Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine visuelle, hierarchische und lieferobjektorientierte Zerlegung eines Projekts. Er ist ein nützliches Diagramm für Projektmanager, da er den Projektumfang in Teilaufgaben aufteilt und alle Arbeiten sichtbar macht, die zur Fertigstellung erforderlich sind.

Alle Arbeitsschritte des Projekts werden im Diagramm des PSP dargestellt, was ihn zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Projektplanung macht. Das Endergebnis des Projekts sowie die zugehörigen Aufgaben und Arbeitspakete befinden sich oben im Diagramm, während die darunterliegenden Ebenen des PSP den Projektumfang weiter unterteilen, um die Aufgaben, Lieferobjekte und Arbeitspakete zu definieren, die notwendig sind, um das Projekt von Anfang bis Ende abzuschließen.

Projektmanager nutzen Projektmanagement-Software, um einen Projektstrukturplan zu entwerfen und umzusetzen. Wird er zusammen mit einem Gantt-Diagramm verwendet, das PSP-Ebenen und Aufgabenhierarchien enthält, kann die Projektmanagement-Software besonders effektiv für die Planung, Terminierung und Durchführung von Projekten sein.

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Warum einen PSP im Projektmanagement verwenden?

Die Erstellung eines PSP ist der erste Schritt zur Entwicklung eines Projektzeitplans. Er definiert alle Arbeiten, die erledigt werden müssen (und in welcher Reihenfolge), um die Projektziele zu erreichen. Durch die Visualisierung deines Projekts in dieser Form kannst du den Projektumfang verstehen und Ressourcen auf alle Aufgaben verteilen.

Ein gut aufgebauter Projektstrukturplan unterstützt wichtige Prozessgruppen und Wissensgebiete im Projektmanagement wie:

• Projektplanung, Projektterminierung und Projektbudgetierung
• Risikomanagement, Ressourcenmanagement, Aufgabenmanagement und Teammanagement

Darüber hinaus hilft ein PSP, häufige Probleme im Projektmanagement zu vermeiden, wie Verzögerungen, Umfangserweiterungen und Budgetüberschreitungen.

Mit anderen Worten: Ein Projektstrukturplan funktioniert wie eine Landkarte für komplexe Projekte. Dein Projektumfang kann mehrere Phasen oder kleinere Teilprojekte enthalten – und diese Teilprojekte können ebenfalls in Aufgaben, Lieferobjekte und Arbeitspakete unterteilt werden! Dein PSP hilft dir, diese Elemente zu verwalten und einen klaren Überblick über die Details zu behalten, die für die Fertigstellung jeder Komponente des Projektumfangs erforderlich sind.

Beispiel für einen Projektstrukturplan

Dieser Projektstrukturplan stellt ein typisches Bauprojekt für ein Geschäftsgebäude dar. Er teilt das Projekt in fünf Hauptphasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Kontrolle und Abschluss. Jede Phase enthält wichtige Lieferobjekte und Arbeitspakete, die es ermöglichen, die notwendigen Aufgaben zu organisieren, zuzuweisen und zu überwachen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Dieser PSP erleichtert die detaillierte Planung, Fortschrittsverfolgung und Ressourcenverwaltung und stellt sicher, dass das Projekt von Anfang bis Ende geordnet und effizient durchgeführt wird.

In diesem PSP für ein Bauprojekt ist jedes Element hierarchisch nummeriert (z. B. 1, 1.1, 1.1.1), um seine Ebene im Projekt widerzuspiegeln. Diese Nummerierung ermöglicht es, die Arbeit vom Hauptlieferobjekt bis zu spezifischen Aufgaben herunterzubrechen. Zum Beispiel umfasst „1 Bau eines Geschäftsgebäudes“ die „1.1 Initiierungsphase“, die wiederum detaillierte Aufgaben wie „1.1.1 Standortbewertung“ enthält. Dieses System erleichtert die Arbeitsorganisation, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Kontrolle des Projektfortschritts.

1. Bau eines Geschäftsgebäudes
1.1 Initiierungsphase
1.1.1 Standortbewertung
1.1.2 Machbarkeitsstudie
1.1.3 Projektauftrag

1.2 Planungsphase
1.2.1 Projektmanagementplan
1.2.2 Architektur- und Ingenieurpläne
1.2.3 Budget und Zeitplan

1.3 Ausführungsphase
1.3.1 Baustellenvorbereitung
1.3.2 Fundament
1.3.3 Struktur (Überbau)
1.3.4 Installationen (Elektro, Sanitär, HLK)
1.3.5 Innen- und Außenfertigstellung

1.4 Kontroll- und Überwachungsphase
1.4.1 Bauaufsicht
1.4.2 Qualitätskontrolle
1.4.3 Änderungsmanagement

1.5 Abschlussphase
1.5.1 Endabnahme
1.5.2 Übergabe an den Kunden
1.5.3 Administrativer Abschluss und Dokumentation

Arten von Projektstrukturplänen

Es gibt zwei Hauptarten von Projektstrukturplänen: lieferobjektbasiert und phasenbasiert. Sie hängen davon ab, ob du dein Projekt zeitlich oder nach Umfang gliedern möchtest.

Lieferobjektbasierter Projektstrukturplan

Ein lieferobjektbasierter PSP unterteilt das Projekt zunächst in alle Hauptbereiche des Projektumfangs, sogenannte Kontrollkonten, und gliedert diese dann in Lieferobjekte des Projekts und Arbeitspakete.

Phasenbasierter Projektstrukturplan

Der phasenbasierte PSP zeigt das Endergebnis oben, mit den darunterliegenden PSP-Ebenen, die die fünf Phasen eines Projekts darstellen (Initiierung, Planung, Ausführung, Kontrolle und Abschluss). Wie beim lieferobjektbasierten PSP werden die Projektphasen in Lieferobjekte und Arbeitspakete unterteilt. Unser Diagramm im Abschnitt „Beispiel für einen Projektstrukturplan“ enthielt ein Beispiel für einen phasenbasierten PSP.

Arten von PSP-Diagrammen

Nachdem du dich für einen lieferobjekt- oder phasenbasierten PSP entschieden hast, kannst du auch zwischen verschiedenen Arten von PSP-Diagrammen wählen. Hier sind die wichtigsten Typen von Projektstrukturplänen:

• PSP-Liste: Auch bekannt als Gliederungsansicht, ist sie eine Liste von Arbeitspaketen, Aufgaben und Lieferobjekten. Sie ist wahrscheinlich die einfachste Methode zur Erstellung eines PSP und manchmal völlig ausreichend.
• Baumdiagramm des PSP: Die gebräuchlichste Darstellung – ein Organigramm, das alle Elemente des PSP (Phasen, Lieferobjekte, Aufgaben und Arbeitspakete) enthält, aber den Arbeitsablauf oder Fortschritt grafisch darstellt.
• Gantt-Diagramm des PSP: Ein Gantt-Diagramm ist sowohl eine Tabelle als auch eine Zeitachse. Es ist ein PSP, der mehr leisten kann als eine statische Aufgabenliste oder ein Baumdiagramm. Mit einem dynamischen Gantt-Diagramm kannst du Abhängigkeiten verknüpfen, Meilensteine festlegen und sogar eine Basislinie definieren. Dies ist die am häufigsten verwendete Version in Projektmanagement-Software.

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Elemente eines Projektstrukturplans

Ein typischer PSP besteht aus mehreren Schlüsselelementen. Anhand unseres obigen Beispiels identifizieren wir die wichtigsten Bestandteile eines Projektstrukturplans.

