Eine gute Projektkostenschätzung ist entscheidend für den Erfolg des Projektmanagements. Im Verlauf des Projektlebenszyklus können viele Kosten entstehen, und eine genaue Methode, die Projektkosten schätzt, kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem gescheiterten Plan ausmachen. Projekte bringen Risiken mit sich, und Risiken führen zu unerwarteten Kosten und Problemen im Kostenmanagement.
Was ist eine Projektkostenschätzung?
Die Projektkostenschätzung ist der Prozess, bei dem direkte, indirekte und andere Arten von Projektkosten berücksichtigt werden, um ein Budget zu berechnen, das die finanziellen Verpflichtungen für ein erfolgreiches Projekt erfüllt. Dazu verwenden Projektmanager und Kostenschätzer eine Kostenstruktur, um alle Kosten innerhalb des Projekts zu ermitteln.
Die Projektkostenschätzung ist entscheidend für jede Art von Projekt – vom Brückenbau bis zur Entwicklung einer neuen App. Alles kostet Geld, und je genauer man Projektkosten schätzt, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Team die Projektziele erreicht.
Die Kostenschätzung ist ein wichtiger Schritt während der Projektplanungsphase, da sie Projektmanagern hilft, ein Projektbudget zu erstellen, das alle Kosten abdeckt, die erforderlich sind, um die von Führungskräften und Stakeholdern festgelegten Ziele zu erreichen.
Was ist eine Projektschätzung?
Eine Projektschätzung ist der Prozess, bei dem Zeit, Kosten und Ressourcen eines Projekts genau prognostiziert werden. Dies geschieht durch die Analyse historischer Daten, die Einholung von Informationen vom Kunden und die Aufschlüsselung jeder Ressource sowie ihrer Einsatzdauer im Projekt.
Um eine präzise Projektkostenschätzung zu erstellen, sollten Sie zunächst den Projektumfang definieren und anschließend eine Kostenstruktur entwickeln, die es Ihnen ermöglicht, alle verschiedenen Projektkosten für jede Phase des Lebenszyklus zu identifizieren.
Die Kostenschätzung wird mit Hilfe von Projektmanagement-Software wie ProjectManager vereinfacht. Fügen Sie Projektbudgets und geplante Kosten für bestimmte Aufgaben hinzu und erfassen Sie die Stundensätze Ihres Teams. Wenn Sie Ihren Plan im Gantt-Diagramm erstellen, werden Ihre geschätzten Projektkosten automatisch berechnet. Außerdem können Sie während des Projektverlaufs Ihre Kosten in Echtzeit über das Dashboard nachverfolgen.
Was ist eine Kostenstruktur (Cost Breakdown Structure)?
Eine Kostenstruktur (CBS) ist ein zentrales Werkzeug der Projektkostenschätzung, das alle Einzelkosten eines Projekts detailliert auflistet. Ähnlich wie eine Projektstruktur ist sie ein hierarchisches Diagramm, bei dem jede Zeile eine Kostenart oder Komponente darstellt. Dies erfolgt auf Aufgabenebene und wird als Bottom-up-Analyse bezeichnet.
Die Erstellung einer Kostenstruktur kann zeitaufwendig sein, liefert jedoch genauere Ergebnisse, wenn man Projektkosten schätzt. Dadurch vermeiden Sie Fehler, die bei einer rein Top-down-Schätzung häufig auftreten.
Die Verwendung einer Kostenstruktur ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektkostenmanagements und des Ressourcenmanagements. Durch die frühzeitige Analyse der Kosten auf Aufgabenebene während der Projektplanungsphase sinkt das Risiko, versteckte Kosten zu übersehen, die später im Projekt auftreten könnten.
Arten von Projektkosten
Es gibt fünf Hauptarten von Kosten, die in der Projektkostenschätzung berücksichtigt werden:
- Direkte Kosten: Rohstoffe, Arbeitskosten, Verbrauchsmaterialien.
- Indirekte Kosten: Verwaltungskosten wie Miete oder Gehälter des Büropersonals.
- Fixkosten: Kosten, die sich im Projektlebenszyklus nicht ändern.
- Variable Kosten: Stundenlöhne, Material- oder Treibstoffkosten.
- Versunkene Kosten: Bereits entstandene, nicht wieder einbringbare Ausgaben.
Kostenlose Vorlage zur Projektkostenschätzung
ProjectManager bietet kostenlose Vorlagen, einschließlich einer Excel-Vorlage für die Projektkostenschätzung. Sie kann für jedes Projekt angepasst werden, indem Sie die Elemente in der Beschreibungs-Spalte durch projektrelevante Punkte ersetzen.
Diese Vorlage enthält alle Felder, die Sie benötigen, wenn Ihr Team Projektkosten schätzt – von Beschreibungen über Lieferanten bis hin zu Arbeits- und Materialkosten. Alle Positionen werden summiert, und die Vorlage berechnet automatisch die gesamten Projektkosten. So wird Ihre Projektkostenschätzung präziser und nachvollziehbarer.
Was macht ein Projektschätzer?
Der Projektschätzer – oder Kostenschätzer – spielt eine entscheidende Rolle in der Projektkostenschätzung. Er ist dafür verantwortlich, die Dauer und die Gesamtkosten eines Projekts zu bestimmen, um eine erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen. Dazu gehört die Ermittlung aller benötigten Ressourcen wie Arbeitskräfte, Materialien und Geräte, was direkt das Projektbudget beeinflusst.
