Ein erfolgreiches Projekt wird durch das Verständnis aller seiner Schlüsselelemente umgesetzt. Um die Ziele Ihres Projekts zu erreichen, ist es entscheidend, den Projektumfang zu kennen. Damit Sie beim Erstellen nichts übersehen, verwenden Sie unsere kostenlose Projektumfang-Vorlage für Word.

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Warum Sie eine Projektumfang-Vorlage brauchen

Der Projektumfang ist eine detaillierte Übersicht, die Aktivitäten, Ressourcen, Zeitpläne und Ergebnisse Ihres Projekts umfasst. Doch damit endet es nicht. Der Projektumfang listet auch die wichtigsten Stakeholder, Prozesse, Annahmen und Einschränkungen des Projekts auf.

Die Projektumfang-Vorlage von ProjectManager ist so gestaltet, dass Sie schnell und korrekt starten können, indem Sie Raum haben, alle Elemente des Projektumfangs zu erfassen. Ohne diese Projektumfang-Vorlage müssten Sie das Dokument selbst von Grund auf erstellen oder, schlimmer noch, ganz darauf verzichten.

So wichtig es ist, festzulegen, was im Projekt enthalten ist und was nicht, sowie Stakeholder zu managen, leistet die Projektumfang-Vorlage noch mehr. Sie hilft Managern, den Überblick zu behalten. Sie sehen, ob Fristen eingehalten wurden und ob die Ziele, Ergebnisse und Funktionen erreicht wurden – und das Budget eingehalten wird.

Wann Sie eine Projektumfang-Vorlage verwenden sollten

Die Projektumfang-Vorlage von ProjectManager eignet sich am besten für den gesamten Lebenszyklus des Projekts. Sie hilft dem gesamten Team, sich auf gemeinsame Ziele und Vorgaben zu konzentrieren. Dies ist besonders bei komplexen Projekten hilfreich, da die Projektumfang-Vorlage verhindert, dass das Projekt über die ursprüngliche Vision hinauswächst.

Sie hilft auch, Anforderungen zu vermeiden, die mitten im Projekt überarbeitet werden müssen. So bleibt das Endergebnis im Einklang mit dem ursprünglichen Zweck des Projekts und den Erwartungen des Kunden. In diesem Zusammenhang kann die Projektumfang-Vorlage auch helfen, das Projekt im Zeitplan zu halten.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Benachrichtigungen einzurichten – was eine Vorlage nicht kann, aber Projektmanagement-Software automatisieren kann. ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, die automatisch Benachrichtigungen sendet, wenn Fristen näher rücken oder sich Ihr Projektumfang geändert hat. Sie können die Benachrichtigungen so konfigurieren, dass Sie nur die gewünschten Alerts per E-Mail oder In-App-Mitteilungen erhalten. Testen Sie ProjectManager noch heute kostenlos.

Wer eine Projektumfang-Vorlage aktualisieren sollte

Ihre Projektumfang-Vorlage ist ein wichtiges Dokument. Sie bleibt während des gesamten Projekts entscheidend, und alle müssen wissen, was darin enthalten ist. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie von allen Teammitgliedern aktualisiert werden sollte. Es muss eine Person im Projektteam geben, die das Dokument verwaltet.

In der Regel ist dies der Projektmanager. Er kennt das Projekt am besten und fungiert als Schnittstelle zwischen Kunden, Stakeholdern und dem Team, das die Vision umsetzt. In manchen Organisationen kann die Verantwortung zur Aktualisierung der Projektumfang-Vorlage jedoch einem Projektadministrator übertragen werden.

Das hängt wiederum davon ab, wie die Organisation strukturiert ist. Der Projektadministrator trifft jedoch keine Entscheidungen. Er übernimmt lediglich die Routineaufgaben für den Projektmanager, der die Entscheidungen fällt.

Warum Sie unsere Projektumfang-Vorlage verwenden sollten

Wenn Sie noch nicht bereit sind, auf Projektmanagement-Software umzusteigen, nutzen Sie unsere kostenlose Projektumfang-Vorlage. Sie enthält alles, was Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Ihr Projektumfang vollständig abgedeckt ist:

• Projektinformationen: Die Vorlage hat einen oberen Abschnitt, um das Projekt, den Projektmanager und das Datum der Fertigstellung oder Überarbeitung zu kennzeichnen. Alles in der Vorlage kann an Ihr Projekt angepasst werden. Sie können Abschnitte hinzufügen oder entfernen.
• Begründung: Beginnen Sie mit dem Abschnitt zur Begründung in der Projektumfang-Vorlage. Hier beschreiben Sie kurz den Bedarf, auf den Ihr Projekt reagiert, und wie Sie diesen erfüllen wollen.
• Projektumfang: Der nächste Abschnitt beschreibt den Umfang. Er ist in zwei Teile unterteilt: im Umfang und außerhalb des Umfangs. Für beide können Sie Elemente auflisten und mit der MoSCoW-Methode der Priorisierung definieren.
• Geschäftsziele: Danach haben Sie Platz, um die Geschäftsziele des Projekts zu definieren. Hier legen Sie die Ziele fest, die Sie erreichen wollen, z. B. Startdatum, bessere Kundenzufriedenheit, höhere Conversion-Raten usw.
• Projektergebnisse: Im Anschluss listen Sie die Projektergebnisse auf. Das sind die Ergebnisse, die während des Projekts entstehen, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Das Endergebnis ist das Gesamtziel des Projekts.
• Projektausschlüsse: Anschließend definieren Sie die Projektausschlüsse. Das sind die Punkte, die außerhalb des Projektumfangs liegen, z. B. zusätzliche Funktionen, die in einem späteren Projekt behandelt werden.
• Einschränkungen: Als Nächstes folgen die Einschränkungen. Hier listen Sie alle möglichen Projektbeschränkungen auf, z. B. Kosten, Umfang, Risiken, Ressourcen usw.
• Annahmen: Nun ist es Zeit, die Annahmen zu dokumentieren. Sie ähneln den Einschränkungen, sollen Stakeholdern aber verdeutlichen, welche Ressourcen benötigt werden, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
• Kostenschätzung: Zum Schluss erstellen Sie eine Kostenschätzung für das Projekt. Diese Finanzprognose erfolgt, indem Sie alle Ressourcen auflisten, die Kosten schätzen, die tatsächlichen Kosten eintragen, sobald Sie sie kennen, und Abweichungen zwischen Schätzung und tatsächlichen Kosten dokumentieren.

Wie ProjectManager Ihnen beim Management des Projektumfangs hilft

Die kostenlose Projektumfang-Vorlage für Word ist ein großartiges Werkzeug, um alle Details Ihres Projektumfangs zu erfassen. Sobald das Projekt jedoch ausgeführt wird, ist sie nicht das ideale Tool, um den Umfang zu überwachen und zu verfolgen. Wenn Sie den Projektumfang besser managen möchten, brauchen Sie ProjectManager, das Ihnen Echtzeitdaten liefert, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Ergebnisse, Ressourcen und Kosten planen

Das Ausfüllen der kostenlosen Projektumfang-Vorlage macht deutlich, dass es viel zu planen gibt. Gantt-Diagramme sind die Schwergewichte in der Projektplanung. Aber jedes Gantt kann Aufgaben auflisten, Fristen hinzufügen und Meilensteine setzen. ProjectManager hat ein leistungsstarkes Gantt, das noch mehr kann.

Nicht alle Aufgaben sind gleich: Manche können erst beginnen oder enden, wenn eine andere begonnen oder beendet wurde. Diese Abhängigkeiten zu identifizieren, ist nur der Anfang. Mit ProjectManager können Sie sie verknüpfen, um Verzögerungen zu vermeiden. Sie können auch den kritischen Pfad filtern und sofort sehen, welche Aufgaben entscheidend sind und welche nicht. Dann legen Sie eine Basislinie fest, um Ihren Zeitplan zu erfassen und zu prüfen, ob der geplante Aufwand mit dem tatsächlichen übereinstimmt.

High-Level-Tracking

Viele Software-Tools bieten ein Dashboard, aber Sie müssen es selbst einrichten. Unser Echtzeit-Dashboard ist direkt im Tool integriert und funktioniert automatisch. Es führt die Berechnungen selbstständig durch und zeigt die Ergebnisse in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken an.

Erhalten Sie einen High-Level-Überblick über das Projekt mit Live-Daten zu allem – von Projektabweichungen über Arbeitsbelastung bis hin zu Aufgaben und vielem mehr. Sie haben den aktuellen Fortschritt und die Leistung des Projekts im Blick und können daher schnell auf Probleme reagieren und diese lösen, bevor sie Ihre Arbeit behindern.

Mehrere Ansichten

Manager, Teams, Stakeholder – alle haben ihre bevorzugte Arbeitsweise. Die meisten Softwarelösungen berücksichtigen das nicht. Es gibt keine Wahlmöglichkeiten. ProjectManager ist anders. Unsere Software bietet mehrere Projektansichten, sodass Sie so arbeiten können, wie Sie möchten.

Sie kennen das Gantt-Diagramm, aber wenn Sie die Zeitachse nicht nutzen möchten und lieber mehr Spalten wie in einer Tabelle sehen, wechseln Sie einfach zur Tabellenansicht. Es gibt auch ein Kanban-Board, das Teams lieben. Damit können sie ihren Backlog verwalten und Sprints planen, während Manager Transparenz in den Workflow erhalten und Ressourcen neu zuweisen können, um die Produktivität zu sichern. Ob Listen- oder Kalenderansicht – alles wird gleichzeitig aktualisiert. Sie arbeiten immer mit der aktuellsten Version.

Sobald Sie sich auf der Website umgesehen, unsere Inhalte gelesen und einige der kostenlosen Vorlagen ausprobiert haben, ist es vielleicht Zeit, ProjectManager zu testen und zu sehen, wie es Ihnen bei der Planung und Verwaltung des Umfangs Ihres nächsten Projekts helfen kann. Wir haben verschiedene Mitgliedschaftsmodelle, mit einem kostenlosen Einstiegsplan für immer, aber die dynamischeren Tools erhalten Sie im Team- oder Business-Modell. Testen Sie ProjectManager noch heute.