplicar uma estrutura analítica do projeto e calcular automaticamente o caminho crítico. Precisa reduzir o excesso de informações e visualizar apenas dados específicos? Basta filtrar exatamente o que deseja ver, como tarefas incompletas, tarefas atrasadas, tarefas atribuídas a determinados membros da equipe ou qualquer outro critério.

Como criar um cronograma do projeto: em detalhes

A programação do projeto ocorre durante a fase de planejamento do ciclo de vida do projeto. Ao começar a montar um cronograma para o seu projeto, você deve se fazer quatro perguntas iniciais:

1. O que precisa ser feito?
2. Quando será feito?
3. Quem fará?
4. Onde será feito?

As respostas a essas quatro perguntas irão influenciar significativamente o cronograma do projeto daqui em diante, pois essas informações serão usadas para planejar datas de início e término, vincular atividades, definir durações, criar marcos e gerenciar recursos.

Siga estas etapas para criar o seu próprio cronograma do projeto!

1. Criar o escopo do projeto

A declaração do escopo do projeto é criada durante o planejamento inicial. Trata-se de um documento que contém os objetivos específicos, entregáveis, características, orçamento e outros elementos do projeto. Todas as tarefas necessárias para concluir o projeto com sucesso são listadas aqui, o que exige a compreensão dos requisitos das partes interessadas.

Seja minucioso ao montar uma lista de tarefas, pois você não quer deixar nada de fora. Ao utilizar uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP), é possível organizar essas atividades e distribuí-las na ordem de execução. Compreender as dependências entre tarefas e sua sequência é essencial para o gerenciamento do cronograma.

2. Estabelecer a sequência das tarefas

As tarefas são os pequenos trabalhos que levam ao entregável final, e é fundamental mapear a sequência dessas tarefas antes de começar a executá-las. Muitas vezes, uma tarefa será dependente de outra para iniciar ou terminar. Você não quer avançar em uma tarefa apenas para descobrir que não pode concluí-la devido a objetivos pendentes.

3. Agrupar tarefas

Depois de reunir as tarefas e organizá-las na ordem correta, é o momento de dividi-las por importância. Você precisa saber quais são críticas para o cronograma de implementação do projeto e devem ser realizadas primeiro, e quais são menos importantes e podem ser feitas se houver tempo. Uma matriz de prioridades pode ajudar nesse processo.

Em seguida, divida as tarefas utilizando marcos relacionados às cinco fases do projeto — iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Organizar as tarefas com marcos facilita o acompanhamento do progresso e proporciona às equipes uma sensação de conquista, aumentando a motivação e a produtividade.

4. Vincular dependências entre tarefas

Algumas tarefas podem ser realizadas simultaneamente, enquanto outras dependem da conclusão de atividades anteriores para começar ou terminar. Essas dependências entre tarefas devem ser mapeadas no cronograma para evitar gargalos e impedir que o trabalho da equipe fique bloqueado.

5. Identificar o caminho crítico

O caminho crítico é um método de programação de tarefas em um projeto que permite identificar aquelas que são essenciais para o sucesso do projeto.

Isso ajuda a tomar decisões mais inteligentes sobre quais tarefas podem ser postergadas ou ignoradas caso haja restrições de prazo ou custo. Esse método é amplamente utilizado na análise de riscos do cronograma. Utilizar um software capaz de identificar o caminho crítico automaticamente pode tornar essa etapa muito mais simples.

6. Atribuir recursos

O gerenciamento de recursos e o cronograma do projeto estão intimamente relacionados. Cada tarefa do cronograma deve ter os recursos e custos necessários associados à sua execução. As tarefas não são realizadas de forma isolada e, sem mapear a disponibilidade de recursos para cada tarefa, há um grande risco de ultrapassar o orçamento. Ao vincular recursos às tarefas, é possível planejar com mais precisão o tempo da equipe e manter a carga de trabalho equilibrada.

Como gerenciar o cronograma do projeto durante a execução

Depois de reunir todas as partes do cronograma, a última coisa que você deve fazer é inseri-lo manualmente em um documento estático, como uma planilha do Google Sheets ou do Microsoft Excel. Um criador de cronogramas pode automatizar grande parte desse processo para você.