Um präzise Ergebnisse zu liefern, analysiert der Projektschätzer historische Daten früherer Projekte, vergleicht ähnliche Arbeiten und erstellt fundierte Annahmen. Wer Projektkosten schätzt, muss nicht nur Erfahrung mit Zahlen und Budgets haben, sondern auch ein tiefes Verständnis der Projektphasen und Risiken mitbringen.
Im Gegensatz zu einem Projektmanager, der das Projekt steuert, konzentriert sich der Projektschätzer ausschließlich auf die direkten und indirekten Kosten. Er arbeitet eng mit Vertragsmanagern und Lieferanten zusammen, um zuverlässige Schätzungen zu erstellen, die als Grundlage für Entscheidungen dienen.
Techniken der Projektkostenschätzung
Mehrere Faktoren erschweren eine präzise Projektkostenschätzung. Glücklicherweise gibt es bewährte Methoden, die helfen, zuverlässige Werte zu ermitteln, wenn man Projektkosten schätzt.
Analoge Schätzung
Hierbei werden frühere Projekte analysiert, um Referenzwerte zu nutzen. Diese analoge Schätzung bietet einen schnellen Überblick in frühen Phasen.
Parametrische Schätzung
Die parametrische Schätzung verwendet historische Daten und mathematische Modelle, um auf Basis bestimmter Variablen (z. B. Dauer, Fläche, Menge) neue Kosten zu berechnen.
Bottom-up-Schätzung
Bei komplexen Projekten ist diese Methode besonders nützlich. Hier werden die Kosten jeder einzelnen Aufgabe geschätzt und dann zu einer Gesamtsumme addiert. Diese Technik liefert die detaillierteste Form der Projektkostenschätzung – insbesondere bei Bauprojekten oder Softwareentwicklung.
Dreipunkt-Schätzung
Diese Methode kombiniert drei Werte: optimistisch, pessimistisch und wahrscheinlich. Sie liefert einen Durchschnitt, der die Unsicherheiten besser abbildet.
Rücklagenanalyse
Die Rücklagenanalyse (Reserve Analysis) legt fest, wie viel Reservebudget erforderlich ist, um unerwartete Ereignisse zu decken. Diese Technik ist essenziell, wenn man realistisch Projektkosten schätzt.
Qualitätskostenanalyse
Die Qualitätskostenanalyse berücksichtigt sowohl präventive Kosten zur Fehlervermeidung als auch Korrekturkosten nach Projektabschluss.
Dynamische Softwaretools
Online-Software wie ProjectManager unterstützt Teams dabei, Ressourcen, Zeitpläne und Budgets zentral zu verwalten. Diese Tools automatisieren viele Schritte der Projektkostenschätzung und erhöhen so Genauigkeit und Effizienz.
Wie man Projektkosten in 10 Schritten schätzt
Die US-Regierung hat einen 10-stufigen Prozess zur Erstellung zuverlässiger Kostenschätzungen definiert. Dieser Prozess dient als Leitfaden für jede professionelle Projektkostenschätzung.
- Zweck der Schätzung definieren: Ziel, Umfang und Empfänger der Schätzung festlegen.
- Schätzplan entwickeln: Team bilden, Methoden definieren und Zeitrahmen festlegen.
- Projektmerkmale beschreiben: Systemanforderungen, Risiken und Ressourcen klar darstellen.
- Techniken auswählen: Passende Methode je nach PSP bestimmen.
- Daten und Annahmen erfassen: Genau festlegen, was in die Schätzung einfließt.
- Punktschätzung erstellen: Kostenmodell aufbauen, das jede PSP-Komponente abdeckt.
- Empfindlichkeitsanalyse durchführen: Auswirkungen von Änderungen prüfen.
- Risikoanalyse: Zeit- und Kostenrisiken identifizieren und bewerten.
- Dokumentation und Präsentation: Ergebnisse klar und nachvollziehbar präsentieren.
- Schätzung aktualisieren: Änderungen dokumentieren und Lehren ziehen.
Beispiel für eine Projektkostenschätzung
Zur Veranschaulichung betrachten wir eine fiktive Projektkostenschätzung für ein Bauprojekt. Sammeln Sie alle relevanten Unterlagen – Pläne, Genehmigungen und Verträge – und erstellen Sie eine vollständige Kostenstruktur. Anschließend werden direkte und indirekte Kosten pro Aktivität ermittelt. Wer Projektkosten schätzt, muss besonders sorgfältig vorgehen, um nichts zu übersehen.
Verwenden Sie eine PSP, um alle Aufgaben zu gliedern, und addieren Sie alle Teilbeträge zu einer Gesamtsumme. Eine Vorlage zur Kostenschätzung erleichtert die Dokumentation und Nachverfolgung dieser Werte.
FAQs zur Projektkostenschätzung
Was ist eine Projektkostenanalyse?
Eine Projektkostenanalyse dient der Bewertung von Kosten, Ausgaben und Nutzen, um die Wirtschaftlichkeit eines Projekts zu prüfen.
Was ist eine Kostenstruktur eines Projekts?
Die Kostenstruktur zeigt, wie ein Projektmanager Projektkosten schätzt und kategorisiert. Sie sorgt dafür, dass alle Ausgaben im Kostenmanagementplan berücksichtigt werden.
Warum ist die Projektkostenschätzung wichtig?
Eine präzise Projektkostenschätzung ist entscheidend, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden und fundierte Entscheidungen zu treffen. Das Projektbudget sammelt alle direkten und indirekten Kosten, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht und qualitativ umgesetzt wird.
Wenn Sie Projektkosten schätzen, benötigen Sie die besten Tools. ProjectManager bietet Online-Gantt-Diagramme und Ressourcenmanagement, um Ihre Projektkostenschätzung in Echtzeit zu optimieren. Starten Sie jetzt Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion.