Ohne Plan geraten Projekte in Schwierigkeiten. Die Projektplanung ist einer der ersten und wichtigsten Aspekte des Projektmanagements. Mit Projektplanungsvorlagen können Sie Aufgaben terminieren, Budgets schätzen und Ressourcen zuweisen.
Projektmanagement-Software leistet mehr als eine statische Excel- oder Word-Vorlage, aber diese 11 kostenlosen Projektplanungsvorlagen für Excel und Word sind ein brauchbarer Ersatz. Laden Sie eine oder alle herunter, um Ihr nächstes Projekt auf den richtigen Weg zu bringen.
Warum Projektplanungsvorlagen verwenden?
Projektplanungsvorlagen sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Sie organisieren Ihre Aufgaben, helfen Ihnen beim Verfassen eines Projektauftrags, bei der Erstellung eines genauen Budgets und vielem mehr. Auch wenn Sie Projektmanagement-Software verwenden, können Projektplanungsvorlagen Sie bei vielen Aufgaben unterstützen, von der Entscheidungsfindung, etwa mit unserer kostenlosen RACI-Matrix-Vorlage, bis zur Ermittlung der Lieferobjekte des Projekts mit unserer kostenlosen Projektstrukturplan-Vorlage.
Sie können Projektplanungsvorlagen sogar nutzen, um Ihr Projekt zu steuern und Fortschritt und Risiken zu verfolgen. Sie sorgen für einen einheitlichen Prozess der Projektdokumentation, die anschließend archiviert und für künftige Planungen wieder abgerufen werden kann. Vorlagen für die Projektplanung verringern den Arbeitsaufwand, da sie bereits vorformatiert sind und Sie nicht jedes Mal bei null anfangen müssen.
Projektplanungsvorlagen sind jedoch bestenfalls ein Ausgangspunkt. Damit Ihre Pläne auch während der Projektausführung gut gesteuert werden, sollten Sie auf eine Projektmanagement-Software umsteigen.
ProjectManager ist eine preisgekrönte Software für Projekt- und Portfoliomanagement, mit der Sie Projekte planen sowie in Echtzeit steuern und verfolgen können. Wir bieten mehrere Projektansichten, von Kanban-Boards über Aufgabenlisten bis hin zu Tabellen- und Kalenderansichten, doch Projektmanager planen ihre Projekte in der Regel mit unseren leistungsstarken Gantt-Diagrammen.
Anders als Vorlagen organisieren unsere Gantt-Diagramme Ihre Aufgaben, fügen Ressourcen und Kosten hinzu und verknüpfen alle vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten, um kostspielige Verzögerungen zu vermeiden. Gantt-Diagramme können nach dem kritischen Pfad filtern, um wesentliche Aufgaben zu erkennen, und eine Baseline festlegen, mit der Sie den geplanten Fortschritt in Echtzeit mit dem tatsächlichen Fortschritt vergleichen. So liefern Sie pünktlich und im Rahmen des Budgets. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.
Die 11 besten Projektplanungsvorlagen
Wenn Sie noch nicht bereit für eine Projektmanagement-Software sind, helfen Ihnen diese 11 Projektplanungsvorlagen für Excel und Word, Ihr Projekt richtig zu planen. Sie decken alles ab, von einer Zeitleiste zur Darstellung Ihrer Aufgaben bis zu einem Risikoprotokoll, mit dem Sie Ihr Team auf die Probleme vorbereiten, die in jedem Projekt unweigerlich auftreten.
1. Projektplan-Vorlage
Ein Projektplan ist ein großes Unterfangen. Unsere kostenlose Projektplan-Vorlage für Word hilft Ihnen, die verschiedenen Projektmanagement-Dokumente zu organisieren, die Sie für ein erfolgreiches Projekt benötigen. Sie behandeln die Grundlagen der Planung, etwa die Definition des Projektumfangs, die Festlegung von Meilensteinen und die Aufteilung des Projekts in überschaubare Phasen und Aufgaben.
Anschließend können Sie einen Projektzeitplan einschließlich Aufgabenabhängigkeiten, Projektannahmen und Einschränkungen erstellen. Außerdem gibt es einen Abschnitt zu Projektbudget, Risiken und Änderungsmanagement, der unerlässlich ist, um auf Kurs zu bleiben. Enthalten sind ein Risikoprotokoll und der Prozess, den Sie für das Änderungsmanagement verwenden, um Verzögerungen zu vermeiden.
