O que é um projeto?

Um projeto pode ser definido de forma simples como um esforço que envolve a execução de tarefas para alcançar um objetivo com um conjunto limitado de recursos e uma linha do tempo finita. Com base nessa definição, fica claro que a maioria das empresas, organizações sem fins lucrativos, governos e outros tipos de organizações executam projetos de algum tipo e, portanto, precisam implementar um processo de gerenciamento de projetos.

Agora que já estabelecemos o que é um projeto, vamos apresentar uma definição simples de gerenciamento de projetos.

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é um processo que permite aos gerentes de projeto planejar, executar, acompanhar e concluir projetos com o apoio de uma equipe de projeto. Para isso, eles devem utilizar princípios, competências, metodologias e ferramentas de gerenciamento de projetos para conduzir os membros da equipe por cada uma das etapas do gerenciamento de projetos, conhecidas como o ciclo de vida do projeto.

O gerenciamento de projetos é composto por cinco componentes principais: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento do projeto. A iniciação define os objetivos do projeto e sua viabilidade. O planejamento detalha tarefas, cronogramas, recursos e orçamentos. A execução coloca o plano em prática, enquanto o monitoramento e controle acompanham o progresso do projeto em relação ao plano. Por fim, o encerramento do projeto entrega o resultado final e obtém a aprovação das partes interessadas, entre outras atividades.

No entanto, o gerenciamento de projetos não pode ser definido em apenas alguns parágrafos. Neste guia, abordaremos os conceitos básicos que você precisa conhecer para entender o que é gerenciamento de projetos, as etapas do processo de gerenciamento de projetos, os diferentes tipos de abordagens de gerenciamento de projetos e as ferramentas que podem ser utilizadas para gerenciar projetos.

Além disso, você precisará de um software de gerenciamento de projetos para planejar, executar e acompanhar projetos. O ProjectManager, por exemplo, oferece recursos de planejamento, programação e acompanhamento de projetos que permitem gerenciar cronogramas, recursos, custos e equipes em uma única ferramenta online. Utilize nossos gráficos de Gantt, quadros kanban e calendários para criar cronogramas de projeto e atribuir trabalho com visibilidade da disponibilidade de recursos em tempo real. Comece gratuitamente hoje mesmo.

No entanto, a melhor pessoa para fornecer uma definição de gerenciamento de projetos é um profissional da área. Existem muitas certificações disponíveis, mas o padrão ouro é a certificação Project Management Professional (PMP) do Project Management Institute (PMI).

Qual é a diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de programas?

O gerenciamento de programas utiliza os mesmos princípios e técnicas do gerenciamento de projetos, mas, como o próprio nome indica, consiste em gerenciar programas em vez de projetos. Programas são um conjunto de projetos relacionados que são executados simultaneamente para maximizar o uso dos recursos disponíveis de uma organização, o que apresenta desafios específicos para profissionais de gerenciamento de projetos.

Qual é a diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos?

A principal diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos é que este último se concentra em gerenciar vários projetos e programas simultaneamente para alcançar os objetivos de negócio e as metas estratégicas de uma organização.

Devido ao seu escopo mais amplo, o gerenciamento de portfólio de projetos envolve vários gerentes de projeto, gerentes de programa e gerentes de portfólio de projetos, que geralmente trabalham juntos sob o mesmo escritório de gerenciamento de projetos.

Agora, vamos revisar a história do gerenciamento de projetos e explicar sua importância para organizações de qualquer setor.

História do gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos, como o conhecemos hoje, começou a tomar forma por volta da década de 1950, quando ferramentas e técnicas fundamentais do gerenciamento de projetos, como o método do caminho crítico (CPM), a estrutura analítica do projeto (EAP) e a técnica de avaliação e revisão de programas (PERT), foram criadas.

No entanto, as origens do gerenciamento de projetos podem ser rastreadas até 1896, quando Karol Adamiecki criou o harmonograma, que inspirou o gráfico de Gantt, posteriormente desenvolvido em 1910 por Henry Gantt e que permanece como uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais importantes até hoje. As origens do gerenciamento de projetos estão intimamente relacionadas à construção, à engenharia, à administração científica e até à pesquisa militar.

