Erstellen Sie in wenigen Minuten einen Projektzeitplan mit diesen kostenlosen Projektzeitplan Vorlagen für Excel oder ProjectManager. Wenn Sie ein Projekt planen und einen Zeitplan benötigen, ist eine Projektzeitplan Vorlage ideal, um alle Projektdaten an einem Ort zu sammeln. Eine Microsoft-Excel-Projektzeitplan Vorlage hilft Ihnen dabei, den Grundstein für den Projekterfolg zu legen.
Um diese Projektzeitplan-Vorlage herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild unten.
Was ist eine Projektzeitplan Vorlage?
Eine Projektzeitplan Vorlage ist ein Projektplanungswerkzeug, das Projektmanagern ermöglicht, Projektzeitpläne schnell zu erstellen, indem sie Aufgaben, Fälligkeitstermine und Meilensteine eintragen.
Es gibt zwei Haupttypen von Projektzeitplan Vorlagen: Excel-Projektzeitplan Vorlagen und Zeitplanvorlagen für Projektmanagement-Software, die normalerweise auf Gantt-Diagrammen basieren und über umfassende Projektplanungs– und Terminierungsfunktionen verfügen, wie etwa Abhängigkeitsmanagement, kritische Pfadanalyse und Ressourcenplanung.
Eine Excel-Projektzeitplan Vorlage ist für Anfänger eine gute Option, da sie ein grundlegendes Projektplanungswerkzeug ist und viele Nutzer Excel bereits kennen. Excel-Zeitpläne haben jedoch Einschränkungen. Wenn Sie einen fortgeschritteneren Projektzeitplan benötigen, können Sie die Projektzeitplan Vorlage in ProjectManager öffnen.
Wenn Sie die Projektzeitplan Vorlage jedoch in ProjectManager öffnen, können Sie Ihr Projekt nicht nur in einem Zeitplan, sondern in fünf verschiedenen Ansichten verwalten: Gantt, Kanban-Board, Aufgabenliste, Kalender und Tabellenansicht.
Außerdem können Sie in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenarbeiten und den Fortschritt in der Software über Live-Dashboards und sofortige Statusberichte verfolgen. Starten Sie kostenlos mit ProjectManager und erstellen Sie in wenigen Minuten einen dynamischen Projektzeitplan.
Wann eine Projektzeitplan Vorlage verwendet werden sollte
Diese Projektzeitplan Vorlage für Excel sollte während der Projektinitiierungs- und Projektplanungsphasen des Projektlebenszyklus verwendet werden, da sie Projektmanagern, Projektmanagementbüros (PMOs) oder jeder Person, die ein Projekt plant, dabei hilft, Projektaufgaben in einem Gantt-Diagramm-Zeitplan zu terminieren und die Reihenfolge zu verstehen, in der sie abgeschlossen werden müssen.
Dies schafft die Grundlage für den gesamten Projektplan, da sich Ressourcen und Kosten für die Ausführung dieser Aufgaben leichter bestimmen lassen. Obwohl die Projektzeitplan Vorlage während der Initiierungs- oder Planungsphase erstellt werden sollte, unterstützt sie während der gesamten Projektausführungsphase als Werkzeug zur Projektverfolgung und Projektberichterstattung.
Sobald das Projekt startet, kann die Projektzeitplan Vorlage verwendet werden, um den Projektfortschritt zu überwachen und den Status an Stakeholder zu kommunizieren. Sie bietet eine Übersicht über die Projektliefergegenstände und zeigt, was bis wann fertiggestellt sein muss. Es gibt viele Möglichkeiten, Stakeholder zu informieren, und eine Projektzeitplan Vorlage ist oft einer ihrer ersten Einblicke in den geplanten Projektverlauf.
Laden Sie einfach unsere kostenlose Projektzeitplan Vorlage für Excel herunter, um zu starten. Wenn Sie ein leistungsfähigeres Projektterminierungs- und Planungswerkzeug benötigen, testen Sie die Gantt-Diagramm-Ansicht in ProjectManager kostenlos.
Warum eine Projektzeitplan Vorlage verwenden?
Der Hauptvorteil einer Projektzeitplan Vorlage besteht darin, dass sie ein visuelles Tool ist, das einem Gantt-Diagramm ähnelt – einem der beliebtesten Werkzeuge für die Projektterminierung. Dies ist ideal für visuell denkende Personen, aber alle profitieren davon, wenn sie den gesamten Projektplan übersichtlich vor sich sehen.
Ein Gantt-Diagramm in Excel zu erstellen, kann sehr zeitaufwendig sein. Deshalb spart diese Excel-Projektzeitplan Vorlage Projektmanagern Zeit und bietet Teammitgliedern eine vertraute Oberfläche, um ihre Arbeit zu verfolgen. Auf einen Blick erkennen sie die Aufgaben, deren Fälligkeitstermine und die Position der Meilensteine.
Obwohl eine Projektzeitplan Vorlage für Excel ein wichtiges Planungs- und Terminierungswerkzeug ist, ist sie in ihren Projektmanagementfunktionen begrenzt – insbesondere, wenn Sie in die Projektausführungsphase übergehen, in der sie schnell an Wert verliert, im Gegensatz zu Projektmanagement-Software mit stärkeren Funktionen für Projektüberwachung, Steuerung und Berichterstattung.
Sehen wir uns die Vorteile und Nachteile der Verwendung dieser kostenlosen Projektzeitplan Vorlage für Excel nun genauer an.
Wer sollte eine Projektzeitplan Vorlage verwenden?
Es gibt mehrere Organisationen und Bereiche innerhalb einer Organisation, die von einer kostenlosen Projektzeitplan Vorlage profitieren können. Hier sind einige Beispiele.
Projektbasierte Organisationen
Projektbasierte Organisationen verwenden eine Projektzeitplan Vorlage für Excel in verschiedenen Situationen im Projektlebenszyklus. In der Projektinitiierungsphase skizziert diese Vorlage zum Beispiel Phasen und Aufgaben und dient als Roadmap für Stakeholder.
Während der Terminierungsphase unterteilt die Zeitplanvorlage das Projekt in wichtige Meilensteine, Phasen und spezifische Aufgaben. Weitere Anwendungsfälle sind die Verfolgung von Ressourcenzuteilung, Meilensteinen, Risiken und Liefergegenständen.
Project Management Offices (PMOs)
Ein PMO kann die Zeitplanvorlage ebenfalls nutzen, um Projektplanung, -ausführung und -überwachung zu verbessern. Eine Excel-Projektzeitplan Vorlage ist standardisiert und sorgt dafür, dass die Projektplanung über mehrere Projekte hinweg konsistent bleibt. Das erleichtert es dem PMO, Best Practices und Projektmanagementmethoden durchzusetzen.
Die Vorlage selbst erhöht zusätzlich die Transparenz des Projektzeitplans und erleichtert es, den Fortschritt zu verfolgen und Probleme frühzeitig zu erkennen. PMO-Vorlagen bieten außerdem eine strukturierte Möglichkeit, Statusberichte zu erstellen, wichtige Meilensteine zu identifizieren und den Ressourceneinsatz zu analysieren.
Projektmanager
Der Projektmanager ist in der Regel für den Projektzeitplan verantwortlich. Er erstellt ihn, passt ihn über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg an und sammelt dafür Daten aus verschiedenen Quellen. Historische Daten helfen beispielsweise dabei zu bestimmen, welche Aufgaben erforderlich sind, wie lange sie dauern und welche Ressourcen und Kosten benötigt werden.
Während die Erstellung des Zeitplans in den Zuständigkeitsbereich des Projektmanagers fällt, tragen sowohl Stakeholder als auch Teammitglieder dazu bei. Stakeholder sind der Grund für das Projekt, und aufgrund ihrer Beteiligung müssen ihre Erwartungen berücksichtigt werden.
Aus diesem Grund nutzt der Projektmanager Projektzeitplan Vorlagen auch als Projektberichterstattungs-Tool, um Stakeholder über Fortschritt und Status des Projekts auf dem Laufenden zu halten.
Abteilungsleiter oder Funktionsmanager
Abteilungsleiter oder Funktionsmanager können eine Projektmanagement-Zeitplanvorlage ebenfalls einsetzen, um Abteilungsaktivitäten besser zu planen, zu verfolgen und zu steuern. Sie unterstützt beispielsweise eine effektivere Ressourcenverteilung, da sie die Arbeitsbelastung visualisiert und mögliche Engpässe sichtbar macht. Außerdem hilft sie dabei, zukünftige Kosten auf Grundlage historischer Daten vorherzusagen. Der kontinuierliche Zugriff auf diese wichtigen Projektdaten ermöglicht bessere Entscheidungen und Ergebnisse.
Projektteams
Projektteams verfügen über praktisches Fachwissen. Sie wurden aufgrund ihrer Kompetenzen und Erfahrungen bei ähnlichen Projekten zusammengestellt und können daher wertvolle Einblicke geben – sowohl hinsichtlich der erforderlichen Aufgaben als auch der benötigten Zeit, um die Projektziele zu erreichen.