Existem ferramentas de programação de projetos no mercado que funcionam bem para tarefas simples de agendamento, mas ao liderar um projeto — grande ou pequeno — você precisa de uma ferramenta que consiga se adaptar à variedade de desafios de cronograma que precisam ser acompanhados. Assista ao vídeo abaixo para entender como um software de programação pode ajudar a conduzir seu projeto a uma conclusão bem-sucedida ou continue lendo para conferir nosso guia completo.

O que são ferramentas de programação de projetos?

As ferramentas de programação de projetos são utilizadas para ajudar os gerentes a organizar e executar as tarefas e os recursos do projeto dentro de um orçamento definido. As soluções de software variam de ferramentas mais básicas a plataformas sofisticadas, oferecendo uma ampla gama de recursos que facilitam a elaboração e o controle do cronograma do projeto.

Softwares voltados à programação de projetos também auxiliam no planejamento e na estimativa da duração de cada tarefa. Além da programação, essas ferramentas podem incluir recursos para gerenciamento de custos, orçamento, alocação de recursos, colaboração, comunicação e relatórios.

Benefícios das ferramentas de programação online

O uso de softwares de programação online permite que os gerentes de projeto tomem decisões de gerenciamento do tempo e de recursos com base em dados. Ao identificar gargalos ou bloqueios que impedem o avanço das tarefas, é possível realocar recursos rapidamente e manter o projeto no caminho certo.

Gerentes e equipes conseguem trabalhar melhor em conjunto com o software de programação online adequado, além de gerenciar recursos e orçamentos para garantir a continuidade do projeto sem interrupções. Esses são os principais benefícios, mas não os únicos. Veja outros:

• Criar planos detalhados para seus projetos
• Visualizar todo o trabalho em listas de tarefas e calendários do projeto
• Fornecer atualizações de status às partes interessadas
• Criar listas de tarefas para você e sua equipe
• Gerenciar datas de início e término das tarefas
• Gerenciar a carga de trabalho e redistribuir atividades
• Monitorar o desempenho em tempo real
• Editar o cronograma com recursos de arrastar e soltar

Criando um cronograma do projeto no ProjectManager

O software de programação de projetos organiza suas tarefas em uma linha do tempo, considera os recursos disponíveis para concluir o projeto e gerencia todas essas partes para manter o cronograma do projeto no caminho certo.

O ProjectManager é um software de programação premiado que integra planos, linhas do tempo, orçamentos, comunicação e muito mais para oferecer maior controle sobre o cronograma do projeto. Cadastre-se para uma avaliação gratuita de 30 dias do nosso software e acompanhe o passo a passo para criar um cronograma do projeto ideal.

Inicie seu projeto

Configure o projeto antes de começar a programar. Nessa fase inicial, você define o plano de cronograma, o orçamento, o cronograma de recursos e a linha do tempo geral na qual o entregável final deverá ser produzido.

Adicione o orçamento para criar uma linha de base que permitirá comparar os custos planejados com os custos reais durante a execução do projeto.

Definir tarefas

A programação de projetos gira em torno do gerenciamento de tarefas. Como vimos anteriormente, as tarefas são os pequenos trabalhos que levam ao entregável final. Definir essas tarefas é o primeiro passo para um gerenciamento de projetos eficaz.

Importe uma lista de tarefas de qualquer planilha ou utilize nossos modelos integrados para começar. Em seguida, adicione durações e datas de vencimento às tarefas para posicioná-las em uma linha do tempo no gráfico de Gantt.

Bloquear o calendário

O ProjectManager permite gerenciar o calendário do projeto em tempo real. Registre as datas em que sua equipe pode ou não trabalhar. Isso inclui feriados, folgas remuneradas e outras datas que precisam ser definidas antes da criação do cronograma do projeto.

Configure feriados no software, tanto globais quanto locais, para conhecer a disponibilidade da equipe. Isso é especialmente útil no gerenciamento de equipes remotas. Caso não tenha essas informações prontamente disponíveis, definir os dias típicos de trabalho é um excelente primeiro passo.

Definir dependências entre tarefas

Evitar gargalos e concluir o trabalho dentro do prazo são os principais motivos para criar um cronograma do projeto detalhado. Para isso, é fundamental vincular tarefas dependentes e garantir que o fluxo de trabalho ocorra de forma contínua.

Conecte as tarefas dependentes no projeto arrastando uma tarefa no gráfico de Gantt até a outra. Uma linha será exibida e, a partir daí, você poderá definir o tipo de dependência existente entre essas duas tarefas.

