Use este modelo de relatório de status do projeto para agilizar seus relatórios, melhorar a comunicação com as principais partes interessadas e apresentar suas atualizações com mais impacto. Um relatório de status pode fazer muito mais e, com este modelo gratuito em Excel, você pode começar a aproveitar todo o seu potencial.

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O que é um relatório de status do projeto?

Um relatório de status do projeto é um documento de gerenciamento de projetos que reflete o estado atual de um projeto em termos de saúde e progresso. Trata-se de uma ferramenta de reporte de projetos que comunica informações essenciais às partes interessadas, como clientes, patrocinadores e/ou membros da equipe.

Por que usar um modelo de relatório de status do projeto?

Um modelo de relatório de status do projeto ajuda a acompanhar os projetos e melhora a consistência e a clareza dos relatórios para gerentes, equipes e partes interessadas. Seja para relatórios diários ou semanais, ele pode ser usado para documentar o progresso, o status do orçamento, os riscos e os problemas. Isso facilita a comunicação e permite atualizações oportunas.

Ao agilizar o processo de reporte, os modelos de relatório de status apoiam uma melhor tomada de decisão, aumentam a responsabilização e aprimoram o acompanhamento do desempenho. Por exemplo, se você estiver iniciando um projeto de desenvolvimento de software, o modelo pode ajudar as partes interessadas a comparar o progresso ao longo do tempo, comunicar conquistas e registrar avanços.

Ou, se você quiser levar seus relatórios ainda mais longe, crie um relatório de status no ProjectManager. Com apenas alguns cliques, nosso software pode gerar um relatório que mostra o progresso, os custos, o uso de recursos, as tarefas atrasadas e muito mais. Além disso, o ProjectManager oferece muito mais do que recursos de relatório. Sua equipe pode trabalhar em cinco visualizações diferentes: diagrama de Gantt, quadro kanban, lista de tarefas, planilha e calendário. Sempre que as tarefas forem atualizadas, seus relatórios também serão atualizados. Comece gratuitamente com o ProjectManager e crie um relatório de status preciso em minutos.

Quem deve usar um modelo de relatório de status do projeto?

Várias pessoas-chave em um projeto devem utilizar o modelo de relatório de status, embora cada uma o faça com um propósito diferente. Os gerentes de projeto o utilizarão para compilar e apresentar atualizações regulares sobre o progresso, o orçamento, os marcos, os riscos e os problemas.

Os membros da equipe usarão o modelo para relatar suas tarefas e quaisquer dificuldades que estejam enfrentando. As partes interessadas, incluindo patrocinadores ou clientes, podem utilizá-lo para se manter organizadas e informadas sobre o status geral do projeto. Ele mostra se o projeto está cumprindo seus objetivos e permanecendo dentro dos prazos estabelecidos.

Conteúdo do nosso modelo de relatório de status do projeto para Excel

Existem muitos modelos de relatório de status disponíveis online, e seu conteúdo pode variar. No entanto, seu relatório deve abranger estas áreas principais.

1. Informações do projeto

Aqui você incluirá as informações gerais do projeto.

• Detalhes do projeto: nome do projeto, data do relatório, gerente do projeto, patrocinadores e partes interessadas
• Período do relatório: define se é um relatório mensal ou semanal

2. Resumo do status do projeto

Nesta seção, você informará as partes interessadas e a equipe sobre o progresso do projeto.

• Principais conquistas: espaço para destacar a conclusão de marcos, entregáveis e tarefas principais.
• Trabalho concluído: tarefas que já foram finalizadas.
• Trabalho planejado: tarefas incluídas dentro do escopo do projeto.
• Marcos do projeto: um marco pode ser a conclusão de um pacote de trabalho, um entregável ou uma fase.
• Entregáveis do projeto: são os resultados das tarefas dentro do escopo, necessários para executar o plano.
• Tarefas principais: indicam quais atividades devem ser concluídas para entregar os entregáveis e finalizar o projeto.

3. Saúde do projeto

Aqui você explicará às partes interessadas e à equipe qual é o estado atual do projeto e como ele se compara ao plano. Para isso, é necessário abordar o status do orçamento, do cronograma, da qualidade e do escopo.

Resumo do orçamento do projeto

Descreva o orçamento gasto e o percentual total. Não é necessário detalhar linha por linha, mas este é um bom espaço para indicar o gasto geral e se o projeto está atrasado, adiantado ou dentro do orçamento. Uma boa prática é tratar este modelo como o esboço de uma história que descreve a saúde do projeto.

Resumo do cronograma do projeto

Aqui é apresentada uma visão clara do cronograma do projeto, dividindo o plano em fases e tarefas. Por exemplo, deve-se apresentar uma linha do tempo clara de atividades, marcos principais, tarefas e entregáveis, com suas datas de início e término.

Também é útil incluir dependências, caminho crítico e responsáveis. Esta seção ajuda a controlar e ajustar o cronograma conforme necessário.

Resumo do escopo do projeto

Aqui você pode listar os objetivos, entregáveis, limites e requisitos do projeto. O objetivo desta seção é oferecer clareza sobre os propósitos, entregáveis e restrições. Por exemplo, em um projeto de desenvolvimento web, os objetivos podem incluir a criação de um novo site para aumentar as vendas, e os entregáveis podem ser um site de e-commerce funcional com um catálogo de produtos.

Os limites ajudam a definir o que está incluído e o que não está, evitando desvios do escopo do projeto, como um orçamento de US$50.000 e um prazo de 6 meses. Quanto mais claro for o escopo, melhores serão os resultados.

Resumo do controle de qualidade

Nenhum projeto é bem-sucedido sem controle de qualidade. Esta seção ajuda a garantir que os padrões definidos sejam atendidos. Ela resume os processos e práticas criados para cumprir os requisitos acordados.

Você deve incluir padrões de garantia da qualidade, plano de controle da qualidade, métricas e KPIs, inspeções, resolução de problemas e responsáveis. Em um projeto de construção, por exemplo, esta seção garante que os códigos de construção e os padrões da indústria sejam cumpridos.

Atividades de engajamento das partes interessadas

Todos os envolvidos devem estar informados sobre o progresso. Esta seção ajuda a identificar as partes interessadas e sua influência no projeto. Você pode desenvolver uma estratégia de comunicação para compartilhar informações, definir a frequência e o tipo de informação que precisa ser comunicado. Certifique-se de indicar se serão necessárias reuniões e como os problemas serão resolvidos. Este modelo facilita uma abordagem proativa para a gestão das partes interessadas e para manter sua satisfação.

4. Registro de gestão de riscos

Os riscos são outro fator importante para o sucesso de um projeto. A seção de resumo da gestão de riscos oferece um espaço para listar os riscos ou problemas que ameaçam o sucesso do projeto. Classifique os riscos como altos, médios ou baixos e registre quem é o responsável por gerenciá-los e tomar medidas quando necessário.

5. Registro de gestão de mudanças

Mudanças são inevitáveis em qualquer projeto. O registro de mudanças é o local ideal dentro do modelo de relatório de status para documentar, acompanhar e gerenciar mudanças ao longo do ciclo de vida do projeto. Ele ajuda a registrar, avaliar e implementar mudanças de forma organizada. Adicione a descrição da solicitação de mudança juntamente com seus requisitos, custo estimado, duração estimada e data de aprovação.

6. Conclusões / recomendações

Inclua aqui quaisquer observações ou recomendações relacionadas à gestão de riscos, à gestão de recursos ou ao cronograma do projeto.

Benefícios dos relatórios de status do projeto

Você já sabe que um relatório de status é uma atividade necessária ao gerenciar um projeto. E, se ainda não sabe, logo ficará sabendo por meio das partes interessadas ou dos membros da equipe. Eles precisam de informações, e um relatório de status é a melhor forma de apresentar uma atualização do projeto.

Um relatório de status é uma excelente ferramenta para comunicar em que ponto o projeto se encontra em termos de saúde, riscos e progresso. Além disso, é necessário ter um mecanismo que responda de forma oportuna às solicitações de atualizações feitas por patrocinadores ou partes interessadas. A frequência dos relatórios pode ser tão espaçada quanto mensal ou tão intensa quanto diária, embora o mais comum seja gerar relatórios semanais.

Independentemente da frequência, um modelo de relatório de status facilita esse processo sem consumir muito tempo. Se você trabalha com gestão de portfólio de projetos, o relatório de status também é fundamental. Ele permite acessar todos os projetos e gerar relatórios sobre a saúde e o desempenho de cada um. É possível ter uma visão geral ou aprofundar-se tanto quanto for necessário.

Nosso modelo gratuito de relatório de status em Excel permite que você se concentre nas informações relevantes, traga clareza, mantenha um registro de eventos e até apresente uma visão geral do plano do projeto. Mas, quando esses relatórios são levados para um ambiente online por meio de ferramentas colaborativas de gerenciamento de projetos, torna-se ainda mais fácil criá-los e compartilhá-los.

Uma das grandes vantagens de ter um modelo de relatório de status é que ele elimina grande parte do trabalho repetitivo de geração de relatórios. Melhor ainda é trabalhar com um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager, que oferece ferramentas para automatizar esse processo. Assim, você e sua equipe podem se concentrar em tarefas mais importantes. Nosso software permite gerar um relatório de status com apenas um clique. Ou você pode aproveitar nossos painéis premiados, que funcionam como relatórios instantâneos e em tempo real sobre o progresso do projeto. Comece gratuitamente hoje mesmo.

Melhores práticas para o uso de modelos de relatório de status do projeto

A importância de um relatório de status do projeto não pode ser subestimada. Eles são mensagens vindas da linha de frente do projeto que mantêm as partes interessadas informadas sobre seu andamento. Também ajudam os gerentes de projeto a entender exatamente em que ponto estão em relação ao plano do projeto e se o progresso real está alinhado com o cronograma. Portanto, adotar boas práticas em relatórios de status é essencial para o sucesso do projeto.

Conheça seu público

A primeira boa prática é garantir que o relatório esteja focado. Para isso, é fundamental conhecer o público, que neste caso é composto pelas partes interessadas e pela equipe do projeto. Ao redigir qualquer conteúdo, você precisa saber quem irá lê-lo para gerar maior impacto. Portanto, seja para um patrocinador, cliente ou executivo, mantenha a linguagem clara e concentre-se no que é mais relevante para eles.

Formato eficiente

Até mesmo o formato do relatório é importante. Mantenha o conteúdo direto e conciso, mas estruturado para incluir um resumo de marcos, riscos, problemas, custos e outros elementos relevantes. Independentemente do formato escolhido, mantenha a consistência. Isso facilita a leitura para as partes interessadas, que passam a se familiarizar com a estrutura do relatório.

Embora seja importante ser objetivo, não negligencie elementos essenciais, como as conquistas alcançadas no período mais recente. Você não apenas comunica o que já foi realizado, como também permite que as partes interessadas acompanhem o progresso geral da equipe.

Pode parecer um detalhe, mas a apresentação visual de um modelo de relatório de status pode chamar a atenção das partes interessadas. É nesse ponto que um modelo de relatório de atualização ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode ajudar a criar um relatório mais atrativo e profissional.

Quando um relatório de status deve ser entregue?

O status do projeto muda constantemente. As equipes trabalham em tarefas, avançam, atingem marcos e concluem entregáveis. Portanto, seria possível gerar um relatório a cada hora. Mas isso seria absurdo. Os relatórios de status são ferramentas de comunicação, e sobrecarregar esse canal com informações em excesso apenas prejudicaria seu objetivo.

