Was ist eine Projektzeitleiste?
Eine Projektzeitleiste ist eine visuelle Liste von Aufgaben oder Aktivitäten in chronologischer Reihenfolge, die es Projektmanagern ermöglicht, den gesamten Projektplan an einem einzigen Ort zu sehen. Eine Projektzeitleiste hat in der Regel die Form eines horizontalen Balkendiagramms, bei dem jede Aufgabe einen Namen sowie ein Start- und Enddatum erhält.
Eine Projektzeitleiste bietet einen detaillierten Überblick über das gesamte Projekt von Anfang bis Ende. Sie zeigt, wann eine Aufgabe beginnt, wann sie fertiggestellt werden muss und vor allem, ob sie von einer anderen Aufgabe abhängt.
Eine Projektzeitleiste kann für das Projektteam von großem Wert sein, ist jedoch manuell oder sogar in Excel oft schwer zu erstellen. Zum Glück kann die Projektplanungssoftware mit nur wenigen Klicks eine interaktive Zeitleiste erstellen.
Mit ProjectManager musst du lediglich deine Aufgaben und Fristen hinzufügen. Willst du mehr Details? Füge Teilaufgaben, Meilensteine, Abhängigkeiten, Kostenschätzungen und mehr hinzu. Während dein Team die Aufgaben ausführt, wird die Zeitleiste sofort aktualisiert und zu einem leistungsstarken Tracking-Tool. Teste es selbst mit einer kostenlosen 30-Tage-Testversion.
Warum ist es wichtig, eine Projektzeitleiste zu erstellen?
Projektzeitleisten bieten einen einfachen, übergeordneten Überblick über die wichtigsten Termine und relevanten Meilensteine eines Projekts. Wie der Name schon sagt, konzentriert sich eine Projektzeitleiste in der Regel auf bestimmte Zeitpunkte des Projekts, wie Start- und Enddaten sowie wichtige Meilensteine oder Ereignisse. Sie beschreibt die Start- und Endtermine der Aufgaben, um die Zuweisung von Ressourcen und die Arbeitsverteilung im Team besser zu steuern.
Als wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements dient die Projektzeitleiste auch als Kommunikationsmittel mit den Stakeholdern. Sie kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig, innerhalb des vereinbarten Budgets und unter Einhaltung der wichtigsten Ziele abgeschlossen wird.
Wann eine Projektzeitleiste erstellt werden sollte
Obwohl in manchen Fällen die Projektzeitleiste bereits in der Initiierungsphase erstellt wird, geschieht dies in der Regel in der Planungsphase. Im Gegensatz zur Initiierungsphase liegen in der Planungsphase oft mehr Informationen vor, wie etwa der Projektplan, zentrale Lieferobjekte, Meilensteine, Ressourcenzuweisungen und ein detaillierter Zeitplan.
Da in diesem Stadium der Projektumfang, die Ziele und die Ressourcen bereits definiert sind, ist die Planungsphase der ideale Zeitpunkt, um die Projektzeitleiste zu erstellen.
Verwendungszwecke einer Projektzeitleiste
Projektzeitleisten ermöglichen es Projektmanagern:
- Ihre Aufgaben zu organisieren
- Anzuzeigen, wann jede Aufgabe im Projekt beginnt
- Die Fristen der Aufgaben zu sehen
- Abhängige Aufgaben zu verknüpfen
- Das Projekt in Phasen zu unterteilen
- Die Teammitglieder zu identifizieren, die jeder Aufgabe zugewiesen sind
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Wie man eine Projektzeitleiste erstellt
Projektzeitleisten können viele Formen annehmen, mit unterschiedlichem Grad an Effektivität. Sie können von Hand oder auf einem Whiteboard gezeichnet werden, doch diese Methode ist unflexibel, und größere Änderungen am Projekt können bedeuten, dass die gesamte Zeitleiste neu erstellt werden muss.