Agora que definimos o que é gerenciamento de projetos e de onde ele surgiu, vamos analisar como ele pode ser implementado pelas organizações ao revisar as etapas do gerenciamento de projetos.

Qual é a importância do gerenciamento de projetos?

Em resumo, o gerenciamento de projetos é importante porque ajuda as organizações a controlar todas as partes móveis dos projetos para levá-los a uma conclusão bem-sucedida. Essas partes móveis são conhecidas como áreas de gerenciamento de projetos, que são aspectos essenciais que devem ser supervisionados à medida que os projetos avançam.

Outro aspecto importante do gerenciamento de projetos é a sua flexibilidade. As pessoas podem gerenciar projetos com metodologias tradicionais, como o waterfall, mas novas técnicas são desenvolvidas constantemente. Uma dessas abordagens modernas de gerenciamento de projetos é o agile, que surgiu no desenvolvimento de software, onde seu estilo iterativo se adequava melhor à forma como os desenvolvedores trabalhavam.

No entanto, nem todo projeto é gerenciado da mesma forma. Por isso, você provavelmente se beneficiará de uma abordagem híbrida de gerenciamento de projetos. Isso permite que equipes multifuncionais trabalhem dentro de uma metodologia que atenda às suas necessidades e, ao mesmo tempo, consigam colaborar com outros departamentos que utilizam estilos diferentes.

Os benefícios do gerenciamento de projetos são quase inúmeros. Mas vamos tentar listá-los!

Principais benefícios do gerenciamento de projetos

Vamos listar alguns dos benefícios do gerenciamento de projetos para ter uma ideia mais específica do valor de utilizá-lo para entregar resultados.

• Melhor planejamento e organização: Uma abordagem estruturada define objetivos, escopo, cronogramas e alocação de recursos, enquanto o uso eficiente dos recursos reduz desperdícios e otimiza a produtividade.
• Comunicação aprimorada: Facilita o engajamento das partes interessadas por meio de atualizações e relatórios regulares para mantê-las informadas, e funções e responsabilidades bem definidas promovem melhor trabalho em equipe e responsabilidade.
• Aumento da eficiência: O gerenciamento de projetos simplifica processos para melhorar a tomada de decisão e a execução, além de identificar riscos antecipadamente para permitir mitigação proativa, reduzindo atrasos e custos.
• Entregáveis de maior qualidade: Ao focar em objetivos e no monitoramento e controle contínuos, os entregáveis têm maior probabilidade de atender aos padrões de qualidade e às expectativas das partes interessadas. Revisões e adaptações regulares também melhoram a qualidade do trabalho.
• Melhor gestão do tempo: A estimativa precisa de prazos cria cronogramas mais realistas e eficazes.
• Controle de custos: O acompanhamento detalhado do orçamento e das finanças mantém o projeto dentro das restrições financeiras.

Quais são as 5 etapas do processo de gerenciamento de projetos?

O processo de gerenciamento de projetos consiste em cinco etapas ou fases pelas quais todos os projetos devem passar: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

Essas etapas do gerenciamento de projetos também são conhecidas como grupos de processos, ciclo de gerenciamento de projetos ou ciclo de vida do projeto. Vamos analisar cada uma dessas etapas.

1. Iniciação do projeto

Esta é a fase inicial, na qual o gerente de projetos deve comprovar que o projeto tem valor e é viável por meio de uma série de documentos de gerenciamento de projetos. Veja os mais importantes:

• Business case: O business case justifica a necessidade do projeto, seus objetivos e o retorno sobre o investimento.
• Estudo de viabilidade: O estudo de viabilidade comprova que o projeto pode ser executado dentro de um prazo e custo razoáveis.
• Termo de abertura do projeto: O termo de abertura do projeto descreve o que o projeto irá entregar.

Depois que o projeto é aprovado, o gerente de projetos deve formar a equipe do projeto e estruturar um escritório de gerenciamento de projetos. A fase de iniciação do projeto termina com a reunião de kickoff, quando os objetivos e o escopo do projeto são definidos.

