Sua organização está falhando em fechar as lacunas entre a estratégia e a execução do projeto? Essa não é uma tarefa simples.

Felizmente, existem ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos que podem ser usadas para superar essas lacunas, e você não está sozinho nesse desafio. Vamos entender como as estratégias e ferramentas certas podem ajudar a fechar essas lacunas e promover uma execução do projeto bem-sucedida. Também ouviremos especialistas e revisaremos os principais aprendizados que líderes de projeto podem aplicar imediatamente em seus programas e projetos.

O que é a execução do projeto?

Ao longo dos cinco grupos de processos do ciclo de vida do projeto, existem diversos objetivos e resultados para cada fase. Após a iniciação e os processos de planejamento, inicia-se a execução do projeto.

O gerente de projeto é responsável por gerenciar o processo de execução do projeto, mas, na maioria dos casos, também há o envolvimento de um escritório de gerenciamento de projetos (PMO), que é um grupo de gerentes de projeto, gerentes de programa e gerentes de portfólio de projetos que oferecem suporte e ajudam a garantir que o projeto esteja alinhado aos objetivos estratégicos mais amplos da organização.

A execução do projeto é a terceira fase do ciclo de vida do projeto e uma das mais vitais entre as fases do projeto. Durante essa fase, você desenvolverá os entregáveis e os apresentará aos clientes e às principais partes interessadas. Geralmente, essa é a fase mais longa do ciclo de vida do projeto e, previsivelmente, a mais exigente.

Ao executar um projeto, é necessário gerenciar diversos aspectos, como recursos, custos, cronograma e muito mais. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que oferece múltiplas visualizações para realizar essas atividades de forma mais eficiente.

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Por que é importante monitorar a fase de execução do projeto?

O principal objetivo da execução do projeto é concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto e alcançar os principais objetivos do projeto. Durante essa fase, o líder do projeto concentra-se nos seguintes processos-chave:

• Gerenciamento da equipe
• Cronograma do projeto
• Gerenciamento de recursos
• Gerenciamento de tarefas
• Gerenciamento de riscos

Supervisionar todos esses aspectos enquanto coloca sua equipe em funcionamento na execução do projeto pode ser desafiador. No entanto, é possível sair na frente ao criar um plano de execução do projeto, que ajudará a simplificar o processo de planejamento da execução.

O que é um plano de execução do projeto?

Um plano de execução do projeto (PEP) é um plano de ação que explica como a fase de execução de um projeto será gerenciada. Ele é semelhante a um plano de projeto, mas tem um escopo muito mais restrito, pois inclui apenas o que está relacionado à execução do projeto, enquanto os planos de projeto abrangem todo o ciclo de vida do projeto.

Criar um plano de execução ajuda a garantir que todos na equipe do projeto saibam quais são seus papéis e responsabilidades, auxilia na correção de problemas de alocação de recursos e permite ajustar os últimos detalhes antes de iniciar a execução dos projetos.

O que deve ser incluído em um plano de execução do projeto?

O planejamento da execução pode ser dividido em áreas-chave para garantir que nada essencial seja negligenciado. Embora cada escritório de gerenciamento de projetos (PMO) possa abordar o plano de execução do projeto de forma diferente, descrevemos sete elementos essenciais que devem ser incluídos no plano de execução do projeto.

Organização do projeto

O termo “organização do projeto” refere-se à estrutura organizacional da equipe do projeto e aos diferentes papéis e responsabilidades de cada integrante. Os membros da equipe do projeto precisam compreender como isso funciona para saber a quem devem se reportar e seguir outras diretrizes importantes.

Escopo do projeto

O escopo de um projeto define todas as atividades que serão executadas, para que as partes interessadas e as equipes do projeto entendam exatamente o que será feito antes do início do projeto, evitando mal-entendidos futuros.

Definir o escopo do projeto é fundamental para estimar custos e criar um cronograma do projeto, um orçamento do projeto e um plano de recursos. O escopo do projeto também é uma restrição importante a ser monitorada durante a fase de execução do projeto.