Die Verwendung einer Tabelle mit Makros kann ein sehr nützliches Werkzeug sein, auch wenn die Erstellung viel Zeit in Anspruch nimmt. Eine Vorlage für eine Projektzeitleiste in Excel kann dir die Mühe und Zeit ersparen, die nötig wäre, um ein Blatt von Grund auf zu erstellen. Allerdings können Tabellen mit vielen Makros bei großen Projekten schwer zu pflegen sein.
Um Projekte effektiv zu verwalten, bevorzugen Projektmanager Software für Projektzeitleisten, die ihre Aufgaben in ein interaktives und vollständiges Gantt-Diagramm integriert, mit dem sich Aufgaben planen, zuweisen, der Fortschritt überwachen und Berichte erstellen lassen. Diese Art von Software ist vielseitiger als Vorlagen, da sie es ermöglicht, die Zeitleiste einfach zu aktualisieren und mit Dashboards und Berichten nachzuverfolgen.
Um eine vollständige Projektzeitleiste mit einem Gantt-Diagramm zu erstellen, befolge diese Schritte:
- Formuliere eine Projektumfangsbeschreibung: Die Projektumfangsbeschreibung enthält die Aufgaben, Meilensteine und Lieferobjekte des Projekts. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektplans und enthält alle notwendigen Informationen zur Erstellung der Zeitleiste.
- Erstelle einen Projektstrukturplan (PSP): Nutze dieses visuelle Werkzeug, um den Umfang in kleinere Arbeitspakete zu unterteilen. Der Projektstrukturplan ermöglicht es dir, Aufgaben, Meilensteine und Lieferobjekte hierarchisch zu organisieren, um eine chronologische Reihenfolge festzulegen.
- Identifiziere Abhängigkeiten zwischen Aufgaben: Sobald alle Aufgaben des Projekts identifiziert sind, bestimme, welche von anderen abhängig sind, um beginnen oder enden zu können.
- Schätze die Dauer der Aufgaben: Erstelle eine realistische Zeitschätzung für jede Aufgabe. Dieser Schritt ist entscheidend, um die Projektzeitleiste zu erstellen und die Gesamtdauer zu berechnen.
- Lege Fristen fest: Bestimme, wie viel Zeit das Team für jede Aufgabe aufwenden kann.
- Setze Meilensteine: Meilensteine sind wichtige Termine, die das Ende einer Phase und den Beginn der nächsten markieren, und daher ein wichtiger Bestandteil der Zeitleiste. Sie werden erreicht, wenn eine Abfolge von Aufgaben und Lieferobjekten abgeschlossen ist.
Was ist eine Projektzeitleisten-Software?
Wie bereits erwähnt, verwenden Projektmanager häufig Software, um die Zeitleisten ihres Projektplans zu erstellen. Projektzeitleisten-Software ist ein wesentlicher Bestandteil des Planungsprozesses und umfasst oft zusätzliche Funktionen, um den Fortschritt während der Projektausführung zu überwachen.
Die Verwendung von Projektzeitleisten-Software gilt heute im Allgemeinen als notwendig, um ein modernes Projekt im Zeitplan zu halten. Sie ermöglicht es Managern und Teams, den Status ihrer Aufgaben zu sehen – also ob sie in Arbeit, überfällig oder abgeschlossen sind.
In ihrer einfachsten Form erstellt die Projektzeitleisten-Software eine grafische Darstellung des Projekts in einer Zeitleiste mit Aufgaben und Meilensteinen, die entlang dieser verteilt sind. Die Aufgaben können Start- und Enddaten haben und einen Dauerbalken anzeigen, der die geplante Zeit für ihre Fertigstellung angibt. Die fortschrittlicheren Optionen beinhalten auch Werkzeuge zur Aufgabenverwaltung.
