Acompanhe os problemas do projeto à medida que surgem com estes modelos gratuitos. Defina a prioridade de cada problema, atribua-o às pessoas-chave da equipe e marque como concluído quando resolvido. Problemas são obstáculos, e com este modelo de registro de problemas gratuito para Excel, você tem os meios para resolvê-los.
Mas, se você abrir o modelo de registro de problemas no ProjectManager, poderá gerenciar os problemas do projeto em nosso software com cinco visualizações diferentes: gráfico de Gantt, quadro kanban, lista de tarefas, calendário e planilha.
Além disso, você poderá gerenciar esses problemas com sua equipe em tempo real e acompanhar o progresso pelo caminho, com painéis ao vivo e relatórios de status instantâneos. Comece gratuitamente com o ProjectManager e rastreie seus problemas de forma mais eficiente!
Por que você precisa de um registro de problemas eficiente
Quando falamos em problema no gerenciamento de projetos, estamos nos referindo a um obstáculo — mais especificamente, um obstáculo relacionado ao seu projeto. Esse obstáculo pode estar prestes a ocorrer ou já estar acontecendo, mas precisa ser resolvido o mais rápido possível, sob o risco de comprometer todo o projeto.
No entanto, um problema é diferente de um risco no projeto. O risco é algo que ainda não ocorreu, mas pode afetar o andamento do projeto. O problema, por sua vez, é iminente ou já está em curso. A distinção é sutil, mas exige atenção. Por isso, nosso modelo de registro de problemas gratuito para Excel é um ótimo ponto de partida para organizar e corrigir problemas à medida que surgem em um projeto.
Depois de baixar e criar seu próprio modelo de registro de problemas, você pode centralizar esses problemas. Primeiro, é claro, você precisa identificá-los, e o modelo é onde eles ficam registrados. Somente após identificá-los você pode começar a criar um plano de ação. Use sua equipe de projeto para fazer um brainstorming. A colaboração é uma ótima ferramenta para enfrentar um problema, pois traz perspectivas variadas e se apoia na experiência e nas habilidades que você talvez não possua sozinho.
A forma como você lida com um problema é tão variável quanto a quantidade de problemas que podem surgir em um projeto — mais um motivo para ter um lugar para registrá-los. O modelo de registro de problemas garante que tudo o que você faz esteja claramente documentado. Você também pode usar um software de rastreamento de projetos para acompanhar riscos, problemas, custos e muito mais em um só lugar.
Você vai querer implementar estratégias de mitigação de riscos rapidamente, e o modelo de registro de problemas permite fazer isso de forma sistemática e clara. O modelo também é útil para gerenciar vários problemas simultaneamente. É provável que surjam mais de um problema em um projeto, por isso você precisa de um documento para acompanhar todos eles.
Ao gerenciar problemas, você quer conectar as equipes e acompanhar o progresso. Um software de gerenciamento de projetos pode automatizar e trazer transparência para o gerenciamento de problemas. ProjectManager é uma ferramenta em nuvem que permite que as equipes colaborem em tempo real. Com nossos quadros kanban, os gerentes podem criar cartões para cada problema e acompanhar o progresso da equipe conforme o cartão avança de pendente para em execução e concluído. Os cartões podem ser marcados e filtrados por departamento para melhor organizar o trabalho. Experimente gratuitamente hoje!
Como usar o modelo de registro de problemas do ProjectManager
Depois de baixar o modelo gratuito para Excel, você vai querer personalizá-lo de acordo com os problemas do seu projeto. O primeiro passo é preencher os campos em branco com as informações pertinentes.
Descreva o problema e o impacto potencial
É aqui que você lista seus problemas, por isso é importante numerá-los para não confundi-los. Há também uma coluna para registrar o impacto potencial do problema. Descreva o problema e como ele pode afetar o projeto — seja preciso, mas sem ser excessivamente detalhado.
Qual é a prioridade, a data e o responsável?
Dependendo do problema, a prioridade pode ser baixa, média, alta ou crítica. Este campo é o lugar para definir isso. Em seguida, registre a data em que o problema foi aberto. Quando for resolvido, há um campo para registrar a data de fechamento. Em seguida, atribua o problema a alguém da equipe para acompanhar sua resolução. Sem um responsável definido, o problema inevitavelmente se perderá no meio do processo.
Qual é o departamento, o status e as observações?
É importante indicar qual departamento está responsável pelo problema. Em seguida, registre o status do problema: está aberto ou fechado? Por fim, há uma coluna para adicionar observações que não se encaixam nas colunas já existentes.
O registro de problemas funciona melhor quando faz parte de uma solução completa de gerenciamento de projetos. Ao envolver os membros da equipe não apenas para identificar os problemas, mas também para liderá-los à resolução, você aumenta a chance de que nenhum problema caia no esquecimento. Quando essa parte da sua solução de acompanhamento de projetos faz parte de um software de gerenciamento de projetos mais amplo, você gerencia os problemas em vez de deixar que eles gerenciem o seu projeto.
Como usar o registro de problemas no ProjectManager
ProjectManager é um software em nuvem que oferece aos gerentes de projetos e suas equipes as ferramentas necessárias para trabalhar juntos e concluir os projetos com mais rapidez, qualidade e economia. Além das funcionalidades para rastrear problemas, há muito mais. Do planejamento ao monitoramento e aos relatórios, o ProjectManager está presente em cada fase do ciclo de vida do projeto.
Você pode criar e visualizar os problemas no quadro kanban, o que facilita o rastreamento e a resolução. As tarefas individuais também podem ser marcadas com etiquetas para fornecer mais contexto. Isso dá a gerentes e equipes mais flexibilidade no controle dos problemas à medida que surgem. Como é possível filtrar por etiquetas, as equipes também podem definir problemas e filtrar todas as tarefas marcadas como problemas para visualizá-los separadamente.
Os problemas devem ser atribuídos a um membro da equipe que se torne o responsável — ou seja, alguém encarregado de resolvê-los. É possível definir um nível de prioridade para cada problema, além de um prazo. Acompanhe o progresso com nosso painel do projeto, que coleta dados em tempo real e permite filtrar as informações para ver apenas o que você precisa.
Conteúdo relacionado
Problemas são obstáculos — mas essa é apenas uma forma rápida e simples de descrevê-los. Há muito mais sobre como gerenciar e rastrear problemas, e se você quiser se aprofundar no tema, não há lugar melhor do que nossa biblioteca de modelos de gerenciamento de projetos. Para começar, selecionamos os três principais artigos e vídeos tutoriais sobre o assunto.
- Modelos de rastreamento de projetos
- 7 passos para gerenciar problemas em projetos
- Guia definitivo de rastreamento de projetos
- Guia definitivo de gerenciamento de projetos de TI
- Plantilla de Registro de Incidentes para Excel (Descarga Gratuita)
- Modèle de suivi des problèmes pour Excel (gratuit)
- Issue-Log-Vorlage für Excel (kostenlos)
Nosso software premiado foi avaliado como nº 1 pelo GetApp da Gartner em sua categoria de aplicativos de gerenciamento de projetos, com base em avaliações de usuários reais. Veja por si mesmo o que o ProjectManager pode fazer por você e sua equipe neste teste gratuito de 30 dias.