Atribuir a equipe

As equipes são o recurso mais valioso de um projeto. São elas que realizam o trabalho e levam o projeto até a conclusão. Para obter máxima eficiência, é essencial designar a pessoa certa para o conjunto certo de tarefas.

Atribua tarefas aos membros da equipe a partir de qualquer uma das várias visualizações do projeto. Para fornecer mais orientação, é possível anexar descrições detalhadas, níveis de prioridade e custos associados às tarefas, ajudando a equipe a acompanhá-las e concluí-las com mais facilidade.

Monitorar o progresso

Depois que o cronograma estiver definido e o projeto entrar na fase de execução, os gerentes precisam acompanhar o andamento do trabalho sem interferir nas atividades da equipe. O acompanhamento de métricas do projeto permite identificar problemas e resolvê-los antes que se tornem críticos.

Obtenha uma visão geral do projeto com nosso painel em tempo real. Coletamos dados de tempo, custos, carga de trabalho e muito mais, calculando e exibindo automaticamente essas informações em gráficos e tabelas coloridos e fáceis de interpretar.

Gerenciar recursos

Conhecer seus recursos e mantê-los equilibrados contribui para uma equipe de projeto mais produtiva e satisfeita.

Utilize a página de carga de trabalho para visualizar quantas tarefas cada membro da equipe possui. O gráfico com cores facilita a identificação de sobrecarga, permitindo redistribuir o trabalho sem sair da tela.

Ajustar o plano

Os cronogramas são documentos dinâmicos. À medida que fatores internos e externos influenciam o projeto, é necessário contar com uma forma rápida e simples de adaptação. A flexibilidade ajuda a evitar atrasos.

Arraste e solte tarefas para novas datas de início ou término no gráfico de Gantt online para editar facilmente o cronograma. Todas as alterações são refletidas instantaneamente em todo o software.

Manter as partes interessadas informadas

As partes interessadas são as pessoas que têm interesse direto no projeto. Elas precisam saber o que está acontecendo, e mantê-las informadas sobre o progresso do projeto é uma de suas principais responsabilidades.

Gere relatórios sobre variação do projeto, tarefas e muito mais com apenas um clique. Você pode filtrar rapidamente os resultados ao apresentar o relatório às partes interessadas, facilitando a resposta às suas perguntas.

Boas práticas para o processo de programação do projeto

Manter o projeto dentro do cronograma e do orçamento exige um bom planejamento. Isso significa criar um cronograma confiável e que atenda aos requisitos do projeto. Para garantir que seu cronograma seja o melhor possível, siga estas boas práticas.

Coletar todas as tarefas do projeto de forma completa

Nada é pior do que perceber que uma tarefa crítica ficou de fora depois que o cronograma do projeto já foi criado. Garantir que todas as tarefas estejam identificadas e posicionadas corretamente para que o projeto seja concluído no prazo já é um desafio suficiente, sem precisar lidar com tarefas esquecidas. Uma estrutura analítica do projeto é uma excelente ferramenta para garantir que cada etapa até o entregável final seja considerada.

Ser realista

Ao desenvolver o cronograma do projeto, é fundamental definir durações realistas para as tarefas. Elas devem ser mensuráveis, de preferência curtas, mas com margem para ajustes quando necessário. Para isso, é preciso analisar cuidadosamente os recursos disponíveis e a capacidade da equipe de executar o trabalho. Quanto mais esse esforço for feito no início do projeto, menos problemas surgirão durante a execução. Lembre-se de que ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos, como o método do caminho crítico (CPM) ou gráficos PERT, podem ajudar a estimar prazos com maior precisão.

Ter folga no cronograma

A folga é o tempo que uma tarefa pode se estender antes de impactar negativamente o entregável final. É importante ter algum nível de folga no cronograma para lidar com mudanças inevitáveis. No entanto, folga em excesso geralmente indica que há algo errado com o cronograma.

Avaliar constantemente o caminho crítico

O caminho crítico permite identificar quais tarefas são essenciais para alcançar o entregável final e quais podem ser adiadas caso tempo e custo se tornem restrições, ao mapear a data mais cedo possível de conclusão do projeto. No entanto, o caminho crítico pode mudar durante a fase de execução, por isso é fundamental revisá-lo regularmente.