Vorteile einer Online-Projektzeitleisten-Software
Früher wurden Projektzeitleisten auf Papier gezeichnet – oder auf einem Whiteboard, wenn der Projektmanager Glück hatte. Auch wenn sie ihren Zweck erfüllten, waren diese frühen Lösungen äußerst begrenzt. Änderungen erforderten es, die gesamte Zeitleiste von Grund auf neu zu erstellen, was Zeit kostete.
Mit der zunehmenden Digitalisierung im Projektmanagement gewann die bescheidene Projektzeitleiste erheblich an Leistungsfähigkeit. Eine Online-Projektzeitleisten-Software bietet ein zentrales Datenarchiv, auf das alle Beteiligten zugreifen können, zusammen mit anderen wichtigen Dokumenten und Projektdaten. Das bedeutet, dass Manager und Teams jederzeit auf die Projektzeitleiste zugreifen können – selbst wenn sie in verschiedenen Schichten oder Zeitzonen arbeiten.
Wie man eine Online-Projektzeitleiste verwendet
Jedes Projekt ist von der dreifachen Einschränkung aus Zeit, Kosten und Umfang betroffen. Um mit der Kontrolle von Zeit und Umfang dieses wichtigen Dreiecks zu beginnen, musst du in der Planungsphase eine Projektzeitleiste erstellen.
Die Projektzeitleiste unterstützt alle Teammitglieder, indem sie ihnen einen Fahrplan bietet, der zeigt, wo sie stehen und wo sie sich in jeder Phase des Projekts befinden sollten. Zeitleisten und Terminpläne sind entscheidend für die Umsetzung des Projektplans.
Aufgaben haben Start- und Endtermine und werden in der Zeitleiste als Balken dargestellt, die Punkte auf der Zeitachse verbinden. Wenn einige Aufgaben von anderen abhängen, um beginnen oder enden zu können, lassen sich diese Abhängigkeiten ebenfalls in der Zeitleiste darstellen.
Das hilft dem Projektmanager, diese Abhängigkeiten im Blick zu behalten und Engpässe zu vermeiden, die die Ausführung der Aufgaben verzögern könnten.
Wie man eine Projektzeitleiste in ProjectManager erstellt
ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, mit der du bessere Projektzeitleisten erstellen und Fristen einhalten kannst. Unser interaktives Gantt-Diagramm ist mehr als nur eine einfache Zeitleiste – es ist ein integraler Bestandteil unseres Funktionsumfangs. Um deine Zeitleiste zu erstellen, teste unsere Software 30 Tage lang kostenlos und importiere deine Aufgabenliste.
Aufgabendauer festlegen
Aufgaben benötigen einen geschätzten Start- und Endtermin, um in der Zeitleiste platziert zu werden. Sobald die Aufgabe und ihre Priorität festgelegt sind, musst du ihre Dauer und ihre Abhängigkeiten bestimmen.
Wie im Beispiel einer Projektzeitleiste unten gezeigt, kannst du die Start- und Enddaten in der linken Spalte hinzufügen, und die Zeitleiste zeigt diese Aufgaben automatisch mit einem Dauerbalken an, der beide Daten verbindet.
Abhängigkeiten verknüpfen
Abhängige Aufgaben können Engpässe verursachen, wenn sie nicht kontrolliert werden. Mit einem Tool, das Abhängigkeiten in der Zeitleiste anzeigt, kann das Team reibungslos arbeiten. Sieh dir die Abhängigkeiten im folgenden Beispiel einer Projektzeitleiste an.
Das Verknüpfen abhängiger Aufgaben ist einfach: Ziehe eine Aufgabe einfach auf eine andere. Alternativ kannst du auch die Verknüpfungsschaltfläche verwenden.
Meilensteine erstellen
Ein Meilenstein ist eine Möglichkeit, ein Projekt in Phasen zu unterteilen oder wichtige Termine zu kennzeichnen. Er ist ein Zeitpunkt, der das Ende einer Phase und den Beginn der nächsten markiert. In unserem Beispiel einer Projektzeitleiste werden Meilensteine als Rauten dargestellt.