Teammitglieder können die Projektzeitplan Vorlage für Excel verwenden, um das Gesamtprojekt in Aufgaben und Meilensteine aufzuteilen und ein besseres Verständnis der Erwartungen zu gewinnen. Sie können damit auch den Fortschritt verfolgen, Aufgaben überwachen und diese Teammitgliedern zuweisen.
Was ist in dieser kostenlosen Projektzeitplan Vorlage für Excel enthalten?
Werfen wir einen genaueren Blick auf die einzelnen Abschnitte unserer kostenlosen Projektzeitplan Vorlage für Excel.
Allgemeine Projektinformationen
Im Abschnitt „Allgemeine Projektinformationen“ tragen Sie den Projektnamen, den Sponsor, den Projektmanager und das Datum ein.
Projektdaten zur Terminplanung
Es folgt der Abschnitt mit den Projektdaten zur Terminplanung. Hier listen Sie jede Aufgabe mit Startdatum, Enddatum, Dauer, Priorität, prozentualem Fortschritt und wichtigen Liefergegenständen auf.
Gestapeltes Balkendiagramm
Sobald die Projektdaten zur Terminplanung eingetragen wurden, füllt sich automatisch der Abschnitt mit dem gestapelten Balkendiagramm der Projektzeitplan-Vorlage.
Vorteile der Verwendung einer Excel Projektzeitplan Vorlage
Es gibt viele Vorteile bei der Verwendung einer Excel Projektzeitplan Vorlage – unabhängig von der Branche.
- Wie bereits erwähnt, ist ein Zeitplan eine visuelle Darstellung Ihres Projektkalenders. Er zeigt Ihnen die Aufgaben in der korrekten Reihenfolge mit Start- und Enddaten, ähnlich wie ein PERT-Diagramm.
- Auch das Aufgaben- und Teammanagement wird verbessert, da der Zeitplan das Projekt in kleinere und leichter zu verwaltende Aufgaben unterteilt. Dadurch wird klarer, wer woran arbeitet.
- Das Nachverfolgen von Fristen wird ebenfalls einfacher, da klar ersichtlich ist, welche Aufgaben und Meilensteine welche Fälligkeitstermine haben.
- Ein weiterer Vorteil der Projektzeitplan Vorlage ist die bessere Ressourcenzuteilung. Arbeitsabläufe lassen sich leichter visualisieren und Engpässe können schneller beseitigt werden.
Nachteile der Verwendung einer Excel Projektzeitplan Vorlage
Mit einem Excel-Projektzeitplan gibt es vieles, was Sie nicht tun können. Hier sind einige der wichtigsten Nachteile einer Projektzeitplan Vorlage für Excel.
- Sie können abhängige Aufgaben nicht verknüpfen, keine Projektmeilensteine hinzufügen und nicht in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenarbeiten, wie es mit ProjectManagers Gantt-Diagramm möglich wäre.
- Da die Excel Projektzeitplan Vorlage ein statisches Dokument ist, kann sie nicht als Teil einer größeren Suite von Projektmanagement-Tools verwendet werden, um Pläne zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen sowie Fortschritte zu verfolgen und zu berichten.
- Einer der größten Nachteile dieser Excel Projektzeitplan Vorlage ist, dass Teammitglieder keine Änderungen in Echtzeit am selben Dokument vornehmen können, da jeder Benutzer eine eigene Kopie herunterladen muss.
- Wenn Änderungen auftreten, muss jeder Benutzer diese manuell eintragen. Sie können der Vorlage zwar eine Notizspalte hinzufügen, um wichtige Informationen festzuhalten, aber diese Notizen erscheinen nicht im visuellen Zeitplan.
ProjectManager ist eine Online-Projektplanungssoftware, die alle Funktionen bietet, die Sie benötigen, um Projektzeitpläne zu erstellen, die deutlich dynamischer sind als Vorlagen in Microsoft Excel, PowerPoint, Google Sheets oder Office Timeline.
Wie Sie diese kostenlose Projektzeitplan Vorlage für Excel verwenden
Laden Sie unsere kostenlose Projektzeitplan Vorlage herunter und füllen Sie einfach die verschiedenen bereits angelegten Felder aus. Die Grundstruktur eines Projektzeitplans ist simpel: Aufgaben sowie deren Start- und Enddaten. Diese Excel-Projektzeitplan Vorlage erfasst diese Daten und generiert automatisch eine visuelle Zeitachsenansicht.
1. Erstellen Sie eine Aufgabenliste
Aufgaben sind kleine, überschaubare Arbeitspakete. Jede Aufgabe ist ein Schritt zu einem Liefergegenstand, der wiederum zum finalen Liefergegenstand führt – dem Projektziel. Schreiben Sie einfach den Namen Ihrer Aufgabe in die Aufgaben-Spalte. Unsere Vorlage enthält einige Beispielaufgaben, aber Sie können beliebig viele hinzufügen, um Ihr Projekt vollständig abzubilden. Sie können unsere Vorlage für den Projektstrukturplan (WBS) herunterladen, um die Aufgaben zu identifizieren, aus denen Ihr Projekt besteht.
2. Fügen Sie Fälligkeitstermine hinzu
Dies ist das Datum, an dem die Arbeit an der Aufgabe beginnen soll. Es besteht einfach aus Tag, Monat und Jahr. Diese Daten können Schätzwerte sein, was völlig in Ordnung ist, da sie jederzeit geändert werden können. Wenn Sie Ihren Zeitplan bearbeiten, wird diese Information sofort in der visuellen Darstellung der Vorlage aktualisiert. Schätzungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Projektplanung. Sie können ein PERT-Diagramm oder die Kritischer-Pfad-Methode nutzen, um diesen Prozess zu unterstützen. Dies ist wiederum die Schätzung des Abschlusses der Aufgabe – also wann Sie erwarten, dass die Arbeit abgeschlossen ist oder bis wann die Aufgabe abgeschlossen sein muss. Fügen Sie einfach Tag, Monat und Jahr hinzu. Dieser Endpunkt zusammen mit dem vorherigen Startpunkt bildet den Zeitplan.
3. Berechnen Sie die Dauer jeder Aufgabe
In diesem Feld der Projektzeitplan Vorlage wird automatisch berechnet, wie viele Tage zwischen dem Start- und dem Enddatum liegen. Dies wird als Dauer bezeichnet und beschreibt, wie lange die Aufgabe voraussichtlich dauert. Denken Sie daran, dass diese Daten Ihre beste Schätzung sind, basierend auf Recherchen. Sie werden sich wahrscheinlich ändern, aber die Vorlage ist so gestaltet, dass sie flexibel bleibt.
4. Weisen Sie Projektaufgaben eine Priorität zu
Nicht alle Projektaufgaben haben die gleiche Bedeutung. Die Prioritätsstufe zeigt an, ob eine Aufgabe eine hohe, mittlere oder niedrige Priorität hat. Diese Information hilft sowohl dem Projektmanager als auch dem Projektteam, besser zu bestimmen, welche Aufgaben Vorrang vor anderen haben sollten. Dies kann auch die Ressourcenzuteilung verbessern, da leichter erkennbar ist, welche Ressourcen benötigt werden, um Aufgaben mit hoher Priorität zu erfüllen.
5. Identifizieren Sie Projektliefergegenstände
Im Abschnitt zu den Projektliefergegenständen sollten Sie genau festhalten, welche Liefergegenstände mit welcher Aufgabe verknüpft sind. Nicht jede Aufgabe ist direkt einem bestimmten Liefergegenstand zugeordnet, aber viele sind es. Zum Beispiel ist für die Aufgabe „Materialien bestellen“ der zugehörige Liefergegenstand „Bestellaufträge“. Auf einen Blick lässt sich erkennen, welche Liefergegenstände erwartet werden, und Teams werden im gesamten Projektzeitplan besser über Anforderungen informiert.
6. Erstellen Sie einen visuellen Projektzeitplan
Diese Excel Projektzeitplan Vorlage erzeugt auch einen visuellen Projektzeitplan in Form eines gestapelten Balkendiagramms. Ähnlich wie ein Gantt-Diagramm-Tool ermöglicht Ihnen dieses Diagramm, Aufgaben auf einer Projektzeitachse zu visualisieren, wie im folgenden Bild dargestellt.
7. Verfolgen Sie den prozentualen Fortschritt der Aufgaben
Dies ist eine Projektkennzahl, die den Fortschritt einzelner Aufgaben innerhalb eines Projekts genau misst. Wenn eine Aufgabe beispielsweise zu 50 % abgeschlossen ist, bedeutet dies, dass die Hälfte der erforderlichen Arbeit bereits erledigt wurde. Einen zentralen Ort zu haben, an dem der Aufgabenfortschritt verfolgt wird, erleichtert die Überwachung des Arbeitstempos und hilft, potenzielle Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. Diese Daten geben Projektmanagern zudem ein besseres Verständnis der allgemeinen Projektgesundheit, sodass sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen können.
Projektmanagement-Software bringt Projektzeitplan Vorlagen viel weiter als Excel
Eine Zeitplanvorlage bildet die Grundlage dafür, festzulegen, wann Ihre Projektliefergegenstände fällig sind. Mit Projektmanagement-Software können Sie diesen Zeitplan in einen dynamischen Terminplan verwandeln. ProjectManager verfügt über Online-Gantt-Diagramme, mit denen Sie leistungsstarke Projektpläne erstellen können, Abhängigkeiten verknüpfen, Meilensteine setzen und Teilaufgaben anlegen. Außerdem können Sie die Kosten und Ressourcen verfolgen, die zur Durchführung der Projektaktivitäten benötigt werden. Legen Sie eine Baseline fest und vergleichen Sie anschließend den tatsächlichen Fortschritt mit dem geplanten, um auf Kurs zu bleiben. Sie können sogar den kritischen Pfad innerhalb Ihres Zeitplans anzeigen, um zu wissen, welche Aufgaben entscheidend für das Erreichen Ihrer Ziele sind.
Wie Sie Ihre Excel Projektzeitplan Vorlage in ProjectManager importieren
Sobald Sie Ihre Excel Projektzeitplan Vorlage heruntergeladen und Ihren Projektplan erstellt haben, werden Sie schnell auf einige Einschränkungen stoßen. Unsere kostenlose Excel-Vorlage ist ein gutes Startwerkzeug oder ein statisches visuelles Dokument, das die chronologischen Aufgaben Ihres Projekts darstellt. Die Verwaltung eines Projekts umfasst jedoch viel mehr als nur Projektzeitpläne. Wenn Sie Ihren Zeitplan erweitern möchten, sodass er in eine umfassende Projektmanagement-Software integriert ist, dann probieren Sie ProjectManager aus.
Zunächst sollten Sie die Vorteile der kostenlosen 30-Tage-Testversion nutzen. Befolgen Sie dann diese Schritte, um Ihre Excel Projektzeitplan Vorlage in ProjectManager zu importieren. Es ist ganz einfach: Verwenden Sie die Importfunktion, wählen Sie die Datei aus und importieren Sie sie. Sie können auch direkt die Gantt-Diagramm-Ansicht in der Software öffnen und die Daten manuell eingeben oder eine der vielen branchenspezifischen Vorlagen nutzen, um schneller zu starten.
Fügen Sie Start- und Enddaten hinzu
Importieren Sie die Excel Projektzeitplan Vorlage und die von Ihnen gesammelten Daten werden in das Gantt-Diagramm übernommen. Wenn Sie bei Null starten, müssen Sie die Start- und Enddaten in die entsprechenden Spalten eintragen. Dies wird dann automatisch auf der Zeitachse des Gantt-Diagramms angezeigt. Die Dauer wird durch einen Balken dargestellt, der den Start- und Endpunkt verbindet.
Überwachen Sie den Projektfortschritt mit Echtzeit-Dashboards und Berichten
Manager können den Fortschritt über Dashboards und Berichte überwachen. Es gibt sogar eine Workload-Seite, auf der ersichtlich ist, wer überlastet ist, sodass die Arbeit neu zugewiesen werden kann, um die Produktivität des Teams sicherzustellen. Sobald Sie Ihre Excel Projektzeitplan Vorlage in unsere Software importiert haben, stehen Ihnen alle Tools zur Verfügung, um jeden Aspekt Ihres Projekts von einem zentralen Ort aus zu steuern.
Die Software organisiert Ihre Arbeit für mehr Effizienz. Warum zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln und unzählige Dateien herunterladen, wenn alles, was Sie für ein erfolgreiches Projekt benötigen, in einem einzigen Online-Tool vereint ist? Weitere Informationen finden Sie in unserem 5-Schritte-Leitfaden, um einen Zeitplan zu erstellen.
Sobald Sie die Microsoft-Excel-Projektzeitplan Vorlage in unser Tool importiert haben, werden Sie sehen, wie sie Ihre Projektmöglichkeiten erweitert – mit umfassenderer Planung, besserem Monitoring der Projektleistung und detaillierten Berichten, um Stakeholder stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Entdecken Sie selbst, was die Software für Sie leisten kann, indem Sie die kostenlose 30-Tage-Testversion ausprobieren.