Cronograma do projeto

Os cronogramas do projeto são uma das ferramentas mais importantes de gerenciamento de projetos por diversos motivos. Em primeiro lugar, um cronograma do projeto define datas de entrega para tarefas, entregáveis e marcos, permitindo que os gerentes de projeto acompanhem o progresso da equipe. Além disso, é uma ferramenta usada durante a execução do projeto para garantir que recursos como pessoas, equipamentos ou matérias-primas estejam disponíveis sempre que necessário.

Plano de recursos

Um plano de recursos é um documento que lista todos os recursos necessários para a execução de um projeto. Isso é feito estimando os recursos para cada tarefa, a fim de fornecer uma descrição detalhada das necessidades de recursos do projeto.

Orçamento do projeto

Um orçamento do projeto é uma estimativa de custos que atribui um valor a todos os recursos do projeto e estabelece um limite de gastos. Os orçamentos do projeto funcionam como uma linha de base que ajuda os gerentes de projeto a evitar gastos excessivos e a controlar os custos durante a execução do projeto.

Plano de gerenciamento de riscos

Embora toda execução de projeto possa ser impactada por diversos riscos, isso não significa que você não possa tentar controlá-los. Para isso, será necessário criar um plano de gerenciamento de riscos, um documento importante de gerenciamento de projetos usado para identificar riscos potenciais, descrever estratégias de mitigação de riscos e alocar os recursos necessários.

Plano de comunicações

Um dos aspectos mais importantes da execução do projeto é a comunicação. Além do plano de execução do projeto, é fundamental criar um plano de comunicações. Ele define como a equipe se comunica regularmente, as diretrizes para reuniões e a frequência e os métodos de geração de relatórios.

Modelo de gráfico de Gantt

Este modelo de gráfico de Gantt para Excel gratuito ajuda você a criar um gráfico de Gantt e um cronograma do projeto em minutos. Ele oferece uma visão visual de todo o seu projeto do início ao fim.

Basta adicionar todas as tarefas necessárias para alcançar o entregável final e atualizar manualmente quaisquer alterações durante a execução do projeto. É um ótimo exemplo de um gráfico de Gantt no Microsoft Excel.

Desafios da execução do projeto

Existem mais problemas além dos que descrevemos, pois as coisas podem dar errado ou se desviar do plano do projeto. É por isso que o monitoramento e o acompanhamento durante a execução são tão importantes. A seguir estão alguns problemas comuns aos quais você deve ficar atento.

Escopo descontrolado

O scope creep ocorre quando o escopo do projeto ultrapassa seus objetivos originais. Isso pode acontecer devido a solicitações de mudanças por parte das partes interessadas, problemas na cadeia de suprimentos, entre outros fatores. Cabe a você revisar cada mudança e priorizá-la ou descartá-la conforme o caso.

Manter uma equipe baseada na confiança exige que todos sejam responsáveis por seu trabalho. Sem responsabilidade, haverá atrasos prolongados e custos mais elevados. Garantir a responsabilização da equipe faz parte do gerenciamento bem-sucedido de projetos, programas e portfólios de projetos.

Você deve ter desenvolvido um plano de gerenciamento de riscos durante a fase de planejamento, e ele será extremamente útil durante a execução do projeto. Isso permite identificar problemas à medida que surgem e responder a eles rapidamente.

Lacunas na execução do projeto

As organizações que implementam uma estratégia executiva para transformar objetivos estratégicos em valor para o negócio acabam identificando o “sistema maior” para o sucesso — executivos da alta liderança, gerência intermediária, gerente de projeto e equipe do projeto.

No início deste ano, foi lançado outro livro intitulado Filling Execution Gaps, de Todd Williams. A obra de Williams avança um passo além ao identificar claramente “seis lacunas de execução” que precisam ser fechadas para alcançar o sucesso recorrente em projetos.