2. Planejamento do projeto

O objetivo da fase de planejamento do projeto é a criação do plano do projeto, um documento abrangente que explica em detalhes como o projeto será executado. Veja uma visão geral das seções mais importantes de um plano de projeto.

• Cronograma do projeto: O cronograma do projeto define uma linha do tempo para a execução das tarefas e a alocação de recursos.
• Orçamento do projeto: O orçamento do projeto é a soma de todos os custos estimados do projeto.
• Plano de gerenciamento do escopo: Explica como o escopo do projeto será acompanhado ao longo do projeto.
• Plano de gerenciamento de riscos: Explica os riscos que podem afetar o projeto, juntamente com estratégias para mitigá-los.
• Plano de gerenciamento dos recursos: Descreve como os recursos serão obtidos, alocados e gerenciados durante o projeto.
• Plano de gerenciamento das partes interessadas: Identifica todas as partes interessadas do projeto e as diretrizes para gerenciá-las.

Os gerentes de projeto costumam estruturar o plano do projeto utilizando software de gráfico de Gantt, que fornece uma representação visual de todo o cronograma e do escopo do projeto. Alguns gráficos de Gantt identificam automaticamente as atividades do caminho crítico.

3. Execução do projeto

A terceira fase do gerenciamento de projetos é a execução do projeto, quando o plano do projeto é colocado em prática para atingir os objetivos e metas definidos.

Durante a fase de execução, os gerentes de projeto precisam supervisionar as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos à medida que o trabalho avança em direção à fase de monitoramento e controle.

Ao longo do processo, o gerente de projetos faz ajustes no plano de execução do projeto, como realocar recursos ou ajustar prazos e escopo conforme necessário para manter a equipe produtiva. Além disso, identifica e mitiga riscos, resolve problemas e incorpora mudanças.

4. Monitoramento e controle do projeto

A quarta fase do gerenciamento de projetos, monitoramento e controle do projeto, ocorre simultaneamente à fase de execução. Ela envolve acompanhar o progresso das atividades para garantir que a equipe permaneça dentro do cronograma e do orçamento. Procedimentos de controle da qualidade são aplicados para assegurar a qualidade.

Os relatórios também são uma parte fundamental dessa fase. Eles permitem que os gerentes de projeto acompanhem o progresso e fornecem dados para as partes interessadas durante apresentações, mantendo todos informados. Existem diversos relatórios de gerenciamento de projetos, como relatórios de status do projeto, horas trabalhadas, carga de trabalho, alocação e despesas.

5. Encerramento do projeto

A quinta fase do gerenciamento de projetos é o encerramento do projeto, na qual os entregáveis do projeto finais são apresentados às partes interessadas. Após a aprovação, os recursos são liberados, a documentação é finalizada e tudo é formalmente encerrado.

Dicas e boas práticas de gerenciamento de projetos

Agora que entendemos melhor o gerenciamento de projetos, vamos aprender algumas dicas práticas. Essas boas práticas de gerenciamento de projetos são úteis para quem está começando na área e também podem ajudar profissionais mais experientes. Lembre-se de que aprimorar as habilidades em gerenciamento de projetos é um processo contínuo ao longo da vida.

Elabore documentos e relatórios ao longo de todo o processo de gerenciamento de projetos

A documentação do trabalho e a geração de relatórios são importantes durante todo o ciclo de vida do projeto. Elas são especialmente relevantes durante a fase de execução para garantir que o progresso real esteja alinhado ao plano do projeto. Além disso, os relatórios são ferramentas de comunicação que mantêm os membros da equipe atualizados e as partes interessadas informadas.

Estabeleça controles do projeto para monitorar prazo, orçamento e escopo

Os controles do projeto, os indicadores-chave de desempenho (KPIs) e as métricas do projeto são medições que permitem aos gerentes de projeto avaliar se o trabalho está sendo realizado dentro do prazo, do orçamento e dos padrões de qualidade. Ao estabelecer esses controles, o gerente de projetos pode fazer ajustes sempre que necessário para manter o projeto no caminho certo.

Use software de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento de projetos foi desenvolvido especificamente para gerenciar projetos. Ele geralmente fornece dados em tempo real, o que ajuda a tomar decisões mais bem informadas. Esse tipo de software também conta com recursos que tornam o gerenciamento de projetos mais eficiente, desde gráficos de Gantt para programar o trabalho até painéis e relatórios para monitorar progresso, prazos e custos. Algumas ferramentas também oferecem recursos robustos de gerenciamento de recursos, riscos e portfólios.

Quais tipos de gerenciamento de projetos existem?

Ao longo dos anos, muitas metodologias de gerenciamento de projetos foram desenvolvidas para se adaptar às necessidades de diferentes setores. Alguns desses tipos de gerenciamento de projetos ou abordagens funcionam melhor para projetos de determinados tamanhos e níveis de complexidade.

Veja a seguir uma lista das principais metodologias de gerenciamento de projetos. Clique nos links para uma explicação detalhada de cada uma.

Gerenciamento de projetos em cascata (Waterfall)

O método Waterfall é uma abordagem linear de gerenciamento de projetos, na qual os requisitos das partes interessadas são levantados no início do projeto e, em seguida, é criado um plano sequencial. Essa metodologia tradicional é executada em fases distintas, nas quais cada etapa deve ser concluída antes do início da próxima.

Gerenciamento de projetos ágil

Uma abordagem iterativa de gerenciamento de projetos que não segue um plano rígido, mas sim ciclos curtos de trabalho chamados sprints ágeis. O gerenciamento de projetos ágil é uma abordagem incremental que surgiu no desenvolvimento de software, mas que desde então passou a ser aplicada em diversos outros setores.

Gerenciamento de projetos com Scrum

Um framework ágil muito popular no desenvolvimento de produtos e software. Ele foi projetado para facilitar a colaboração, a flexibilidade e o progresso iterativo no desenvolvimento de projetos.

Gerenciamento de projetos Lean (ou Lean Manufacturing)

Essa técnica foi criada para melhorar processos de manufatura e, ao longo do tempo, tornou-se uma metodologia muito importante de gerenciamento de projetos. O Lean foca na maximização do valor enquanto minimiza desperdícios ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

Método Kanban

O Kanban é uma abordagem de gerenciamento de projetos amplamente utilizada que consiste em gerenciar o trabalho por meio de quadros e cartões visuais. Os quadros Kanban são usados por equipes ágeis e Scrum. O gerenciamento de projetos com Kanban otimiza fluxos de trabalho, especialmente em ambientes lean e ágeis.

Six Sigma

Assim como o Kanban ou o Lean, o Six Sigma é um conjunto de ferramentas e técnicas desenvolvido para melhorar processos produtivos e que posteriormente se tornou uma abordagem de gerenciamento de projetos. O Six Sigma é uma metodologia orientada por dados, focada na redução da variabilidade e na melhoria da qualidade para alcançar um desempenho próximo da perfeição.

Método do caminho crítico (CPM)

O método do caminho crítico é uma técnica de programação de projetos que permite aos gerentes de projeto estimar a duração de um projeto, identificar dependências entre tarefas, folgas e atividades críticas. O CPM determina a sequência mais longa de tarefas dependentes que deve ser concluída para garantir que o projeto seja finalizado no prazo, além de ajudar os gerentes de projeto a alocar recursos de forma eficaz, gerenciar cronogramas e antecipar possíveis atrasos.

Gerenciamento de projetos pela cadeia crítica

Uma abordagem de gerenciamento de projetos baseada na teoria das restrições, que utiliza o gerenciamento de recursos como principal meio para executar projetos de forma eficaz. O gerenciamento de projetos pela cadeia crítica foca no controle das incertezas, das dependências entre tarefas e das restrições de recursos que podem afetar os cronogramas do projeto.

PRINCE2

O PRINCE2 é a metodologia de gerenciamento de projetos mais popular no Reino Unido, na Austrália e em países europeus. Ele é muito semelhante ao Project Management Body of Knowledge do PMI, pois fornece definições e boas práticas para gerentes de projeto. Trata-se de uma metodologia estruturada que oferece uma abordagem sistemática para gerenciar projetos, com ênfase em organização, controle e comunicação eficaz ao longo do ciclo de vida do projeto.

Quais ferramentas são usadas no gerenciamento de projetos?

Existe uma ampla variedade de ferramentas de gerenciamento de projetos, tanto online quanto móveis, disponíveis para gerenciar projetos. Estas são as ferramentas mais essenciais para um gerente de projetos:

Painel do projeto

Um painel do projeto é uma ferramenta de acompanhamento que permite monitorar custos, tarefas e progresso. Ele é especialmente útil durante a fase de execução do projeto, pois ajuda os gerentes de projeto a identificar rapidamente se os projetos estão no caminho certo.

Gráficos de Gantt

Um gráfico de Gantt é uma representação visual de uma linha do tempo do projeto que mostra todas as tarefas do projeto em um único gráfico. Os gráficos de Gantt são usados para planejamento de projetos, programação de projetos, gerenciamento de tarefas e gerenciamento de recursos. Eles funcionam melhor em projetos que utilizam a metodologia waterfall.

O gráfico de Gantt é o método preferido usado por gerentes de projeto para programar seus projetos. Algumas tarefas dependem de outras para poderem começar ou terminar, e essas dependências entre tarefas podem criar gargalos mais adiante no projeto.

Ao vinculá-las em um gráfico de Gantt, as dependências ajudam a evitar atrasos no cronograma. Os projetos podem ser divididos por marcos e símbolos em forma de losango, que indicam o fim de uma fase e o início da seguinte.

Quadros Kanban

Um quadro Kanban é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que permite aos gerentes de projeto e aos membros da equipe visualizar o trabalho. Os quadros Kanban são utilizados por equipes ágeis e Scrum que trabalham em sprints iterativos. Eles são fáceis de usar e incentivam a colaboração da equipe.

Modelos de gerenciamento de projetos

Existem muitos gráficos de gerenciamento de projetos e diagramas que os gerentes de projeto utilizam para planejar, programar e acompanhar seus projetos. Aqui estão alguns dos mais usados.

• Modelo de gráfico de Gantt
• Modelo de plano de projeto
• Modelo de estrutura analítica do projeto (EAP)
• Modelo de orçamento do projeto
• Modelo de linha do tempo do projeto
• Modelo de proposta de projeto

Esses são apenas alguns exemplos de gráficos de gerenciamento de projetos. Temos uma biblioteca completa de modelos de gerenciamento de projetos que você pode usar para gerenciar todas as fases do projeto.

No entanto, embora esses modelos possam ser muito úteis, eles ainda são documentos estáticos que não conseguem igualar os recursos oferecidos por softwares de gerenciamento de projetos como o ProjectManager.

Quais são os principais papéis no gerenciamento de projetos?

Um projeto funciona melhor quando os papéis de gerenciamento de projetos estão bem definidos. Embora existam métodos de gerenciamento de projetos que exijam diferentes tipos de equipes, estes são os principais papéis:

• Gerente de projeto: Como mencionado anteriormente, o gerente de projeto é responsável por gerenciar as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos ao longo de todo o projeto.
• Patrocinador do projeto: O patrocinador do projeto representa o cliente do projeto. Dependendo da organização, podem existir diferentes níveis de patrocinadores.
• Membros da equipe do projeto: São profissionais qualificados que contribuem para a produção dos entregáveis, o gerenciamento de riscos e o alcance dos objetivos do projeto.
• Partes interessadas do projeto: Pessoas ou grupos que possuem interesse direto no projeto. O gerente de projeto deve comunicar o progresso do projeto às partes interessadas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
• Clientes: Grupo ou pessoa para quem o projeto, ou um componente essencial dele, é entregue.

Pronto para se tornar um profissional de gerenciamento de projetos? Você precisará desenvolver suas habilidades em gerenciamento de projetos e buscar um programa de certificação para se tornar um gerente de projetos profissional.