Verwenden Sie diese kostenlose PERT-Diagramm-Vorlage in Excel, um die Planungsphase im Projektmanagement zu verbessern. Eine PERT-Diagramm-Vorlage ist ein hervorragendes Werkzeug, um einen Zeitplan zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen, sodass sichergestellt wird, dass alle Aktivitäten rechtzeitig abgeschlossen werden.
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Was ist ein PERT-Diagramm?
Ein PERT-Diagramm wird im Projektmanagement verwendet, um Aufgaben zu planen, zu organisieren und zu koordinieren. Oft wird es auch als PERT-Diagramm bezeichnet, und der Begriff PERT stammt von der englischen Abkürzung „Program Evaluation Review Technique“. Projektmanager nutzen dieses Werkzeug, um den Projektzeitplan visuell darzustellen.
Die PERT-Diagramm-Vorlage kann verwendet werden, um jede Aufgabe aufzuschlüsseln, sodass der Projektmanager diese analysieren kann. Dies geschieht mithilfe von Knoten, die durch Rechtecke oder Kreise dargestellt werden, zusammen mit den Ereignissen und Meilensteinen, die während des Projekts auftreten. Die Knoten sind durch Vektoren verbunden, also Linien, die die verschiedenen auszuführenden Aufgaben darstellen.
Die US-Marine entwickelte diese Methode erstmals in den 1950er-Jahren, um das Polaris-Raketenprogramm zu verwalten. Gleichzeitig entwickelte der private Sektor eine ähnliche Methode, die als Critical-Path-Methode bekannt ist, auf Deutsch auch Methode des kritischen Pfads genannt. PERT-Diagramme werden bei Projekten mit flexibleren Zeitplänen und höherer Unsicherheit eingesetzt, während der kritische Pfad bei Projekten mit festen Zeitplänen angewendet wird.
Warum eine PERT-Diagramm-Vorlage verwenden?
Projektmanager verwenden PERT-Diagramme, um die minimale Zeit zu schätzen, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich ist. Durch die Analyse der Projektstrukturplan-Elemente, der Verbindungen zwischen Aufgaben und der damit verbundenen Risiken können sie selbst komplexe Projekte organisieren, indem sie die Abhängigkeiten zwischen den Schritten visualisieren.
Die Verwendung einer PERT-Diagramm-Vorlage vereinfacht den Prozess, da das Diagramm bereits erstellt ist; die Nutzer müssen nur die Felder ausfüllen und den Anweisungen folgen, um es zu vervollständigen. Dies sorgt für Kontinuität, da dieselbe Vorlage während und nach dem Projekt verwendet werden kann, wobei abgeschlossene Projekte archiviert werden, um sie später als Referenz heranzuziehen.
Sie wird auch verwendet, um abhängige Aufgaben zu veranschaulichen, einen Zeitplan zu erstellen und den kritischen Pfad zu berechnen. Sie eignet sich ideal für die Verwaltung großer oder komplexer Projekte. Eine PERT-Diagramm-Vorlage vereinfacht das Management und steigert die Effizienz.
Obwohl die Vorlage hervorragend für die Zeitplanung geeignet ist, wird sie noch leistungsfähiger, wenn sie mit Projektmanagement-Software kombiniert wird. ProjectManager ist preisgekrönte Projekt- und Portfoliomanagement-Software mit leistungsstarken Gantt-Diagrammen, die das Projekt auf einer Zeitachse darstellen und weit mehr bieten als eine einfache Vorlage. Zum Beispiel müssen Sie keine komplexen Berechnungen zum kritischen Pfad im Gantt-Diagramm durchführen, da dieser die Aufgaben des kritischen Pfads sofort filtert. Benutzer können außerdem alle vier Arten von Abhängigkeiten verknüpfen und eine Basislinie festlegen, um den geplanten mit dem tatsächlichen Fortschritt in Echtzeit zu vergleichen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.
Wann sollte diese PERT-Diagramm-Vorlage verwendet werden?
Wie bereits erwähnt, ist diese Vorlage ein wesentliches Werkzeug für die Planungsphase. Sie hilft dabei, den kritischen Pfad des Projekts zu identifizieren, damit alle Fristen eingehalten werden. Außerdem ermöglicht sie es, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu erkennen, was hilft, kostspielige Verzögerungen zu vermeiden.
Tatsächlich kann die PERT-Diagramm-Vorlage sogar vor der Projektplanung eingesetzt werden. Sie ist in der Initiierungsphase nützlich, da sie hilft, die für den Abschluss des Projekts benötigte Zeit zu schätzen, was wiederum zur Bestimmung der Projektmachbarkeit beiträgt.
Sie ist auch wertvoll bei der Vorbereitung auf komplexe und groß angelegte Projekte. Sie ermöglicht es, alle Aufgaben zu organisieren und etwas, das zunächst überwältigend wirkt, in ein kontrolliertes und erfolgreiches Projekt zu verwandeln. Darüber hinaus eignet sie sich, um hypothetische Szenarien zu prüfen und geeignete Arbeitsabläufe auszuwählen. Schließlich können Projektmanager diese Vorlage nutzen, um die Projektstrategie klar an das Team zu kommunizieren.
Wer sollte diese PERT-Diagramm-Vorlage verwenden?
Es sollte inzwischen klar sein, dass diese Vorlage ein Werkzeug ist, das von Projektmanagern zu Planungszwecken eingesetzt wird. Dennoch wird jeder, der für die Planung eines Projekts verantwortlich ist, in dieser Vorlage eine leistungsstarke Methode finden, die er anwenden möchte.
Was enthält diese PERT-Diagramm-Vorlage für Excel?
Mit dieser Vorlage können Sie die Dauer von Aufgaben schätzen, um einen präzisen Zeitplan zu erstellen. Bevor Sie jedoch beginnen, sollten Sie sich mit einigen wichtigen Definitionen vertraut machen.
PERT-Diagramm-Formel
Ein traditionelles PERT-Diagramm basiert auf einem gewichteten Durchschnitt von drei Werten: dem pessimistischsten (P), dem optimistischsten (O) und dem wahrscheinlichsten (M) Wert für die Dauer einer Aufgabe.
- Optimistische Zeit (O): Die kürzeste Zeitspanne, die für die Durchführung einer Aufgabe oder Aktivität erforderlich ist.
- Pessimistische Zeit (P): Die längste Zeitspanne für den Abschluss einer Aufgabe. Dies ist das schlechteste mögliche Szenario, wenn alles schiefgeht.
- Wahrscheinlichste Zeit (M): Die realistischste Schätzung für die Dauer der Aufgabe, unter der Annahme, dass keine Probleme auftreten.
- Erwartete Zeit (E): Die Zeit, die sich aus der Anwendung der PERT-Formel ergibt und die optimistische, pessimistische und wahrscheinlichste Zeit gewichtet, um die bestmögliche Schätzung zu erhalten. Die Formel lautet:
E = (O + (4*M) + P) / 6
Standardabweichung des PERT-Diagramms
Verwenden Sie die folgende Formel, um die Standardabweichung des PERT-Diagramms zu berechnen. Je höher das Ergebnis, desto geringer ist das Vertrauen in Ihre Schätzung – und umgekehrt.
(P – O) / 6
Nachdem Sie nun die Bedeutung dieser Schlüsselkonzepte der PERT-Methode verstanden haben, sehen wir uns die Elemente an, aus denen das Diagramm besteht.
- Knoten: Symbole zur Visualisierung der Projektmeilensteine, die das Ergebnis jeder Aufgabe darstellen.
- Pfeile: Visuelle Darstellung der Abfolge einer Aufgabe; verzweigende Pfeile zeigen Aufgaben an, die gleichzeitig abgeschlossen werden können.
- Vorgänger: Eine Aktivität, die einer anderen vorausgeht und abgeschlossen sein muss, bevor die Nachfolgeraktivität beginnen kann.
- Vorlaufzeit: Zeit, die benötigt wird, um eine Aufgabe abzuschließen, ohne die folgende zu beeinträchtigen.
Wie verwendet man die PERT-Diagramm-Vorlage in Excel von ProjectManager?
Nachdem Sie nun mit der Terminologie vertraut sind, ist es an der Zeit, zu lernen, wie Sie diese kostenlose Excel-Vorlage verwenden. Die Formeln sind bereits integriert. Sie müssen lediglich die Informationen zu Ihrem Projekt eingeben und diese drei Schritte befolgen.
1. Aufgaben und Zeitschätzungen auflisten
Listen Sie die Projektaufgaben in der PERT-Diagramm-Tabelle auf der linken Seite auf und geben Sie dann eine optimistische, eine pessimistische und eine wahrscheinlichste Schätzung für deren Abschluss an. Sobald diese drei Schätzungen in die entsprechenden Spalten eingetragen sind, wendet diese Vorlage automatisch die PERT-Diagramm-Formel an und füllt die Spalten „Erwartete Zeit“ und „Varianz“ aus.
2. Pfeile und Knoten verwenden, um Aufgaben und Meilensteine zu visualisieren
Ein PERT-Diagramm verwendet Pfeile, um Aufgaben darzustellen und die Abhängigkeiten zwischen ihnen zu zeigen. Bearbeiten Sie die Aufgabennamen und deren Dauer im Diagramm, um sie an die im ersten Schritt erstellte Liste anzupassen, wie im Beispieldatensatz dieser Vorlage gezeigt. Kopieren und fügen Sie die Beispielknoten und -pfeile ein, um ein Diagramm zu erstellen, das die Arbeitsabläufe Ihres Projekts darstellt.
Bearbeiten Sie anschließend die Namen der Meilensteine mit den Knotensymbolen im Diagramm, wie im Beispiel gezeigt.
3. Vorgängeraufgaben identifizieren
Sobald die Projektaufgaben im PERT-Diagramm dargestellt sind, lassen sie sich leichter visualisieren, was das Ausfüllen der Spalte „Vorgängeraufgaben“ erleichtert.
ProjectManager hilft bei der Erstellung und Verwaltung von Projektzeitplänen
Auch wenn eine PERT-Diagramm-Vorlage ein wertvolles Werkzeug zur Projektplanung ist, hilft sie nicht bei der Umsetzung oder Kontrolle während der Durchführung. Vorlagen sind statische Dokumente. Während das Diagramm bei der Terminplanung eines Projekts helfen kann, ist Projektmanagement-Software darauf ausgelegt, es zu verwalten. ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Projektmanagern und ihren Teams die Funktionen bietet, die sie benötigen, um effizienter und effektiver zu arbeiten.
Mehrere Ansichten für die Projektplanung verwenden
Gantt-Diagramme arbeiten Hand in Hand mit der PERT-Vorlage, um Aufgaben zu organisieren, Abhängigkeiten zu identifizieren und Basislinien festzulegen, mit denen der Zeitplan und Budgetabweichungen in Echtzeit verfolgt werden können. Projektmanager nutzen sie zum Planen, Verwalten und Nachverfolgen, aber Teams benötigen nicht alle diese Funktionen bei der Ausführung ihrer Aufgaben. Deshalb gibt es mehrere Projektansichten, die sich gleichzeitig aktualisieren, um alle auf dem gleichen Stand zu halten. Teams können ihren Arbeitsablauf mit Kanban-Boards visualisieren oder Aufgaben in der Listenansicht verwalten. Außerdem gibt es die Tabellenansicht (ohne Zeitachse) und einen Monatskalender, um Stakeholder auf dem Laufenden zu halten.
Ressourcen verwalten und Kosten verfolgen
Die Einhaltung des Zeitplans erfordert Überwachung und Kontrolle während der Projektdurchführung. Projektmanager können mit Echtzeit-Dashboards einen Überblick über Zeit, Kosten und mehr erhalten oder mit anpassbaren Berichten die Daten genauer analysieren. Arbeitskosten können mit sicheren Zeiterfassungsbögen überwacht werden, die nicht nur die Lohnabrechnung erleichtern, sondern auch Einblick geben, wie viel Zeit und Geld jedes Teammitglied investiert. Die Teamseite oder das farbcodierte Arbeitslastdiagramm zeigt die allgemeine Ressourcenzuweisung des Teams und hilft, die Arbeitslast auszugleichen, um die Produktivität aufrechtzuerhalten.
ProjectManager ist eine Online-Software für Projekt- und Portfoliomanagement, die Teams überall miteinander verbindet – im Büro, vor Ort oder remote. Sie können Dateien teilen, auf Aufgabenebene kommentieren und mit E-Mail- oder In-App-Benachrichtigungen auf dem Laufenden bleiben. Schließen Sie sich Teams wie Avis, Nestlé und Siemens an, die unsere Software nutzen, um erfolgreiche Projekte zu liefern. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.