Schafft es Ihre Organisation nicht, die Lücken zwischen Strategie und Projektausführung zu schließen? Das ist keine leichte Aufgabe.

Glücklicherweise gibt es Projektmanagement-Tools und -Techniken, mit denen Sie diese Lücken überwinden können – und Sie sind mit dieser Herausforderung nicht allein. Sehen wir uns an, wie die richtigen Strategien und Werkzeuge Ihnen helfen können, Lücken zu schließen und eine erfolgreiche Projektausführung zu fördern. Wir hören von Experten und beleuchten wichtige Erkenntnisse, die Projektleiter sofort in ihren Programmen und Projekten umsetzen können.

Was ist Projektausführung?

Während der fünf Prozessgruppen des Projektlebenszyklus gibt es für jede Phase verschiedene Ziele und Ergebnisse. Nach der Projektinitiierung und der Planungsphase beginnt die Projektausführung.

Der Projektmanager ist für das Management der Projektausführungsprozesse verantwortlich, in den meisten Fällen ist aber auch ein Project Management Office (PMO) beteiligt – eine Gruppe von Projektmanagern, Programmmanagern und Projektportfoliomanagern, die Unterstützung leisten und sicherstellen, dass das Projekt mit den übergeordneten Geschäftszielen der Organisation übereinstimmt.

Die Projektausführung ist die dritte Phase des Projektlebenszyklus und eine der wichtigsten Phasen. In dieser Phase erstellen Sie Ihre Liefergegenstände und präsentieren sie Ihren Kunden und wichtigen Stakeholdern. Dies ist in der Regel die längste Phase des Projektlebenszyklus und erwartungsgemäß auch die anspruchsvollste.

Wenn Sie ein Projekt umsetzen, müssen Sie viele Dinge steuern: Ressourcen, Kosten, Zeitplan und mehr. ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software, die mehrere Projektansichten bietet, um dies effizienter zu erledigen. Erstellen Sie Gantt-Diagramme, weisen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie den Fortschritt, um Daten mit Stakeholdern zu teilen und das Projektteam in Echtzeit zu verbinden. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Warum ist es wichtig, die Phase der Projektausführung zu überwachen?

Der Hauptzweck der Projektausführung besteht darin, die im Projektmanagementplan definierten Arbeiten abzuschließen und die wichtigsten Projektziele zu erreichen. In dieser Phase konzentriert sich der Projektleiter auf folgende Kernprozesse:

• Teammanagement
• Projektzeitplanung
• Ressourcenmanagement
• Aufgabenmanagement
• Risikomanagement

Diese Dinge im Blick zu behalten, während Sie Ihr Team mit der Projektausführung starten, kann überwältigend sein. Sie können jedoch einen Schritt voraus sein, indem Sie einen Projektausführungsplan erstellen, der Ihnen hilft, den Planungsprozess für die Ausführung zu optimieren.

Was ist ein Projektausführungsplan?

Ein Projektausführungsplan ist ein Aktionsplan, der erklärt, wie die Ausführungsphase eines Projekts für ein bestimmtes Vorhaben gesteuert wird. Er ähnelt einem Projektplan, hat aber einen viel engeren Fokus, da er nur das umfasst, was die Projektausführung betrifft, während Projektpläne den gesamten Projektlebenszyklus abdecken.

Das Erstellen eines Ausführungsplans stellt sicher, dass jeder im Projektteam weiß, welche Rollen und Verantwortlichkeiten er hat, hilft, Ressourcenzuweisungsprobleme zu beheben, und letzte Details vor dem Start der Projektausführung zu klären.

Was sollte in einem Projektausführungsplan enthalten sein?

Die Ausführungsplanung kann in Schlüsselaspekte unterteilt werden, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird. Jedes Project Management Office (PMO) kann seinen Projektausführungsplan etwas anders gestalten, aber wir haben sieben zentrale Elemente zusammengestellt, die Sie in Ihren Plan aufnehmen sollten.