De acordo com o mais recente PMI Pulse of the Profession 2017, “a alta liderança continua amplamente focada em reduzir a distância entre a formulação da estratégia e a execução, além de enfrentar a disrupção tecnológica e de negócios”. A pesquisa de Williams revela as lacunas que vinham sendo ignoradas.

A pesquisa de Williams identifica seis lacunas principais que impedem a execução bem-sucedida de projetos:

• Ausência de entendimento comum
• Patrocinadores executivos desengajados
• Desalinhamento com os objetivos estratégicos
• Gerenciamento de mudanças deficiente
• Governança corporativa ineficaz
• Liderança pouco eficaz

A realidade é que corrigir cada lacuna individualmente não é a solução. O verdadeiro desafio está em encontrar soluções, desenvolver planos de ação e implementar estratégias para corrigir todas as seis lacunas. De acordo com Williams, não é algo complexo, mas compreender como cada lacuna afeta as iniciativas do programa é fundamental para a fase mais crítica do projeto: a execução.

Como fechar uma lacuna na execução do projeto

Existem dois elementos para fechar a lacuna:

• Alinhar as metas e os objetivos do plano estratégico com um plano de implementação
• Executar, nos programas e projetos, a entrega de resultados que atendam a esses objetivos

Fechar essa lacuna de execução, também conhecida como lacuna de estratégia, é um dos desafios mais frustrantes enfrentados atualmente pelos líderes empresariais. A lacuna de execução é a percepção de diferença entre as estratégias e expectativas de uma empresa e sua capacidade de atingir esses objetivos e transformar ideias em ação.

Boas práticas para a execução do projeto

Vamos revisar algumas estratégias para promover uma execução de projeto bem-sucedida.

1. Comece com o fim em mente

É uma boa prática alinhar a estratégia aos resultados finais esperados. Um grande problema ao passar do conceito para a implementação é simplesmente a falta de metas e objetivos claramente definidos. Executivos que não conseguem definir o que desejam alcançar dificilmente podem esperar que os líderes de projeto compreendam sua estratégia e conduzam seus projetos com um nível significativo de contribuição.

2. Obtenha o engajamento da equipe principal

Um projeto bem definido ajuda a conquistar o engajamento da equipe e das partes interessadas. Explicar a visão por trás das decisões estratégicas proporciona à equipe principal uma compreensão mais profunda de como seu conhecimento e trabalho contribuirão para o todo. O uso de software colaborativo de gerenciamento de projetos é uma forma ideal de manter todos trabalhando em equipe, sem perder de vista os objetivos principais.

3. Líderes de projeto conduzem seus projetos até a linha de chegada

Para garantir que as estratégias sejam colocadas em prática, é fundamental contar com talentos que possuam as habilidades adequadas de liderança em projetos para gerenciar o projeto. Inteligência emocional e autoconsciência continuam sendo conjuntos de habilidades essenciais para líderes de projeto.

4. Construa uma equipe de alto desempenho

Busque formar uma equipe altamente qualificada, capaz de ajudar a definir as estratégias corretas e os alinhamentos necessários para programas e projetos. Líderes de projeto que conseguem alinhar sua visão e trabalho com suas equipes entregam programas e projetos-chave com sucesso, e esse alinhamento entre visão, estratégia e implementação ajuda a fechar essas lacunas.

5. Monitore o progresso e o desempenho por meio da responsabilização

A implementação de qualquer estratégia envolve reuniões para discutir os diversos projetos e programas necessários. As reuniões são fundamentais para ajudar a concentrar esforços nesta fase e permitem:

• Gerenciar pessoas
• Seguir processos
• Comunicar informações a todas as partes interessadas, patrocinadores e membros da equipe

As reuniões de projeto são uma excelente forma de consolidar acordos, documentar itens acionáveis, identificar riscos e problemas e responsabilizar a equipe pela execução para gerar resultados.

Mantenha a comunicação aberta durante todo o projeto. Certifique-se de acompanhar antes, durante e após as reuniões os itens de ação pendentes, problemas e riscos. Evite o microgerenciamento e ajuste seu estilo de liderança de acordo com a situação e com cada membro da equipe.