Os marcos do projeto ajudam as equipes a se concentrarem em pontos importantes de progresso ao longo de um projeto, o que auxilia os gerentes de projetos no planejamento do projeto e na programação. Assim como as tarefas dividem um projeto maior em partes gerenciáveis, os marcos dividem as fases do projeto para ajudar os gerentes de projetos a planejá-las, programá-las e executá-las.

O que é um marco do projeto?

Um marco do projeto é uma ferramenta de planejamento utilizada para marcar um ponto específico no cronograma do projeto. Os marcos do projeto podem indicar o início e o término de um projeto, marcar a conclusão de uma fase importante de trabalho ou destacar qualquer evento relevante, como a entrega de entregáveis do projeto.

Os marcos ajudam as equipes a coordenar seus esforços ao garantir que todos compreendam os objetivos do projeto e as ações necessárias para alcançá-los.

A importância dos marcos no gerenciamento de projetos

Os marcos do projeto oferecem uma forma mais precisa de estimar o tempo necessário para concluir um projeto ao destacar datas e eventos importantes, tornando-os essenciais para um planejamento e um cronograma eficazes. Devido à sua versatilidade, os marcos são elementos fundamentais de documentos do projeto, como o cronograma do projeto, o termo de abertura e o plano do projeto. Eles também são utilizados em metodologias de programação, como o método do caminho crítico (CPM), ou em ferramentas de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, que ajudam a determinar períodos-chave do cronograma.

Com os marcos do projeto, é possível calcular melhor a folga do cronograma ao segmentar a linha do tempo do projeto em intervalos ou períodos menores para controlar e acompanhar o progresso. Softwares de gerenciamento de projetos, como o ProjectManager, facilitam a criação de cronogramas com marcos do projeto. Utilize nossos gráficos de Gantt online para criar rapidamente um cronograma com fases, subtarefas, marcos e dependências. Experimente gratuitamente hoje mesmo.

Agora que definimos o que são os marcos do projeto e por que eles são importantes no gerenciamento de projetos, vamos explorar o processo de planejamento de marcos.

O que é um gráfico de marcos?

Um gráfico de marcos é uma ferramenta visual de planejamento do projeto que utiliza marcos para dividir o plano do projeto em grandes fases. Por ser simples, é usado quando gerentes de projetos ou patrocinadores precisam compartilhar uma visão geral do cronograma do projeto com partes interessadas ou membros da equipe, sem entrar no detalhe de todas as tarefas.

É possível criar um gráfico de marcos usando um criador de linhas do tempo ou até mesmo manualmente, mas, para gerentes de projetos, recomenda-se o uso de um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager. Isso porque os gráficos de Gantt são a melhor ferramenta para criar um plano de marcos.

O que é planejamento de marcos?

O termo planejamento de marcos refere-se ao processo de marcar marcos em um cronograma do projeto. O planejamento de marcos é realizado principalmente por gerentes de projetos, que identificam pontos críticos no ciclo de vida do projeto e os definem como marcos do projeto, para que a equipe compreenda quais são os principais entregáveis, atividades ou fases que precisam ser concluídos.

Ao marcar esses pontos críticos com marcos do projeto, tanto os gerentes quanto os membros da equipe conseguem acompanhar com mais facilidade as etapas importantes do ciclo de vida do projeto e entender melhor o que precisa ser feito e quando. O processo de planejamento de marcos geralmente é realizado com o apoio de gráficos de marcos, também chamados de cronogramas de marcos. Esses gráficos permitem que gerentes de projetos e escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs) criem um plano de marcos ou cronograma de marcos, ou seja, uma linha do tempo visual que apresenta os marcos do projeto ao longo de um período.

Exemplo de plano de marcos do projeto

A imagem abaixo mostra um gráfico de Gantt criado para planejar e programar um projeto de construção. No lado esquerdo, é possível ver uma lista de tarefas, que podem ser marcadas como marcos do projeto. Já no lado direito, aparecem os marcos do projeto, indicados por símbolos em forma de losango, que neste caso são “data da licitação”, referente à data em que a proposta de construção é apresentada, e “início do projeto de design”, que indica quando arquitetos e engenheiros começam a trabalhar no projeto de construção, após as etapas de estudo de viabilidade e solicitação de licenças.

Mais importante ainda, o gráfico de Gantt do ProjectManager vai além do simples planejamento de marcos, pois não apenas exibe os marcos, mas também todas as tarefas entre eles, permitindo um acompanhamento mais eficaz do projeto.

Como decidir o que é um marco do projeto

Como discutido anteriormente, os marcos do projeto no gerenciamento de projetos medem o progresso ao dividir o projeto em fases. De acordo com o Project Management Institute (PMI), normalmente existem cinco fases no gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Mas quando exatamente os marcos devem ser definidos?

A resposta simples é: quando tudo o que está relacionado àquela fase do projeto foi concluído. Por exemplo, a finalização do termo de abertura do projeto geralmente representa a última etapa da fase de iniciação. Esse é o momento adequado para inserir um marco do projeto, indicando a transição da iniciação para o planejamento.

No entanto, o ponto exato em que os marcos devem ser definidos pode variar de acordo com o projeto, a organização e outros fatores. Por isso, é sempre recomendável buscar a orientação de especialistas em gerenciamento de projetos. Um pouco de apoio no início pode evitar muitos problemas no futuro.

Os marcos representam mais um período no tempo do que a conclusão específica de tarefas ou entregáveis. Por isso, surge a pergunta: é possível ter marcos que não estejam diretamente ligados às fases do projeto? A resposta curta é sim. É possível definir qualquer tipo de marco no gerenciamento de projetos. Tradicionalmente, os marcos dividem os projetos em fases, mas você também pode criar um marco para indicar uma tarefa importante, um evento relevante, um entregável significativo ou outros pontos críticos.

Exemplos de marcos do projeto

Nada melhor para explicar como usar marcos no gerenciamento de projetos do que alguns exemplos. Vamos analisar exemplos comuns de marcos do projeto para cada fase do ciclo de vida do projeto.

Marcos da iniciação do projeto

• Formação da equipe do projeto: Você precisa de uma equipe de projeto responsável por executar as tarefas que levarão à entrega do projeto. É importante selecionar membros com as habilidades e a experiência necessárias.
• Reunião de kick-off do projeto: É a primeira reunião com toda a equipe do projeto e o cliente ou as partes interessadas. Nela, são definidos os objetivos e o propósito do projeto para alinhar todos os envolvidos.
• Aprovação do termo de abertura do projeto: O termo de abertura funciona como um resumo executivo do projeto, apresentando objetivos, escopo e partes interessadas. O patrocinador do projeto formaliza a aprovação ao assiná-lo.
• Garantia de financiamento, equipamentos ou recursos: Um projeto permanece apenas uma ideia sem os recursos necessários para executá-lo. Um marco importante é garantir o financiamento e os recursos que viabilizam o trabalho.

Marcos do planejamento do projeto

• Definição do escopo do projeto: O escopo do projeto descreve tudo o que será realizado, incluindo objetivos, entregáveis, tarefas e demais elementos.
• Estimativa dos custos do projeto: Para elaborar o orçamento, é necessário estimar os custos com base em dados históricos, recursos necessários e duração das atividades.
• Criação do orçamento do projeto: Após a estimativa de custos, é possível elaborar um orçamento do projeto preciso, contemplando todos os gastos do início ao fim.
• Criação do cronograma do projeto: Todo projeto possui uma data de início e uma data de término. Entre esses pontos, é preciso mapear as fases e tarefas em uma linha do tempo que represente o cronograma do projeto.
• Conclusão do plano do projeto: O plano do projeto descreve como o projeto será executado, monitorado e controlado. A finalização desse documento é um marco importante.
• Aprovação do plano do projeto: Após a revisão do plano, do cronograma e dos demais documentos, o patrocinador ou cliente aprova formalmente o projeto, permitindo o início da execução.