Acompanhar o escopo do projeto

Mudanças acontecem em um projeto — isso é inevitável. No entanto, não responder a essas mudanças é irresponsável. Monitorar o escopo do projeto e ajustar tarefas e cronogramas para mantê-lo no caminho certo é a essência do gerenciamento do cronograma. Observe como as mudanças de escopo impactam a linha do tempo do projeto e se essas alterações interferem na entrega final.

Cronograma do projeto vs. plano do projeto

Para encerrar, vamos esclarecer a diferença entre dois conceitos relacionados. Embora estejam conectados, o cronograma do projeto e o plano do projeto são coisas diferentes. O plano do projeto é o documento mais amplo que define como o projeto será conduzido. O cronograma do projeto se concentra nos detalhes de como isso será executado.

O plano do projeto é um guia que explica como o projeto será gerenciado. Ele vem primeiro, e o cronograma do projeto geralmente faz parte desse contexto mais amplo. Não é possível criar um cronograma do projeto sem antes definir as diretrizes principais no plano do projeto. Após a aprovação do plano, o cronograma pode ser elaborado com datas específicas, durações, responsáveis, recursos e outros elementos.

O cronograma do projeto é composto pelas tarefas específicas e seus respectivos prazos. Ele representa uma linha do tempo que indica quando as tarefas serão iniciadas e concluídas. O cronograma é baseado em estimativas fundamentadas em dados históricos, experiência e outros fatores, sendo um documento dinâmico que muda ao longo do projeto. O plano, por sua vez, permanece estável, pois define os objetivos, o escopo, os recursos necessários e os custos. Somente após esses elementos estarem definidos é que o cronograma pode ser desenvolvido.

Outra diferença importante é que o plano do projeto não exige necessariamente o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos. Como o plano é composto principalmente por documentos, ele pode ser elaborado em um editor de texto. Já os cronogramas do projeto geralmente são gerenciados em softwares especializados, com recursos como gráficos de Gantt.

Principais termos de programação de projetos

• Programação de projetos: A programação de projetos é um processo de gerenciamento de projetos que consiste em criar e gerenciar um cronograma para organizar tarefas, entregáveis e marcos em uma linha do tempo. O cronograma define duração, datas de início e término das atividades e é utilizado para gerenciamento de recursos, tarefas e equipes.
• Plano de cronograma: Um plano de cronograma ou plano de gerenciamento do cronograma é um componente do plano do projeto que define como o cronograma será desenvolvido, monitorado e controlado. Ele também estabelece a metodologia e as ferramentas de programação utilizadas. O nível de complexidade varia conforme o projeto.
• Linha de base do cronograma: A linha de base do cronograma é a versão aprovada do cronograma definida no plano de cronograma. Durante a execução, as datas reais de início e término das tarefas são comparadas com a linha de base para medir o desempenho. O cronograma pode diferir da linha de base à medida que o projeto evolui.
• Índice de desempenho do cronograma: O índice de desempenho do cronograma (SPI) faz parte do gerenciamento do valor agregado e indica se o projeto está adiantado ou atrasado em relação ao cronograma.
• Variação do cronograma: A variação do cronograma (SV) mede se o projeto está no caminho certo ao calcular a diferença entre o progresso real e o planejado.
• Cronograma de recursos: Consiste em considerar a disponibilidade de recursos e o planejamento de capacidade ao desenvolver o cronograma, planejando tarefas na linha do tempo com base nos recursos e restrições associados.
• Calendário do projeto: O calendário do projeto define os dias e horários de trabalho disponíveis para as tarefas programadas. Ele permite que os gerentes de projeto tomem decisões de cronograma com base no tempo disponível e faz parte do plano de cronograma.
• Crashing do cronograma: O crashing do cronograma é uma técnica de programação de projetos que reduz a duração do cronograma ao acelerar atividades do caminho crítico por meio da adição de recursos, como membros da equipe ou equipamentos, sem impactar o escopo do projeto.
• Matriz de prioridades: Uma matriz de prioridades é uma ferramenta de gerenciamento do tempo que permite priorizar tarefas avaliando impacto e esforço. É semelhante à matriz de Eisenhower, mas adaptada às necessidades do gerenciamento de projetos.
• Cronograma regressivo: Um cronograma regressivo é uma técnica de programação que analisa a linha do tempo do projeto em ordem inversa, permitindo identificar etapas, tarefas, entregáveis e marcos a partir da data final.

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