Projektmanagement lässt sich am besten verstehen, wenn man den Prozess anhand von Projektplan-Beispielen veranschaulicht. Zunächst klären wir, was ein Projektplan ist, und zeigen dann, wie er in einem realen Szenario funktioniert.
Wir definieren zuerst den Projektplan und erläutern, was in ein Projektplan-Dokument gehört. Anschließend zeigen wir anhand mehrerer Projektplan-Beispiele, wie das Ganze in der Praxis funktioniert.
Was ist ein Projektplan?
Ein Projektplan ist ein grundlegendes Dokument, das Ziele, Umfang, Zeitplan, Ressourcen und wichtige Lieferobjekte festhält. Er dient als Fahrplan, der Teams durch die Umsetzung führt, und stellt sicher, dass alle die gleichen Ziele verfolgen und wissen, wie diese erreicht werden sollen. Der Plan umfasst in der Regel Aufgaben, Termine, Rollen und Strategien für das Risikomanagement und ist damit unverzichtbar, um die Richtung vorzugeben.
So wichtig der Projektplan auch ist, für die Steuerung eines Projekts in Echtzeit reicht er allein nicht aus. Projekte erfordern aktive Koordination, dynamische Terminplanung, Fortschrittsverfolgung, Ressourcenzuweisung und Kommunikation in Echtzeit. Das sind Funktionen, die ein statisches Dokument nicht bieten kann. Hier kommt Projektmanagement-Software ins Spiel. Solche Tools erwecken Ihren Projektplan zum Leben: Sie helfen Ihnen, Arbeitsabläufe zu organisieren, Meilensteine zu verfolgen, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten und schnell zu reagieren, wenn sich etwas ändert. So bleibt Ihr Projekt im Zeitplan, im Budget und auf Kurs.
ProjectManager ist eine preisgekrönte Projekt- und Portfoliomanagement-Software, mit der Sie Arbeit in leistungsstarken Gantt-Diagrammen planen und terminieren. Erstellen Sie Pläne, die Aufgaben, Ressourcen und Kosten terminieren, und verknüpfen Sie alle vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten. Wechseln Sie dann in die Tabellen-, Board-, Listen- oder Kalenderansicht, um zu sehen, wie sich Ihre Pläne in Echtzeit entwickeln, oder verwandeln Sie Daten mit Berichten und Dashboards per Klick in Diagramme und Grafiken. Bei Bedarf teilen Sie relevante Details über kostenlose Gastlizenzen mit Stakeholdern. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.
1. Projektplan-Beispiel für die Fertigung
Das Gantt-Diagramm ist ein vielseitiges Werkzeug, das in vielen Branchen zum Einsatz kommt, etwa im Bauwesen oder in der Eventplanung. Hier dient es zur Planung eines Fertigungsprojekts. Auch wenn sich die Branche unterscheidet, ist der Aufbau im Wesentlichen derselbe.
Die Herstellung eines Produkts beginnt damit, Ziele auf Basis der Kundenwünsche festzulegen und anschließend Prototypen zu entwickeln, die getestet werden, um sicherzustellen, dass sie diese Nachfrage erfüllen. Danach wird die Serienproduktion des Produkts eingerichtet. Dazu gehören auch verschiedene Prüfpunkte im Produktionsablauf, an denen getestet wird, ob das Produkt die Qualitätsstandards erfüllt. Während das Produkt gefertigt wird, arbeiten andere Abteilungen wie das Marketing daran, Interesse und Bekanntheit für das Produkt aufzubauen. Das Vertriebsteam nimmt Bestellungen entgegen. All das wird so koordiniert, dass Produktion und Lieferung der Nachfrage entsprechen.
Auch dieses Projektplan-Beispiel ist in Phasen gegliedert. Der Unterschied besteht darin, dass sich diese Phasen auf die Fertigungsbranche beziehen. Es gibt eine Designphase, eine Prototyping-Phase, die Vorproduktion und so weiter. Die Aufgaben sind zwar andere, werden aber ebenfalls rechts in einem Balkendiagramm dargestellt.
2. Projektplan-Beispiel für Excel
Gantt-Diagramme sind zwar die bevorzugte Wahl, vor allem als Teil einer Projektmanagement-Software, doch auch eine Excel-Tabelle eignet sich. Unten sehen Sie einen Aktionsplan, der das Projekt wie ein Gantt-Diagramm in Phasen und Aufgaben unterteilt.
Der Aktionsplan ist so aufgebaut, dass jede Zeile der Tabelle einer bestimmten Aufgabe gewidmet ist. Dazu gehören ihre Priorität, die für die Ausführung benötigten Ressourcen und eine Statusspalte, die den Fertigstellungsgrad in Prozent zeigt. So lässt sich die Arbeit verfolgen, damit sie planmäßig abgeschlossen wird. Anders als bei einer Projektmanagement-Software muss eine Tabelle jedoch manuell aktualisiert werden.
Anders als ein Gantt-Diagramm bietet die Tabelle keine visuelle Darstellung des Projekts. Es gibt zwar eine Zeitleiste, die jedoch in Spalten abgebildet ist, die Start- und Fälligkeitsdatum sowie die Dauer jeder Aufgabe zeigen. Dieses Projektplan-Beispiel ähnelt also dem Gantt-Diagramm, nur fehlt ihm das Balkendiagramm.
3. Projektplan-Beispiel als Dokument
Ein Projektplan-Beispiel ist ein Musterdokument, das beschreibt, wie ein Projekt ausgeführt, überwacht und abgeschlossen wird. Es bietet eine klare Struktur, um Aufgaben, Zeitpläne, Ressourcen und Verantwortlichkeiten zu organisieren.
Dieses Beispiel basiert auf unserer kostenlosen Projektplan-Vorlage für Word und dient als praktische Orientierung, die Teams und Projektmanagern zeigt, was in ihre Pläne gehört. So ist eine einheitliche und gründliche Projektplanung von Anfang an gewährleistet.
Projektübersicht
Ziel ist der Bau eines Einfamilienhauses mit 2.000 Quadratfuß Wohnfläche auf einem geräumten Grundstück innerhalb von 6 Monaten bei einem Budget von 350.000 $. Das Haus umfasst 3 Schlafzimmer, 2 Badezimmer, eine Küche, ein Wohnzimmer und eine Garage. Das Projekt folgt einem prädiktiven Lebenszyklus mit klar definierten Phasen.
Umfangsmanagement
Der Umfang umfasst:
- Baustellenvorbereitung
- Fundament
- Rohbau (Tragwerk)
- Dach
- Sanitär-, Elektro- und HLK-Anlagen
- Innen- und Außenausbau
- Endabnahme und Bezugsfertigkeitsbescheinigung
Ausschlüsse: Landschaftsgestaltung, Einzäunung und Möblierung sind nicht enthalten. Der Umfang wird über eine Umfangsbeschreibung und einen Projektstrukturplan (PSP) gesteuert. Änderungen am Umfang erfordern eine formelle Genehmigung.
Terminmanagement
Ein Gantt-Diagramm legt alle Vorgänge und Abhängigkeiten fest. Zu den wichtigsten Meilensteinen gehören:
- Genehmigungen erteilt: Woche 2
- Fundament fertiggestellt: Woche 6
- Rohbau fertiggestellt: Woche 10
- Endabnahme: Woche 24
Der Fortschritt wird wöchentlich mit MS Project anhand des Basisplans verfolgt.
Kostenmanagement
- Geschätzte Kosten: 350.000 $
- Kontingenzreserve: 15.000 $
Der Kostenbasisplan wird monatlich anhand von Ist- und Plankosten überwacht. Abweichungen von mehr als 5 Prozent werden eskaliert.
Qualitätsmanagement
Zu den Qualitätsstandards gehören die örtlichen Bauvorschriften, die statische Sicherheit und Zertifizierungen zur Energieeffizienz. Inspektionen finden in den wichtigsten Phasen statt: Fundament, Rohbau und Endabnahme. Abweichungen werden dokumentiert und behoben, bevor es weitergeht.
Ressourcenmanagement
Zu den Ressourcen gehören der Projektmanager, der Generalunternehmer und Subunternehmer, die Baukolonne und der Architekt (auf Abruf). Die Ressourcen werden über Verträge beschafft. Die Verfügbarkeit der Arbeitskräfte wird bei der wöchentlichen Planung überprüft.
Kommunikationsmanagement
Wöchentliche Baustellenbesprechungen mit dem Team des Auftragnehmers. Monatliche Fortschrittsberichte an den Auftraggeber (Bauherrn). Die Kommunikation erfolgt per E-Mail und über gemeinsame Ordner. Stakeholder-Updates folgen der RACI-Matrix, damit die Zuständigkeiten klar sind.
Risikomanagement
Zu den wichtigsten Risiken gehören Verzögerungen bei Genehmigungen (Gegenmaßnahme: frühzeitige Einreichung und Nachverfolgung), Materialengpässe (Gegenmaßnahme: frühzeitige Beschaffung) und wetterbedingte Verzögerungen (Gegenmaßnahme: Puffer im Zeitplan). Ein Risikoregister wird alle zwei Wochen aktualisiert, und Notfallpläne werden ausgelöst, wenn Schwellenwerte überschritten werden.
Beschaffungsmanagement
Zu den wichtigsten Beschaffungen gehören Materialien (Holz, Beton, Installationen) und vergebene Leistungen (Sanitär, Elektro, HLK). Verträge werden nach Möglichkeit zum Festpreis abgeschlossen. Die Beschaffung folgt der Beschaffungsrichtlinie des Unternehmens und umfasst eine Lieferantenbewertung.
Stakeholder-Management
Die wichtigsten Stakeholder sind der Bauherr (Sponsor), der Architekt, der Generalunternehmer und der örtliche Bauinspektor. Die Einbindungsstrategien sehen vor, den Bauherrn an der Auswahl von Design und Ausstattung zu beteiligen und den städtischen Inspektor über die Inspektionstermine auf dem Laufenden zu halten.
Änderungsmanagement
Alle Änderungsanträge müssen schriftlich beim Projektmanager eingereicht werden. Die Auswirkungen auf Umfang, Zeitplan und Kosten werden bewertet. Genehmigte Änderungen werden in die aktualisierten Basispläne übernommen.
Leistungsmessungs-Basisplan
Der integrierte Basisplan umfasst den Umfangsbasisplan (PSP), den Terminbasisplan (genehmigtes Gantt-Diagramm) und den Kostenbasisplan (350.000 $). Das Earned Value Management (EVM) wird an monatlichen Kontrollpunkten eingesetzt: Planwert (PV), Fertigstellungswert (EV), Istkosten (AC) und Abweichungsanalyse (SV, CV).
Passende Vorlagen für die Projektplanung
Projektplan-Beispiele anzusehen ist das eine, selbst einen Projektplan zu erstellen das andere. Wir bieten über 100 kostenlose Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die alle Bereiche des Projektmanagements abdecken. Hier sind einige, mit denen Interessierte das Erstellen ihres eigenen Projektplans ausprobieren können.
Ressourcenplan-Vorlage
Laden Sie diese kostenlose Ressourcenplan-Vorlage für Excel herunter, um Projektressourcen zu planen, zu verwalten und einzusetzen. Personalressourcen werden nach Teammitglied, Abteilung, Gesamtaufwand, Stundensatz und Kosten aufgeführt. Ein angehängter Kalender hilft zudem bei der Ressourcenplanung, damit das Projekt immer genau dann hat, was es braucht.
Gantt-Diagramm-Vorlage
Nutzen Sie diese kostenlose Gantt-Diagramm-Vorlage für Excel, um Aufgaben, Meilensteine und Termine im Blick zu behalten. Sie hilft Projektmanagern und Teams, den Projektzeitplan zu skizzieren, indem sie Vorgänge auf einer horizontalen Zeitachse abbildet und zeigt, wann jede Aufgabe beginnt, wie lange sie dauert und wann sie endet.
Projektbudget-Vorlage
Eine Projektbudget-Vorlage ist ein strukturiertes Werkzeug für die Finanzplanung, mit dem Projektmanager die Kosten für den Abschluss eines Projekts schätzen, zuordnen und verfolgen. Diese Projektbudget-Vorlage für Excel bietet einen Rahmen, um Budgetposten wie Personal, Material, Ausrüstung und Gemeinkosten übersichtlich und handhabbar zu organisieren.
Wie ProjectManager Ihnen bei der Projektsteuerung hilft
Ein Projektplan schafft die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt, ist aber nur der Anfang. Man kann ein Projekt zwar mit Vorlagen planen, empfehlenswert ist das jedoch nicht, weil der Projektplan dann in einem statischen Dokument isoliert ist. Eine Zusammenarbeit ist nicht möglich, und alle Änderungen müssen manuell vorgenommen werden. Bei der Projektsteuerung kommt es auf effizientes Arbeiten an. Deshalb setzen Profis auf Projektmanagement-Software.
ProjectManager ist eine preisgekrönte Projekt- und Portfoliomanagement-Software mit leistungsstarken Gantt-Diagrammen zur Arbeitsplanung und mehreren Projektansichten, die Teams die Werkzeuge für die Umsetzung an die Hand geben, ob auf Kanban-Boards oder in Aufgabenlisten. Es gibt sogar eine Kalenderansicht, über die Stakeholder den Fortschritt verfolgen können.
Produktiv bleiben mit leistungsstarken Ressourcenfunktionen
In unseren Projektplan-Beispielen fehlt die Projektausführung. In dieser Phase arbeiten Projektmanager daran, das Projekt auf Kurs zu halten. Eine Möglichkeit dazu ist der effektive Einsatz von Ressourcen. Das beginnt im Gantt-Diagramm, in dem sie terminiert werden, und setzt sich beim Onboarding der Teams fort, bei dem ihre Verfügbarkeit festgelegt werden kann. So werden die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit den richtigen Aufgaben zugewiesen.
Ein farbcodiertes Auslastungsdiagramm zeigt die Ressourcenzuweisung über ein oder mehrere Projekte hinweg auf einen Blick. So gleichen Sie die Arbeitsauslastung des Teams aus, damit es voll ausgelastet, aber nicht überlastet ist. Eine Teamseite bietet eine tägliche oder wöchentliche Echtzeitübersicht der Aufgaben, die nach Priorität oder Fortschritt gefiltert werden kann. Aufgaben lassen sich sogar aktualisieren, ohne die Seite zu verlassen.
Projektkennzahlen in Echtzeit-Dashboards und -Berichten überwachen
Eine weitere Möglichkeit, sich an den Projektplan zu halten, ist die Überwachung und Steuerung des Projekts während der Ausführung. Für einen Überblick über die wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) wechseln Sie zu unseren Dashboards, die Live-Daten zu Zeit, Kosten, Arbeitsauslastung und mehr in leicht verständlichen Grafiken und Diagrammen darstellen. Unten sehen Sie zum Beispiel das Portfolio-Übersichts-Dashboard.
Für eine tiefere Analyse der Daten nutzen Sie unsere anpassbaren Berichte zu Status, Abweichungen, Arbeitsauslastung, Zeiterfassung und mehr. Jeder Bericht lässt sich filtern, um sich auf bestimmte Datenpunkte zu konzentrieren oder eine Fortschrittsübersicht zu erstellen, die Sie mit Stakeholdern teilen können. Sichere Stundenzettel vereinfachen die Lohnabrechnung und helfen zugleich, Projekte im Budget zu halten, indem sie die Personalkosten erfassen.
Weitere Inhalte zur Projektplanung
Projektmanagement umfasst mehr als die hier gezeigten Projektplan-Beispiele, und auch die Projektplanung selbst hat noch mehr zu bieten. Wer tiefer in das Thema einsteigen möchte, findet unten Links zu verschiedenen passenden Blogbeiträgen, die wir kürzlich veröffentlicht haben.
- So schreiben Sie einen Aktionsplan (mit Beispiel)
- Programmmanagement: Ein schneller Leitfaden
- Wie erstellt man einen Projektzeitplan?
- Projektplan: Grundlagen der Projektplanung
- Was ist Projektausführung?
- Projektüberwachung und Projektsteuerung: Tools & Schritte
- Wie man eine Projektroadmap erstellt (mit Beispiel)
- So erstellen Sie einen Projektabwicklungsplan (kostenlose Vorlage enthalten)
ProjectManager ist eine preisgekrönte Projekt- und Portfoliomanagement-Software, die Teams verbindet, ob im Büro oder im Außeneinsatz. Sie können Dateien teilen, auf Aufgabenebene kommentieren und bleiben über E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen auf dem Laufenden. Schließen Sie sich Teams bei Avis, Nestlé und Siemens an, die mit unserer Software erfolgreiche Projekte umsetzen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.