Unternehmen, Non-Profit-Organisationen und sogar Regierungsbehörden führen Projekte durch, um die Effizienz ihrer Abläufe zu verbessern und strategische Ziele zu erreichen. Diese Projekte erfordern eine Vielzahl von menschlichen und nicht-menschlichen Ressourcen wie Rohmaterialien, Ausrüstung und Maschinen, die verwaltet werden müssen.

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement ist der Prozess der Schätzung, welche Ressourcen zur Fertigstellung eines Projekts benötigt werden, ihrer Beschaffung, der Erstellung eines Zeitplans für ihre Zuweisung und der Überwachung ihrer Nutzung während der Ausführung eines Projekts, Programms oder Portfolios. Normalerweise überwacht der Projektmanager oder das Project Management Office (PMO) diesen Prozess, aber einige Organisationen haben einen Ressourcenmanager, der auf diesen Bereich spezialisiert ist.

Was ist ein Ressourcenmanager?

Ein Ressourcenmanager ist ein Mitglied eines Projektteams oder des PMO, das dafür verantwortlich ist, den Prozess der Definition von Ressourcenanforderungen, der Kostenschätzung, der Beschaffung von Ressourcen und ihrer ordnungsgemäßen Zuweisung und Nutzung zu leiten. Eine seiner Hauptaufgaben besteht darin, einen Ressourcenmanagementplan zu entwickeln, der die Planungsbemühungen der Organisation leitet.

Was ist ein Ressourcenmanagementplan?

Ein Ressourcenmanagementplan ist ein Dokument, das alle Richtlinien, Verfahren, Tools und Methoden beschreibt, die eine Organisation zur Verwaltung ihrer Ressourcen während der Projektausführung verwendet. Zum Beispiel sollte er Projektressourcen auflisten, ihre geschätzten Kosten angeben, einen Ressourcenzuweisungsplan sowie Lieferanteninformationen enthalten, neben weiteren Details.

Ein Ressourcenmanagementplan muss jedoch kein statisches Dokument sein. Sie können Ressourcenmanagement-Software wie ProjectManager verwenden, um Ihren Ressourcenzuweisungsplan zu visualisieren, Ressourcen zuzuordnen und ihre Kosten in Echtzeit zu überwachen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Arten des Ressourcenmanagements

Es gibt drei übergeordnete Kategorien des Ressourcenmanagements: Projektressourcenmanagement, Unternehmensressourcenmanagement und Personalmanagement. Wie der Name schon sagt, bezieht sich Projektressourcenmanagement auf die Überwachung des Einsatzes von Ressourcen wie Arbeitskraft, Materialien und Ausrüstung zur Erledigung von Projektaufgaben. Unternehmensressourcenmanagement hingegen umfasst die Nutzung dieser Ressourcen zur Steuerung der täglichen Geschäftsabläufe.

Unternehmensressourcenmanagement kann weiter unterteilt werden in branchenspezifische Formen wie Ressourcenmanagement im Bauwesen und Produktionsressourcenmanagement. Schließlich konzentriert sich das Personalmanagement auf die Zuweisung menschlicher Ressourcen sowohl für das Projekt- als auch das Unternehmensressourcenmanagement.

Arten von Projekt- und Organisationsressourcen

Projektressourcen lassen sich einfach definieren als alles, was zur Ausführung von Projektaufgaben benötigt wird, einschließlich der Personen, die die Arbeit erledigen. Hier einige Beispiele für Projektressourcen.

• Zeit
• Rohmaterialien
• Menschliche Ressourcen
• Maschinen und Ausrüstung
• Finanzielle Ressourcen
• Informationen und Daten

Vorlage für ein Projektbudget

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Warum ist Ressourcenmanagement wichtig?

Ressourcenmanagement ist ein wichtiger Prozess in vielen Disziplinen wie Projektmanagement, Portfoliomanagement und Unternehmensführung. So unterstützt es diese Bereiche:

Projektressourcenmanagement

Ressourcenmanagement ist entscheidend bei der Projektsteuerung. Es ist wichtig, die Ressourcenanforderungen während der Initiierungs- und Planungsphase des Projektlebenszyklus zu identifizieren, um Kosten zu schätzen und ein Projektbudget zu erstellen. Ebenso wichtig ist es, die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt einzuplanen, damit Ihr Projektplan termingerecht abgeschlossen wird.

Programm- und Portfolioressourcenmanagement

Ressourcenmanagement ist für das Projektportfoliomanagement noch wichtiger als für die Steuerung einzelner Projekte. Der Grund: Programmmanager, Portfoliomanager und Project Management Offices (PMOs) müssen sicherstellen, dass sie Ressourcen strategisch zuteilen, um mehrere Projekte gleichzeitig zu managen. So können sie beispielsweise Kosten minimieren, indem sie dieselben Ressourcen in verschiedenen Projekten einsetzen.

Unternehmensressourcenmanagement

Wie Sie Ihre Unternehmensressourcen verwalten, beeinflusst maßgeblich die Fähigkeit Ihres Unternehmens, zu funktionieren und zu wachsen – über Projekt- oder Unternehmensressourcenmanagement hinaus, insbesondere in ressourcenintensiven Branchen wie professionelle Dienstleistungen, Bauwesen oder Fertigung.

Ein effektives Ressourcenmanagement bringt zahlreiche Vorteile, wie die Senkung von Kosten, die Optimierung Ihrer Betriebsplanung und die Maximierung von Gewinnen.

Was ist Ressourcenmanagement-Software?

Ressourcenmanagement-Software ist eine Sammlung digitaler Tools, die bei den Phasen des Ressourcenmanagementprozesses unterstützen. ProjectManager ist beispielsweise eine Projektressourcenmanagement-Software mit Funktionen wie Gantt-Diagrammen, Dashboards, Stundenzetteln, Workload-Management-Diagrammen und Berichten zur Ressourcennutzung.

Es gibt viele Desktop- und Online-Alternativen für Ressourcenmanagement-Software, die jeweils unterschiedliche Funktionen bieten. Deshalb haben wir die beste Ressourcenmanagement-Software verglichen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

Ressourcenmanagement-Tools

Während die meisten dieser Ressourcenmanagement-Tools ursprünglich analoge Diagramme, Dokumente und Schaubilder waren, sind sie heute Teil von Ressourcenmanagement-Software, die sowohl für Projekt- als auch für Unternehmens-Ressourcenplanung eingesetzt werden kann.

• Gantt-Diagramm: Ein Gantt-Diagramm hilft Organisationen, einen Zeitplan für Projekte zu erstellen und Ressourcen zuzuweisen, z. B. Teammitglieder, Materialien oder Ausrüstung.
• Stundenzettel: Stundenzettel erfassen die Arbeitsstunden von Mitarbeitern für die Lohnabrechnung. Sie können genutzt werden, um die für Projektaufgaben aufgewendete Zeit zu verfolgen oder einfach die Arbeitszeiten von Schichten zu dokumentieren.
• Ressourcenhistogramm: Ein einfaches Balkendiagramm, das hilft zu verstehen, wie Ressourcen im Zeitverlauf genutzt werden.
• Workload-Management-Diagramm: Ein Workload-Kalender hilft Teamleitern zu erkennen, wie Arbeit im Team verteilt ist, sodass sie die Arbeitslast gleichmäßig zuteilen können.
• Ressourcenkalender: Ressourcenkalender helfen Organisationen zu schätzen, welche Ressourcen benötigt werden, um ein Projekt termingerecht abzuschließen.
• Ressourcenstrukturplan: Ein Ressourcenstrukturplan ist ein Diagramm, das Organisationen hilft, Projekte in einzelne Aufgaben zu unterteilen und die jeweils benötigten Ressourcen festzulegen.

Ressourcenmanagement-Prozess

Wie oben beschrieben, ist Ressourcenmanagement ein fortlaufender Prozess, der in der Projektplanungsphase beginnt und bis zum Projektabschluss andauert. Dies wird als Ressourcenmanagement-Lebenszyklus bezeichnet, der aus vier Phasen besteht, die Projektmanager verstehen sollten, um Projektressourcen richtig zu managen.

1. Ressourcenanalyse: Die Ressourcenanalyse bewertet die aktuelle Verfügbarkeit von Ressourcen, um festzustellen, welche für die Umsetzung eines Projekts oder Aktionsplans fehlen.
2. Ressourcenplanung: Ein Ressourcenplan erklärt, welche Projektressourcen benötigt werden und wie diese bereitgestellt werden. Wichtiger noch: Er leitet das Team im Ressourcenmanagement. Er sollte Informationen wie allgemeine Richtlinien, eine Beschreibung der Projektressourcen, ihre Mengen und den Zeitpunkt ihres Bedarfs enthalten.
3. Ressourcenplanung im Zeitplan: Anschließend müssen diese Ressourcen rechtzeitig verfügbar sein. Dazu müssen Sie einfach Ihren Ressourcenplan mit Ihrem Projektzeitplan abstimmen und eine stabile Lieferkette sicherstellen.
4. Ressourcenzuweisung: Ressourcenzuweisung ist ein fortlaufender Prozess, der einfach definiert ist als die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen, um Projektaufgaben zu erfüllen. Kritische Aufgaben müssen beispielsweise bei der Erstellung des Ressourcenplans priorisiert werden.
5. Ressourcenverfolgung: Sie müssen die Leistung Ihres Teams überwachen. Nutzen Sie Stundenzettel, Workload-Diagramme und andere Ressourcenmanagement-Tools, um die Arbeit Ihrer Teammitglieder nachzuverfolgen.