Marcos da execução do projeto

• Início da fase de execução: É quando o trabalho para alcançar os objetivos do projeto começa efetivamente. As equipes são alocadas e as tarefas passam a ser executadas.
• Produção de entregáveis-chave do projeto: Além do entregável final, existem diversos entregáveis intermediários que podem ser definidos como marcos.
• Conclusão de tarefas críticas: As tarefas críticas são aquelas que precisam ser concluídas para que o projeto seja finalizado com sucesso. Elas podem ser identificadas por meio do caminho crítico.
• Alcance das metas e objetivos do projeto: O propósito do projeto é atingir suas metas e objetivos, que podem ser marcados e celebrados como marcos ao longo do percurso.

Marcos do encerramento do projeto

• Criação da lista de pendências do projeto: Em projetos de construção, a lista de pendências reúne os últimos itens que precisam ser concluídos antes do encerramento oficial do projeto.
• Aprovação final das partes interessadas para encerrar o projeto: Um projeto só é considerado concluído quando o patrocinador ou o cliente aprova formalmente sua finalização. Após isso, a documentação é arquivada e a equipe do projeto é liberada.

Esses exemplos de marcos se aplicam a qualquer projeto, independentemente do setor. No entanto, como gerente de projetos, você tem liberdade para definir os marcos do projeto que melhor ajudem a planejar, executar e acompanhar o progresso do seu projeto.

Por que você deve usar marcos do projeto?

Parte do cronograma de um projeto envolve a capacidade de monitorar e acompanhar o progresso do cronograma em tempo real. Os gráficos de marcos são uma forma eficaz de visualizar o quanto o projeto já avançou. Ao registrar os marcos concluídos, é possível medir a distância que ainda falta até a linha de chegada do projeto.

Isso é especialmente útil ao lidar com as partes interessadas. As partes interessadas geralmente não querem relatórios excessivamente detalhados sobre o progresso do projeto. Elas preferem uma visão geral que indique se o projeto está ou não avançando conforme o planejado. Um gráfico de marcos é ideal para esse tipo de comunicação, pois mostra as principais fases já concluídas de acordo com o plano.

Ao apresentar um cronograma de marcos às partes interessadas, você pode mostrar quais marcos foram alcançados no mês atual e quais estão previstos para o próximo mês — além de indicar se esses marcos foram cumpridos conforme o planejado ou se houve atrasos. Isso simplifica o processo de relatórios do projeto, o que é particularmente útil ao criar vários gráficos de marcos para o gerenciamento de programas ou de portfólios de projetos.

Como reportar quando um marco do projeto é alcançado

Como saber se os objetivos definidos para uma fase do projeto foram realmente atingidos? Sem conhecer os objetivos e os indicadores-chave de desempenho planejados para o encerramento de um marco do projeto, a conquista pode ser apenas simbólica.

Os relatórios de status do projeto ajudam a responder a essa questão. Ao gerar um relatório de status, é possível obter uma visão geral da saúde do projeto. As tarefas foram concluídas dentro do prazo e do orçamento estabelecido? Por exemplo, pode ter ocorrido uma mudança no escopo do projeto ou algum atraso no cronograma. Nesse caso, esse não é um marco a ser celebrado.

No entanto, isso também não é motivo para alarme excessivo. Mudanças fazem parte de qualquer projeto. Os problemas surgem quando essas mudanças não são tratadas adequadamente. Ao executar um relatório de status, você identifica o que mudou e qual foi o impacto no projeto. A partir disso, é possível agir para colocar o projeto de volta nos trilhos. Ao alcançar o próximo marco, gere novos relatórios para acompanhar o progresso e garantir que tudo continue conforme o planejado.

O planejamento de marcos do projeto pode ser divertido!

Embora os marcos sejam usados principalmente para os aspectos técnicos do cronograma, eles também são excelentes para celebrar conquistas do projeto. Afinal, quando um marco é alcançado, significa que a equipe fez algo certo — como concluir uma fase do projeto ou entregar um entregável importante. Por que não aproveitar esse momento para reconhecer o esforço da equipe?

Celebre o sucesso da forma mais adequada para você e para a equipe do projeto. Pode ser algo simples, como um agradecimento ou uma mensagem de reconhecimento. Talvez você prefira oferecer um almoço ou até um bônus. Independentemente da forma, reconhecer as conquistas da equipe gera benefícios como retenção de talentos, lealdade da equipe e maior engajamento com o projeto. Além disso, fortalece o relacionamento e a confiança, fatores essenciais para um projeto produtivo. O uso de softwares de gerenciamento de projetos com ferramentas de colaboração ajuda a garantir que todos estejam cientes dessas iniciativas.

Como gerenciar marcos do projeto com o gráfico de Gantt do ProjectManager

Com nossos gráficos de Gantt online premiados, o ProjectManager permite aproveitar ao máximo os marcos do projeto. Essa ferramenta interativa de planejamento simplifica a criação e edição de gráficos de Gantt. Durante o planejamento do projeto, basta adicionar as tarefas e suas durações, incluindo as datas de vencimento, e o gráfico de Gantt preencherá automaticamente a linha do tempo.

1. Liste as tarefas do projeto

Utilize uma estrutura analítica do projeto (EAP) para identificar os entregáveis e as tarefas associadas a eles. Em seguida, no lado esquerdo do gráfico de Gantt, adicione todas essas tarefas, organizando-as por fases do projeto. Ao inserir as datas de início e término, elas serão automaticamente refletidas na linha do tempo à direita do gráfico de Gantt.

2. Identifique os marcos do projeto

Agora você precisa identificar os marcos do seu projeto. Eles podem ser usados para separar as fases do projeto, mas, como explicamos anteriormente, existem diversos entregáveis que também podem ser definidos como marcos. Escolha aqueles que ajudarão a monitorar o progresso, mas pense também nos marcos como uma oportunidade de parabenizar a equipe do projeto e celebrar conquistas para reforçar a motivação. Os marcos podem ser adicionados ao gráfico de Gantt por meio do ícone em forma de diamante.

3. Crie um cronograma de marcos

Com o ProjectManager, você pode atribuir tarefas facilmente aos membros da equipe e acompanhar o progresso à medida que avançam em direção aos marcos do projeto. Nosso software de gráfico de Gantt também oferece à equipe uma plataforma de colaboração. Use-a para compartilhar atualizações e arquivos e promover diálogos no nível das tarefas. Você ainda pode configurar alertas automáticos para garantir que os marcos sejam cumpridos.

4. Vincule os marcos do projeto

Os marcos, assim como as tarefas, podem ser vinculados. Isso significa que a fase de um marco não pode começar até que a fase anterior seja concluída. Dessa forma, você evita bloquear os membros da equipe, impedindo que fiquem aguardando ou sem os insumos necessários para avançar com suas tarefas.

5. Acompanhe seu plano de marcos

Depois de concluir o cronograma do projeto, adicione uma linha de base. Isso registra o cronograma e permite acompanhar o progresso em tempo real, comparando o esforço planejado com o esforço real. Você pode obter uma visão geral de alto nível alternando para o dashboard em tempo real, que monitora automaticamente custos, tempo, tarefas, carga de trabalho e muito mais por meio de gráficos e painéis fáceis de interpretar. Não é necessária nenhuma configuração, ao contrário de alternativas mais simples. Ele está pronto quando você estiver.

O relatório de marcos para as partes interessadas também é simplificado, pois você pode visualizar o progresso em tempo real e, com o dashboard, transformar esses dados em gráficos claros e coloridos que podem ser compartilhados da forma que preferir. Nunca foi tão fácil trabalhar com marcos.

Os marcos são apenas uma das muitas ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis ao usar o ProjectManager. Nosso software online de gerenciamento de projetos oferece gráficos de Gantt com marcos, dados em tempo real e uma plataforma colaborativa para tornar você e sua equipe mais eficientes e produtivos. Veja como ele pode ajudar a gerenciar projetos ao iniciar um teste gratuito de 30 dias hoje mesmo!