Então, com que frequência esses relatórios devem ser enviados? As partes interessadas precisam saber o que está acontecendo ao longo do cronograma do projeto. Se surgirem problemas, como atrasos ou estouros de custos, você deve conversar diretamente com elas antes de incluir essas informações no relatório. Nunca surpreenda as partes interessadas com más notícias por escrito.

Quanto à frequência, ela dependerá do nível de atividade do projeto. Se o projeto avança lentamente e possui poucas tarefas ativas, um relatório quinzenal é suficiente. Se houver mais movimento, relatórios semanais permitem capturar tarefas principais, riscos, marcos e entregáveis.

Lembre-se: o relatório de status é uma ferramenta para fornecer atualizações. Ele deve ser breve, preciso e oportuno, de modo a apresentar uma visão clara do status e do progresso do projeto. É importante cobrir o que está acontecendo agora e o que vem a seguir, para que todos estejam alinhados. Se você sobrecarregar o relatório, as informações valiosas acabarão se perdendo em meio aos dados.

Como usar o modelo de relatório de status do ProjectManager

Uma coisa é saber que você precisa dele, outra é aprender como usar o modelo no Excel. Felizmente, o processo é bastante intuitivo e você dominará rapidamente. A seguir, explicamos como criar um relatório de status usando o modelo baixado.

1. Insira as informações gerais do projeto

Adicione os principais dados na seção de informações do projeto. Inclua o patrocinador e a data. Quem é o gerente do projeto? Haverá espaço para adicionar avanços e conquistas. Pense nesta seção como um resumo executivo, especialmente se você estiver apresentando essas informações a partes interessadas e patrocinadores. É uma excelente oportunidade para comunicar o que você precisa e quando.

2. Crie um relatório de progresso

Destaque quaisquer tarefas urgentes que exijam atenção imediata. Isso garante que todos os envolvidos estejam informados. Essas tarefas principais devem ser atribuídas a alguém da equipe.

Inclua os entregáveis do projeto; eles derivam das tarefas definidas no escopo. Há um espaço para descrever cada entregável e fornecer contexto. Utilize os entregáveis para executar o plano do projeto.

Registre os marcos. Eles representam momentos-chave maiores do que uma tarefa, mas menores do que o projeto como um todo, como a conclusão de uma fase ou de um pacote de trabalho. Os marcos são uma forma eficaz de registrar o progresso e mostrar se você está cumprindo o cronograma. Você pode usar cores, como vermelho ou verde, para indicar se está dentro ou fora do prazo. Também é possível registrar quem é o responsável e adicionar comentários.

3. Avalie a saúde do projeto

Uma das formas mais eficazes de avaliar a saúde do projeto é considerar a tripla restrição: tempo, custo e escopo. O modelo inclui espaço para registrar os custos estimados versus os reais, bem como o total do orçamento gasto. Use este modelo de relatório de status do projeto para oferecer uma visão geral dos custos, do cronograma e do controle de qualidade, além de adicionar observações conforme necessário.

4. Liste riscos, problemas e mudanças principais

Anote os principais riscos e problemas que podem afetar o projeto. O modelo permite registrar cinco itens, embora provavelmente existam mais. Aqui, você deve se concentrar nos cinco mais importantes. Priorize, ou acabará sobrecarregado. É essencial ter um plano de gestão de riscos e um plano de resposta para mitigar os impactos.

Esta também é uma forma útil de manter as partes interessadas informadas. Elas poderão ver os riscos e problemas mais relevantes identificados por você. Mas não pare por aí: inclua também as ações que serão tomadas para enfrentá-los. Não use esta seção apenas para comunicar más notícias. Os problemas devem ser tratados pessoalmente na primeira vez em que forem identificados.

Se você gosta desse tipo de conteúdo e já comprovou que nossos modelos gratuitos do Microsoft Office são úteis, talvez queira experimentar o ProjectManager e explorar os excelentes recursos de relatórios e gerenciamento de projetos que oferecemos. Experimente hoje mesmo, gratuitamente, nosso software premiado de gerenciamento de projetos.