Most project managers use resource management software to help them as they move from one phase of the resource management process to the next.

Vorteile des Ressourcenmanagements

Ressourcenmanagement-Tools und -Techniken helfen Organisationen dabei, einen Ressourcenmanagement-Prozess oder -Rahmen zu etablieren, der zahlreiche Vorteile mit sich bringt, wie zum Beispiel:

• Die genaue Definition der Projekt-Ressourcenanforderungen erleichtert den Budgetierungsprozess erheblich und hilft, unerwartete Kosten, Verzögerungen und andere Probleme während der Projektausführung zu vermeiden
• Effektives Ressourcenmanagement maximiert die Ressourcenauslastung und -effizienz, was sich direkt auf die Rentabilität eines Unternehmens in Branchen wie Bauwesen und Fertigung auswirkt
• Ressourcen können strategisch zugewiesen werden, um Projekte rechtzeitig abzuschließen, wenn sie im Verzug sind
• Ressourcenplanung ermöglicht es Organisationen sicherzustellen, dass sie gut auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet sind, wie z. B. die Deckung der geschätzten Kundennachfrage oder die Umsetzung langfristiger Projekte und Programme

Techniken des Ressourcenmanagements

Projektmanager setzen die folgenden Techniken des Ressourcenmanagements ein, um Ressourcen während der Projektausführung zu prognostizieren, zu planen, zuzuweisen, auszugleichen und zu optimieren.

Ressourcenprognose

Projektmanager müssen bestmöglich einschätzen, welche Ressourcen für ein Projekt benötigt werden und wie diese Anforderungen mit den aktuellen Plänen der Organisation zusammenpassen. Dazu müssen Sie den Projektumfang definieren, um alle Projektaufgaben und die dafür benötigten Ressourcen zu identifizieren.

Kapazitätsplanung für Ressourcen

Die Ressourcenkapazität einer Organisation bezieht sich auf die maximale Arbeitsmenge, die sie mit den derzeit verfügbaren Ressourcen in einem bestimmten Zeitraum bewältigen kann. Ressourcen-Kapazitätsplanung ist der Prozess, sicherzustellen, dass die Ressourcenkapazität ausreicht, um ein Projekt auszuführen.

Ressourcenbelastung

Eine Technik der Ressourcenzuweisung, die darin besteht, die maximale Anzahl von Arbeitsstunden zu bestimmen, die Mitarbeiter zugewiesen werden können, und sicherzustellen, dass ihre Zeit zu 100 % während eines Projekts genutzt wird.

Ressourcenausgleich

Ressourcenausgleich ist der Prozess, die Arbeit innerhalb eines Projektteams neu zuzuweisen, um Überlastungen oder Terminprobleme zu lösen. Durch ein gründliches Verständnis der Fähigkeiten der Teammitglieder können Aufgaben basierend auf deren Stärken zugewiesen werden, um die Ressourceneffizienz zu maximieren.

Verfolgung der Ressourcennutzung

Eine sorgfältige Ressourcenplanung ist genauso wichtig wie die Ressourcenverfolgung. Projektmanager müssen die Ressourcennutzung überwachen, um festzustellen, welche Ressourcen nicht effizient eingesetzt werden. Anschließend können sie diese Ressourcen einfach neu zuweisen oder den Ressourcenmanagementplan anpassen.

Ressourcenglättung

Ressourcenglättung besteht einfach darin, nicht kritische Aufgaben zu verschieben, um ein Projekt mit den verfügbaren Ressourcen rechtzeitig abzuschließen. Dies geschieht durch die Nutzung von Puffer- oder Schwimmzeiten bei diesen Aufgaben, um sie ohne Auswirkungen auf den kritischen Pfad zu verzögern. Durch das Verschieben nicht kritischer Aufgaben können Sie Ressourcen auf kritische Pfadaufgaben konzentrieren und später zu den weniger wichtigen Aktivitäten zurückkehren.

Tipps und Best Practices im Ressourcenmanagement

Hier sind einige wichtige Tipps und Best Practices, die Ihnen helfen, häufige Fehler in der Ressourcenplanung zu vermeiden.

Ressourcenbeschränkungen vor der Projektplanung identifizieren

Eine Ressourcenbeschränkung ist jede Bedingung, die die Verfügbarkeit von Ressourcen für die Durchführung von Projektaufgaben einschränkt. Zum Beispiel könnte ein Gerät für die Wartung eingeplant sein oder Teammitglieder sind mehreren Projekten zugewiesen, was ihre Verfügbarkeit einschränkt.

Ein funktionsübergreifendes Team zur Ermittlung der Ressourcenanforderungen zusammenstellen

In den meisten Fällen erfordern diese Projekte einen unternehmensweiten Einsatz und eine umfangreiche Nutzung von Organisationsressourcen. Es ist wichtig, ein funktionsübergreifendes Team zusammenzustellen und wichtige Stakeholder bereits in der Phase der Ressourcenprognose einzubeziehen, um eine ganzheitliche und genaue Sicht auf die Projektressourcenanforderungen zu erhalten.

Den Arbeitsaufwand des Projekts über die Projektaufgaben hinaus berücksichtigen

Im Projektmanagement bezieht sich der Arbeitsaufwand eines Projekts auf alle unterstützenden Aktivitäten, die zur Durchführung der Projektaufgaben erforderlich sind, wie z. B. den Transport von Ressourcen vom Lager zur Baustelle oder die Schulung von Mitarbeitern.

Wie ProjectManager beim Ressourcenmanagement hilft

Ressourcenmanagement wurde entwickelt, um die Ressourcen in Ihrem Projekt zu verwalten, was Transparenz in Bezug auf Verfügbarkeit, Arbeitslast und mehr erfordert. ProjectManager ist Projektmanagement-Software, die Ihnen Echtzeitdaten liefert, um fundiertere Entscheidungen beim Ressourcenmanagement zu treffen.

Ressourcen mit interaktiven Gantt-Diagrammen planen

Ressourcen und Kosten können Aufgaben in unserer Gantt-Ansicht zugeordnet werden. Sobald Sie eine Basislinie festgelegt haben, können Sie außerdem den geplanten mit dem tatsächlichen Fortschritt Ihres Gesamtprojekts vergleichen, um frühzeitig auf mögliche Ressourcenprobleme aufmerksam zu werden. Der Fortschrittsbalken zeigt Ihnen den Stand einer bestimmten Aufgabe im Verhältnis zum geplanten Aufwand. Wenn Sie Ihre Basislinie nicht einhalten, weisen Sie Ihre Ressourcen neu zu, um auf Kurs zu bleiben.

Arbeitslast verwalten und Teams produktiv halten

Ihr Team ist Ihre wertvollste Ressource. Sie können die Verfügbarkeit, Arbeitstage, Feiertage und Urlaubszeiten Ihres Teams unabhängig vom Arbeitsort einrichten. Sobald die Arbeit beginnt, möchten Sie weder Überlastung noch Leerlauf verursachen. Unsere farbcodierte Workload-Seite zeigt Ihnen auf einen Blick, ob Teammitglieder über- oder unterausgelastet sind. Eine ausgewogene Arbeitslast führt zu einem produktiveren und zufriedeneren Team – und zufriedenere Teams sind produktiver.

Ressourcen mit Echtzeit-Dashboards und -Berichten verfolgen

Sie haben Ihr Ressourcenmanagement geplant, doch während der Projektausführung müssen Sie diese Ressourcen überwachen. Wenn Sie nicht kontrollieren, wie Sie Ressourcen einsetzen, riskieren Sie Budgetüberschreitungen oder Terminverzögerungen. Unser Echtzeit-Projekt-Dashboard sammelt automatisch Live-Daten und zeigt diese in farbigen Diagrammen zu sechs Projektmetriken an. Mit einem Klick können Sie Berichte erstellen, die detaillierte Einblicke in Arbeitslast, Zeit, Kosten und vieles mehr geben. Alle Berichte lassen sich filtern und nach Bedarf mit Stakeholdern teilen.

Unsere Software unterstützt Sie bei der Planung, Verwaltung und Berichterstattung über Projektressourcen. Sie können Ressourcenkosten zuweisen und verfolgen, die Verfügbarkeit Ihres Teams für Zuweisungen einsehen und alles mit Dashboards überwachen, die als sofortige Statusberichte fungieren. Sie erhalten alles, was Sie zur Verwaltung von Ressourcen benötigen, an einem Ort.

Wenn Sie Ressourcen in einem Projekt verwalten, gibt es viele Aspekte, die gleichzeitig beachtet werden müssen, und dieser Prozess kann kompliziert und verwirrend werden. Mit dem richtigen Online-Tool können Sie Ihre Ressourcen jedoch mit hoher Kontrolle und Genauigkeit planen, überwachen und berichten. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagement-Software, die Ihnen die Werkzeuge bietet, die Sie benötigen, um Ihr Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Testen Sie es selbst.