Wähle die Aufgabe aus, die du in einen Meilenstein umwandeln möchtest. Klicke einfach auf die Meilenstein-Schaltfläche, und er wird in der Zeitleiste mit einem Rautensymbol angezeigt.
Eine Basislinie festlegen
Eine Basislinie des Terminplans erfasst deine Projektzeitleiste in der geplanten Form. Wenn du das Projekt ausführst und den tatsächlichen Fortschritt erfasst, kannst du das Geplante mit dem Ist-Zustand vergleichen und prüfen, ob du im Zeitplan liegst.
Lege automatisch eine Projektbasislinie fest (nachdem deine Zeitleiste fertiggestellt ist), indem du die Einstellungsleiste verwendest. Unser Tool vergleicht dann automatisch den geplanten mit dem tatsächlichen Fortschritt.
Team zuweisen
Mach aus deiner Projektzeitleiste ein aktives Planungsinstrument, indem du sie als Grundlage für die Zuweisung von Aufgaben an das Team nutzt.
Du kannst Aufgaben direkt aus unserem Gantt-Diagramm zuweisen. Von dort aus können Teams leicht zusammenarbeiten, indem sie auf Aufgabenebene kommentieren – ideal, um mit Kollegen in unterschiedlichen Schichten zu arbeiten.
Projektzeitleiste überwachen
Während das Projekt voranschreitet, musst du sicherstellen, dass es im Zeitplan bleibt. ProjectManager bietet dir verschiedene Tracking-Tools wie Gantt-Diagramme, Dashboards, Kalender und Aufgabenlisten. Außerdem kannst du Zeiterfassungsblätter verwenden, um die Arbeitszeit und die Auslastung deines Teams zu verfolgen.
Best Practices zur Erstellung einer Projektmanagement-Zeitleiste
Bei der Erstellung einer Projektmanagement-Zeitleiste gibt es einige Werkzeuge und Methoden, die dir helfen, sie so genau wie möglich zu gestalten.
Gantt-Diagramme
Gantt-Diagramme sind das ideale Werkzeug, um eine Projektmanagement-Zeitleiste zu erstellen. Sie ermöglichen es, Aufgaben, Abhängigkeiten, Meilensteine und Fristen visuell darzustellen.
Dauer der Aufgaben schätzen
Ein effizienter Projektmanager muss in der Lage sein, die Dauer jeder Aufgabe zu bestimmen. Eine genaue Schätzung ist entscheidend für die Planung, Terminierung und Erstellung von Projektmanagement-Zeitleisten. Die Programm-Evaluations- und Review-Technik (PERT) ist eine nützliche Methode, um die Dauer von Aufgaben zu schätzen.
Ressourcen identifizieren
Ressourcen sind notwendig, um Aufgaben auszuführen und Lieferobjekte zu erstellen. Sie können Personen, Materialien, Werkzeuge oder andere Inputs sein. Eine Projektplan-Zeitleiste ist entscheidend, um zu wissen, wann diese Ressourcen benötigt werden und wer sie nutzen wird.
Projektmanagement-Zeitleiste regelmäßig überprüfen
Projekte verändern sich, und deine Zeitleiste sollte diese Änderungen immer widerspiegeln. Die Verwendung von Projektmanagement-Software ist der beste Weg, um Zeitleisten zu erstellen, die während des Projektverlaufs aktualisiert werden können.
Mit Team und Stakeholdern kommunizieren
Triff dich regelmäßig mit den Teammitgliedern und Stakeholdern, um Änderungen an der Projektmanagement-Zeitleiste mitzuteilen. Projektzeitleisten-Software erleichtert diesen Prozess, da Änderungen einfach durchgeführt und mit Team und Stakeholdern geteilt werden können.
Kritischer Pfad
Die Identifizierung des kritischen Pfads ist wichtig, da er die Schlüsselaktivitäten aufzeigt, die die Projektdauer bestimmen. Zu wissen, welche Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden müssen, um den Zeitplan einzuhalten, ist entscheidend für die Erstellung von Projektmanagement-Zeitleisten.