2. Projektzeitplan-Vorlage
Eine weitere leistungsstarke Projektplanungsvorlage ist die Zeitleiste. Sie ist eine visuelle Darstellung Ihres Zeitplans vom Anfang bis zum Ende. Auf der Projektzeitleiste können Sie Ihre Projektaufgaben, Fälligkeitstermine, Meilensteine und vieles mehr eintragen. Nutzen Sie unsere kostenlose Projektzeitplan-Vorlage für Excel, um mit der Terminplanung Ihres Projekts zu beginnen.
Wenn Sie unsere kostenlose Projektplanungsvorlage für Zeitleisten öffnen, sehen Sie, dass sie zweigeteilt ist. Links befindet sich eine Tabelle, in der Sie alle Projektaufgaben in einer Spalte, ihr Startdatum in einer weiteren und das Enddatum in einer dritten Spalte erfassen. Die letzte Spalte gibt die Dauer der Aufgabe in Tagen an. Während Sie diese Angaben eintragen, füllt sich rechts automatisch eine Zeitleiste, die Ihnen das gesamte Projekt auf einen Blick zeigt.
3. PERT-Diagramm-Vorlage
PERT steht für Program Evaluation and Review Technique. Ein PERT-Diagramm wird bei der Terminierung, Organisation und Koordination von Projektaufgaben eingesetzt. Diese kostenlose PERT-Diagramm-Vorlage für Excel schlüsselt jede Aufgabe auf, damit Projektmanager sie analysieren und die Mindestzeit schätzen können, die für den Abschluss des Projekts erforderlich ist.
Mit dieser Projektplanungsvorlage können Projektmanager den Projektstrukturplan, die Verknüpfungen zwischen den Aufgaben und die mit dem Projekt verbundenen Risiken analysieren. Planen Sie selbst komplexe Projekte, indem Sie die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Schritten visualisieren, und erstellen Sie einen realistischeren Zeitplan.
4. Projektstrukturplan-Vorlage
Ein Projektstrukturplan ist ein Planungswerkzeug, mit dem Sie die Aufgaben und Lieferobjekte Ihres Projekts ermitteln und damit die Terminplanung Ihres Projektplans beginnen. Sie sollten kein Lieferobjekt übersehen, sonst drohen Verzögerungen und Kostenüberschreitungen in der Ausführungsphase des Projekts.
Ein Projektstrukturplan ist ein hierarchisches Diagramm, das das Projekt schrittweise in Lieferobjekte und die Aufgaben zerlegt, die zu deren Fertigstellung nötig sind. Unsere kostenlose Projektstrukturplan-Vorlage für Excel ist eine anpassbare Projektplanungsvorlage aus zwei Tabellenblättern: eines mit einer Aufgabenliste und eines mit einem Baumdiagramm. So ermitteln Sie nicht nur Lieferobjekte und Aufgaben, sondern auch Abhängigkeiten, Ressourcen und mehr.
5. Kritischer-Pfad-Vorlage
Der kritische Pfad ist ein Netzplan, der Aufgaben als Knoten oder Kästchen darstellt. Diese sind durch Pfeile verbunden, die die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben abbilden. Diese kostenlose Kritischer-Pfad-Vorlage für Excel erleichtert die Terminplanung, denn Projektmanager sehen damit die längste und wichtigste Kette von Aufgaben, die abgeschlossen sein muss, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.
Diese Projektplanungsvorlage enthält alles, was Sie zur Berechnung des kritischen Pfads benötigen. Legen Sie Vorgängeraufgaben fest, schätzen Sie die Dauer und berechnen Sie den Puffer automatisch. Mit diesem Wissen können Projektmanager Aufgaben besser priorisieren, da sie wissen, welche wesentlich sind und welche nicht.
6. Aktionsplan-Vorlage
Ein Aktionsplan ist, wie der Name schon sagt, ein Plan. Er legt die Schritte fest, die nötig sind, um die von Ihnen angestrebten Ziele zu erreichen. Als Projektplanungsvorlage hilft er Ihnen, die Zeitleiste und die Ressourcen Ihres Projekts zu definieren.
Unsere kostenlose Aktionsplan-Vorlage für Excel bietet Platz, um Ihre Aufgaben aufzulisten und festzuhalten, in welcher Phase sie stattfinden und wem sie zugewiesen sind. Eine Spalte für den Status hilft Ihnen, die Aufgabe zu verfolgen, und es gibt Felder für Start- und Enddatum, Ressourcen und die zugehörigen Kosten.
7. RACI-Matrix-Vorlage
RACI ist ein englisches Akronym für Responsible, Accountable, Consulted und Informed (durchführungsverantwortlich, ergebnisverantwortlich, konsultiert und informiert). Eine RACI-Matrix, oft auch als Diagramm oder Tabelle bezeichnet, ist ein Werkzeug, das sicherstellt, dass alle Projektbeteiligten auf demselben Stand sind und zusammenarbeiten. Damit ist sie eine wichtige Projektplanungsvorlage.
Unsere kostenlose RACI-Matrix-Vorlage für Excel hilft Ihnen, alle am Projekt Beteiligten zu ermitteln und ihre Rollen festzulegen. Die Vorlage listet alle Projektbeteiligten in der obersten Zeile und die Aufgaben auf der linken Seite auf. Dann tragen Sie einfach R, A, C oder I ein, um festzulegen, wer wofür zuständig ist.
8. Projektauftrag-Vorlage
Ein Projektauftrag ist ein wichtiges Dokument der Projektplanung. Er liefert übergeordnete Informationen zum Projekt, damit die Stakeholder die Lieferobjekte, die Meilensteine sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams kennen. Außerdem erläutert er den Grund für das Projekt und wie Projektplan und Projektteam aufgebaut werden, um die Projektziele zu erreichen.
Mit unserer kostenlosen Projektauftrag-Vorlage für Word legen Sie die Vision und den Umfang des Projekts für alle Beteiligten fest. Sie wird dem Projektsponsor übersichtlich, geordnet und leicht verständlich präsentiert. Von der Zusammenfassung bis zum Anhang wird alles zusammengetragen, um zu zeigen, wie die Projektziele erreicht werden. Die Projektauftrag-Vorlage definiert das Projekt und zeigt den Plan, der die Meilensteine, Aufgaben, Abhängigkeiten und den Ressourcenmanagementplan umreißt.
9. Ressourcenplan-Vorlage
Ressourcen gehören zu jedem Planungsprozess, daher ist die Erstellung eines Ressourcenplans ein wesentlicher Teil der Projektplanungsphase. Sie müssen alles ermitteln und einplanen, was Sie zur Durchführung Ihres Projekts benötigen, und die wichtigste Ressource ist Ihr Team. Unsere kostenlose Ressourcenplan-Vorlage für Excel hilft Ihnen, die Ressourcen auf den Zeitplan und das Budget Ihres Projekts abzustimmen.
Unsere kostenlose Ressourcenplan-Vorlage hilft Ihnen, Aufgaben nach Teammitgliedern und der Abteilung, in der sie arbeiten, zu ordnen. Sie können außerdem den geplanten Aufwand für jede Aufgabe, den Stundensatz des Teammitglieds und die Gesamtkosten für die Dauer dieser Arbeit schätzen. Zusätzlich gibt es einen Kalender, um die Arbeit des Teams zu planen.
10. Projektbudget-Vorlage
Jedes Projekt kostet Geld. Wer diese Kosten genau schätzen und ein realistisches Projektbudget aufstellen kann, entscheidet oft darüber, ob das Projekt eine gesunde Gewinnmarge erzielt oder Verluste schreibt. Deshalb ist unsere kostenlose Projektbudget-Vorlage für Excel ein so wichtiger Bestandteil jeder Sammlung von Projektplanungsvorlagen. Sie hilft Ihnen, die Projektausgaben zu überwachen und Kostenüberschreitungen zu vermeiden.
Mit dieser kostenlosen Projektplanungsvorlage listen Sie alle Aufgaben und Teilaufgaben auf, einschließlich der jeweils zuständigen Person. Anschließend können Sie Arbeits-, Material- und sonstige Kosten schätzen, etwa für Reisen, Ausrüstung, Verpflegung und mehr. Eine weitere Spalte erfasst die tatsächlichen Kosten jeder Kategorie, damit Sie geplante und tatsächliche Kosten vergleichen können. Eine abschließende Saldospalte zeigt, ob Sie im Minus sind.
11. Projektumfang-Vorlage
Der Projektumfang umreißt Ihr Projekt, daher ist diese Projektplanungsvorlage sehr umfangreich. Es handelt sich um ein ausführliches Dokument, das die Aktivitäten, Ressourcen, Zeitleisten und Lieferobjekte des Projekts zeigt. Es führt Ihre wichtigsten Stakeholder, die im Projekt eingesetzten Prozesse sowie Annahmen und Einschränkungen auf, damit Sie verstehen, was zum Projektumfang gehört und was nicht.