• PSP-Wörterbuch: Ein PSP-Wörterbuch ist ein Dokument, das die verschiedenen Elemente des PSP definiert. Es ist ein wichtiges Element, da es den Projektbeteiligten und Stakeholdern ein besseres Verständnis der im Projektstrukturplan verwendeten Terminologie vermittelt.
• PSP-Ebenen: Die PSP-Ebenen bestimmen die Hierarchie jedes Elements. Die meisten PSPs haben drei Ebenen, die das Hauptlieferobjekt, die Kontrollkonten, die Lieferobjekte und die Arbeitspakete darstellen.
• Kontrollkonten: Kontrollkonten werden verwendet, um Arbeitspakete zu gruppieren und ihren Status zu messen. Sie dienen der Kontrolle bestimmter Bereiche des Projektumfangs. In unserem Beispiel könnte die Ausführungsphase ein Kontrollkonto sein, da sie mehrere Lieferobjekte und Arbeitspakete umfasst.
• Lieferobjekte des Projekts: Lieferobjekte sind das gewünschte Ergebnis von Aufgaben und Arbeitspaketen.
• Arbeitspakete: Laut dem Project Management Institute (PMI) in seinem PMBOK-Leitfaden ist ein Arbeitspaket die „niedrigste Ebene des PSP“. Es handelt sich um eine Gruppe verwandter Aufgaben, die klein genug sind, um einem Teammitglied oder einer Abteilung zugewiesen zu werden. Als Projektmanager kannst du die Kosten und Dauer dieser Pakete schätzen, was sie zu einem wesentlichen Bestandteil des PSP macht.
• Aufgaben: Aufgaben bilden die Arbeitspakete und damit den Projektumfang. Ein PSP hilft dir, die Anforderungen, den Status, die Beschreibung, den Verantwortlichen, die Abhängigkeiten und die Dauer jeder Aufgabe zu definieren.

So erstellst du einen Projektstrukturplan in sechs Schritten

Um einen Projektstrukturplan für dein Projekt zu erstellen, benötigst du Informationen aus anderen Projektmanagement-Dokumenten. Hier sind sechs einfache Schritte zur Erstellung eines Projektstrukturplans.

1. Projektumfang, Ziele und Vorgaben definieren

Die Ziele und Vorgaben deines Projekts legen die Regeln zur Definition des Projektumfangs fest. Der Umfang, die Teammitglieder, die Ziele und die Vorgaben des Projekts sollten in deiner Projektcharta dokumentiert werden.

2. Projektphasen und Kontrollkonten identifizieren

Die nächste Ebene entspricht den Phasen des Projektlebenszyklus: Teile die Projektumfangserklärung in eine Reihe von Phasen, die von der Konzeption bis zum Abschluss führen. Du kannst auch Kontrollkonten erstellen, das sind Aufgabenkategorien für verschiedene Arbeitsbereiche, die du überwachen möchtest.

3. Projektlieferobjekte auflisten

Was sind deine Projektlieferobjekte? Liste sie alle auf und gib an, welche Arbeiten erforderlich sind, damit diese Lieferobjekte erfolgreich erbracht werden (Teillieferobjekte, Arbeitspakete, Ressourcen, Beteiligte usw.).

4. Ebenen des Projektstrukturplans festlegen

Die Ebenen des Projektstrukturplans sind es, die ihn zu einer „hierarchischen Gliederung des Projektumfangs“ machen, wie es das Project Management Institute in seinem PMBOK-Leitfaden definiert. Du beginnst mit dem endgültigen Projektergebnis und überlegst dir alle Lieferobjekte und Arbeitspakete, die erforderlich sind, um von Beginn an dorthin zu gelangen.

5. Arbeitspakete erstellen

Nimm deine zuvor genannten Lieferobjekte und unterteile sie in alle Aufgaben und Teilaufgaben, die zu ihrer Lieferung notwendig sind. Fasse sie zu Arbeitspaketen zusammen.