Projektorganisation

Der Begriff „Projektorganisation“ bezeichnet die Organisationsstruktur eines Projektteams und die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten. Ihre Teammitglieder müssen verstehen, wie dies funktioniert, damit sie wissen, an wen sie berichten müssen, und welche Richtlinien gelten.

Projektumfang

Der Projektumfang definiert alle Aktivitäten, die ausgeführt werden, damit die Stakeholder und das Projektteam genau wissen, was getan wird, bevor das Projekt startet, und Missverständnisse vermieden werden.

Die Definition des Projektumfangs ist entscheidend, um Kosten zu schätzen, einen Projektzeitplan, Projektbudget und Ressourcenplan zu erstellen. Der Projektumfang ist auch eine wichtige Projektbeschränkung, die während der Ausführungsphase überwacht werden muss.

Projektzeitplan

Projektzeitpläne sind eines der wichtigsten Projektmanagement-Werkzeuge aus mehreren Gründen. Ein Projektzeitplan legt Fälligkeitstermine für Aufgaben, Liefergegenstände und Meilensteine fest, sodass Projektmanager den Fortschritt ihres Teams im Blick behalten können. Außerdem stellt er während der Projektausführung sicher, dass Ressourcen wie Personen, Geräte oder Materialien immer dann verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.

Ressourcenplan

Ein Ressourcenplan ist ein Dokument, das alle Ressourcen auflistet, die für die Ausführung eines Projekts benötigt werden. Dies geschieht durch die Schätzung der Ressourcen für jede Aufgabe, um eine detaillierte Beschreibung Ihrer Ressourcenbedarfe zu liefern.

Projektbudget

Ein Projektbudget ist eine Kostenschätzung, die allen Ressourcen einen Preis zuweist und ein Ausgabenlimit für sie festlegt. Projektbudgets dienen als Basis, damit Projektmanager Überausgaben vermeiden und die Ausführungskosten kontrollieren können.

Risikomanagementplan

Auch wenn jede Projektausführung von vielen Risiken beeinflusst werden kann, heißt das nicht, dass Sie diese nicht kontrollieren können. Dazu brauchen Sie einen Risikomanagementplan – ein wichtiges Projektmanagement-Dokument, das potenzielle Risiken identifiziert, Strategien zur Risikominderung beschreibt und die erforderlichen Ressourcen zuweist.

Kommunikationsplan

Einer der wichtigsten Aspekte der Projektausführung ist die Kommunikation. Zusätzlich zu Ihrem Projektausführungsplan ist es wichtig, einen Kommunikationsplan zu erstellen. Darin wird festgelegt, wie Ihr Team regelmäßig kommuniziert, welche Besprechungsrichtlinien gelten und in welcher Häufigkeit und auf welchem Weg berichtet wird.

Herausforderungen bei der Projektausführung

Es gibt mehr Probleme, als wir bisher aufgezählt haben, da Dinge schiefgehen oder vom Projektplan abweichen können. Deshalb sind Überwachung und Nachverfolgung während der Ausführung so wichtig. Hier sind einige häufige Probleme, auf die Sie achten sollten.

Schleichende Ausweitung des Projektumfangs

Die schleichende Ausweitung des Projektumfangs bedeutet, dass der Projektumfang über die ursprünglichen Ziele hinausgeht. Dies kann passieren, weil Stakeholder Änderungen wünschen, es Lieferkettenprobleme gibt und mehr. Es ist Ihre Aufgabe, jede Änderung zu prüfen und sie entsprechend zu priorisieren oder abzulehnen.

Ein vertrauensvolles Team setzt voraus, dass jeder für seine Arbeit verantwortlich ist. Ohne Verantwortlichkeit kommt es zu erheblichen Verzögerungen und höheren Kosten. Ihr Team verantwortlich zu halten, ist Teil eines erfolgreichen Managements von Projekten, Programmen und Projektportfolios.

Sie sollten während der Planungsphase einen Risikomanagementplan entwickelt haben – dieser wird Ihnen während der Ausführung nützlich sein. Er hilft Ihnen, Probleme bei ihrem Auftreten zu erkennen und schnell darauf zu reagieren.

Lücken bei der Projektausführung

Organisationen, die eine Executive-Strategie implementieren, um strategische Ziele in Geschäftswert zu verwandeln, entdecken das „größere System“ für den Erfolg – bestehend aus Führungskräften, dem mittleren Management, dem Projektmanager und dem Projektteam.

Anfang dieses Jahres erschien ein weiteres Buch mit dem Titel Filling Execution Gaps von Todd Williams. Williams’ Buch geht einen Schritt weiter und identifiziert klar „sechs Ausführungslücken“, die geschlossen werden müssen, um wiederholbaren Projekterfolg zu erzielen.

Laut dem neuesten PMI Pulse of the Profession 2017 „konzentriert sich die Geschäftsführung weiterhin stark darauf, die Lücke zwischen Strategieformulierung und -umsetzung zu überbrücken und auf technologische und geschäftliche Disruptionen zu reagieren.“ Williams’ Forschung zeigt die Lücken auf, die wir bisher übersehen haben.

Williams identifiziert sechs Hauptlücken, die eine erfolgreiche Projektausführung verhindern:

• Fehlendes gemeinsames Verständnis
• Wenig engagierte Executive-Sponsoren
• Keine Ausrichtung auf strategische Ziele
• Schlechtes Change Management
• Unwirksame Corporate Governance
• Schwache Führung

Die Realität ist: Jede Lücke einzeln zu beheben, ist nicht die Lösung. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Lösungen zu finden, Aktionspläne zu entwickeln und Strategien umzusetzen, um alle sechs Lücken zu schließen. Laut Williams ist es keine Raketenwissenschaft, aber zu verstehen, wie jede Lücke Ihre Programminitiativen beeinflusst, ist der Schlüssel zur wichtigsten Phase Ihres Projekts: der Ausführung.

Wie schließt man eine Lücke in der Projektausführung?

Es gibt zwei Ansätze, um die Lücke zu schließen:

• Ausrichten der strategischen Ziele mit einem Implementierungsplan
• Ausführung in der Programm- und Projektdurchführung, um Ergebnisse zu liefern, die diesen Zielen entsprechen

Diese Ausführungslücke, auch bekannt als Strategie-Lücke, ist eine der frustrierendsten Herausforderungen, denen sich Führungskräfte heute stellen müssen. Die Ausführungslücke ist die wahrgenommene Lücke zwischen den Strategien und Erwartungen eines Unternehmens und seiner Fähigkeit, diese Ziele zu erreichen und Ideen in die Tat umzusetzen.

Best Practices für die Projektausführung

Sehen wir uns einige Strategien an, um eine erfolgreiche Projektausführung zu fördern.

1. Beginnen Sie mit dem Ende im Blick

Es ist eine gute Idee, Ihre Strategie mit den angestrebten Endergebnissen abzustimmen. Ein großes Problem bei der Umsetzung von der Idee zur Realität ist oft ein Mangel an klar definierten Zielen und Vorgaben. Führungskräfte, die nicht klar formulieren, was sie erreichen wollen, können kaum erwarten, dass Projektleiter ihre Strategie verstehen und ihre Projekte sinnvoll umsetzen.

2. Holen Sie sich das Commitment Ihres Kernteams

Ein gut definiertes Projekt hilft dabei, das Commitment von Team und Stakeholdern zu gewinnen. Erklären Sie die Vision hinter den strategischen Entscheidungen, damit das Team versteht, wie seine Arbeit zum großen Ganzen beiträgt. Der Einsatz von kollaborativer Projektmanagement-Software ist ideal, um alle auf Kurs zu halten und gleichzeitig die Hauptziele im Blick zu behalten.