Unsere kostenlose Projektumfang-Vorlage für Word ist sehr gründlich, Sie können sie aber je nach den Anforderungen Ihres Projekts ergänzen. Projektmanager finden darin Platz, um den Bedarf für das Projekt, den Projektumfang und seine Grenzen, die Geschäftsziele, Lieferobjekte, Kostenschätzungen und vieles mehr zu erläutern.
ProjectManager hilft bei der Projektplanung
Wenn Sie ProjectManager bereits ausprobiert haben, kennen Sie die Vorteile von Projektmanagement-Software gegenüber statischen Projektplanungsvorlagen. Vorlagen müssen manuell aktualisiert werden und eignen sich nicht gut für die Zusammenarbeit.
ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihre Projekte in Echtzeit planen, steuern und verfolgen. Alles, was Sie mit den oben genannten Projektplanungsvorlagen tun können, gelingt Ihnen mit unserer Software besser. Wir haben bereits gezeigt, wie unser leistungsstarkes Gantt-Diagramm Ihnen hilft, Aufgaben, Ressourcen und Kosten zu organisieren, wenn Sie einen Projektplan, Zeitplan und ein Budget erstellen. Das kann unser Tool außerdem.
Ressourcen und Personalkosten verwalten
Ressourcen gehören zu jedem Projektplanungsprozess. Mit unserer Software können Sie Teammitglieder ganz einfach Aufgaben zuweisen, da Sie deren Verfügbarkeit im Voraus festlegen. Sie können Urlaub, freie Tage und bei Remote-Teams sogar globale Feiertage für jedes Teammitglied erfassen.
Sobald alle zugewiesen sind, wechseln Sie zum farbcodierten Diagramm der Arbeitsauslastung, das Ihnen die Teamzuweisung auf einen Blick zeigt. Sind einige überlastet, können Sie diese Ressourcen neu zuweisen, um die Arbeitsauslastung des Teams auszugleichen und es produktiv an seiner Kapazitätsgrenze arbeiten zu lassen, ohne die Moral zu beeinträchtigen. Während der Projektausführung vereinfachen unsere sicheren Stundenzettel die Lohnabrechnung und helfen Ihnen, die Personalkosten im Blick zu behalten, damit Sie im Budget bleiben.
Projektfortschritt, Zeit und Kosten verfolgen
Es gibt mehr als einen Weg, die Projektkosten zu verfolgen, sobald das Projekt in die Phasen der Ausführung, Überwachung und Steuerung übergegangen ist. Für einen Überblick können Projektmanager Echtzeit-Dashboards nutzen, die Daten automatisch erfassen und in leicht verständlichen Grafiken und Diagrammen darstellen. Sie sehen, wie das Projekt im Vergleich zu Ihrem Plan vorankommt, vergleichen die Kosten mit Ihrem Budget und vieles mehr. Wenn Sie mehrere Projekte verwalten, nutzen Sie unsere Portfolio-Dashboards.
Für mehr Details nutzen Sie unsere Berichtsfunktionen. Anpassbare Status- und Portfolioberichte halten den Stand Ihres Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt fest, es gibt aber auch Berichte zu Abweichungen, Stundenzetteln, Arbeitsauslastung und mehr, die sich alle so filtern lassen, dass nur die gewünschten Daten angezeigt werden. Teilen Sie sie anschließend mit den Stakeholdern, um sie auf dem Laufenden zu halten.
Weitere Inhalte zur Projektplanung
Die Projektplanung ist ein umfangreiches Thema, und wir haben viele weitere Artikel, die alle Aspekte behandeln, von der Erstellung eines Projektplans bis zur Erklärung, was ein Implementierungsplan ist. Hier finden Sie eine Auswahl unserer Inhalte zur Projektplanung.
- 10 Projektmanagement Vorlagen für Excel und Word
- Projektplan: Grundlagen der Projektplanung
- Ressourcenmanagement: Prozesse, Werkzeuge und Techniken
- Was ist Projektausführung?
- 8 kostenlose Arbeitsplan-Vorlagen für Excel
- Was ist ein Implementierungsplan? (Mit Beispiel)
- 3 Projektplan-Beispiele (mit Vorlagen)
- Wie man einen Projektauftrag schreibt
- Wie erstellt man einen Projektzeitplan?
ProjectManager ist eine Online-Software für Projekt- und Portfoliomanagement, die Teams verbindet, ob sie im Büro, im Außeneinsatz oder irgendwo dazwischen arbeiten. Sie können Dateien teilen, auf Aufgabenebene kommentieren und bleiben dank E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen auf dem Laufenden. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.