6. Aufgabenverantwortliche zuweisen

Mit den definierten Aufgaben weist du diese deinem Projektteam zu. Stelle jedem Teammitglied die erforderlichen Arbeitsmanagement-Tools, Ressourcen und die nötige Autorität zur Verfügung, um die Arbeit zu erledigen.

Wann sollte man einen Projektstrukturplan verwenden?

Es gibt viele Möglichkeiten, einen Projektstrukturplan zu nutzen, um dir bei der Projektsteuerung zu helfen. Hier sind drei gängige Beispiele dafür, wie man einen Projektstrukturplan für unterschiedliche Zwecke einsetzen kann.

Leistungsbeschreibung

Eine Leistungsbeschreibung ist ein umfassendes Dokument, das den Projektumfang erklärt – also alle Arbeiten, die ausgeführt werden müssen. Ein Projektstrukturplan ist das perfekte Werkzeug, um den Projektumfang in leichter zu kontrollierende Arbeitspakete zu zerlegen. Außerdem ermöglicht er es, Meilensteine, Lieferobjekte und Phasen leicht zu identifizieren.

Leistungsvereinbarung

Eine Leistungsvereinbarung ist ein rechtsverbindliches Dokument zwischen einem Kunden und der Organisation, die für die Durchführung des Projekts verantwortlich ist. Sie enthält Projektmanagement-Aspekte wie Zeitplan, Lieferobjekte und Projektziele.

Arbeitsauftrag

Ein Arbeitsauftrag ähnelt einer Leistungsvereinbarung, hat aber hauptsächlich den Zweck, die mit jeder Aufgabe verbundenen Kosten darzustellen. Ein Projektstrukturplan ist entscheidend für eine präzise Kostenschätzung.

Best Practices zur Erstellung eines Projektstrukturplans

Während du an deinem Projektstrukturplan arbeitest, ist es hilfreich, einige bewährte Praktiken zu befolgen. Hier sind einige wichtige Punkte, die du beachten solltest.

• 100%-Regel: Dies ist das wichtigste Prinzip im Arbeitsmanagement für die Erstellung eines Projektstrukturplans. Es besagt, dass 100 % der im Projektumfang definierten Arbeiten enthalten sein müssen, aufgeteilt in PSP-Ebenen, die Kontrollkonten, Projektlieferobjekte, Arbeitspakete und Aufgaben enthalten. Diese Regel gilt für alle Ebenen des PSP, sodass die Summe der Arbeiten auf einer niedrigeren Ebene genau 100 % der Arbeiten auf der darüberliegenden Ebene ausmachen muss – ohne Ausnahme.
• Substantive verwenden: Im PSP geht es um Lieferobjekte und die Aufgaben, die zu deinem Endergebnis führen. Daher liegt der Fokus mehr auf dem „Was“ als auf dem „Wie“. Verben sind für Beschreibungen nützlich, aber zur besseren Klarheit solltest du in jedem Schritt deines PSP Substantive verwenden.
• Sorgfältig sein: Damit ein PSP seinen Zweck erfüllt, darf es keine Lücken geben. Alles ist wichtig, wenn es Teil des Weges zu deinem Endergebnis ist. Um den Zeitplan zu steuern, benötigst du eine vollständige Liste aller Aufgaben – groß oder klein –, die dich dorthin führen.
• Aufgaben gegenseitig ausschließen: Das bedeutet, dass du keine einzelnen Aufgaben aufschlüsseln solltest, wenn sie bereits in einer anderen enthalten sind. Wenn eine Arbeit bereits Teil einer Aufgabe ist, weil sie mit dieser verbunden ist, musst du sie nicht separat erstellen.
• Nur bis zum notwendigen Detaillierungsgrad gehen: Du kannst dich mit Unteraufgaben im PSP verlieren. Dieser sollte detailliert genug sein, aber nicht so sehr, dass er unübersichtlich wird. Ideal sind drei bis maximal fünf Ebenen.

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