Definir o escopo do projeto é uma parte crítica do processo de planejamento do projeto. Isso porque o escopo do projeto define os limites do que fará ou não parte do trabalho do projeto, o que é essencial ao elaborar o orçamento e o cronograma do projeto.

Naturalmente, o gerenciamento do escopo é uma área importante do gerenciamento de projetos e há muito a aprender sobre o tema. Mas antes de nos aprofundarmos nisso, vamos começar pela definição de escopo do projeto.

O que é escopo do projeto?

O escopo do projeto é a quantidade total de trabalho que precisa ser realizada para concluir um projeto. Para defini-lo, os gerentes de projeto devem decompor o projeto em tarefas e entregáveis que serão executados para atender aos objetivos e aos requisitos das partes interessadas e entregar o projeto com sucesso.

Definir o escopo do projeto é uma parte fundamental do processo de planejamento do projeto, pois com base no escopo os gerentes de projeto irão formar suas equipes, estimar quais recursos do projeto são necessários e determinar como serão o plano do projeto, o cronograma e o orçamento.

Quem é responsável pelo escopo do projeto?

O gerente de projetos é o principal responsável por definir, gerenciar e controlar o escopo do projeto. Durante a definição do escopo, ele geralmente trabalha com as principais partes interessadas e com a equipe do projeto, que fornecem contribuições sobre o que o projeto incluirá ou não. O gerente de projetos também gerencia o escopo ao longo do ciclo de vida do projeto e informa as partes interessadas sobre quaisquer atualizações.

O patrocinador do projeto inicia o projeto e fornece requisitos de alto nível e necessidades de negócio que orientam o escopo do projeto. Ele também aprova formalmente a declaração do escopo do projeto ou mudanças significativas. Em um nível mais alto e estratégico do que o gerente de projetos, também podem estar envolvidos gerentes de portfólio ou PMOs, que trabalham para garantir que todos os projetos e programas do portfólio estejam alinhados aos objetivos e às metas estratégicas da organização.

A equipe do projeto ou especialistas no assunto também podem contribuir para a definição do escopo, oferecendo insights sobre as tarefas, os recursos e os entregáveis necessários para suas áreas de atuação.

O que é gerenciamento do escopo do projeto?

O gerenciamento do escopo do projeto é o processo de acompanhar o escopo de um projeto após seu início para garantir que ele não cresça de forma descontrolada. É importante que nenhum trabalho adicional ou custo extra seja incorporado ao escopo do projeto sem a supervisão de um gerente de projetos; se o escopo do projeto mudar durante a fase de execução, o plano do projeto, o cronograma e o orçamento definidos inicialmente deixarão de corresponder ao escopo, causando atrasos e gastos excessivos. Esse fenômeno é conhecido como aumento de escopo e pode levar ao fracasso do projeto.

No entanto, o escopo do projeto pode ser ampliado de forma controlada quando partes interessadas ou membros da equipe utilizam uma solicitação formal de mudança que seja acordada por ambas as partes. Isso permite que os gerentes de projeto solicitem mais tempo e recursos e ajustem o cronograma do projeto e o orçamento conforme necessário.

Para controlar o escopo do projeto, os gerentes de projeto criam dois documentos principais de gerenciamento do escopo: a declaração do escopo e o plano de gerenciamento do escopo. Esses documentos definem o escopo durante a fase de planejamento e estabelecem as regras e diretrizes para seu acompanhamento. Exploraremos esses documentos com mais profundidade na seção a seguir.

Agora que definimos o que é gerenciamento do escopo do projeto, vamos focar em cada uma das etapas de gerenciamento do escopo para entender melhor esse processo.

Etapas de gerenciamento do escopo do projeto

Gerenciar o escopo significa, desde o início, que você e as partes interessadas tenham uma linha clara de comunicação. É necessário compreender a visão delas para saber o que esperam de um projeto. Dessa forma, quando ocorrerem mudanças, você poderá direcioná-las para atender aos objetivos do projeto, mantendo-o no caminho certo. Mas isso é apenas o começo.

Para gerenciar o escopo do projeto, você precisa realizar cinco etapas:

1. Definir o escopo do projeto

Definir o escopo de um projeto consiste em identificar o trabalho que será realizado. Para isso, primeiro é preciso delinear as principais metas e objetivos do projeto e refletir sobre as atividades necessárias para alcançá-los. Em seguida, quando você já tiver uma ideia clara do que o projeto deve atingir, pode usar uma estrutura analítica do projeto para decompor o projeto em um conjunto de tarefas. A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma ferramenta de planejamento que ajuda os gerentes de projeto a visualizar as tarefas necessárias para concluir o projeto, priorizá-las e identificar entregáveis e dependências.

Depois que o escopo do projeto é determinado, ele precisa ser gerenciado por meio de um processo conhecido como gerenciamento do escopo do projeto. O software de gerenciamento de projetos ajuda a gerenciar o escopo. O ProjectManager, software premiado de gerenciamento de projetos com gráficos de Gantt robustos, ajuda você a criar um plano de projeto no qual todas as tarefas definidas no escopo são programadas com responsáveis e prazos. Além disso, nossos gráficos de Gantt contam com barras de progresso que são atualizadas em tempo real à medida que os membros da equipe concluem suas tarefas, garantindo total transparência. Você também pode definir uma linha de base para comparar o esforço planejado com o esforço real em tempo real e evitar o aumento de escopo. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

Depois de definir as tarefas do projeto que serão executadas, você deve considerar o que não será incluído no escopo do projeto, o que é conhecido como exclusões do projeto. Determinar isso é tão importante quanto definir o escopo. Isso ajudará a evitar mal-entendidos com as partes interessadas ao apresentar uma proposta de projeto. Também é importante registrar restrições relevantes, como custos, que possam afetar o escopo do projeto.

2. Elaborar uma declaração do escopo do projeto

Depois de definir o escopo do projeto, você pode elaborar uma declaração do escopo do projeto, também conhecida como documento de escopo do projeto, que descreve os seguintes elementos:

• Metas e objetivos do projeto: Os requisitos do projeto ou critérios de aceitação.
• Entregáveis do projeto: Os resultados das tarefas do projeto.
• Exclusões e restrições do projeto: Como gerente de projetos, é necessário explicar o que não pode ser feito e por quê.
• Premissas do projeto: Algumas premissas iniciais que a equipe de gerenciamento de projetos estabelece antes da execução do trabalho.
• Marcos do projeto: Eles indicam momentos importantes no ciclo de vida do projeto, como o término de uma fase.
• Linha de base do escopo: O escopo original conforme planejado. A linha de base do escopo permite comparar os resultados reais com o que está definido na declaração do escopo.

A declaração do escopo também funciona como uma diretriz para o gerente de projetos. Ela o ajuda a tomar decisões sobre solicitações de mudança ao longo do ciclo de vida do projeto. Mudanças são uma parte inevitável de qualquer projeto, por mais detalhado que seja o plano do projeto, portanto é importante considerar a probabilidade de mudanças na declaração do escopo para gerenciá-las melhor posteriormente.

3. Criar um plano de gerenciamento do escopo

O plano de gerenciamento do escopo é um documento que descreve as diretrizes e os procedimentos sobre como o escopo será definido, acompanhado e ajustado. O plano de gerenciamento do escopo é um componente importante do plano geral do projeto. Embora não exista um modelo único para criá-lo, ele deve:

• Incluir a declaração do escopo
• Mostrar a estrutura analítica do projeto usada para definir o escopo do projeto
• Descrever a linha de base do escopo
• Explicar quem são os membros da equipe e quais são seus papéis e responsabilidades
• Estabelecer critérios de aceitação para os entregáveis do projeto
• Descrever quais são os principais marcos e fases do projeto
• Explicar quais procedimentos de controle de mudanças serão usados para alterar o escopo do projeto

4. Definir uma linha de base do escopo para controlar o escopo

Uma linha de base do escopo descreve o escopo do projeto que foi aprovado tanto pelas partes interessadas quanto pela equipe de gerenciamento de projetos. Ela é usada durante a fase de execução do projeto para garantir que o escopo seja executado conforme planejado.

5. Monitorar e controlar o escopo do projeto durante o ciclo de vida do projeto

Além de criar documentos do projeto, a maioria dos gerentes de projeto utiliza ferramentas de software de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, quadros kanban e painéis de controle, para acompanhar o escopo do projeto. Por exemplo, os gráficos de Gantt do ProjectManager permitem criar um cronograma visual do projeto no qual você pode adicionar tarefas, vincular dependências e definir prazos.

Em seguida, o painel do projeto em tempo real do ProjectManager permite monitorar o status do projeto e verificar se as tarefas estão sendo concluídas dentro do prazo e do orçamento. Também contamos com painéis de portfólio que permitem acompanhar dados de todos os seus projetos.

Por que o escopo do projeto é importante?

O gerenciamento do escopo é uma das áreas mais críticas do gerenciamento de projetos, pois gerenciar o escopo do projeto também ajuda a gerenciar seu cronograma e orçamento. Isso ocorre porque o gerenciamento do escopo consiste em alcançar os objetivos do projeto dentro do prazo e dos custos aprovados pelas partes interessadas. Um processo eficaz de gerenciamento do escopo pode ajudar os gerentes de projeto a alcançar os seguintes objetivos.

• Criar planos de projeto realistas
• Evitar problemas como estouro de custos e aumento de escopo
• Definir expectativas claras para as partes interessadas do projeto
• Contratar membros da equipe com as habilidades e qualificações adequadas para o projeto
• Cumprir os prazos do projeto
• Produzir entregáveis de alta qualidade
• Estabelecer procedimentos de gerenciamento de mudanças

Como evitar o aumento de escopo no gerenciamento de projetos

O aumento de escopo pode ocorrer em qualquer projeto, resultando em atrasos, estouros de orçamento e até queda no moral da equipe. Veja cinco formas de evitá-lo.

Definir e documentar o escopo do projeto desde o início

Estabelecer os limites do projeto desde o início ajuda muito a gerenciar expectativas logo no começo. Defina o que está incluído e excluído durante o processo de planejamento e documente quaisquer premissas feitas nessa fase. Representações visuais do escopo do projeto também são úteis, incluindo uma estrutura analítica do projeto (EAP), para garantir que todos tenham um entendimento compartilhado.

Estabelecer um processo formal de controle de mudanças

Defina as etapas para solicitar, avaliar e aprovar mudanças no escopo do projeto. Todas as solicitações formais devem ser feitas por escrito e deve haver uma análise de impacto da mudança proposta sobre orçamento, recursos, cronograma e objetivos gerais do projeto. Siga esse processo de forma consistente e não abra exceções.

Manter comunicação consistente e proativa com as partes interessadas

As partes interessadas devem ser informadas sobre o progresso do projeto e sobre quaisquer discussões relacionadas ao escopo. Seja proativo na comunicação e resolva mal-entendidos o mais rápido possível. Se as partes interessadas tiverem feedback ou preocupações, escute com atenção. No entanto, sempre consulte o escopo documentado.

Implementar verificação e validação do escopo

Realize revisões periódicas dos entregáveis do projeto com as partes interessadas para garantir que eles estejam de acordo com o escopo definido e os critérios de aceitação. Quando necessário, obtenha aprovação formal dos principais entregáveis e das fases do projeto para assegurar que o trabalho atenda aos requisitos acordados. Assim, as partes interessadas não poderão solicitar recursos adicionais ou mudanças posteriormente.

Promover uma cultura de conscientização sobre o escopo dentro da equipe do projeto

A equipe deve estar ciente do escopo do projeto e de como suas responsabilidades contribuem para ele. Eles compreendem plenamente a importância de seguir o escopo do projeto? Caso percebam solicitações ou tarefas que pareçam estar fora do escopo, incentive-os a sinalizá-las. Se houver qualquer percepção de mudança de escopo, a equipe deve entender e seguir o processo de controle de mudanças estabelecido.

Dicas de gerenciamento do escopo do projeto

Veja algumas das melhores dicas de gerenciamento do escopo do projeto para gerentes de projeto.

Comece definindo metas e objetivos do projeto

Metas do projeto e objetivos do projeto não são a mesma coisa. As metas são mais amplas, enquanto os objetivos são mais específicos. Eles devem ser definidos antes que o escopo possa ser estabelecido.

Coletar os requisitos do projeto

As partes interessadas têm requisitos de qualidade, financeiros e outros tipos de requisitos do projeto. Esses requisitos ajudam a definir o que pode ou não ser incluído no escopo.

Elaborar um plano de gerenciamento de recursos

Com base no escopo do projeto, você deve criar um plano de gerenciamento de recursos, que orientará como os recursos serão adquiridos, alocados e nivelados ao longo do projeto. Isso inclui membros da equipe, equipamentos e materiais. Estime os custos relacionados a esses recursos do projeto e adicione-os ao orçamento do projeto. Isso é fundamental para garantir que a execução do escopo do projeto ocorra conforme o planejado.

Estabelecer um processo de controle de mudanças

O escopo do projeto pode ser impactado negativamente quando mudanças, como novos requisitos do projeto, passam despercebidas. Isso ocorre porque elas geram trabalho adicional que não foi considerado. Para evitar esse problema, é necessário implementar procedimentos de controle de mudanças, como solicitações de mudança, para que a equipe do projeto possa ajustar o plano de gerenciamento do escopo.

Como gerenciar o escopo do projeto com o ProjectManager

O ProjectManager oferece diversas ferramentas para ajudar os gerentes a acompanhar o escopo do projeto. Nosso software online fornece dados em tempo real para apoiar decisões mais assertivas e promove a colaboração ao permitir que as equipes compartilhem arquivos, façam comentários e muito mais.

Recursos de gerenciamento de tarefas para executar o trabalho

O ProjectManager conta com diferentes visualizações para trabalhar com tarefas: gráficos de Gantt, quadros kanban e listas de tarefas. As três visualizações podem ser usadas no mesmo projeto, o que permite que os membros da equipe trabalhem nas tarefas do projeto da forma que preferirem. Essa flexibilidade aumenta a produtividade da equipe e ajuda a evitar o temido aumento de escopo.

Painéis de projeto para um melhor acompanhamento

Os painéis são grandes aliados quando você precisa identificar o aumento de escopo. Nosso painel de projeto em tempo real oferece uma visão atualizada dos principais indicadores do projeto. Esses dados ao vivo permitem identificar gargalos e problemas com muito mais rapidez. Além disso, tudo é apresentado em gráficos simples que podem ser facilmente compartilhados com partes interessadas ou membros da equipe.

A melhor forma de gerenciar o escopo de um projeto é contar com uma ferramenta online de gerenciamento de projetos que forneça dados em tempo real, permitindo agir quando surgirem problemas, antes que eles se agravem. O ProjectManager é online, portanto, quando sua equipe atualiza o status, de onde estiver e a qualquer momento, essas informações são atualizadas imediatamente, permitindo acompanhar o progresso do projeto com mais precisão. Veja por si mesmo ao experimentar este teste gratuito de 30 dias.