Wie man eine Projektzeitleiste aktualisiert
Kommunikation ist das verbindende Element aller Aspekte des Projektmanagements und ein zentraler Faktor, um die Projektzeitleiste aktuell zu halten. Eine Zeitleiste ist nur dann nützlich, wenn sie den Zeitplan genau widerspiegelt. Da sich dieser Zeitplan ändern wird, muss auch die Zeitleiste regelmäßig angepasst werden.
Änderungen im Projekt können verschiedene Ursachen haben. Externe Probleme wie Wetter oder Unterbrechungen in der Lieferkette können zu Verzögerungen führen. In solchen Fällen ist es entscheidend, die Zeitleiste aktuell zu halten.
Kommunikation kann helfen, solche Änderungen rechtzeitig zu erkennen – zum Beispiel durch den regelmäßigen Kontakt mit Lieferanten. Auch dein Team ist eine wertvolle Informationsquelle: Sprich regelmäßig mit ihnen, da sie an vorderster Front arbeiten und Probleme frühzeitig bemerken.
Weitere Änderungen können von Stakeholdern kommen, wenn sich ihre Erwartungen ändern. Um deine Projektzeitleiste besser zu verwalten, solltest du Präsentationen mit den Stakeholdern einplanen, um sie über den Fortschritt zu informieren und auf Fragen oder Anfragen zu reagieren.
Wie man eine Projektzeitleiste teilt
Um die Kommunikation zu erleichtern, sollte deine Projektzeitleiste leicht zu teilen sein. Dein Team benötigt eine Kopie, um zu wissen, wann die ihnen zugewiesenen Aufgaben im Rahmen des Projekts abgeschlossen werden müssen.
Auch Stakeholder sollten Zugriff auf die Projektzeitleiste haben. Sie sind am Projekterfolg beteiligt und möchten den Gesamtfortschritt von einer Phase zur nächsten sehen. Um sie informiert zu halten, solltest du immer eine aktuelle Kopie der Zeitleiste bereitstellen.
Die Art und Weise, wie du die Zeitleiste teilst, hängt von dem genutzten Tool ab. Wenn du eine Projektzeitleisten-Vorlage verwendest, kannst du sie ausdrucken und verteilen. Das ist jedoch nicht ideal. Wie bereits erwähnt, ändern sich Projekte, und du möchtest vermeiden, dass verschiedene Versionen gleichzeitig im Umlauf sind.
Teilen mit einer Projektzeitleisten-Software
Wenn du ein digitales Tool verwendest, kannst du die Projektmanagement-Zeitleiste exportieren und als PDF speichern. Anschließend kannst du sie ausdrucken oder per E-Mail an die entsprechenden Personen senden. Auch wenn es sich um ein statisches Dokument handelt, kannst du es mit einem Datum versehen, um Verwechslungen mit älteren Versionen zu vermeiden.
Die beste Lösung ist eine cloudbasierte Software, mit der du eine gemeinsam genutzte Zeitleiste bereitstellen kannst, die für alle einsehbar ist, aber nur von bestimmten Teammitgliedern bearbeitet werden kann. So ist die Zeitleiste jederzeit in der Projektmanagement-Software verfügbar und wird in Echtzeit aktualisiert, sodass alle mit den neuesten Daten und dem richtigen Zeitplan arbeiten.
ProjectManager ist eine cloudbasierte Software, die Echtzeitdaten bereitstellt, um dir zu helfen, bessere Entscheidungen bei der Projektverwaltung zu treffen. Mit den Online-Gantt-Diagrammen kannst du Aufgaben in einer Zeitleiste organisieren, Dashboards in Echtzeit überwachen den Fortschritt, und Berichte mit einem Klick halten die Stakeholder informiert. Teste unser Zeitleisten-Tool noch heute mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion.