Os projetos podem nos sobrecarregar devido ao seu tamanho e escopo. Por isso, os líderes de projeto utilizam uma estrutura analítica do projeto (EAP) para dividir literalmente as fases maiores em tarefas cada vez menores, que depois podem ser programadas e atribuídas. Com nosso modelo gratuito de estrutura analítica do projeto para Excel, você poderá dividir facilmente suas tarefas e entregáveis.

Para baixar este modelo gratuito de estrutura analítica do projeto (EAP), clique na imagem.

Por que usar um modelo de estrutura analítica do projeto?

O modelo de estrutura analítica do projeto é uma forma de visualizar seus entregáveis, juntamente com as tarefas e subtarefas necessárias para concluí-los. Ele é um elemento fundamental para decompor os entregáveis em tarefas menores e mais gerenciáveis.

De acordo com o Project Management Institute, ou PMI (sigla em inglês), um modelo de EAP é “uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho que deve ser realizado pela equipe do projeto para atingir os objetivos e criar os entregáveis exigidos”.

Uma EAP é uma ferramenta crucial para projetos de produtos, dados, serviços ou qualquer combinação desses elementos. Ela não apenas divide os entregáveis em tarefas menores e gerenciáveis, como também fornece uma base para a estimativa e o controle detalhado de custos, incluindo o cronograma.

Mas, se você quiser criar uma EAP ainda melhor do que a que o Excel permite, utilize o diagrama de Gantt do ProjectManager. Ele permite construir uma estrutura dinâmica que pode ser gerenciada online com um diagrama de Gantt interativo ou uma planilha. Atribua códigos da EAP, crie dependências, identifique o caminho crítico, anexe arquivos e muito mais. Comece gratuitamente com o ProjectManager e crie uma EAP melhor.

Dividir tarefas

Este modelo gratuito de EAP em Excel do ProjectManager é uma decomposição hierárquica e incremental do projeto. Há uma lista de tarefas para cada fase do projeto, que depois é dividida em subtarefas. Essas tarefas e subtarefas são organizadas em uma estrutura em árvore, semelhante a um diagrama de fluxo.

Você começa pelo resultado final do projeto e trabalha de trás para frente, decompondo cada etapa em elementos menores de acordo com seu tamanho, duração e responsabilidade. Todos esses passos levam ao ponto final, cumprindo o cronograma e mantendo o projeto dentro do orçamento.

O modelo de EAP é uma estrutura para planejar e controlar um projeto e fornece a base a partir da qual pode ser desenvolvida a declaração de escopo. Ele também ajuda a gerar relatórios sobre cronograma, custos e recursos. Esses e outros documentos de gerenciamento de projetos são derivados da estrutura analítica do projeto.

A EAP é a ponte para o cronograma do projeto. O software de gerenciamento de projetos utiliza essas informações e as transforma em um plano de projeto viável. Com o ProjectManager, você pode adicionar recursos planejados, custos, esforço e muito mais com nosso diagrama de Gantt. Definir uma linha de base permite comparar o planejado com o realizado para manter o projeto no caminho certo. Fazer alterações no cronograma é tão simples quanto arrastar e soltar, permitindo ajustar o projeto rapidamente e responder a problemas que possam surgir. Há até uma coluna para o código da EAP. Experimente gratuitamente por 30 dias.

Quando usar o modelo de estrutura analítica do projeto?

Como o modelo de EAP é usado para identificar e organizar a totalidade das tarefas de um projeto, ele é utilizado no início da fase de planejamento. Você já tem um objetivo; a pergunta que a EAP responde é como você vai alcançá-lo.

Planejar um projeto exige precisão. Sempre existem riscos desconhecidos, mas um plano deve reunir todas as informações conhecidas para estimar corretamente o tempo e os custos. A EAP utiliza uma estrutura hierárquica para dividir os entregáveis ou os objetivos do projeto em partes gerenciáveis.

Essa técnica examina detalhadamente cada etapa necessária para alcançar o entregável final. Não é possível planejar um projeto — muito menos criar um cronograma — sem conhecer todo o trabalho que precisa ser realizado. Isso leva à atribuição de responsabilidades, à compreensão do escopo completo, à distribuição de recursos e muito mais.

Uma estrutura analítica do projeto é uma ferramenta inestimável para obter a aprovação do plano do projeto. Como mencionado, ela estabelece as bases para o plano e o cronograma. Embora você possa consultar este modelo ao longo do ciclo de vida do projeto para verificar se todos os entregáveis estão cobertos, ele é utilizado principalmente como uma técnica de planejamento.

Quem usa o modelo de EAP?

Este modelo de EAP deve ser utilizado pelos gerentes de projeto durante o planejamento do cronograma do projeto. No entanto, como a EAP deve incluir cada etapa que leva ao entregável final, é importante envolver todos os participantes do projeto.

Embora o gerente de projeto lidere o processo, são os membros da equipe que executarão o trabalho. Eles possuem as habilidades e a experiência necessárias para preencher quaisquer lacunas que o gerente de projeto possa ter deixado passar. Além disso, como responsabilidades serão atribuídas a eles, é fundamental envolvê-los para definir quem pode fazer o quê.

O gerente de projeto buscará a orientação de especialistas para ajudar a criar uma estrutura analítica do projeto o mais completa possível. Por isso, é importante consultar dados históricos de projetos semelhantes, conversar com gerentes de projeto e equipes que tenham trabalhado em iniciativas parecidas, além de revisar documentação, requisitos e outros materiais, para garantir que a EAP esteja 100% completa.

Como mencionado anteriormente, o modelo de EAP deve ser usado durante o planejamento, mas também deve ser mantido próximo durante a execução do projeto. Embora a EAP não seja um plano nem um cronograma de projeto, ela ajuda a garantir que nenhum entregável seja esquecido. Caso ocorram mudanças durante a execução, será necessário refazer a EAP, pois ela define o escopo do projeto.

O que inclui nosso modelo de EAP?

Este modelo de EAP do ProjectManager contém tudo o que você precisa para decompor seus entregáveis em tarefas facilmente executáveis. Dividimos o modelo em três partes.

Lista de tarefas do modelo de EAP

A primeira parte é uma lista detalhada de tarefas, dividida em seções que correspondem a cada fase do projeto e seus entregáveis. Por exemplo, a primeira fase do projeto é a fase de iniciação. Nesse momento, você numera as tarefas, identifica o que precisa ser feito durante essa etapa e decompõe esses passos em subtarefas.

Ao longo do processo, o modelo de EAP fornece colunas para atribuir o responsável por cada tarefa, registrar dependências, indicar os recursos necessários, o status, o custo e uma linha do tempo com a duração estimada, além das datas de início e término.

Diagrama em árvore do modelo de EAP

A segunda aba é um diagrama em árvore que começa com o projeto no topo e vai descendo até decompô-lo em fases, tarefas e subtarefas necessárias para sua conclusão.

Por fim, há uma terceira aba do Excel dentro do modelo de EAP que explica como utilizá-lo, permitindo que você tenha as instruções visíveis enquanto trabalha. Não poderia ser mais fácil.

Como usar nosso modelo de EAP

A seguir, detalhamos os diferentes componentes que compõem este modelo gratuito de EAP.

Uso da lista de tarefas do modelo de EAP

• Nº da tarefa: É um número que identifica o entregável. Utiliza-se notação decimal para diferenciar tarefas de subtarefas e saber exatamente em que parte do processo você está.
• Descrição da tarefa: Aqui são detalhados o entregável, a tarefa principal e as subtarefas necessárias para sua conclusão.
• Responsável pela tarefa: Cada entregável, tarefa e subtarefa deve ter um responsável para garantir que o trabalho seja executado. Isso é indicado nesta coluna.
• Dependência: Algumas tarefas não podem começar até que outra seja concluída. Neste campo, essas dependências são registradas.
• Recursos necessários: Tudo o que a tarefa exige, seja pessoal, equipamentos, materiais etc., é registrado aqui.
• Status da tarefa: Permite acompanhar o status de uma tarefa ou subtarefa. O menu suspenso permite marcá-la como não atribuída, atribuída, em andamento, atrasada ou concluída.
• Custo: Registra o gasto necessário para concluir o entregável.
• Data de início: Data em que o trabalho do entregável foi iniciado.
• Duração estimada: Quantidade de tempo estimada para concluir o entregável.
• Data de término: Quando o entregável for concluído, registre aqui sua data de encerramento.
• Observações: Esta coluna é destinada a qualquer informação adicional que não se encaixe nas anteriores.

Uso do diagrama em árvore do modelo de EAP

Na segunda aba, há um diagrama em árvore que visualiza a estrutura analítica do projeto, do nível mais geral na parte superior até o mais específico na parte inferior. Não é necessário incluir todos os dados da aba anterior, apenas o entregável, a tarefa e quantas subtarefas são necessárias para realizar o trabalho.

Uso do ProjectManager para criar uma estrutura analítica do projeto (EAP)

Nosso modelo de EAP em Excel é uma excelente ferramenta, mas a planilha tem usos limitados. Ela não é dinâmica e há muitas coisas que não podem ser feitas com ela. Idealmente, você precisa de uma solução completa para todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos. É aí que entra o software de estrutura analítica do projeto do ProjectManager.

Nosso software baseado na nuvem permite usar o modelo de EAP junto com muitas outras funcionalidades úteis. Por exemplo, você pode vincular dependências com apenas um clique no diagrama de Gantt online, o que notificará automaticamente o membro da equipe responsável. Além disso, o ProjectManager permite fazer essas atribuições diretamente no próprio software.