3. Projektleiter bringen Projekte ins Ziel

Um sicherzustellen, dass Strategien umgesetzt werden, brauchen Sie Führungskräfte mit den richtigen Projektmanagement-Skills. Emotionale Intelligenz und Selbstwahrnehmung sind nach wie vor entscheidende Fähigkeiten für Projektleiter.

4. Bauen Sie ein leistungsstarkes Team auf

Streben Sie an, ein hochqualifiziertes Team aufzubauen, das die richtigen Strategien und Ausrichtungen für Ihre Programme und Projekte definieren kann. Projektleiter, die ihre Vision und Arbeit mit ihrem Team abstimmen, werden erfolgreich wichtige Programme und Projekte liefern – die Ausrichtung von Vision und Strategie auf die Umsetzung hilft Ihnen, diese Lücken zu schließen.

5. Überwachen Sie Fortschritt und Leistung durch Verantwortlichkeit

Die Umsetzung einer Strategie erfordert Meetings, um die verschiedenen Projekte und Programme zu besprechen. Meetings sind entscheidend, um in dieser Phase Folgendes sicherzustellen:

• Menschen führen
• Prozesse einhalten
• Informationen an alle wichtigen Stakeholder, Sponsoren und Teammitglieder kommunizieren

Projektmeetings sind eine hervorragende Möglichkeit, Vereinbarungen zu festigen, umsetzbare Punkte zu dokumentieren, Risiken/Probleme zu identifizieren und Ihr Team zur Umsetzung von Ergebnissen zu verpflichten.

Halten Sie die Kommunikation während des gesamten Projekts offen. Folgen Sie vor, während und nach Meetings in Bezug auf offene Aktionspunkte, Probleme und Risiken nach. Vermeiden Sie Mikromanagement und passen Sie Ihren Führungsstil je nach Situation und Teammitglied an.

Wie man die Projektausführungsphase mit ProjectManager steuert

Die Erstellung eines Projektausführungsplans ist nur der Anfang einer effektiven Projektausführung. Sie benötigen die richtigen Werkzeuge, um sicherzustellen, dass Ihr Projektteam auf Kurs bleibt. ProjectManager bietet eine leistungsstarke Suite von Tools, mit denen Sie Projekte, Programme und Portfolios planen, terminieren, ausführen und überwachen können.

Mehrere Projektmanagement-Tools

ProjectManager bietet Online-Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Stundenzettel, Projektkalender und andere Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Ihre Projektausführung im Detail planen, terminieren und verfolgen können. Erstellen Sie Ihren Projektausführungsplan mit unserem Gantt-Diagramm, visualisieren Sie Ihren Ausführungszeitplan und nehmen Sie Änderungen vor, indem Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop verschieben.

Überwachen Sie die Projektausführung in Echtzeit mit Dashboards

Erhalten Sie einen Überblick über Ihre Projektausführungsphase mit Echtzeit-Dashboards. Im Gegensatz zu anderer einfacher Software ist keine Einrichtung erforderlich. Unsere Projektmanagement-Software sammelt und berechnet automatisch Live-Daten und zeigt sie in farbigen Grafiken an. Sehen Sie sich sechs Projektausführungskennzahlen an, die Fortschritt und Leistung überwachen, von Zeit und Kosten bis hin zu Arbeitslast und Projektstatus.

Überwachen Sie Projektausführungskosten mit Stundenzetteln

Die Stundenzettel von ProjectManager messen Ihre Arbeitskosten während der Projektausführung, sobald Sie Aufgaben an Ihr Team zuweisen. Fügen Sie einfach Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu, weisen Sie einen Verantwortlichen und eine Dauer zu, und unsere Stundenzettel verfolgen die Kosten automatisch.

Wenn Sie ein Tool suchen, das Ihnen hilft, diese Strategien während der Projektausführung umzusetzen, dann ist ProjectManager die richtige Wahl. Unsere Online-Projektmanagement-Software bietet Echtzeitdaten, damit Sie sehen, was passiert, während es passiert. Testen Sie es 30 Tage lang kostenlos.